Чек ордер сбербанка можно ли принять к авансовому отчету

Обновлено: 18.04.2024

У предпринимателей есть затраты, которые неудобно проводить через расчетный счет. Это небольшие, но необходимые покупки за наличные средства: кофе в офис, номер в гостинице, ужин в ресторане для партнеров. Все это оформляется с помощью авансовых отчетов и чеков. Иногда чеки оказываются поддельными. Рассказываем к чему это приводит и как этого избежать.

Для чего нужны авансовые отчеты?

У компаний на УСН и ОСНО есть расходы, которые уменьшают сумму налога. Но эти расходы не всегда удобно оплачивать с расчетного счета. Например, какие-то строительные материалы для срочного ремонта. Или бензин, который внезапно понадобился на трассе.

Просто вернуть чеки за покупки недостаточно. Нужно сделать авансовый отчет. В нем данные о расходах, которые указывают в корреспонденции с 71 счета. После этого их можно учесть при уменьшении суммы налога.

Кстати, про чеки. По закону их нужно хранить 3 года, но они выцветают за пару месяцев. Поэтому копируйте и прикрепляйте к отчету. Если будет проверка, то покажете чеки проверяющим.

Основные ошибки при трате подотчетных средств

Если сотрудники потратили подотчетные средства и не отчитались, то у собственников появятся вопросы. Потому что в балансе будут видны долги подотчетных лиц. В этом случае сотрудника просят отчитаться и он приносит чеки.

Но бывает другая ситуация, когда не рядовые сотрудники, а директор (часто он же собственник) берет деньги компании на свои нужды: на бензин или просто на жизнь. В результате на 71 счете возникают задолженности. И потом у ФНС могут появиться сомнения насчет назначения выданных денег. Налоговики могут решить, что это незадекларированные доходы. Собственника заставят заплатить 13% НДФЛ, компании начисляют дополнительные 30% на страховые взносы, пени и штраф за неуплату НДФЛ.

Есть ситуация, когда директор или собственник тратит деньги на свои нужды, но потом отчитывается. Такие расходы нельзя отнести к затратам бизнеса и на эти суммы не уменьшают налог. Но так тоже делать не совсем правильно. Для налоговой это может быть и нормально, но если собственники решат продать бизнес, то покупатели обязательно проверят бухгалтерию и появятся вопросы к необоснованным тратам.

Дополнительно предприниматели должны внимательнее относиться к корпоративным картам. Иногда банки вводят в заблуждение, что для оплат такими картами не нужны авансовые отчеты. Это неправда. Оформлять авансовые отчеты на покупки все равно надо.

Почему нельзя делать фальшивые авансовые отчеты?

Подотчетные деньги провоцируют обманывать государство или собственников. Например, водитель фуры покупает на трассе дизельное топливо за 43 рубля за литр, а чеки предоставляет, где цена — 46 рублей. Разницу себе в карман. Или так может делать ИП, но обманывать уже государство.

Несмотря на онлайн-кассы и ОФД, все еще есть компании, которые продают чеки. К сожалению, у них есть техническая возможность делать подделки. Правда, это не освобождает предпринимателя от проблем.

Не так давно в Татарстане налоговики устроили выездную проверку компании и стали проверять авансовые отчеты. Нашли чеки от ликвидированных компаний или от фирм с несуществующим ИНН. Руководители компании повели себя странно и дали новые чеки, где все данные были такими же. Не знаем, как было на самом деле, но похоже на то, что пошли и купили чеки подороже (от компаний, которые существуют).

В итоге ФНС эти чеки не приняли и признали все это доходом руководителя и доначислили НДФЛ на 700 тысяч рублей. Компания пошла в суд, но он был на стороне ФНС. Налоговая , внимательно проверяет чеки, а при повторной проверке еще сильнее. Поэтому лучше такие вещи не делать.

Если хотите избежать обмана со стороны сотрудников, то у ФНС есть приложение «Проверка чеков ФНС России». Можете использовать его, чтобы не попасть на штраф или доначисление налогов. Плюс некоторые предприниматели просят фотоотчеты о затратах. То есть показывать заправки, гостиницы или кафе.

Подборка наиболее важных документов по запросу Чек-ордер сбербанка (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Чек-ордер сбербанка

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2019 год: Статья 327.1 "Пределы рассмотрения дела в суде апелляционной инстанции" ГПК РФ "Обсудив доводы апелляционной жалобы, возражений относительно нее, заслушав представителей сторон, проверив материалы дела в пределах доводов апелляционной жалобы, как это предусмотрено частью 1 статьи 327.1 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, исследовав принятые в качестве новых доказательств в связи с необходимостью установления юридически значимых обстоятельств, которые судом первой инстанции не устанавливались, квитанцию к приходному кассовому ордеру N 59, выданную ИП ФИО6 19 сентября 2018 года, справку об оплате за коммунальные услуги, выданную АО "Энергосбытовая компания "Восток" 30 октября 2019 года, оригинал чека-ордера от 08 февраля 2018 года, подтверждение ПАО Сбербанк о переводе денежных средств от 09 февраля 2018 года, карточку лицевого счета за период с 01 июня 2013 года по 31 марта 2018 года, выданную АО "Энергосбытовая компания "Восток", судебная коллегия, признавая доводы апелляционной жалобы частично заслуживающими внимания, усматривает основания для отмены решения суда в части отказа в иске ФИО2 о частичном возмещении расходов на оплату установки забора и принятия в данной части нового решения об удовлетворении иска, а также в части распределения судебных расходов в силу следующих мотивов."

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 11.03.2022 N 08АП-15482/2021, 08АП-14230/2021 по делу N А81-5810/2021
Требование: О признании расторгнутыми договоров аренды, взыскании задолженности по арендной плате, пени, убытков.
Решение: Требование удовлетворено в части. В представленном ООО "Северстройинвест" чеке-ордере ПАО "Сбербанк России" от 16.06.2021, действительно, в качестве плательщика указана Плиева Х.М.-Б., однако, также указано, что уплата государственной пошлины производится за ООО "Северстройинвест" ИНН 8904059027 (директором общества является Плиев М.-Б.Х) - то есть за истца (том 4 л.д. 9), в связи с чем данный документ обоснованно принят судом первой инстанции в качестве надлежащего доказательства уплаты государственной пошлины истцом.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Чек-ордер сбербанка

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Тематический выпуск: Сложные операции и сделки: бухгалтерский учет, документооборот, применение ККТ
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2021, N 11) В рассматриваемой ситуации сотрудник организации оплачивает с корпоративной карты расходы по приобретению модема. В качестве подтверждающих документов приложены: счет на оплату от организации-продавца и чек-ордер ПАО "Сбербанк".

Нормативные акты: Чек-ордер сбербанка

Смотрите, о чем нужно предупредить работников и на что обращать внимание при приеме документов, подтверждающих расходы подотчетных лиц, чтобы не иметь проблем с подотчетными суммами сейчас и в будущем.

Важно! С 30.11.2020 в оформлении расчетов с подотчетными лицами есть ряд существенных изменений. Подробнее о них читайте здесь.

Затраты по электронным билетам

Основной документ, подтверждающий расход подотчетной суммы, называется авансовый отчет. Но только лишь его одного недостаточно. К нему должны прилагаться подтверждающие траты подотчетника чеки, квитанции, счета и т.п.

Электронный билет — удобная штука. Но, как оказывается, не для бухгалтера. Для учета расходов ему нужна не только распечатка билета (авиа- или ж/д), но и документ, подтверждающий факт поездки. Например, посадочный талон, причем в идеале со штампом о досмотре. При отсутствии такового бухгалтеру приходится озадачиваться добычей справки от перевозчика или хоть какой-то бумаги, подтверждающей перелет или проезд. Благо Минфин это разрешает.

Раньше подобные хлопоты в основном случались из-за того, что посадочный работник потерял. Сейчас же в этом виноваты не так давно обновленные правила регистрации на рейс, которые позволяют пройти на борт без бумажного талона. Правила-то позволяют. Но возможность распечатать талон сохранена. Дайте работникам четкое указание: «Всегда печатать талон». Пропишите эту обязанность в ЛНА по командировкам, ознакомьте подотчетников с этим требованием. В конце концов пригрозите, что при отсутствии талона со штампом проезд возмещать не будете. Воплощать эту угрозу в жизнь конечно же нельзя. Рассчитывайте только на силу слова.

Как регистрировать для целей НДС в книге покупок электронные билеты на самолет или поезд, приобретенные командированным работникам: кого указывать продавцом, как отражать наименование перевозчика на иностранном языке? Разъяснения эксперта по данному вопросу смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить онлайн бесплатно.

Вторая проблема с разъездами подотчетников — расходы на такси. Их все чаще заказывают через мобильные приложения и расплачиваются также онлайн. Подтверждением оплаты в этом случае выступает электронный чек. Он вполне пригоден для прибыльных целей. Главное, чтобы содержал правильные реквизиты (письмо Минфина от 12.09.2018 № 03-03-06/1/65357). Просите работников получать чеки на e-mail и приносить вам распечатки. А лучше сделайте корпоративную почту для сбора всех электронных чеков на фирму. Это существенно облегчит вам учет.

Внимание на БСО и новые реквизиты чеков ККТ

К 01.07.2019 фактически окончилось повсеместное внедрение онлайн-ККТ. На них перешли те, кто до этого пользовался отсрочкой, за небольшим исключением. Это значит, что вне закона теперь бумажные бланки строгой отчетности. Предупредите работников об этом. Сейчас к авансовому отчету они должны прилагать либо чек ККТ, либо БСО, сформированный автоматизированной системой — аналогом онлайн-кассы. И никаких больше заполненных от руки бланков или распечаток из компьютера.

О том, как сейчас применяют БСО, смотрите консультацию советника государственной гражданской службы РФ 1 класса А. А. Батарина в КонсультантПлюс. Пробный доступ можно получить бесплатно.

Кстати, на чеки пусть тоже обращают внимание, а также обращайте внимание сами. В них должен быть полный набор предусмотренных законом реквизитов. Перечень реквизитов немаленький, сориентироваться в них может быть непросто. Какая информация должна быть на чеке ККТ, узнайте здесь. Не забывайте, что проверить чеки можно через мобильное приложение ФНС.

См. также:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В производственных целях работники используют личные телефоны, оплата сотовой связи предусмотрена приказом организации. Для оплаты сотовой связи через систему Сбербанк-Онлайн работники используют личные счета (личные банковские карты). В ряде случаев вместо работников оплату могут производить третьи лица (их супруги). Как правило, в квитанциях Сбербанк-Онлайн фамилия плательщика указывается сокращенно, а номер телефона частично скрыт (вместо части цифр в середине номера телефона указаны звездочки). Правомерно ли принимать авансовый отчет (с точки зрения бухгалтерского учета и налогообложения прибыли), где подтверждающим документом на оплату за сотовую связь будет не квитанция Сбербанка, а квитанция, оплаченная через Сбербанк-Онлайн и распечатанная на принтере, или необходимо брать подтверждение в Сбербанке?

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Сотрудник организации привез из командировки в качестве подтверждающего расходы документа только кассовый чек, в котором имеются все реквизиты (наименование учреждения, ИНН, дата, вид оказываемой услуги, сумма). Письмо Минфина от 18.02.2019 N 03-03-06/1/10344 разрешает принимать к авансовому отчету кассовые чеки в качестве оправдательных документов, при этом если действующим законодательством Российской Федерации для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, то применяться должны установленные действующим законодательством формы документов.
Существуют ли установленные формы оформления документов именно на услуги гостиницы? Можно ли принимать только кассовые чеки со всеми реквизитами, или к такому чеку обязательно должны быть приложены приходные ордера, инвойсы и прочие документы?

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: