Можно ли хранить банковские выписки в электронном виде

Обновлено: 29.09.2022

Автор
Марина Климова
профессиональный бухгалтер и независимый налоговый консультант, автор более 70 книг и многочисленных статей по проблемам бухгалтерского учёта и налогообложения, к. э. н.

Рассказываем о правилах хранения документов в электронной форме и особенностях хранения счетов-фактур для организаций и индивидуальных предпринимателей.

Общие принципы

Ключевые правила организации хранения документов, образующихся в деятельности организации или ИП, не зависят от способа изготовления этих документов – на бумажном носителе или в электронном виде. Они заложены в ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об архивном деле в Российской Федерации»: следует обеспечивать сохранность документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнем документов, предусмотренным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п. 1 ст. 29) добавляет: первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней (в том числе, в электронном виде) подлежат хранению экономическим субъектом минимум 5 лет.

Срок хранения нужно отсчитывать с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Федерального закона № 125-ФЗ).

Организация хранения электронных документов

В архиве организации (ИП) электронные документы нужно хранить по правилам, определенным Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее - Правила):

— Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах (п. 4.34 Правил).

— В течение срока хранения в наличии нужно иметь не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах) (п. 2.30 Правил).

— Не реже одного раза в 5 лет нужно производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. Если обнаружена порча носителя, документы следует перезаписать на другой носитель, при необходимости перевести в новые форматы, с которыми к тому времени стало удобнее работать организации. При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах. Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи, рекомендуется хранить в формате PDF/A (п. 2.32, п. 2.40 Правил).

— Условия хранения электронных документов должны исключать их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации в течение всего срока хранения (п. 2.30 Правил).

— Электронные документы выдаются по требованию заинтересованных лиц в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке (п. 2.47 Правил).

— Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (п. 4.13 Правил).

Сертификаты ключа проверки электронной подписи

5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей

Договоры, соглашения с Удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи

5 лет после прекращения действия сертификата ключа проверки электронной подписи

Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи

Списки уполномоченных лиц - владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи

В силу Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях ответственность за сохранность электронных архивных документов несет:

— при их хранении в архиве организации – руководитель архива (лицо, ответственное за архив). Если такое лицо не определено, то его функции выполняет руководитель организации;

— при их хранении в архивной части информационной системы организации – руководитель подразделения IT-технологий.

Особенности хранения электронных счетов-фактур

Налогоплательщики и налоговые агенты обязаны хранить счета-фактуры в течение пяти лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, п. 10 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н, п. 317 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Течение указанного срока начинается после налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления налоговой базы, вычета НДС (Письма Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104).

Хранение счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных, а также подтверждений оператора электронного документооборота, извещений покупателей о получении счета-фактуры), выставленных в установленном порядке в электронной форме, обеспечивается налогоплательщиком в электронном виде самостоятельно без распечатки их на бумажном носителе (п. 10 правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, Письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@)

Храните подлинники!

Многие компании в своем стремлении перейти не только на электронный документооборот, но и оцифровать архив организации, забывают, что необходимо хранить подлинники документов, а не их копии.

Так, ФНС России не раз подчеркивала, что замена подлинника документа его электронным скан-образом (копией) не предусмотрена действующим законодательством и не соответствует понятию оригинала документа. В случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником. Электронный скан-образ, даже будучи подписанным усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех сторон, подписавших оригинал, останется лишь копией (Письма ФНС России от 28.04.2020 № ЕА-4-15/7166@, от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@).

— подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

— дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа;

— копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

В новом ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете» (п. 23 - 25) определено, что экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации. Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.

Совсем недавно Правительством РФ внесен в Госдуму законопроект № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты (в части использования и хранения электронных документов). Если он со временем станет законом, это расширит возможности для маневрирования в сфере организации хранения документов. Могут быть на законодательном уровне разрешены конвертация электронных документов (преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания), а также создание и хранение электронных и материальных дубликатов документов. Это позволит хранить исходный документ один год, а весь оставшийся срок хранения – преобразованный документ равнозначный подлиннику. Безусловно, речь не идет о банальном копировании. Например, электронный дубликат бумажного документа согласно законопроекту будут получать так:

1. Создает его обладатель исходного документа (в отношении документа, подписанного им единолично) либо обладатели исходного документа совместно (в отношении документа, подписанного ими совместно).

2. В дубликате будут в неизменном виде сохранены содержание и форма (визуальное представление) исходного документа.

3. Дубликат подписывается УКЭП лица (лиц), создающего (создающих) его.

4. Сам дубликат и УКЭП, которой он подписан, должны позволять определить дату и время его создания, он должен содержать метку доверенного времени.

Как видим, над созданием дубликатов придется потрудиться. Если закон примут, преобразование документов для целей хранения будет добровольным. В любом случае, мы будем следить за рассмотрением данного законопроекта.

Более 50 % российских компаний на 2020 год уже перешли на электронный документооборот (ЭДО). Несмотря на использование системы, многие все же переносят печатные формы на бумагу. Разберемся, так ли уж нужно распечатывать электронные документы?

Электронные документы — это оригиналы?

Еще недавно любой оригинальный документ был бумажным, но с ЭДО ситуация изменилась.

Если документ создавался изначально в цифровом виде и его подписывали квалифицированной электронной подписью (КЭП), то он равнозначен по своей силе привычному бумажному. То есть он и есть оригинал. Ни к чему лишний раз печатать его визуализацию.

Какие документы можно хранить в электронном виде и насколько долго

Любые, подписанные электронной подписью: первичные документы, счета-фактуры, договоры, заявления, отчеты, накладные, акты и многое другое.

Время действия сертификата, который делает электронную подпись юридически значимой, обычно составляет один год, а что дальше? Документ утрачивает силу?

Нет: когда сотрудник ставит подпись, время подписания и действительность сертификата фиксируются. Это позволит подтвердить, что он действовал в момент подписания. Так что документ сохранит юридическую значимость по истечению года.

Внимание: есть ряд случаев, когда бумажные документы все же необходимы, о них далее.

В каком случае нужно распечатывать электронные документы

Печатать электронные документы бессмысленно, потому что так они теряют свой статус. Однако есть случаи, когда составлять и подписывать документ лучше на бумаге, не переводя его в систему ЭДО.
Например, если:

  • в законе говорится, что документ легитимен лишь в бумажном виде;
  • цифровой вид мешает использовать документ, осложняет работу с ним: например, инспектору по охране леса свое удостоверение удобнее иметь на бумаге, чтобы предъявлять его в лесу, где нет интернета и гаджетов;
  • в договоре с контрагентом сказано, что документы должны предоставляться на бумаге, а новых договоренностей — устных или письменных — между партнерами не было;
  • государственные органы не готовы принимать электронные документы с файлом подписей. Это лучше уточнять в ведомствах заранее.

Помните, что система электронного документооборота позволяет облегчить работу компании и избавить от огромных архивов бумаг. Внимательно изучите, необходим ли бумажный вариант для конкретного документа. Зачастую вы сможете хранить его и пользоваться им электронно.

Обязан ли ИП (общий режим налогообложения) при проведении расчетов с использованием системы «Банк-Клиент» распечатывать платежные поручения на бумажном носителе, или можно хранить их в электронном виде? Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Татьяна Каратаева и Светлана Мягкова.

Индивидуальный предприниматель, применяющий общую систему налогообложения, производит платежи через систему "Банк-Клиент". Могут ли платежные поручения в случае проведения расчетов с использованием системы "Банк-Клиент" храниться в электронном виде, или их следует распечатывать на бумажном носителе?

Согласно ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и индивидуальные предприниматели (далее - ИП) обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ.

В соответствии с п. 1.1 Положения Банка России от 19.06.2012 N 383-П "О правилах осуществления перевода денежных средств" (далее - Положение N 383-П) одной из форм безналичных расчетов при осуществлении банками перевода денежных средств является платежное поручение.

Расчетными (платежными) документами являются: платежные поручения, инкассовые поручения, платежные требования, платежные ордера, банковские ордера (п. 1.12 Положения N 383-П).

Плательщиками, получателями средств являются, в частности, индивидуальные предприниматели (п. 1.2 Положения N 383-П).

В соответствии с п. 1.10 Положения N 383-П перечень и описание реквизитов платежного поручения, его форма на бумажном носителе, номера его реквизитов устанавливаются Банком России (приведены в приложениях 1, 2 и 3 к Положению N 383-П соответственно).

То есть платежное поручение является банковским документом.

Платежное поручение может составляться, приниматься к исполнению и исполняться как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 5.4 Положения N 383-П).

Сроки хранения отдельных первичных документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) (далее - Перечень), который подготовлен в соответствии с Законом N 125-ФЗ.

Согласно ст. 362 Перечня первичные учетные документы, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, в том числе, например, кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты и другие, должны храниться 5 лет при условии проведения проверки.

В соответствии с п. 1.1 Положения ЦБР от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 373-П) физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (ИП), обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций (смотрите письма Минфина России от 08.08.2012 N 03-11-06/3/56, ФНС России от 21.12.2011 N АС-4-2/21794@, решение Верховного суда РФ от 13.06.2012 N АКПИ12-491).

Пунктом 1.9 Положения N 373-П указано, что юридическое лицо, ИП обеспечивают наличие кассовых документов, других документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

Отметим, что согласно части 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) первичный учетный документ бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом нормами данного закона не уточняется вид электронной подписи.

Регистры бухгалтерского учета также могут составляться в электронном виде и заверяться электронной подписью (часть 6 ст. 10 Закона N 402-ФЗ), а также право на составление кассовых документов в электронном виде закреплено п. 2.5, 5.6 Положения N 373-П, а платежных поручений, как было сказано выше, - п. 5.4 Положения N 383-П).

В письме от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (смотрите также письма Минфина России от 25.12.2012 N 03-03-06/2/139, от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24).

В пункте 1.2.2 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее - Основные правила) также указано, что в зависимости от состава документации архив может быть создан и на электронных носителях. Порядок сдачи в архив электронных документов рекомендован п. 2.1.4 Основных правил.

Частью 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ установлено, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

При этом документы учётной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учёта, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчётности в последний раз (часть 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

В соответствии с частью 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ экономический субъект (в рассматриваемом случае - ИП) должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Согласно частям 6, 8 ст. 9, частям 7, 9 ст. 10 Закон N 402-ФЗ на бумажных носителях копии электронных документов (регистров), хранящихся на машинных носителях, необходимо формировать:

1) по письменному запросу других участников хозяйственных операций и иных органов (лиц) в установленных случаях;

2) по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры;

3) если машинные носители, на которых они хранятся, изымаются в установленном порядке (сами копии включаются в документы бухгалтерского учета).

Учитывая вышеизложенное, полагаем, что платежные поручения в случае проведения расчетов с использованием системы "Банк-Клиент" могут храниться в электронном виде без их распечатывания на бумажном носителе.

В заключение отметим, что рекомендации по вопросу хранения документов в электронном виде представлены Минфином России в письме от 25.09.2009 N 02-06-00/4581. Данные рекомендации были адресованы Федеральному казначейству, однако полагаем, что ими может воспользоваться и ИП.

Так, Минфин России считает целесообразным сопровождать хранение электронных документов хранением соответствующих электронных либо бумажных журналов учета, сертификатов ключей подписи, а также средств, обеспечивающих возможность работы с электронными документами и электронной цифровой подписью. Для сертификатов ключей подписи электронных документов целесообразно оформлять и хранить в установленном порядке документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи. При этом Минфин России обращает внимание, что "информация, содержащаяся в электронных архивах и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела".

Кроме того, полагаем, что важным является и создание резервных копий, чтобы иметь возможность восстановления информации в случае сбоев в работе оборудования. При этом рекомендуется резервную копию сохранять не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и использовать с этой целью внешние запоминающие устройства (флэш-карты, диски).

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.


Банковская выписка - финансовый документ, выдаваемый банком клиенту, отражающий состояние счета и движение денежных средств на нем за определенный промежуток времени.

  1. Банковская выписка с расчетного счета
  2. Ведение банковских выписок
  3. Оформление банковских выписок
  4. Как получить банковскую выписку
  5. Хранение банковских выписок

Статья 9 ФЗ "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 №129 определяет, что операции, производимые предприятием, в обязательном порядке доказательно подтверждаются. Таким доказательством служит банковская выписка.

Документ должен храниться на предприятии и в финансовом учреждении не менее 5 лет и предъявляться представителям контролирующих органов, осуществляющих проверку учета в компании.

Банковская выписка с расчетного счета

Банковская выписка с расчетного счета - первичный бухгалтерский документ, доказательно отображающий произведенные банковские операции и движение средств по счету.

Порядком ведения бухгалтерского учета допускается получение банковских выписок на бумажных носителях или в электронном виде. Федеральный Закон "Об электронной подписи" от 06.04.11 № 63 определяет, что оцифрованные файлы, подписанные электронной цифровой подписью, признаются электронными документами, равным по юридическому значению заверенному бумажному документу.

Ведение банковских выписок

На основании банковских выписок бухгалтер предприятия может сверить данные учета с операциями, проведенными банком. Проверка должна производиться в день выдачи документа. В случае обнаружения расхождений, бухгалтер должен уведомить об этом банк. Выписка хранится в архиве предприятия и служит доказательством проведения расчетных операций при различных проверках контролирующими органами. Получив выписку, бухгалтер обычно разносит данные в учетную программу.

Оформление банковских выписок

Оформление банковских выписок не регламентируется стандартами. В документе обязательно содержатся:
- наименование банка;
- реквизиты;
- штамп и подпись сотрудника финансового учреждения;
- дата выдачи банковской выписки;
- номер документа;
- суммы записей по дебету и кредиту счета;
- баланс счета на начало и конец периода и другие сведения.

К банковской выписке прилагаются документы, поступившие от контрагентов и послужившие основанием для движения денег, а также бумаги, оформленные кредитным учреждением.

Как получить банковскую выписку

В финансовых учреждениях установлен определенный порядок выдачи банковских выписок. Обычно это происходит в обозначенное время в день, следующий за расчетным. Первый экземпляр документа выдается клиентам бесплатно. При необходимости получить банковскую выписку повторно, кредитная организация может потребовать оплату своих услуг. По желанию клиента, получить документ можно в электронном виде. Ответственность за получение выписок возложена на клиента банка.

Хранение банковских выписок

Банковская выписка оформляется в двух экземплярах. Первый выдается клиенту, а второй хранится в архиве финансового учреждения. Все, не полученные клиентами выписки хранятся в банке 4 месяца, а затем уничтожаются. В электронных базах данных кредитной организации информация хранится на протяжении 5 лет. По письменному заявлению клиента, данные извлекаются из архива, распечатываются и выдаются на бумажном носителе.

Совет от Сравни.ру: При заключении договора на банковское обслуживание, клиенту стоит обратить внимание на порядок выдачи банковских выписок.

Индивидуальный предприниматель, применяющий общую систему налогообложения, производит платежи через систему «Банк­Клиент». Могут ли платежные поручения в случае проведения расчетов с использованием системы «Банк­Клиент» храниться в электронном виде или их следует распечатывать на бумажном носителе?



Согласно ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и индивидуальные предприниматели (далее – ИП) обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 23 Закона № 125-ФЗ.

В соответствии с п. 1.1 Положения Банка России от 19.06.2012 № 383-П «О правилах осуществления перевода денежных средств» (далее – Положение № 383-П) одной из форм безналичных расчетов при осуществлении банками перевода денежных средств является платежное поручение.

Расчетными (платежными) документами являются платежные поручения, инкассовые поручения, платежные требования, платежные ордера, банковские ордера (п. 1.12 Положения № 383-П).

Плательщиками, получателями средств являются, в частности, индивидуальные предприниматели (п. 1.2 Положения № 383-П).

В соответствии с п. 1.10 Положения № 383-П перечень и описание реквизитов платежного поручения, его форма на бумажном носителе, номера его реквизитов устанавливаются Банком России (приведены в приложениях 1, 2 и 3 к Положению № 383-П соответственно).

То есть платежное поручение является банковским документом.

Платежное поручение может составляться, приниматься к исполнению и исполняться как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 5.4 Положения № 383-П).

Сроки хранения отдельных первичных документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) (далее – Перечень), который подготовлен в соответствии с Законом № 125-ФЗ.

Согласно ст. 362 Перечня первичные учетные документы, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, в том числе, например, кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты и другие документы должны храниться 5 лет при условии проведения проверки.

В соответствии с п. 1.1 Положения ЦБР от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее – Положение № 373-П) физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (ИП), обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций (см. письма Минфина России от 08.08.2012 № 03-11-06/3/56, ФНС России от 21.12.2011 № АС-4-2/21794@, решение Верховного Суда РФ от 13.06.2012 № АКПИ12-491).

В п. 1.9 Положения № 373-П указано, что юридическое лицо, ИП обеспечивают наличие кассовых документов, других документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

Отметим, что согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) первичный учетный документ бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом нормами данного закона не уточняется вид электронной подписи.

Регистры бухгалтерского учета также могут составляться в электронном виде и заверяться электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ). Право на составление кассовых документов в электронном виде закреплено п. 2.5, 5.6 Положения № 373-П, а платежных поручений, как было сказано выше, – п. 5.4 Положения № 383-П.

В письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (см. также письма Минфина России от 25.12.2012 № 03-03-06/2/139, от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24).

В пункте 1.2.2 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее – Основные правила) также указано, что в зависимости от состава документации архив может быть создан и на электронных носителях. Порядок сдачи в архив электронных документов рекомендован п. 2.1.4 Основных правил.

Частью 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ установлено, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

При этом документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению субъектом не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

В соответствии с ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ экономический субъект (в рассматриваемом случае – ИП) должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Согласно ч. 6, 8 ст. 9, ч. 7, 9 ст. 10 Закона № 402-ФЗ на бумажных носителях копии электронных документов (регистров), хранящихся на машинных носителях, необходимо формировать:

  1. по письменному запросу других участников хозяйственных операций и иных органов (лиц) в установленных случаях;
  2. по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры;
  3. если машинные носители, на которых они хранятся, изымаются в установленном порядке (сами копии включаются в документы бухгалтерского учета).

Учитывая вышеизложенное, полагаем, что платежные поручения в случае проведения расчетов с использованием системы «Банк­Клиент» могут храниться в электронном виде без их распечатывания на бумажном носителе.

Рекомендации по вопросу хранения документов в электронном виде представлены Минфином России в письме от 25.09.2009 № 02-06-00/4581.

Данные рекомендации были адресованы Федеральному казначейству, однако полагаем, что ими может воспользоваться и ИП.

Так, Минфин России считает целесообразным сопровождать хранение электронных документов хранением соответствующих электронных либо бумажных журналов учета, сертификатов ключей подписи, а также средств, обеспечивающих возможность работы с электронными документами и электронной цифровой подписью. Для сертификатов ключей подписи электронных документов целесообразно оформлять и хранить в установленном порядке документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи. При этом Минфин России обращает внимание, что «информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела».

Кроме того, полагаем, что важным является и создание резервных копий, чтобы иметь возможность восстановления информации в случае сбоев в работе оборудования. При этом рекомендуется сохранять резервную копию не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и использовать с этой целью внешние запоминающие устройства (флэш­карты, диски).

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: