На какие виды делятся документы по характеру отражаемых банковских операций
Обновлено: 25.04.2024
Для обеспечения рациональной организации бухгалтерского учета большое значение имеет разработка плана документации и документооборота. В плане документации - указать перечень документов, необходимых для учета хозяйственных и банковских операций. При этом могут использоваться как типичные формы первичных документов, так и разрабатываемые самим банком. Характер банковских операций и их отличие от операций прочих хозяйствующих субъектов требует использования специальной документации, разработанной ЦБ, и обязателен к применению юридическими физическими лицами. Все операции банка отражаются в учете на основании денежно–расчетных документов. Документы должны содержать необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществлять банковский контроль.
Совокупность документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образуют банковскую документацию. Эти документы относятся содержат:
ü Название документа
ü Номер документа и дата его выписки
ü Наименование и месть нахождения организации плательщика и получателя
ü Номера счетов в банке
ü Назначение платежа
ü Подписи доверенных лиц клиентов и оттиск печати
ü Подписи работника банка, проверяющих документы
Кроме того, в реквизитах указывается наименование и место нахождения банка получателя и плательщика, их кореспонденским счетам и бики (шестизначный банковский идентификационный код).
Все документы подразделяются на банковские и клиентские.
К банковским документам относятся:
- распоряжения кредитного отдела
К клиентским документам относятся: документы, получаемые от клиента или выдаваемые им.
По характеру отражения банковские операции и денежно–расчетные документы подразделяются на:
1. Кассовые (оформляемые для приема и выдачи денег)
ü Приходные (объявления на взнос наличными, приходные кассовые ордера, препроводительные ведомости, квитанции о приеме денег)
ü Расходные (чеки на получение денег, кассовые расходные ордера)
2. Мемориальные – используются для совершения безналичных перечислений по счетам. Основное место среди них занимают расчетные документы (платежное поручение, платежное требование, инкассовое поручение, аккредитивы, расчетные чеки).
Все кассовые и мемориальные документы должны иметь подписи должностных лиц банка, которые несут ответственность за законность совершения операции и правильность оформления документов.
К внебалансовым документом относятся мемориальные ордера, которыми оформляются прием и выдача документов и ценностей, хранящихся в кассе и бухгалтерии.
Документооборот и хранение банковских документов.
Основа организации первичного учета - это утвержденный главным бухгалтером график документооборота. Документооборот – это путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив. В графике документооборота указывается порядок, место и время прохождения документа с момента поступления в банк или создания до выхода из банка или окончания операции.
Порядок прохождения документа по структурным подразделениям установленным главным бухгалтером в соответствии с правилами документооборота и контроля. Каждый документ подвергается предварительному контролю для установления законности операции. Подтверждение произведенной проверки ответственный исполнитель подписывает документ и копию. Кассовые расходные операции подвергаются дополнительному контролю. Ответственный исполнитель на основании расходного кассового документа проверяет законность операции и возможность ее совершения с учетом наличия средств на счете. Проверяется правильность оформления документа, сличается подпись и оттиск печати клиента с заявленными в карточку образцами, номер чека с номером, записанным в карточке с образцами.
Аналитический учет регистра.
Аналитический учет – это подробный, детальный учет, отражающий банковские операции во всех ей деталях.
Задачи аналитического учета:
1. Полное, подробное и оперативное отражение банковских операции;
2. Контроль банковских операций по существу и по форме, по основе данных первичных денежно-расчетных документов.
Основные регистры аналитического учета:
ü Лицевые счета;
ü Ведомости остатков реализации и привлеченных средств;
Лицевые счета открываются по каждому банковскому внебалансовому счету, по видам учитываемых средств, ценностей, с подразделением средств по назначению и владельцам.
Лицевые счета присваиваются наименование и номер. Номер определяет его принадлежность конкретному клиенту и целевому назначению. По истечению отчетного года после 31 декабря разрешается новым счетам клиента присваивать номера лицевых счетов в закрытом отчетном периоде.
Знаки в номере счета располагаются, начиная с первого разряда слева. При осуществлении операций по счетам в иностранной валете, а так же драг. металлов в разрядах предназначенных для кода валюты, указывается соответствующий код.
Пример: балансовый счет 405.02
Валюта – доллары США
Порядковый номер лицевого счета 3281.
| 40502 840 К 0115 0003281 |
| (1-5) (6-8) 9 10-13 14-20 |
В лицевых счетах должны показываться:
Дата предыдущей операции по счету входящий остаток на начало дня остаток на конец дня.
Лицевые счета ведутся на отдельных листах или в виде электронных баз данных. Лицевые счета печатаются в 2-х экземплярах. 2 –ой экземпляр является выпиской и предназначается для выдачи клиентов. К выписке прилагаются первичные документы, на основе которых осуществляются операции по счету. На прилагаемых документах расставляется штамп и календарный штемпель даты провода документа. Владелец счета обязан в течении 10 дней после выдачи выписки письменно сообщить банку о суммах ошибочно зачисленных списанных со счета.
В случае утери клиентом выписки ее дубликат выдается по письменному разрешению руководителя банка или его заместителя. На титульнике дубликата делается подпись: «Дубликат выписан за…». На титульном листе самого лицевого счета указывается дата и подпись: «Выдан дубликат выписки»
Данные подписи скрепляются под подписью главного бухгалтера.
Ведомость остатка по счетам:
- 1-го и 2 – го порядка
- Балансовым и внебалансовым счетам
Составляется по специальной форме ежедневно.
Ведомость остатка привлеченных и размещенных средств составляется ежемесячно или другие сроки предусмотренные учетной политикой.
Синтетический учет.
Это обобщенный учет, он обобщает данные аналитического учета и выполняет следующие операции:
Ø Группировку данных аналитического учета по определенным признакам.
Ø Проверку правильности ведения аналитического учета.
Сгруппированные данные синтетического учета используются для анализа и управления банковской деятельностью.
Основными регистрами синтетического учета являются:
1. Ежедневная ведомость составляется по балансовым и внебалансовым счетам. На квартальные и годовые даты с нарастающим итогом с начала года.
2. Ежедневный баланс – составляется до 12 часов следующего рабочего дня.
Балансы и оборотные ведомости. Подписываются после рассмотрения руководителем, главным бухгалтером или их заместителем.
Перед подписанием баланса главный бухгалтер:
а) сверяет соответствие остатков по счетам 2-го порядка, отраженными в балансе, с остатками показанные в оборотной ведомости и ведомости по счетам.
б) в соответствии остатков по счетам отраженной ведомости с остатками, показанными в ведомости размещенных и привлеченных средств.
О произведенной сверке делается запись в балансе. При выявлении расхождений выясняются причины и принимаются меры к их устранению. Если необходимо сделать исправительные проводки, то они делаются в установленном порядке. Исправления совершаются в момент их обнаружений. Перепечатывание материалов аналитического и синтетического учета не допускаются.
Учетная политика банка.
Каждый банк в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета и другими нормативными документами Банка России разрабатывает и утверждает учетную политику. Учетная политика определяет совокупность способов ведения бухгалтерского учета.
Основными элементами учетной политики являются:
1. Рабочий план счетов
2. Форма первичных документов
3. Порядок расчета с филиалами
4. Способы начисления амортизации
5. Порядок контроля внутри банковских операции и другие.
Данные элементы рассматриваются в нескольких аспектах:
1. Организационно-технический включает в себя:
1.1. Рабочий план счетов
1.2. Первичные документы
1.3. Правила оборота и технология обработки информации
1.4. Методы оценки имущества
1.5. Порядок внутри банковского контроля
2. Методологический, он включает в себя:
2.1. порядок учета всех операции осуществляемых банком
2.2. Периодичность формирования финансового результата
2.3. Учет материальных активов (материальных запасов)
2.4. Учет создания и использования фондов
3. Налоговый, в него включены:
3.1. Порядок расчетов с бюджетом по всем видам налогов
За организации бухгалтерского учета соблюдение законодательства при выполнении банковских операции ответственность несет руководитель. За формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета своевременное предоставление отчетности – ответственность несет главный бухгалтер.
Для обеспечения рациональной организации бухгалтерского учета большое значение имеет разработка плана документации и документооборота.
В плане документации указывается перечень документов для учета хозяйственных операций и составляется расчет потребности в бланках. При этом организации могут использовать типовые формы первичных учетных документов или применять формы документов, разработанные самостоятельно. После определения потребности в бланках их заказывают в типографии или делают заявку на приобретение, а при централизованном снабжении — на получение от вышестоящей организации.
Все формы первичных учетных документов, как типовых, так и разработанных самостоятельно, составляют с соблюдением требований, предусмотренных Положением о бухгалтерском учете и отчетности.
Характер банковских операций, их отличие от операций прочих хозяйствующих субъектов требуют использования специальной документации. Документы разрабатываются и утверждаются Центральным банком и обязательны к применению юридическими и физическими лицами, осуществляющими посредством банков расчетные, ссудные и прочие операции.
Все операции банка (расчетные, кассовые, ссудные) отражаются в бухгалтерском учете на основании денежно-расчетных документов. В банк поступают документы от хозяйственных организаций, а также составляются денежно-расчетные документы самим банком. Документы содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверять их законность и осуществлять банковский контроль. Совокупность документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образуют банковскую документацию. Большой объем и многообразие операций требуют рациональной организации банковской документации.
Применение стандартных документов, формы которых построены по единым образцам, облегчают контроль за содержанием операций и правильностью их отражения в учете.
Для составления документов используются стандартные бланки установленной формы.
Допускается составление денежно-расчетных документов на электронных машинах, но с аналогичным расположением реквизитов, предусмотренных стандартной формой бланка.
Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Стандартные документы содержат следующие реквизиты:
• номер документа и дата его выписки;
• наименование и местонахождение организаций—плательщиков и получателей;
• номера счетов в банке;
• коды для обработки информации на вычислительных машинах;
• подписи доверенных лиц клиента и оттиск печати;
• подписи работников банка, проверивших документы.
Заполнение денежно-расчетных документов осуществляется на пишущих или электронных машинах.
Все документы, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должны иметь бухгалтерскую проводку. Для сокращения количества бухгалтерских записей по операциям применяются сводные документы, объединяющие несколько однородных операций:
• сводные платежные поручения;
Документы подразделяются на банковские и клиентские.
К банковским документам относятся:
• мемориальные ордера;
• распоряжения кредитного отдела.
По характеру отражаемых банковских операций денежно-расчетные документы подразделяются:
Кассовыми документами оформляется прием и выдача наличных денег. Кассовые документы — их назначение сводится к оформлению права приема и выдачи денежной наличности в рублях и в иностранной валюте.
Банковская документация представляет собой совокупность документов, являющихся письменным свидетельством совершаемых операций и обосновывающих их отражение в учете.
К банковской документации относят следующие виды документов:
1. Документы директивного характера (приказы, инструкции, правила, циркуляры и т.д.). Они предназначены для руководителей и работников банка, которые должны принять их к исполнению.
2. Кредитно-плановые документы. К ним относятся кредитно-расчетные документы, ходатайства клиентов, отчетные материалы клиентов, договоры залога, страхования и т.д.
3. Оперативно-расчетные документы. На основании этих документов работники учетно-операционного отдела совершают денежно-расчетные операции. К такого рода документам относятся, например, платежные поручения, авизо, мемориальные ордера и т.п.
4. Кассовые документы, т.е. документы, связанные с приемом и выдачей наличных денег.
5. Документы по внутрибанковским операциям (ведомости АО зарплате, авансовые отчеты, счета-фактуры).
Наиболее распространенный вид банковских документов – денежно-расчетные документы. Денежно-расчетные документы поступают в банки от предприятий и учреждений, других банков, а также составляются в банке и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Все денежно-расчетные документы по характеру отражаемых операций подразделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые.
Кассовые документы делятся на приходные и расходные. К приходным кассовым документам относятся объявление на взнос наличных, приходно-кассовые ордера, квитанции о приеме денег. К расходным кассовым документам относятся чеки на получение денег и расходно-кассовые ордера
Мемориальные документы – это документы по безналичным расчетам, которые делятся на внутрибанковские-мемориальные ордера, мемориальные внебалансовые ордера и документы, которые оформляет клиент: платежное поручение, требование, аккредитив и т.д.
Документы составляются на стандартных бланках установленной форме. В настоящее время, основная масса документов оформляются на ЭВМ
Все документы имеют следующие реквизиты: название документа, № и наименование плательщика, его ИНН, расчетный счет плательщика, реквизиты банка-плательщика, наименование получателя, его ИНН, реквизиты получателя и банка-получателя, назначение платеже, сумма платежа (цифрами и прописью). Документ должен быть подписан и на нем должен быть оттиск печати.
Расчетные документы от клиентов принимают бухгалтерские работники, которые их проверяют и оформляют, т.е. ставят дату, подпись и штамп.
Документацией называется оформление операций соответствующими документами. Под банковскими понимают все документы, которые могут быть приняты для их отражения в учете банка. Бухгалтерский учет в банках организован по мемориально-ордерной автоматизированной форме, то есть до группировки однородных операций по счетам они оформляются в мемориальных ордерах.
По месту формирования документы делятся на банковские, составляемые в кредитных организациях и клиентские, поступающие от клиентов банка. По характеру отражаемых операций они подразделяются на : кассовые, мемориальные (только в банках), внебалансовые.
Кассовые документы служат для оформления операций с денежной наличностью. Они подразделяются на приходные и расходные.
Мемориальные документы используются для безналичных перечислений по счетам плат. требование и поручение, расчетный чек, заявление на открытие аккредитива.
К внебалансовым документам относят приходные и расходные внебалансовые ордера, которые оформляют прием и выдачу документов и ценностей, хранящихся в банке, но учитываются внебаланса.
Все составленные за день документы с приложенными к ним оправдательными документами, подтверждающих правомерность называется документом дня. Они проводятся по банковским счетам, формируют отчетность банка.
Внутрибанковский контроль подразумевает не только проверку банковских документов, а также контроль правильности заполнения и закономерности клиентских документов (наличие штамба, печати). Сброшюрованные документы формируются отдельно по приходу, расходу, видам документов, за рабочий день. После составления баланса и проведения проверки документов передаются в архив на хранение. Для четкой организации б/у в банке составляется график документооборота.
Внутрибанк. документооборот – последовательное движение документа по стадиям его проверки. Начинается он с получения документов банком и завершается отражением на счетах.
К организации документооборота ЦБ предъявлены следующие требования:
1) все документы, поступающие в операционное время д.б. отражены в учете в день их поступления;
2) все оформленные и подписанные коммерческим. банком документы направляются к корреспондентам в день их обработки;
3) передача документов в кассу банка должна осуществляться внутренним путем, минуя клиента;
4) в учете приходные. - кассовые операции отражаются только после фактического пересчета денег;
5) оплата документов осуществляется в соответствии с очередностью платежей.
План счетов бухгалтерского учета в банках
Банковский План счетов бухгалтерского учета представляет собой систематизированный перечень синтетических счетов бухгалтерского учета, действующий. План счетов утвержден Банком России в составе Положения № 302-П.
Синтетические счета разделяются на счета первого порядка (основные счета), они состоят из трех знаков. Пятизначные балансовые счета называются счетами второго порядка, они детализируют основные счета.
План счетов состоит из пяти глав.
A. Балансовые счета.
Б. Счета доверительного управления.
B. Внебалансовые счета.
Г. Срочные сделки.
Глава А имеет след. разделы:
1) капитал – содержит пассивные счета, предназначенные для учета собственных средств банка.
2) денежные средства и драгоценные металлы включают. активные счета, наличные денежные средства в кассе банка.
3) межбанковские операции учитывают безналичные денежные средства, на активных считах кредиты и депозиты, выдаваемые банкам на пассивных кредиты и депозиты, полученные от ЦБ.
4) Операции с клиентами на пассивных счетах учитывается денежные средства клиента, Активные учитывают кредиты, предоставленным клиентам.
5) Операции с ценными бумагами – активные учитывают приобретение банком
На пассивных ценные бумаги выпущенные банком
6) Средства и имущества.
7) Результаты деятельности. Пассивные учитывают доходы банка и прибыль.
В главе Б сосредоточены счета для учета операций доверительного управления.
Счета предназначены для учета денежных средств и ценностей, переданных коммерческому банку в доверительное управление. Все операции по доверительному управлению совершаются только между счетами главы Б.
Все счета этой главы начинаются с цифры «8».
На счетах главы В отражаются внебалансовые операции:
по учету документов и ценностей, принадлежащих третьим лицам;
по учету гарантий и поручительств, имущества и ценностей, принятых и предоставленных в залог;
по учету документов, принятых на инкассо;
по прочим внебалансовым операциям.
Счета главы Г служат для отражения в учете срочных сделок,
На счетах главы Д учитываются операции по хранению ценных бумаг, принадлежащих как банку, так и клиентам в депозитарии данного банка и депозитариях других банков.
Документация по операциям банка. В банковской деятельности используются самые разные документы (директивные, юридические, плановые).
Документы, которые используются в учетно-операционной работе, относятся к особому виду банковских документов.
Учетно-операционные документы - это:
- то, что является основанием для операции отражения в учете банка;
- то, на основе чего совершаются бухгалтерские записи;
- то, что подтверждает правильность совершенных операций и их отражения в учете.
Используемая в банках мемориально-ордерная система бухгалтерского учета означает, что записи в учете совершаются не в журналах, как это принято при организации учета других субъектов экономики, а в самих документах.
В составе документов выделяют те, которые содержат эти записи (мемориальные документы), и те, которые раскрывают содержание этих записей, подтверждают их правильность и достоверность (первичные документы).
К числу мемориальных документов относятся расчетно-денежные документы, мемориальные документы, кассовые и внебалансовые ордера.
Первичные документы - это акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы, как правило, прилагаются к мемориальным документам. В последних делается запись о прилагающихся первичных документах. В случае, если первичные документы сшиваются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения проводки.
Все мемориальные документы с приложенными первичными документами, подтверждающие совершение банком операций за данный день, называются документами дня.
Совокупность мемориальных и первичных документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию.
Виды мемориальных банковских документов:
- расчетные (поручения, требования, чеки, аккредитивы, платежные ордера, авизо, ордера-распоряжения кредитного отдела);
- кассовые (объявления, денежные чеки, приходные, расходные ордера);
- документы по внутрибанковским операциям (мемориальные ордера).
Все документы по месту их составления подразделяются на банковские, составляемые учреждениями банков, и клиентские, поступающие от предприятий, учреждений и организаций.
Формы банковских документов стандартизированы и унифицированы.
Перечень утвержденных к применению форм документов определен Общероссийским классификатором управленческой документации (утвержден Госстандартом России в 1993 году). В деятельности банков в основном используются бланки класса форм 04 "Унифицированная система банковской документации", т. е. бланки по банковским операциям начинаются с 04 (например, платежное требование - 0401061). Вместе с тем в состав утвержденных документов постоянно вносятся изменения в части формата документов и правил их оформления.
При необходимости (или отсутствии утвержденного бланка) банки разрабатывают и утверждают собственные формы документов.
Совершение операций в кредитной организации может происходить на основании электронного платежного документа, а в случаях, установленных действующим законодательством и договором, - его бумажной копии, заверенной уполномоченным лицом. Электронные платежные документы должны содержать все реквизиты платежных документов, предусмотренные утвержденными форматами и нормативными актами Банка России. Бумажные копии электронных платежных документов, предназначенные для хранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащие приложению к выпискам из счетов, заверяются штампами кредитной организации и подписями ее работников. В электронных платежных документах должен быть обеспечен аналог собственноручной подписи клиента.
Особенности оформления документов по отдельным операциям:
- операции, совершаемые без документов клиентов банка, оформляются документами, составляемыми самими банками согласно требованиям Правил ведения бухгалтерского учета в банках, расположенных на территории РФ №61, на бланках действующих форм. Сюда относятся, в частности, приходные и расходные кассовые ордера, мемориальные балансовые и внебалансовые ордера, распоряжения кредитного отдела и др. Эти операции требуют дополнительного контроля;
- основанием для проведения операций по корреспондентским счетам является выписка по корреспондентскому счету, выдаваемая банку РКЦ (ЦОУ, ОПЕРУ) ЦБ РФ, ВЦ ЦБ РФ или банком-корреспондентом;
- при проведении операций на фондовом, валютном и других рынках основанием для учета операций служат выписки расчетных центров бирж, дилеров, отчеты о проведенных операциях и другие документы.
Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Требования к реквизитам документа содержатся в законе "О бухгалтерском учете".
Стандартные документы содержат следующие основные реквизиты:
- дату документа (различается дата составления и дата исполнения документа: там, где не предполагается разрыв, - отметка, там, где предполагается разрыв, - отдельный реквизит);
- наименование клиента (ИНН) и его банка (БИК);
- наименование контрагента (ИНН) и его банка (БИК);
- сумму (числом и прописью);
- контировку - документы, служащие основанием для проводок, должны контироваться (иметь номера счетов по дебету и кредиту);
- назначение платежа (содержание операции, а при необходимости - основание для ее совершения);
- коды технической обработки;
- подписи ответственных лиц клиента и оттиск его печати;
- подписи работников банка, проверивших документ.
Все документы должны быть оформлены на пишущих или электронных машинках. Кассовые документы заполняются от руки. Исправления в банковских документах не действительны, даже если они оговорены. Денежно-расчетные документы изготавливаются методом мультипликации, т.е. их количество должно быть достаточно для совершения бухгалтерских записей по всем затронутым данной операцией лицевым счетам.
Банк не несет ответственности за отказ в приеме сомнительных документов. Бланки строгой отчетности подлежат дополнительному внебалансовому учету.
Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке. Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий.
Организация документооборота в банке. Документооборот в банке - это прохождение банковских документов по инстанциям, в определенной их последовательности, от начала оформления и проведения операции до ее завершения с полным отражением в учете.
Документооборот имеет две важнейшие составляющие:
- порядок осуществления документооборота по отдельным операциям (расчетным, кассовым);
- график документооборота (определяет конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания клиентов, проведения кредитных и депозитных, а также межбанковских операций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки). Ключевым общим интервалом, определяющим все графики документооборота по конкретным операциям, является "операционный день" - время, в течение которого операции проводятся с их последующим отражением в учете текущего дня.
Порядок осуществления документооборота и его графики разрабатываются каждым банком самостоятельно и утверждаются руководителем банка. При этом организация документооборота должна обеспечивать выполнение следующих основных требований:
- все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение операционного дня, подлежат приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день;
- расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка.
При осуществлении обслуживания:
- прием расчетно-денежных документов от клиентов - юридических лиц в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками (или в централизованном порядке через абонентские ячейки или через специальных работников). Во внеоперационное время документы сдаются в банк через специальные ящики;
- расчетные и кассовые операции для частных лиц производятся в течение операционного дня непосредственно ответственным исполнителем, выполняющим соответствующие операции;
- операции самого банка по оформлению кредитов и депозитов, а также по реализации долговых обязательств обычно производятся в операционное время. Внутрибанковские операции проводятся во второй половине дня.
Рабочий день учетно-операционных работников организуется с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. Поступающие документы передаются на ЭВМ в течение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передача документов на телетайпные установки и телеграф предусмотрена в графике по мере оформления расчетных документов клиентов к проведению по счетам клиентов и составления по ним телеграмм преимущественно во второй половине дня. Все денежно-расчетные документы, подлежащие отправлению другим учреждениям банков, отправляются в тот же день.
Хранение документов. Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной деятельности банка, но и расчетно-платежные документы клиентов банка.
Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка.
Документы хранятся в бумажной и электронной форме.
В своей работе по организации и ведению делопроизводства и архивного дела банки должны руководствоваться нормативными документами Государственной архивной службы РФ, имеющими как общий характер, так и разработанными непосредственно для кредитных организаций.
Конкретные сроки хранения отдельных документов, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, определены в Типовом перечне для кредитных организаций от 16 января 1996 года №10-2-1/65, согласованном с Банком России и Ассоциацией российских банков.
В целях обеспечения сохранности документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации кредитные организации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях.
Документы постоянного хранения и документы по личному составу передаются в государственные архивы в соответствии с письмом Банка России.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
В настоящее время в соответствии с новыми Правилами бухгалтерского учета база данных лицевых счетов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием как минимум на двух различных носителях и должна обеспечивать сохранение информации в течение срока, установленного для хранения соответствующих документов.
Ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств ведется программным путем ежедневно, выдается на печать из ЭВМ по мере необходимости.
Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов.
Электронные документы хранятся в виде баз данных с возможностью выведения документов на бумагу по установленным форматам документов. Документы в базе данных группируются по правилам бумажных документов.
Бумажные банковские документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве. Под архив выделяется отдельное помещение с ограниченным правом доступа к документам.
Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела).
Бухгалтерские и кассовые журналы и ежедневные балансы брошюруются по месяцам.
Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов.
В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, инвалютой и по хозяйственным операциям банка, поскольку эти документы отличаются сроком хранения.
В соответствии с Временным положением о правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России при работе с электронными документами, используемыми при осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России и их хранении, есть несколько особенностей. Архивы электронных документов, средств проверки правильности цифровой подписи и иные архивы ведутся в учреждениях Банка России и у участников в разрезе всех входящих и исходящих электронных документов в соответствии со сроками хранения, установленными для платежных документов на бумажных носителях. Правила ведения указанных архивов регулируются действующим законодательством, включая нормативные акты Банка России, и договором между банками.
Уничтожение электронных документов производится в отношении соответствующих программных данных с одновременным уничтожением копий этих документов на бумажных носителях.
Руководителем банка назначается специальная комиссия из должностных лиц банка, на которую возлагается решение по уничтожению документов по истечении срока их хранения.
Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении дел к уничтожению. Документы дел просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве.
При изъятии документов организациями, имеющими на то право, по консультации юридического управления Главного управления ЦБ РФ по г. Москве банки должны копировать передаваемые оригиналы юридического дела с приложением подлинного экземпляра постановления следователя о производстве выемки документов и подлинного экземпляра протокола. Главный бухгалтер банка может заверить копии карточек с образцами подписей после сличения их с основными экземплярами перед выемкой.
На копиях документов главных бухгалтер ставит отметку "Копия. Документ изъят". В сшив документов вместо подлинных документов помещаются копии. Кроме того, в дело помещается предписание о выемке с актом изъятых документов.
Автор статьи
Читайте также: