Сколько хранятся банковские выписки в организации

Обновлено: 28.11.2022

Каждый бухгалтер и ИП обязан знать срок хранения банковских выписок на предприятии. Иначе невозможно правильно организовать документооборот и сдачу документов в архив. Также могут возникнуть проблемы, если контролёры затребуют выписки в рамках проверки. Рассказываем о сроках и как не допустить их нарушения.

Понятие и значение выписок

По общему правилу банковская выписка – это документ финансового характера, который выдаёт клиенту кредитное учреждение. В ней обычно находят отражение:

  • состояние счета;
  • движение денежных средств по нему за конкретный промежуток времени.

Ввиду важности таких документов, срок хранения банковских выписок в организации следует строго соблюдать.

Сколько хранит выписки банк

Традиционно запрошенную выписку банк формирует в 2-х экземплярах. Первый выдают клиенту, а второй хранят в архиве кредитной организации.

При этом все выписки, которые по той или иной причине оказались не востребованы клиентами, банк хранит у себя 4 месяца. Потом оформляют соответствующий акт, и они идут на уничтожение.

В своих электронных реестрах данных банк держит выписки в течение срока хранения банковских выписок – 5 лет. При получении от клиента письменного запроса их находят в архиве, распечатывают и выдают на бумаге.

При подписании договора на банковское обслуживание, обратите внимание на действующий в этой кредитной организации порядок выдачи банковских выписок. Учтите, что ответственность за получение выписок возложена на клиента банка.

Сколько хранить выписки в бухгалтерии организации

Сразу скажем, что напрямую срок хранения банковских выписок в бухгалтерии предприятия действующим законодательством не установлен.

С одной стороны, сколько хранить банковские выписки говорит подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ. Это 4 года (если иное не установлено законом) после отчетного (налогового) периода, в котором выписка была востребована последний раз:

  • для составления налоговой отчетности;
  • начисления и уплаты налога;
  • подтверждения полученных доходов и понесённых расходов.

Указанная норма в полной мере распространяется на хранение электронных документов между банком и клиентами, в том числе клиент-банк.

Однако есть еще приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков хранения. Сколько хранить банковские выписки ООО согласно ему? Позиции 362 говорит о хранении «банковских документов». Срок – 5 лет.

Теперь вы знаете, сколько хранятся банковские выписки. Это минимум 5 лет. В течение этого срока будьте готовы в любой момент предъявить их проверяющим.

Банковская выписка – это первичка?

Обычно срок хранения документа зависит от его правового статуса. Например, первичка это или нет. Вот недавнее мнение Верховного Суда РФ по поводу банковских выписок по движению денежных средств по счетам (определение от 30.01.2017 № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015):

Эти выписки общество не составляет, руководитель и главный бухгалтер организации не подписывают.

В текущей работе организации составляют различные документы. Ими обосновываются хозяйственные операции, сделки или расходы. При этом налоговики в любой момент могут истребовать информацию, даже если она связана с деятельностью вашего партнера по бизнесу. Вот почему важно хранить все документы. О том, что нужно учесть, организуя хранение документов, расскажем далее.

Как организовать хранение документов

Порядок хранения документации состоит:

  • из организации хранения документов;
  • обеспечения сохранности документов.

За хранение документов в организации отвечает руководитель (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Эти полномочия своим приказом он может передать другому сотруднику, например, главному бухгалтеру. В крупной компании за организацию хранения бумаг может отвечать архивариус.

Нормативные документы, регламентирующие хранение

Порядок и сроки хранения документов установлены:

  • Налоговым кодексом;
  • Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденный приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н;
  • перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;
  • правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденными приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526;
  • методическими рекомендациями Росархива от 19.07.2018 № б/н.

В последнее время в организациях расширяется электронный документооборот. Электронные документы также нужно хранить.

В этом случае обратим внимание на документ, который необязателен, но рекомендован для добровольного применения — ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005, утвержденный приказом Росстандарта от 17.09.2012 № 325-ст. Он устанавливает правила обеспечения долговременной сохранности электронных документов.

Организация хранения документов

Все документы условно можно подразделить на текущие и архивные.

Текущие — это документы, с которыми вы работаете в настоящий момент или которые имеют временный срок хранения.

Архивные — это документы, по которым делопроизводство закончено.

Правила хранения текущих документов законодательно не регламентированы. Как правило, бумаги, используемые сотрудниками в работе, хранятся в столах или стеллажах, расположенных в кабинетах.

Исключение — конфиденциальные документы. Их документооборот надо организовать отдельно, определив в локальном нормативном акте, какие документы относятся к конфиденциальным, каким сотрудникам предоставлено право с ними работать, как они получают доступ к такой информации. Кроме того, потребуется отделить конфиденциальные бумаги от обычных и отвести под их хранение специальную площадь.

Текущие документы можно хранить и в архиве. Но, как правило, там хранят документы, по которым делопроизводство окончено либо которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения.

Перед передачей дел на архивное хранение требуется провести подготовительную работу.

В связи с расширением электронного документооборота организации нужно наладить порядок хранения и таких документов. Их можно держать в электронном виде, а распечатывать по запросу, например, налоговой инспекции.

Только оцифровать все документы с целью уничтожения бумажных копий нельзя. Законодательно это запрещено. Если документы сразу оформлены на бумаге, хранить их нужно в бумажном виде в течение всего срока хранения.

Хранение бухгалтерских документов

С первого января 2022 года обязательно надо применять ФСБУ 27/2021. Он установил следующие правила хранения документов бухгалтерского учета:

  • хранить нужно подлинники документов;
  • хранить нужно документы в том виде, в котором они составлены. Если документ составлен на бумаге, уничтожить его, предварительно переведя в цифровой вид для хранения, нельзя;
  • документы и данные, содержащиеся в них, нужно хранить в РФ. Здесь же должны размещаться и базы данных бухгалтерского учета.

Обратите внимание: требование ФСБУ 27/2021 о хранении документов бухучета, содержащихся в них данных, а также о размещении баз данных на территории РФ, станет обязательным только с 1 января 2024 года (Приказ Минфина от 23.12.2021 № 224н).

Порядок предоставления доступа к документам определяет организация или ИП. При этом чтобы получить доступ к документам, об этом нужно проинформировать главного бухгалтера или другое ответственное лицо.

Хранение кадровых документов

За хранение кадровых документов отвечает кадровая служба. К кадровой относится документация по личному составу организации, а также локальные акты и иные документы, которые обязательны для исполнения всеми сотрудниками.

К документации по личному составу относятся документы:

  • о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
  • по учету кадров;
  • по расчетам заработной платы и других выплат;
  • по охране труда.

Хранить кадровую документацию нужно в течение сроков, установленных типовым перечнем документов.

Сроки хранения документов

Документы бухучета, бухгалтерскую, финансовую отчетность хранят не менее пяти лет после истечения отчетного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

С 17 марта 2021 года сроки хранения регистров налогового учета, а также документов для исчисления, удержания и уплаты налогов составляют пять лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК).

Другие сроки хранения предусмотрены типовым перечнем документов. Он предусматривает, что документы можно хранить:

  • постоянно. Так хранят бухгалтерскую отчетность, передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы и пояснительные записки к ним;
  • если документы по личному составу закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, их хранят 50 лет, если после этой даты — 75 лет;
  • 10 лет нужно хранить документы о недостачах, присвоениях, растратах — например, справки, акты, переписку.

Кроме того, предусмотрены и специальные сроки хранения документов:

  • в течение 6 лет нужно хранить документы по страховым взносам (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК);
  • 10 лет установлены для хранения документов по убыткам, которые переносят на будущее.

Сроки хранения документов зависят от их видов. Типовые сроки хранения документов смотрите в таблице ниже.

Банковские и кассовые документы

Документы на открытие, закрытие, переоформление расчетных счетов

Договоры банковского счета

5 лет после окончания срока действия договора

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы — кассовые документы и книги, банковские документы

5 лет при условии проведения проверки

Кредитные и заемные договоры,

документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств

5 лет — после полного исполнения обязательств и проверки экспертной комиссией;

10 лет — с условием о залоге имущества

Документы по бухгалтерскому учету

Бухгалтерская отчетность: сводная годовая (консолидированная), годовая;

Постоянно, но не менее 10 лет

Если нет годовых, постоянно, но не менее 10 лет

5 лет после отчетного года;

По годовой бухотчетности — постоянно, но не менее 10 лет

Документы учетной политики

5 лет после замены новыми

Первичные документы и приложения к ним — корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка

5 лет при условии проведения проверки

Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты

если нет лицевых счетов — 50 / 75 лет

Положения об оплате труда и премировании работников по месту утверждения

Постоянно, но не менее 10 лет

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет после погашения долга

5 лет при условии проведения проверки

Документы о недостачах, растратах, хищениях

10 лет (после возмещения ущерба, в случае возбуждения уголовных дел храните до принятия решения по делу)

Акты выполненных работ, оказанных услуг

Акты сверки дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет при условии погашения дебиторской или кредиторской задолженности

5 лет после истечения срока действия

Инвентаризационные описи, акты и ведомости

5 лет при условии проведения проверки

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

5 лет после замены новыми

Налоговые документы

Документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним

5 лет после снятия задолженности

Декларации (расчеты) организаций по всем видам налогов

Сведения о доходах физических лиц

если нет лицевых счетов — 50/75 лет

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемые налоговыми агентами

Книги учета доходов и расходов по УСН

Страховые взносы и пособия

Расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование

Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении

Личные карточки и личные дела работников, в том числе руководителей

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате

О приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы

О направлении в командировку работников

О дисциплинарных взысканиях

Табели, графики, журналы учета рабочего времени

при вредных и опасных условиях труда — 50 / 75 лет

Правила трудового распорядка

1 год после замены их новыми

Штатные расписания и изменения к ним:

  • по месту разработки или утверждения;
  • в других организациях

Постоянно, но не менее 10 лет

3 года после замены новыми

Отчеты работников о командировках

5 лет при условии проверки экспертно-проверочной комиссией

Согласие на обработку персональных данных

3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором

Корпоративные документы

Протоколы, постановления, решения общих собраний акционеров и пайщиков

Постоянно, но не менее 10 лет

Реестры владельцев ценных бумаг

Постоянно, но не менее 10 лет

Выписки из реестров владельцев ценных бумаг

Переписка о начислении дивидендов

Ведомости на выдачу дивидендов

Начало срока хранения документации нужно считать с 1 января года, следующего за годом, в котором по ней закончено делопроизводство (ч. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ). По некоторым документам это правило уточнено.

Например, по счетам-фактурам годом окончания делопроизводства является год, в течение которого их в последний раз использовали при расчете НДС и при составлении отчетности (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

При переносе убытков на будущее нужно хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу (письмо Минфина от 28.01.2022 № 03-03-06/3/5632). Следовательно, срок хранения документов по убыткам составляет 15 лет. Его рассчитывают после истечения 10 лет, установленных для переноса убытков на будущее.

Срок хранения первичных документов, которые подтверждают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, нужно исчислять с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (письмо Минфина от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62257).

Архивное хранение документов

Для передачи дел в архив документы надо правильно подготовить. Если под архив специально отведено помещение, к нему предъявляют особые требования (п. 2.16 правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Архивное помещение должно быть удалено от остальных помещений организации — лабораторных, производственных, бытовых и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. От соседних помещений архив должен быть отделен несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.

Через архивохранилище не могут проходить трубы водоснабжения и канализации, технологического или бытового вывода воды.

Архивное помещение должно быть достаточно освещенным и хорошо проветриваемым, чтобы обеспечить рециркуляцию воздуха, стабильный температурно-влажностный режим, очистку воздуха от пыли и посторонних примесей. Кроме того, архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам.

Но отводить для документов специальное помещение необязательно. Главное — хранить их в запирающихся шкафах или сейфах, которые обеспечивают сохранность документов и предохраняют от пыли и света.
Документы перед сдачей на архивное хранение надо отобрать и правильно подготовить.

Из всего массива имеющихся документов нужно выделить те, которые относятся к личному составу, имеют постоянные или временные сроки хранения. Именно эти документы подлежат архивному хранению (раздел 1.1.2 методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018 № б/н).

Перед передачей дел в архив требуется экспертиза, которая определит ценность документа и срок его хранения. Для проведения экспертизы нужно создать экспертную комиссию. В небольших фирмах ее создают по приказу руководителя, в крупных она действует на основании специально утвержденного положения.

Дела в архив передают по описи. В результате экспертизы нужно составить отдельные описи дел по документам:

  • постоянного срока хранения;
  • временных сроков хранения свыше 10 лет;
  • по личному составу;
  • по электронным документам постоянного хранения.

Основой для составления описи дел, документов постоянного или временного срока хранения является номенклатура дел. Ее составляют на предстоящий календарный год, вводят в действие с 1 января и впоследствии корректируют.

Передачу документов в архив организации надо оформить актом приема-передачи. Его подписывают председатель и члены комиссии, а утверждает руководитель организации.

Далее необходимо организовать правильное хранение дел в архиве. Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает выполнение следующих действий:

  • подшивку или переплет документов дела;
  • нумерацию листов дела;
  • составление листа — заверителя дела;
  • составление внутренней описи документов дела;
  • оформление обложки дела.

Если на хранение сдают электронные дела, для их передачи тоже нужна опись.

В локальном нормативном акте организации должно быть указано лицо, ответственное за хранение архивных документов. Например, бухгалтер, секретарь или кадровик. Поручите им завести специальный журнал выдачи архивных документов. В нем нужно указывать Ф.И.О. сотрудника, который получил дело из архива, дату его выдачи и возврата. Все эти операции работник должен подтвердить подписями в журнале.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Документы с истекшими сроками хранения уничтожают. Для утилизации отбирают документы, срок хранения которых истек к 1 января того года, в котором их ликвидируют.

За уничтожение документов на фирме также должна отвечать экспертная комиссия. Она нужна, чтобы отобрать дела для уничтожения и для дальнейшего хранения.

Комиссия утверждает и согласует описи дел, документы описи и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Все эти документы нужно утвердить у руководителя. После этого дела, выделенные по акту к уничтожению, можно утилизировать.

Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на утилизацию по акту о выделении к уничтожению документов, а также на основании иных документов, подтверждающих факт их сдачи на уничтожение.

Электронные дела с истекшими сроками хранения выделяют в общем порядке. После этого их ликвидируют физически или с помощью программно-технических средств, например, перезаписывают информацию на диске.

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения выписок по счетам в банке (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Срок хранения выписок по счетам в банке

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.08.2021 N 14АП-5388/2021 по делу N А13-8523/2018
Требование: О признании недействительным решения налогового органа о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения в части доначисления НДС, начисления пеней и штрафных санкций по НДС.
Решение: В удовлетворении требования отказано. Ивановой С.И. на счет ООО "ПродТорг" внесены денежные средства для осуществления уставной деятельности, обоснованно не принята судом, поскольку в отсутствие приходных кассовых ордеров (уничтожены банком по истечении срока хранения) данные записи не свидетельствуют о реальном участии Ивановой в деятельности ООО "ПродТорг". Кроме того, инспекцией представлены сводные данные налоговой отчетности о доходах Ивановой С.И. за период с 2005 по 2017 годы (том 27, листы дела 56-57), из которых следует, что финансовой возможности внесения указанных в выписке банка средств на счет ООО "ПродТорг" у Ивановой С.И. не имелось.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения выписок по счетам в банке

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: Для получения имущественного вычета по приобретенной в 2013 г. квартире физическое лицо представило приходно-кассовый ордер и заявление с отметкой банка о переводе денежных средств. Налоговый орган отказал в предоставлении вычета, сославшись на отсутствие выписки банка. Правомерен ли отказ налогового органа?
(Консультация эксперта, 2020) Вопрос: Для получения имущественного вычета по приобретенной в 2013 г. квартире физическое лицо вместе с декларацией 3-НДФЛ в 2020 г. представило в качестве подтверждающих документов приходно-кассовый ордер о внесении денежных средств на счет и заявление с отметкой банка о переводе денежных средств по договору участия в долевом строительстве. Налоговый орган отказал в предоставлении вычета, сославшись на отсутствие выписки банка. При обращении в банк за выпиской от 2013 г. был получен отказ в связи с истечением сроков хранения. Правомерен ли отказ налогового органа в предоставлении имущественного вычета?

Нормативные акты: Срок хранения выписок по счетам в банке

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения банковских выписок (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Срок хранения банковских выписок

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 03.02.2022 N 01АП-8361/2018 по делу N А11-10011/2018
Требование: Об отмене определения об отказе во включении требований в реестр требований кредиторов должника.
Решение: Определение оставлено без изменения. При этом представленную Мироновым В.Н. к пояснениям от 09.11.2020 выписку по расчетному счету ООО "ИТК" о перечислении 40 000 000 руб. (заверенную специалистом Сбербанка 21.10.2020) суд правомерно признал ненадлежащим доказательством, поскольку на официальные запросы и истребования суда, выписки по расчетному счету ООО "ИТК" не представлены в связи с отсутствием технической возможности и истекшим сроком хранения информации (письма ПАО Сбербанка от 11.03.2021, от 25.06.2021). Кроме того, шрифт графы выписки отличается от других строк. К данному доказательству суд относится критически.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения банковских выписок

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: Для получения имущественного вычета по приобретенной в 2013 г. квартире физическое лицо представило приходно-кассовый ордер и заявление с отметкой банка о переводе денежных средств. Налоговый орган отказал в предоставлении вычета, сославшись на отсутствие выписки банка. Правомерен ли отказ налогового органа?
(Консультация эксперта, 2020) Вопрос: Для получения имущественного вычета по приобретенной в 2013 г. квартире физическое лицо вместе с декларацией 3-НДФЛ в 2020 г. представило в качестве подтверждающих документов приходно-кассовый ордер о внесении денежных средств на счет и заявление с отметкой банка о переводе денежных средств по договору участия в долевом строительстве. Налоговый орган отказал в предоставлении вычета, сославшись на отсутствие выписки банка. При обращении в банк за выпиской от 2013 г. был получен отказ в связи с истечением сроков хранения. Правомерен ли отказ налогового органа в предоставлении имущественного вычета?

Нормативные акты: Срок хранения банковских выписок

Срок хранения кассовых документов в организации — минимум 5 лет. Этот период начинается со следующего года после создания расчетных бумаг.

Какие документы относят к кассовым

Документация по кассе используется для проведения расчетов с контрагентами и внутри организации. К ним относятся:

  • приходный ордер (ПКО): его выдают при поступлении денег;
  • расходный ордер (РКО): формируют при выбытии денежных средств;
  • журнал регистрации ПКО и РКО: в нем ведется учет приходных и расходных ордеров;
  • авансовые отчеты: применяют для учета подотчетных средств;
  • объявление на взнос наличными: заполняют при внесении денег в банк для пополнения расчетного счета;
  • кассовая книга: используется для отражения всех приходно-расходных операций и остатков денежных средств;
  • книга учета принятых и выданных денежных средств: ведется, если в компании есть несколько кассиров и старший кассир, в ней регистрируют операции по выдаче и поступлению денег между ними;
  • журнал кассира-операциониста: в него заносятся операции по приходу и расходу наличных денег по каждой ККМ на предприятии.

Документацию по кассе ведут и в бумажной, и в электронной форме. Руководитель назначает ответственного сотрудника по проведению операций и формированию документов по кассе отдельным приказом:


В бухгалтерских и налоговых нормативах указано, какой срок должны храниться документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями и осуществление финансовых операций по кассе. Период хранения такой документации содержат:

  • 402-ФЗ от 06.12.2011 (ст. 29); НК РФ (п. 8 ч. 1 ст. 23);
  • Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 (п. 277).

Кроме того, срок хранения кассовых чеков в организации и других банковских регистров прописаны в Указаниях ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014. По нормам Центробанка, все платежные регистры по банку и кассе хранятся в течение 5 лет.

Каков период их хранения

Порядок сохранности регистров по кассе регулируется и бухгалтерским, и налоговым законодательством. В ст. 23 НК РФ разъясняется, каков срок хранения денежных документов по кассовым операциям: организации обязаны сохранять документацию со сведениями бухгалтерского и налогового учета в течение 5 лет. Доходные и расходные регистры по требованию налоговиков хранятся столько же.

Определяет период, сколько хранятся документы по кассе в организации, и 402-ФЗ. В ст. 29 закона о бухгалтерском учете установлен минимальный срок сохранности первичных учетных регистров. Он составляет 5 лет после окончания отчетного года, что совпадает с требованиями НК РФ.

Предприятие самостоятельно организовывает хранение и обеспечивает условия, требуемые для сохранности документации. При необходимости в компании создают архив и переводят туда все регистры прошлых лет (п. 2 ст. 13 125-ФЗ от 22.10.2004).

Если компания проводит ревизию кассы, составляется специальный ревизионный акт. В 402-ФЗ нет отдельного положения, сколько времени хранится акт ревизии главной кассы и как его хранить. Но в законе о бухучете четко прописан период хранения кассовых документов. Все регистры, связанные с дисциплиной по кассе, хранятся в компании в течение 5 лет.

Подтверждает минимальные сроки хранения кассовой книги в организации (и других документов кассы) и приказ Росархива № 236. В п. 277 приказа № 236 приводятся сроки хранения банковских регистров и документов кассы, корешков денежных чековых книжек, ордеров, табелей и других бланков.

В соответствии с п. 277 перечня № 236, сроки хранения приходного кассового ордера составляют 5 лет. РКО, кассовая книга, журналы кассира и чеки хранятся в течение аналогичного периода.

Есть ли штрафы за несоблюдение сроков хранения

За нарушение сохранности первичной операционной документации предусмотрены налоговая и административная ответственность. В законодательных нормативах прописано, сколько хранить кассовые документы ООО, НКО и бюджетных учреждений. Срок хранения составляет 5 лет. Если компания нарушит установленный законом период, ей придется заплатить:

  • от 5000 до 10 000 рублей на должностное лицо — за первое нарушение (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ);
  • от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо или дисквалификация на период от 1 до 2 лет — за повторное нарушение (ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ).

За нарушение правил хранения и комплектования архивных документов штраф составляет (ст. 13.20 КоАП РФ):

  • от 1000 до 3000 рублей — для физических лиц;
  • от 3000 до 5000 рублей — для должностных лиц;
  • от 5000 до 10 000 рублей — для организаций.

Предусмотрена и налоговая ответственность. За грубое нарушение правил учета доходов и расходов компания заплатит от 10 000 до 30 000 рублей (п. 1, 2 ст. 120 НК РФ).

В указаниях ЦБ РФ № 3210-У отдельно поясняется, сколько хранить кассовые документы ИП, — в течение 5 лет, но только если предприниматели решили вести кассовую документацию (пп. 4.1, 4.6 указаний № 3210-У). ИП вправе не вести бухгалтерский учет, не оформлять кассовую книгу и приходно-расходную документацию.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: