Бухгалтерские проводки при расчете банковскими картами

Обновлено: 07.05.2024

Корпоративная карта может оформляться для осуществления мелких покупок для текущих нужд предприятия или для пользования ею в служебных поездках. Карты выпускаются в трех вариантах:

Дебетовые – этот платежный инструмент позволяет пользоваться деньгами, которые были предварительно зачислены на привязанный к пластику счет. Если имеющегося остатка пользователю недостаточно, у него не будет возможности взять дополнительные средства у банка взаймы.
Кредитные – обслуживающим банковским учреждением устанавливается лимит по карте, в пределах которого пользователи могут производить оплату покупок.
Дебетовые карты с возможностью получения овердрафта. Рассчитываясь такой карточкой, корпоративные клиенты могут использовать не только имеющиеся на счете ресурсы, но и выделенный банком кредитный лимит. Займы будут погашаться автоматически при первом поступлении средств на карту.

Особенности расчетов по корпоративной карте

Выпущенная финансовой организацией корпоративная карта остается у нее в собственности, а деньги на ней принадлежат компании, для которой выпущен пластик. Клиент получает полномочия только по использованию пластика карты в расчетах, осуществлению операций по зачислению и расходованию средств по картсчету. Выданный банком пластик карты не приходуется предприятием в учете.

ВАЖНО! В налоговую инспекцию сообщать об открытии корпоративной карты (дебетовой или кредитовой) предприятие не обязано. Эта функция возложена на банковские учреждения, которые оказывают услугу по выпуску и обслуживанию таких платежных продуктов.

Работники должны представлять работодателю письменные отчеты о движении по корпоративной карте в каждом случае обналички средств с нее или проведения расходных операций с ее помощью. Денежные ресурсы, переводимые на такой тип карт, отражаются в учете компании в составе подотчетных сумм. Ответственные работники, которым предоставлено право распоряжения корпоративной картой, обязаны:

с установленной на предприятии периодичностью составления отчетов по движению средств по корпоративным картам представлять итоговый отчет (организация может разработать собственный шаблон отчета или предлагать сотрудникам заполнить форму АО-1);
сохранять все подтверждающие проведение каждой операции документы и прикладывать их к отчету (чеки, акты, накладные).

Бухгалтерия после получения отчетов от ответственных должностных лиц о расходовании средств с корпоративных карт сверяет данные с банковскими выписками. При выявлении недостач, связанных с необоснованным или нецелевым расходом средств с корпоративной карты, сумму ущерба предприятие может удержать с сотрудника при выполнении ряда условий:

величина причиненного действиями ответственного лица ущерба может быть достоверно определена;
виновность конкретного работника доказана документально;
руководителем компании по итогам внутреннего расследования издан приказ об удержании суммы недостачи;
с момента фиксации факта возникновения недостачи или ущерба до дня издания приказа об удержании из зарплаты виновного определенной суммы прошло не более месяца;
предполагаемые удержания не оспариваются виновным лицом.

ВАЖНО! При помощи корпоративных карт нельзя выдавать сотрудникам заработную плату и социальные пособия.

Количество корпоративных карточек для одного предприятия не ограничивается. Организация может заказать в банке несколько именных карт или неименных, привязать их к одному или разным счетам. Для каждого пластика существует возможность ограничения суммы расходов путем установки индивидуальной величины лимита.

При помощи корпоративной карты можно осуществлять такие расходные операции:

оплата затрат работников, находящихся в командировке; ;
реализация переводов в пользу коммунальных служб;
проведение расчетов с контрагентами;
закупка малоценных активов;
оплата счетов за услуги, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью компании.

Вопрос: Как отражаются в учете расчеты за приобретаемые материалы для хозяйственных нужд, которые оплачиваются работником организации с использованием корпоративной банковской карты?
Посмотреть ответ

Порядок расчетов и лимит расходов

Чтобы работа с картами внутри компании была отлаженной, рекомендуется отслеживать порядок использования ресурсов корпоративных карточек сотрудниками. Для этой цели можно утвердить локальный акт, регламентирующий схему расчетов по карте и периодичность составления отчетов по израсходованным деньгам.

Внутренний регламент пользования корпоративной картой выполняет ряд задач:

минимизирует риски возникновения споров с налоговыми инстанциями в вопросах снятия наличности с карт;
утверждает перечень ситуаций, в которых работодатель имеет право предъявить претензии ответственному сотруднику за нецелевой расход денег, выявленные недостачи или злоупотребления;
делает максимально прозрачным и понятным процесс удержания недостач по карте с виновных лиц.

В утвержденных на предприятии правилах использования корпоративных карт необходимо зафиксировать лимиты по разным типам расходных действий, утвердить список допущенных к деньгам на пластике работников и установить временные рамки таких допусков. В локальном акте должен быть приведен шаблон отчета о расходовании средств с карты, сроки его сдачи в бухгалтерию. Сотрудники, которые наделены правом осуществления расчетов при помощи корпоративных карточек, обязательно оформляют расписку о сохранении ПИН-кода к пластику в тайне от третьих лиц.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Во внутреннем положении о порядке использования корпоративных платежных карт необходимо предусмотреть раздел для описания мер ответственности за нарушения финансового характера для персонала, допущенного к пользованию корпоративными пластиковыми карточками.

Если компания открыла кредитную карту или дебетовую с овердрафтом, то установленный по ней лимит денег может быть увеличен за счет ресурсов обслуживающего банка. В этом случае у предприятия появятся кредитные обязательства перед финансовым учреждением.

ЗАПОМНИТЕ! Кредит относится к группе полученных только после того, как наличные или безналичные кредитные деньги прошли процедуру списания. Именно в этот момент и должны быть отражены в бухгалтерском учете краткосрочные кредитные обязательства в сумме использованного кредитного лимита.

На подотчетных лиц при условии использования корпоративных карт не распространяются нормы лимитов, установленные Центробанком в Указании от 07.10.2013 г. №3073-У.

Учет, проводки

Факт выдачи сотруднику платежной корпоративной карточки не должен отражаться в бухгалтерских записях компании. Проводки составляются при наличии осуществленных операций с использованием такого типа карт. Все расчеты с применением этих платежных инструментов показываются на 55 счете. Данные из отчетов лиц, допущенных к расходованию средств с карт, заносятся на 71 счет. Аналитика ведется с разбивкой на карточные счета и отдельно по каждому подотчетному лицу.

Все операции в учете могут отражаться через такие корреспонденции:

Д55 – К51 – средства на карточном счете были пополнены с расчетного счета компании.
Д55 – К66 – возникли кредитные обязательства перед банком вследствие перерасхода имеющихся ресурсов на кредитной корпоративной карте.
Д91 – К55 – произошло списание средств с корпоративной карточки в счет оплаты комиссионного вознаграждения банку.
Д71 – К55 – работником произведена расходная операция с применением корпоративной карты.
Д25 (или 26, 60, 10, 44, 76) – Д71 указанные в отчете подотчетного лица суммы приняты к учету.
Если был задействован кредитный лимит, начисленные по нему проценты показываются проводкой Д91 – К66.
Д66 – К55 – кредит по корпоративной карте погашен.

Если средства на картсчете пополняются иностранной валютой, то их остатки на отчетные даты должны быть переоценены. Возникающие при этой процедуре курсовые разницы показываются на 91 счете.

При отсутствии у бухгалтерии компании оперативного доступа к банковским выпискам по карточным счетам записи в учете делаются с участием 57 счета:

Д71 – К57 – произведен расход с карточки подотчетным лицом;
Д57 – К55 – отражены данные из отчета подотчетного лица и банковской выписки о расходовании средств с корпоративной карты.

Последняя проводка создается датой получения подтверждающих движение по счету документов из обслуживающего финансового учреждения. Если сотрудник не смог документально обосновать осуществленные им с карты расходы, то затраты показываются по выписке банка проводкой Д73 – К55. Эти суммы должны быть либо подтверждены работником, чтобы установить факт их экономической целесообразности, либо возвращены ответственным лицом.

Бухгалтерский учет безналичных расчетов — одна из важных составляющих учета на предприятии. Помимо большего удобства и прозрачности таких расчетов для юрлиц, действуют и положения законодательства, в определенных случаях прямо требующие именно расчетов безналичными средствами. Об особенностях учета безнала расскажем далее.

Нормативная база по безналичным расчетам

Основы регулирования безналичных денежных расчетов между юрлицами сформулированы в гл. 46 ГК РФ. В том числе Гражданским кодексом установлены:

обязанность юридических лиц (и предпринимателей) вести основные расчеты по коммерческой деятельности в безналичном порядке (п. 2 ст. 861 ГК);
порядок проведения безналичных расчетов (п. 3 ст. 861 ГК);
основные формы безналичных расчетов в РФ: платежное поручение, чек, аккредитив, инкассо, а также свобода выбора формы расчетов юрлицами (ст. 862 ГК).

Дальнейшая организация бухгалтерского учета безналичных расчетов должна вестись исходя из принципов, закрепленных в ГК РФ.

Для целей бухучета и ведения первичной документации применяются дополнительно:

Основная первичка по безналичным расчетам

Формы и порядок оформления первичных документов, являющихся основанием для банковских расчетов и подтверждением их совершения, утверждены Положением № 762-П. Основные виды первички при безналичных расчетах — это:

Платежное поручение (ф. 0401060) — применяется для рублевых расчетов в РФ (по Положению № 762-П). В соответствии с поручением банк обязуется перевести денежные средства плательщика указанному в документе получателю. Является самым распространенным документом в безналичных расчетах.
Платежное требование (ф. 0401061) — тоже для рублевых расчетов. Требование выставляет банку получатель средств. Банк переводит средства либо с согласия плательщика (с акцептом), либо без его участия (если это предусмотрено договором).
Инкассовое поручение (ф. 0401071) — для расчетов в рублях. Применяется в случаях, когда средства переводятся по взысканию со стороны получателя (в особых случаях аналогичные взысканию условия могут быть отражены в договоре — тогда тоже применяется инкассо). Использование инкассо требует выполнения нескольких условий:

возможность списывать средства по инкассо должна быть отражена в договоре банковского счета;
у банка должны иметься сведения о получателе денег, с подтверждением права получателя выставлять инкассо.

Аккредитив (ф. 0401063) — для расчетов в рублях. Посредством аккредитива плательщик поручает банку перевести деньги получателю при выполнении им определенных условий (обычно после предъявления банку пакета документов, подтверждающих определенные выполненные действия). Аккредитивная форма безналичных расчетов помогает обеспечить гарантии по сделке.
Выписка банка (единая форма не установлена, поэтому может немного отличаться в разных банках) — показывает движение средств на лицевом счете клиента в банке. Для целей бухгалтерского учета безналичных расчетов следует иметь в виду, что традиционно выписка формируется именно так, как операции клиента отражаются на счете банка, т. е. зеркально.

Общий порядок бухгалтерского учета безналичных расчетов

Условно бухгалтерский учет безналичных расчетов можно разделить на 3 части:

Как заполнить платежное поручение при расчетах между контрагентами, подробно разъясняется в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.

Типовые проводки по рублевым счетам в банках происходят с применением счета 51 действующего Плана счетов:

Расчетный счет - в бухгалтерском учете все движения денежных средств по нему находят отражение на счете 51. Рассмотрим, для чего предприятию нужен расчетный счет и как производится регистрация рублевых безналичных хозопераций в бухучете, в нашей статье.

Что такое расчетный счет

Преобладающая часть расчетов между юрлицами осуществляется в безналичном формате — путем перечисления денежных средств со счета одного контрагента на счет его партнера по сделке. Посредническую функцию при таких переводах выполняет банк.

А для того, чтобы безналичные денежные переводы стали возможны, предприятию необходимо открыть в банке расчетный счет. Этот счет клиент банка может использовать как для хранения свободных денежных средств, так и для проведения расчетных операций, а также снятия с него наличных (в установленных законом случаях).

ВАЖНО! В настоящее время не существует законодательных норм, обязывающих ИП иметь расчетный счет. Такая обязанность есть только у предприятий. Однако предприниматели, не имеющие расчетного счета, на практике могут столкнуться с проблемами при заключении договоров с партнерами.

Каждому расчетному счету банк присваивает определенный номер, а каждому клиенту — лицевой счет для учета движения денежных средств. Безналичные платежи в рамках расчетного счета осуществляются банком строго с согласия клиента — владельца этого счета. И только в некоторых случаях деньги могут быть списаны принудительно.

При открытии расчетного счета ИП или юрлицу банк передает сведения в ФНС. Организация может получить справку из ФНС об открытых расчетных счетах. Как это сделать, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

О том, как и когда банк может распорядиться деньгами клиента без его согласия, читайте в статье «Безакцептное списание — это. ».

Общая схема движения денежных средств на расчетном счете выглядит следующим образом:

Синтетический учет хозопераций, осуществляемых с использованием расчетного счета, в бухучете ведется на счете 51 «Расчетный счет» (приказ Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Данный счет относится к активным: по его дебету отражается остаток свободных денежных средств хозсубъекта, а также любые денежные поступления, а по кредиту проходят все списания.

Покупки по корпоративной карте нужно отражать в 1С по особым правилам. Кроме того, оформление и самой карты имеет некоторые нюансы и особенности.

Оформление корпоративной карты

Часто корпоративная карта оформляется посредством заключения договора на открытие отдельного банковского счета компании. Но также ее можно оформить с привязкой к текущему расчетному счету.

Корпоративная карта относится к одной из существующих платежных систем, например, VISA или Mastercard. Она оформляется на директора или какого-то материально ответственного работника.

Бизнес-карта используется для:

снятия налички с расчетного счета и безналичной оплаты расходов (включая командировочные или представительские расходы), как в рублях, так и в иностранной валюте. Использовать карту можно и в России, и за рубежом;
проведения других операций в рублях, не запрещенных российским законодательством;
проведения других операций в иностранной валюте, но только при соблюдении требований валютного законодательства РФ.

Данные моменты указаны в п. 2.5 Положения ЦБ от 24.12.2004 г. № 266-П.

Отражение в бухучете операций с корпоративной картой

Операции по корпоративной карте при оплате расходов или снятии наличных денег отражаются корреспонденцией:

При этом не требуется использовать сч. 55 и его субсчета, если карта привязана к текущему расчетному счету.

Отражение в 1С операций по корпоративной карте при покупках

Для отражения таких операций в 1С предусмотрено два способа. При этом пользователь самостоятельно выбирает, какой именно вариант он будет использовать:

автоматически выгружать информацию из сервиса Клиент-банк;
вручную вносить информацию в программу.

Способ 1

Он предусматривает автоматическую выгрузку информации из сервиса Клиент-банк. Действие производится в несколько шагов:

Шаг 1 — Формирование из сервиса Клиент-банк файла для скачивания в 1С.

Формирование файла на скачивание можно произвести так:

Шаг 2 — Загрузка файла с выпиской в программу 1С.

Загрузка файла производится так:

Шаг 3 — Выбор операции «перечисление подотчетному лицу».

При выборе нужно указать материально ответственное лицо, которое будет получателем средств — это тот, на кого оформлена корпоративная карта.

После выгрузки информации о корпоративной карте нужно выбрать соответствующую операцию:

1С автоматически укажет статью расходов — «выдача подотчетных сумм». При этом должна сформироваться правильная корреспонденция — Дт 71 Кт 51.

Шаг 4 — Оформление авансового отчета в сроки согласно положениям учетной политики компании.

Способ 2

Он предусматривает ручное внесение информации в программу 1С (актуально для получения банковских выписок в бумажном виде). Действие производится в несколько шагов:

Шаг 1 — Выбор назначения платежа, например, «отражение операции с картой VISA Business».

Пользователь заходит в раздел «Банк и касса» для оформления документа «Списание с расчетного счета». В нем нужно указать вид операции «Перечисление подотчетному лицу» и получателя — на кого оформлена корпоративная карта.

Создание операции по бизнес-карте проводится так:

Когда операция проведена, а документ записан, сумма операции отразится по Дт 71.

Шаг 2 — Оформление авансового отчета в сроки согласно положениям учетной политики компании. Данный алгоритм применяем при любом режиме налогообложения.

Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Документ "Операции платежным картам" предназначен для отражения оплаты по картам. Данный документ создает проводки по 57 счету и именно в нем можно выбрать к какой системе налогообложения будет отнесен доход, если у вас применяется совмещение двух режимов налогообложения.

Не нужно путать понятие «безналичные оплаты» по банковским картам от физического лица и безналичные оплаты от юридического лица через расчетный счет.

Для учета по данному документу необходимо настроить функциональность программы 1С 8.3.

Для этого переходим в раздел Администрирование – Функциональность – вкладка Банк и касса – должна стоять галка «Платежные карты».

Проведение операций по платежным картам в автоматизированной и неавтоматизированной точке различаются, рассмотрим оба варианта.

Неавтоматизированная торговая точка

После включения функциональности переходим в раздел Банк и касса – Операции по платежным картам. По кнопке Создать создаем документ.

Указываем вид операции – Оплата от покупателя.
Контрагента можно создать, как розничного покупателя.
Создать вид оплаты. Наименование может быть любое, далее выбираем контрагента Банк, указываем договор эквайринга с этим банком. Если терминал к 1С не подключен, то не указываем его. Счет расчетов по умолчанию стоит 57.03. Здесь же указывается процент комиссии банка.
В поле Сумма указывается сумма перевода.
Для заполнения поля Договор можно создать договор для Розничного покупателя и назвать его «Без договора».
Указывается ставка НДС, счет, если он был. И при совмещении режимов налогообложения у вас будет поле для выбора Аванс в НУ.

Указываются счета расчетов с контрагентом и принцип погашения задолженности.

После заполнения документа и проведения будет сформирована проводка Дт 57.03 Кт в зависимости от указанного счета расчетов с контрагентом.

После этого должно быть создано поступление на расчетный счет с видом операции «Поступление по платежным картам» от контрагента-банка и сформированы проводки Дт 51 Кт 57.03. Комиссия банка будет рассчитана автоматически в соответствии с той суммой, что указана в Виде оплаты.

Автоматизированная торговая точка

Если торговая точка автоматизирована, то банковский эквайринг проводится достаточно просто. Для совершения операции нужно в разделе «Продажи» выбрать пункт «Отчет о розничных продажах». Откроется список отчетов о продажах, в этом списке нужно выбрать отчет, к которому будем привязывать оплату картой, переходим на вкладку «Безналичные оплаты».

Вид оплаты аналогично создается и заполняются в нем поля:
• Способ оплаты - платежная карта;
• Наименование - указываем оплата через терминал АТТ;
• Контрагент - указываем банк, с которым у организации заключен договор;
• Договор - заполняется из реквизитов контрагента;
• Счет расчетов - по умолчанию стоит 57.03
• Банковская комиссия - %, который мы платим банку за каждую операцию.
В поле Сумма указывается сумма, которую заплатили картой. Формируются следующие проводки.

Деньги уже списались с карты покупателя, но в 1С еще не отражено поступление на расчетный счет. Отразить поступление нужно через загрузку банковской выписки. Данный пункт находится в разделе Банк и касса – Банковские выписки – Поступление на расчетный счет с видом операции «Поступление по платежным картам» от контрагента-банка и сформированы проводки Дт 51 Кт 57.03. Комиссия банка будет рассчитана автоматически в соответствии с той суммой, что указана в Виде оплаты.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: