На каком счете отразить топливные карты выданные сотрудникам

Обновлено: 25.04.2024

Развитие сферы безналичных платежей ведет к возникновению новых способов взаимодействия между контрагентами. Все большую популярность набирают заправки автомобилей с использованием единого лицевого счета потребителя. Расскажем о том, как вести бухгалтерский учет ГСМ по топливным картам, в нашей статье.

Топливные карты для юридических лиц

Топливная карта (ТК) позволяет держателю приобретать ГСМ без использования наличных средств и банковской карты.

Покупателем топлива при этом выступает ИП или организация, заключившие договор поставки и пополнившие свой лицевой счет. В большинстве случаев сотрудничество предполагает предоплату: если на лицевом счете не остается средств, топливные карты могут быть заблокированы поставщиком.

Держателем ТК выступает работник покупателя, который обязан отчитываться за каждую заправку по путевому листу.

Топливные карты для юридических лиц и ИП позволяют:

• усилить контроль за использованием водителями топлива;
• сократить оборот средств, выдаваемых под отчет;
• большинство поставщиков применяют общую систему налогообложения, поэтому топливные карты дают еще и вычет по входящему НДС.

Договор поставки ГСМ в таком случае включает условия о цене топлива. Возможные варианты:

• цена устанавливается на уровне розничной (т.е. цена стелы на АЗС);
• цена стелы увеличивается на процент за обслуживание карт;
• цена фиксируется на срок действия договора;
• от цены стелы дается скидка (например, при покупке более 10 000 л топлива в месяц).

При любом из вариантов покупатель получает доступ к личному кабинету на сайте поставщика, в котором возможно формирование перечня заправок (так называемых транзакций) и оборотов по каждому держателю.

Дополнительно личный кабинет для учета топлива по топливным картам дает возможность пользователю:

• указать вид топлива;
• установить лимит по ТК: в рублях или литрах, за месяц или в день;
• проверить остаток лимита или увеличить его при необходимости;
• заблокировать утерянную карту.

Расскажем о том, как вести учет топливных карт.

Учет топливных карт

ТК могут быть платными или бесплатными. В любом случае пользователь вправе организовать забалансовый учет носителей, например, на счете 012 в разрезе работников - держателей карт.

Приобретение ТК за плату оформляется аналогично покупке ТМЦ с последующим списанием на счета затрат.

Деятельность ряда компаний неразрывно связана с использованием транспортных средств. Эксплуатация ТС предполагает траты на приобретение бензина, топлива. Бухгалтеру нужно осуществлять учет топливных карт (ТК). Выполняется это по особым правилам, которые будут разниться в зависимости от типа субъекта: бюджетный или коммерческий.

Вопрос: Как отразить в учете организации, оказывающей транспортные услуги, операции по приобретению топлива для автомобилей с использованием топливных карт, которые поставщик предоставляет бесплатно?
Посмотреть ответ

Что собой представляют топливные карты

Топливная карта представляет собой инструмент для учета отпуска ГСМ. Нужна она не для совершения платежей, но для обеспечения строгой отчетности. Существуют эти разновидности ТК:

• Лимитированные. На карту заносится определенный объем бензина. Устанавливается предельный объем трат ресурса за некий период.
• Нелимитированные. Расход бензина не ограничивается. Тратить ресурс можно в том объеме, в котором он находится на карте.
• Литровые. Приобретаются литры ресурса. Отпуск бензина происходит вне зависимости от его фактической стоимости.
• Денежные. Пополняется ТК. Ресурс приобретается по его актуальной рыночной стоимости.

Выбор карты зависит от специфики деятельности компании, от удобства персонала.

Вопрос: Как отразить в учете приобретение топливных карт?
Организация, оказывающая автотранспортные услуги, заключила договор поставки с топливной компанией на приобретение топлива на АЗС с использованием топливных карт (технических средств учета отпуска топлива, не являющихся средством оплаты топлива).
Поставка топлива производится путем его выборки на АЗС поставщика через топливораздаточные колонки с использованием терминалов для приема топливных карт. В месяце заключения договора организация перечислила поставщику денежные средства в оплату стоимости изготовления 15 топливных карт в сумме 1 800 руб. (в том числе НДС 300 руб.).
Срок действия топливных карт составляет 24 месяца, после чего они заменяются на новые (без доплаты). В соответствии с учетной политикой для целей бухгалтерского учета имущество со сроком полезного использования свыше 12 месяцев, стоимость которого не превышает 40 000 руб., учитывается в качестве материально-производственных запасов (МПЗ). Согласно учетной политике для целей налогообложения стоимость имущества, не являющегося амортизируемым, в полной сумме списывается на расходы на дату его передачи в эксплуатацию.
Посмотреть ответ

Рекомендации по учету

Существует определенная специфика ГСМ. В частности, в процессе образуется временной разрыв между поставкой в бухгалтерию соответствующих бумаг и датой заправки ТС. Заправка транспортных средств осуществляется каждый день, а отчеты от поставщика материалов поступают в заключительный день месяца. Рассмотрим базовые правила по учету:

• Нужна Учетная политика, а также План счетов.
• Специалисту необходимо открыть счет и субсчет. Альтернативный вариант – отражение на забалансовом счете.

Как отражать приобретение бензина по топливным картам и его списание в расходы в бухгалтерском и налоговом учете?

ВАЖНО! Все перечисленные документы должны быть в фирме в обязательном порядке. На их основании осуществляется бухучет. Это актуально и для коммерческих, и для бюджетных предприятий.

Топливные карты в бухучете

ТК без учета ГСМ фиксируются в числе МПЗ по реальной себестоимости. Траты относятся к центральным направлениям работы. Расходы по тратам на приобретение ТК помещаются на счет 10.6. Учет исполняется на базе накладной и соглашения на поставку. Рассмотрим используемые проводки:

• ДТ60 КТ51. Перевод средств за создание карт. Первичкой является банковская выписка.
• ДТ10 КТ60. ТК отражаются в структуре МПЗ. Первичкой являются накладная и соглашение на поставку.
• ДТ19 КТ60. Учет НДС по карте. Документом-основанием является счет-фактура.
• ДТ68 КТ19. Принятие НДС к вычету. Первичка: счет-фактура.
• ДТ20, 26, 44 КТ10. Списание стоимости ТК. Первичкой будет являться справка из бухгалтерского отдела.

Специалист, получающий карту, не приобретает наличных средств. Поэтому предоставленную ТК не следует отражать на счете 71. Также в бухучете не фиксируется выдача карты специалисту.

Бухучет трат на топливо

Информация с терминалов АЗС направляется в центр организации. Происходит ее обработка, после чего оформляется отчет об операциях по ТК. Поставщик на заключительный день месяца направляет фирме, заказавшей карту, эти документы:

• Счет-фактуру.
• Помесячный отчет по платежам.
• Накладную.
• Акт сверки взаиморасчетов.

В документах должен быть указан объем реально приобретенных литров ГСМ. Информация сверяется с отчетами, составляемыми на базе путевых листов и квитанций. Учет топлива на счете 10-3 производится на базе накладной и отчета. Рассмотрим используемые проводки:

• ДТ60.2 КТ51. Предоплата за топливо. Первичка: банковская выписка.
• ДТ10.3 КТ60.1. Принятие топлива, приобретенного по карте, к учету. Документы: соглашение о поставке.
• ДТ19 КТ60.1. Учет НДС. Документ: счет-фактура.
• ДТ68 КТ19. Учет НДС на основании записи в журнале закупок.
• ДТ60.1 КТ60.2. Зачет предоплаты. Первичка: справка из бухгалтерии, а также акт сверки взаиморасчетов.
• ДТ20, 26, 44 КТ10.3. Списание стоимости топлива. Документы: путевый лист.

Если первичный документ отсутствует, проводка выполняться не может.

Налоговый учет

Учетной политикой устанавливается, по какой форме трат будет фиксироваться приобретение ТК. НДС с приобретения будет приниматься к учету после этих операций:

• Принятие ТК к учету.
• Получение счет-фактуры.
• Приобретение ТК для выполнения действий, облагаемых НДС.

Траты на топливо относятся к тратам по стандартным направлениям работы. Для снижения налогооблагаемой базы бухгалтер должен выполнить эти действия:

• Обоснование трат, если они не превышают норму.
• Подготовка документов, которые подтверждают расходы.
• Подготовка доказательств того, что топливо приобреталось с целью получения прибыли.

При списании стоимости на затраты выполняется эта проводка: ДТ20, 23, 26, 44 КТ10-3. Списание себестоимости ГСМ. Проводка выполняется на базе путевого листа.

Проводки по ТК для бюджетных субъектов

Проводки по ТК будут следующими:

• ДТ120105510, КТ1302022730, 120101610. Фиксация стоимости приобретенных карт.
• ДТ120822560 КТ120105610. Фиксация цены карт, предоставленных водителю.
• ДТ110503340 КТ120822660. Фиксация цены топлива, оплаченного ТК денежного типа.
• ДТ110503340 КТ120822660. Отражение цены топлива, которое приобретено по литровой карте.
• ДТ140101222 КТ110503440. Фиксация стоимости ресурса, направленного на текущие траты.
• ДТ110601310 КТ110503440. Фиксация цены топлива, направленного на ведение центральной деятельности.

К СВЕДЕНИЮ! Эти проводки также должны основываться на первичных документах. В них фигурирует не только содержание операции, но и сумма по ней.

Законодательное обоснование

Учет осуществляется на базе этих нормативных актов:

• Пункт 5, 6 ПБУ 5/01. Процедура оприходования топлива.
• Статья 223 ГК РФ. Переход прав на ресурсы на дату оплаты.
• Статья 458 ГК РФ. Переход прав на дату фактического отпуска. То есть это дата заправки ТС.
• Пункт 1 статьи 172 НК РФ. Принятие НДС с приобретения топлива к вычету.
• Пункт 52 Инструкции по учету, утвержденная Приказом Минфина №148н от 30 декабря 2008 года.

Также учет ТК регулируется пунктом 1 статьи 252 НК РФ. В этом нормативном акте указано, что израсходованное топливо нужно подтверждать при помощи документов.

Распространенные ошибки

Рассмотрим частые ошибки, которые допускает бухгалтер:

• Учет выдачи карты сотруднику на счете 71.
• ТК не отражены на забалансовом счете, так как они выданы безвозмездно.

Если ТК выдаются бесплатно, отразить их нужно на забалансовом счете 006 по условной стоимости. То есть стоимость одной карты составит рубль.

Топливная карта – это практичный инструмент для покупки горюче-смазочных материалов в организациях, где активно эксплуатируется автотранспорт. Как работать с такими картами? Кому их можно выдавать? Как отобразить бухгалтеру прием и отпуск топливных карт? Разбираемся с нюансами бухучета карт для топлива в нашем обзоре.

Зачем нужна топливная карта

Топливную карту также называют заправочной картой и бензиновой картой.

Топливная карта для юридических лиц — это метод расчета за ГСМ на АЗС. Топливные карты для физических лиц аналогично могут применяться, однако в нашем обзоре мы остановимся на особенностях работы с топливными картами для ИП и юрлиц.

Рассмотрим, как работает топливная карта. Организация или ИП заключает договор на топливные карты с выпускающей их компанией. Это может быть поставщик топлива или посредник. По одному договору допускается получение нескольких карт.

Организация принимает топливные карты на учет в бухгалтерии (как это сделать, мы опишем ниже) и выдает сотрудникам. Как правило, это водители, но заправочную карту может получить любой сотрудник, который по своим рабочим обязанностям перемещается на авто и заправляет его бензином. Это может быть директор, менеджер, курьер и так далее. Иными словами, оформить топливную карту могут не только транспортные организации, но и любые другие, где используется транспорт для предпринимательских целей.

Сотрудники расплачиваются на заправках не наличными деньгами, не корпоративными картами, а топливными. Таким образом, можно пользоваться топливной картой как любой другой банковской картой — в качестве средства платежа.

В конце месяца (или с иной периодичностью) организация — эмитент топливных карт представляет отчет по потраченным средствам, а также полный пакет закрывающих документов, который включает в себя и счета-фактуры.

Нюансы топливных карт

Особенности применения топливных карт зависят от условий договора с организацией — эмитентом топливной карты. Приведем примеры дополнительных опций при использовании топливных карт помимо оплаты топлива на заправках, в зависимости от условия конкретного договора:

В чем заключаются преимущества топливной карты:

Организация — эмитент бензиновых карт предоставляет доступ в личный кабинет, где можно следить и управлять топливными картами: менять лимиты по расходам на каждую карту, получать подробную информацию в режиме реального времени по расходам (на какой заправке, в каком количестве и на какое топливо были произведены расходы), получать счета на внесение авансовых платежей.

Топливные карты поступили: как учесть

Итак, мы расписали все преимущества топливных карт для юридических лиц. Как оформить такую карту и как вести учет топливных карт в организации?

Для начала выбираем подходящего нам по условиям эмитента топливных карт и заключаем с ним договор.

Получаем топливные карты в необходимом количестве. Карта может предоставляться как бесплатно, так и за плату.

Прием топливных карт от организации-эмитента происходит по акту приема-передачи топливных карт.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете зависит от того, выделена ли отдельной строкой цена топливной карты в документах передачи их в организацию или нет.

Допустим, эмитент топливных карт передал по акту десять карт на заправку с выделенной ценой 120 рублей за штуку (в том числе 20% НДС — 20 рублей). Счет-фактура входит в пакет предоставленных документов.

Топливные карты могут использоваться более 12 месяцев, их стоимость менее 40 000 рублей. Учитываем их на счете 10 «Материалы». Делаем следующие проводки:

Теперь допустим, что стоимостная оценка бензиновых карт при передаче не произведена. Этот факт не отменяет необходимости вести бухучет топливных карт. Если их стоимость не указана, то будем вести учет топливных карт на забалансовом счете, например 012, в условной оценке по 1 рублю за 1 штуку. В этом случае при поступлении карт делается проводка:

Топливные карты отпустили сотрудникам: как учесть

Далее топливные карты передаются работникам. Для этого нужно приказ о закреплении топливной карты за конкретным водителем. Приказы не имеют унифицированных форм. Приказ о закреплении топливной карты создается на обычном бланке приказа предприятия, который применяется и в иных случаях. Пример приказа вы можете бесплатно скачать по ссылке в начале нашей статьи.

Кроме того, необходимо заполнить журнал выдачи топливных карт, согласно которому топливные карты выдаются работникам под подпись. Форму журнала организация разрабатывает самостоятельно. Пример бланка журнала учета топливных карт для юридических лиц вы можете скачать в начале нашей статьи бесплатно.

Передача карт на топливо оформляется таким образом:

После отнесения затрат на топливные карты в расходы их учет в бухгалтерии не прекращается. Учет карт на бензин ведут на счете 012, который находится за балансом.

Если карты достались бесплатно и никаких проводок, отраженных в балансе, не делалось, то при передаче заправочных карт сотрудникам также не нужно не делать никаких дополнительных проводок.

В итоге в обоих случаях после передачи топливных карт есть забалансовый счет 012, на котором отражены заправочные карты, закрепленные за организацией.

Учет по топливным картам в 1С 8.3 производится с помощью обычных операций:

• оприходование карт для заправки — функционал «Поступление»;
• отпуск карт для заправки — функционал «Требования-накладные».

Как проводить топливо, купленное по заправочным картам

Учет ГСМ по топливным картам не отличается от учета ГСМ при оплате наличкой, так как применение топливных карт — это лишь способ оплаты бензина.

Учет топлива по топливным картам ведется через проводки:

Для списания ГСМ по топливным картам наличия и использования этих карт недостаточно. Напоминаем, что оплата ГСМ по топливным картам — это лишь подтверждение факта оплаты ГСМ. Для того чтобы принять в расходы затраты на ГСМ, необходимо подтверждение использования ГСМ в предпринимательской деятельности, то есть для получения дохода. Таким подтверждением могут служить путевые листы.

Если организация не относится к транспортным, то для учета трат на бензин в расходах заполнять путевки необязательно. Если на автомобилях установлена система слежения за транспортом — система мониторинга транспорта ГЛОНАСС, то обосновать использование бензина для предпринимательских нужд можно на основании данных, выдаваемых электронной системой слежения. Такими данными могут стать маршруты передвижения автотранспорта.

Нюансы отражения ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете ищите в «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе и получите алгоритм действий по учету ГСМ со ссылками на разъясняющие письма и нормативную базу.

Итоги

Заправочные карты — современное решение вопроса оплаты трат на содержание как автопарка, так и небольшого количества транспортных единиц в организации. Их, как правило, используют для оплаты топлива, но при особых договорных условиях с поставщиком карт ими можно оплатить и шиномонтаж, и автосервис, и прочие сопутствующие траты. Бензиновые карты после списания в бухучете продолжают учитываться за балансом на спецсчете. Для учета карт на заправку ведется журнал, где указано, какому именно работнику была выдана определенная карта.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Журнал учета приема и выдачи топливных карт — это реестр, который ведут АЗС после заключения договора с компанией о поставке горючего по пластиковым картам. Компании могут вести и свой внутренний журнал — для контроля расходования ГСМ водителями.

Как это работает

Топливные карты — это удобное платежное средство, которое помогает компаниям организовать контроль и снизить трудовые и денежные затраты на ГСМ. Чтобы средства не расходовались бесконтрольно, нужен учет. Для этого ведут журнал учета движения топливных карт — образец можно составить в произвольной форме, требований к оформлению документа нет.

Компания, которая хочет использовать электронные носители для оплаты ГСМ, заключает договор с поставщиком топлива. Такие соглашения предлагает большинство сетей АЗС.

Суть сервиса заключается в том, что организация перечисляет на смарт-карты денежные средства, которые можно использовать только для покупки топлива у сети АЗС. Перед этим с АЗС составляется договор на заправку автомобилей компании нефтепродуктами с использованием смарт-карт.

Приложением к договору может быть журнал регистрации топливных карт; бланк скачать обычно можно на сайте сети АЗС.

В конце месяца поставщик ГСМ выставляет компании акт (накладную), подтверждающий количество и стоимость приобретенного бензина, а также отчет, в котором указываются даты заправки и объемы заправленного топлива.

Как организовать документооборот в компании

Электронные носители передаются ответственным сотрудникам (водителям), которые используют их для оплаты. Для упорядочивания процесса используют журнал выдачи топливных карт: образец скачать может бухгалтер или другой ответственный за расход ГСМ сотрудник.

Федеральный закон 402-ФЗ «О бухучете» разрешает организациям разрабатывать первичные учетные документы самостоятельно. Порядок учета смарт-карт АЗС компания разрабатывает и утверждает в том виде, который ей удобен и который обеспечит правильный контроль за оборотом электронных носителей.

Если в организации много лиц, ответственных за оборот топлива, для контроля удобно использовать внутренний журнал учета. Его форма ничем не регламентирована, так что разработать вы ее можете сами, а можете воспользоваться нашим образцом.

Журнал учета выдачи топливных карт: образец

Чтобы соответствовать требованиям законодательства, в журнал движения смарт-карт АЗС необходимо включить следующие реквизиты:

Деятельность подавляющего большинства современных компаний предполагает использование транспортных средств независимо от того, идет ли речь о перевозке грузов, или на балансе только один директорский автомобиль. Это влечет за собой приобретение топлива, которое все чаще осуществляется с использование топливного пластика, упрощающего контроль расходов и минимизацию вероятности хищений со стороны водителей. При этом бухгалтеру на предприятии важно понимать, как правильно отражать данные операции в бухгалтерском и налоговом учете. Отражение операций в учете будут разниться в зависимости от того – является ли предприятие бюджетным или коммерческим.

Типы топливных карт

Топливная карта представляет собой современный инструмент расчета за ГСМ, но при этом она не является фактически платежным средством. Карты бывают следующих видов:

• Лимитированная – карта пополняется литрами бензина, и их расход строго регламентирован по времени. Можно установить лимит на день, месяц и т.д.
• Кошельковая – списание бензина с карты при заправке ограничено лишь балансом электронного кошелька.

Другая классификация топливного пластика основана на единицах измерения. Так, бывают карты литровые или рублевые. Вариант сотрудничества с топливной компанией и формат карты выбирается на предприятии с учетом специфики его деятельности. Можно также учитывать особенности учета данных операций, чтобы выбрать наиболее комфортный.

Топливные карты в бухучете

То, как будут отражаться операции по приобретению карт и работы с ними, необходимо закрепить в учетной политике предприятия. Речь идет не только о бухгалтерских счетах, задействованных для проводок – важно осветить вопрос шире и детальнее. А именно в учетной политике должны быть отражены следующие моменты:

• Как формируется стоимость нефтепродуктов (бензина, дизельного топлива, масел и т.д.) в моменты прихода и списания.
• Учитывается ли сезонный фактор.
• За каким подразделением закреплены карты, кто материально ответственные лица.
• Как выдаются топливные карты сотрудникам, и с какого момента они несут ответственность за находящиеся на них деньги и литры.
• Как отражать в учете – бухгалтерском и налоговом – расходы сверх установленных норм.

Помимо отражения информации по картам в учетной политике, необходимо разработать и организовать документооборот, который обеспечит прозрачность информации, полноту отражения и достоверность. Для этого потребуется следующий пакет документов:

• Путевые листы
• Журнал регистрации путевых листов
• Акты списания топливных карт

Для эффективной работы бухгалтерии в части учета топливных карт можно разработать собственные формы или воспользоваться типовыми бланками. Эти документы упростят сверки с компаниями-поставщиками топлива, которые рекомендуется проводить регулярно и максимально часто для минимизации вероятности хищений со стороны водителей.

Топливные карты в налоговом учете

Налогообложение затрат на приобретение топливного пластика – важный момент учета на предприятии. Его особенности важно также закрепить в учетной политике компании, касающейся налогообложения. В частности, необходимо осветить порядок отнесения расходов на пополнение карты – это может быть прямое списание на затраты, отнесение на расходы по содержанию автомобилей или на прочие расходы компании.

Важно помнить, что НДС в части стоимости топливной карты можно предъявлять к возмещению, но только после проведения карты по учету и при наличии счета фактуры в бухгалтерии компании. Напоминаем, что вычет НДС доступнее лишь для компаний, которые являются плательщиками налога на добавленную стоимость, и проводят информацию по картам в налогооблагаемых операциях.

Чтобы учитывать расходы на топливо для автомобилей предприятия в расчете налогооблагаемой прибыли, необходимо выполнение следующих условий:

• Обоснованность расходов
• Соответствие расходов установленным в учетной политике нормам
• Документальное подтверждение расходов
• Использование топлива с карт исключительно в рамках основной деятельности предприятия, нацеленной на получение дохода.

В связи с обозначенными выше требованиями, для снижения размера налогооблагаемой базы работник бухгалтерии должен обязательно выполнить следующие процедуры:

• Подготовить документы, подтверждающие расходы на приобретение (пополнение) топливной карты.
• Доказать, что фактически расход средств на топливо соответствует заявленным лимитам.
• Доказать, что топливо использовалось для заправки автомобилей, которые эксплуатируются в основном производстве для получения дохода предприятия.

Основные ошибки, которых стоит избегать

Во избежание проблем в ведении учета, обратите внимание на основные ошибки, с которыми сталкиваются бухгалтера на предприятиях, использующих топливные карты:

Читайте также:

  
• Как перевести деньги с карты белвэб на карту другого банка
  
• Что делать с банковской картой
  
• Банковская карта мегафон условия
  
• Можно ли вернуть деньги если перевел на карту ошибочно
  
• Как быстро приставы узнают о новой банковской карте