Где хранятся кредитные договора клиентов
Обновлено: 25.04.2024
ГК РФ Статья 922. Хранение ценностей в индивидуальном банковском сейфе
Перспективы и риски споров в суде общей юрисдикции. Ситуации, связанные со ст. 922 ГК РФ
1. Договором хранения ценностей в банке может быть предусмотрено их хранение с использованием поклажедателем (клиентом) или с предоставлением ему охраняемого банком индивидуального банковского сейфа (ячейки сейфа, изолированного помещения в банке).
По договору хранения ценностей в индивидуальном банковском сейфе клиенту предоставляется право самому помещать ценности в сейф и изымать их из сейфа, для чего ему должны быть выданы ключ от сейфа, карточка, позволяющая идентифицировать клиента, либо иной знак или документ, удостоверяющие право клиента на доступ к сейфу и его содержимому.
Условиями договора может быть предусмотрено право клиента работать в банке с ценностями, хранимыми в индивидуальном сейфе.
2. По договору хранения ценностей в банке с использованием клиентом индивидуального банковского сейфа банк принимает от клиента ценности, которые должны храниться в сейфе, осуществляет контроль за их помещением клиентом в сейф и изъятием из сейфа и после изъятия возвращает их клиенту.
3. По договору хранения ценностей в банке с предоставлением клиенту индивидуального банковского сейфа банк обеспечивает клиенту возможность помещения ценностей в сейф и изъятия их из сейфа вне чьего-либо контроля, в том числе и со стороны банка.
Банк обязан осуществлять контроль за доступом в помещение, где находится предоставленный клиенту сейф.
Если договором хранения ценностей в банке с предоставлением клиенту индивидуального банковского сейфа не предусмотрено иное, банк освобождается от ответственности за несохранность содержимого сейфа, если докажет, что по условиям хранения доступ кого-либо к сейфу без ведома клиента был невозможен либо стал возможным вследствие непреодолимой силы.
4. К договору о предоставлении банковского сейфа в пользование другому лицу без ответственности банка за содержимое сейфа применяются правила настоящего Кодекса о договоре аренды.
Глава 7. Юридическое дело
7.1. Юридическое дело должно быть сформировано банком на бумажном носителе и (или) в электронном виде по каждому счету клиента.
Одно юридическое дело может формироваться по нескольким счетам клиента. Случаи и порядок формирования одного юридического дела по нескольким счетам клиента определяются банковскими правилами.
По совместному счету должны формироваться юридические дела по каждому клиенту, либо в случаях и порядке, предусмотренных банковскими правилами, формируется одно юридическое дело по всем клиентам - владельцам совместного счета.
Юридическому делу клиента может быть присвоен порядковый номер в соответствии с банковскими правилами.
В случае если лицо, обратившееся в банк для открытия счета, является представителем нескольких клиентов, банк вправе поместить копии документов, удостоверяющих личность представителя (либо сведения об их реквизитах), а также документы, подтверждающие наличие у представителя соответствующих полномочий (либо сведения о них), в юридическое дело одного из клиентов, в чьих интересах действует представитель. При этом юридические дела иных клиентов должны содержать информацию, указывающую на юридическое дело, в которое помещены документы (сведения) о представителе этих клиентов. Порядок формирования юридических дел клиентов, по поручению и от имени которых действует один представитель, должен быть определен банковскими правилами.
7.2. В юридическое дело помещаются:
документы и сведения, полученные банком при открытии счета, а также документы и сведения, полученные в случае изменения документов и сведений, полученных банком при открытии счета;
договор (договоры) банковского счета, вклада (депозита), изменения и дополнения к указанному договору (указанным договорам), другие договоры, определяющие отношения между банком и клиентом по открытию, ведению и закрытию счета;
переписка банка с клиентом по вопросам открытия, ведения и закрытия счета;
утратившие силу карточки;
иные документы, касающиеся отношений между клиентом и банком по вопросам открытия, ведения и закрытия счета.
Не требуется помещать в юридическое дело условия договора банковского счета, вклада (депозита), которые определены банком в стандартной форме и размещены на сайте банка в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" либо доступ к которым предоставлен клиентам на постоянной основе иным способом.
Представленные и используемые при обслуживании клиентов карточки подлежат хранению в месте, определяемом банком самостоятельно.
7.3. При изъятии (выемке) документа (его копии), осуществляемом в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, на основании решения (постановления) государственного органа, в юридическое дело должны быть помещены документы (копии документов), полученные банком при изъятии (выемке) документа (его копии).
В случае составления одного документа при изъятии (выемке) документов из нескольких юридических дел в одно из юридических дел должен быть помещен документ (его копия), полученный банком при изъятии (выемке) документов, в другие юридические дела - заверенные банком копии указанного документа.
При изъятии (выемке) из юридического дела документа (его копии) банк обязан принять все необходимые и возможные в сложившихся обстоятельствах меры для помещения в юридическое дело копии изымаемого документа, заверенной в порядке, определенном банковскими правилами.
7.4. Банк обязан исключить несанкционированный доступ к юридическим делам клиентов при их хранении.
7.5. В случае прекращения обслуживания клиента в одном подразделении банка и перевода его на обслуживание в другое подразделение банка юридическое дело может быть передано из одного подразделения банка в другое в порядке, установленном банковскими правилами.
7.6. Юридические дела должны храниться банком в течение всего срока действия договора банковского счета, вклада (депозита), а после прекращения отношений с клиентом - в течение срока, установленного законодательством Российской Федерации для хранения документов, помещенных в юридическое дело.
Банковская ячейка — это металлический сейф, обычно небольшого размера — с пачку бумаги формата А4. В специальной защищенной комнате в банковском хранилище находится несколько десятков таких ячеек, которые сдают в аренду клиентам. На языке банкиров ячейка называется «индивидуальный банковский сейф».
В гражданском кодексе есть два типа договоров аренды такого сейфа:
- Использование ячейки для хранения ценностей: клиент передает свое имущество банку, и служащие кладут его в сейф, зная, что именно там будет лежать.
- Предоставление ячейки для хранения ценностей: банк сдает ячейку в аренду, что в ней находится — знает только клиент. Это самый распространенный вариант.
Что можно хранить
Когда клиент арендует ячейку, он получает фактически личный сейф, который находится в банке. Здесь можно держать не только деньги, но и драгоценности, важные документы, носители информации или предметы искусства — все ценное, что могут украсть из дома или офиса. Ячейку можно арендовать, например, на время отпуска.
В законе не оговорено, что можно хранить в банковской ячейке, но в договоре с банком может быть указан список запрещенных предметов. Источник: правила Сбербанка по использованию индивидуальных сейфов
Размеры банковских ячеек
Стандартный размер банковской ячейки: 21 см в ширину, 34 см в глубину и 5 см в высоту. Но клиенту могут предоставить сейф и большего размера: например, если предмет, который он хочет оставить в банке, не помещается в стандартную ячейку. У увеличенных сейфов глубина и ширина такие же , но высота больше. Поэтому когда говорят о размере ячейки — например, 10 см или 20 см, имеют в виду именно высоту.
В стандартную ячейку помещается до 30 денежных пачек по сто купюр. Это около 15 млн рублей, или 300 тысяч долларов. Соответственно, в сейф высотой 20 см можно положить сумму в четыре раза больше: 60 млн рублей или 1 млн 200 тысяч долларов.
Плюсы, минусы, риски банковской ячейки
Плюс ячейки в том, что содержимое сейфа принадлежит клиенту, а не банку. Поэтому, если у финансовой организации отзовут лицензию, хозяину вернут все содержимое ячейки, а не только 1,4 млн рублей, как если бы речь шла о вкладе. Ведь по договору клиенту должны обеспечивать доступ к сейфу. Даже после отзыва лицензии банк продолжает существовать как юрлицо, соответственно, он обязан выполнять условия договора.
Если деньги лежат в сейфе, то, в отличие от депозита, они не приносят дохода. Поэтому не стоит хранить их там годами — накопления обесценятся из-за инфляции.
Главный риск использования ячейки в том, что банк обычно не несет ответственности за сохранность содержимого. Если клиент откроет сейф, а он окажется пустым, хотя месяц назад там лежал мешок с бриллиантами, доказывать кражу придется в суде. При этом надо будет убедить суд, что в ячейке хранились именно бриллианты, а не баночка с десятирублевыми монетами.
Банк может вскрыть ячейку без ведома клиента только в исключительном случае. Например, при пожаре или землетрясении. Кроме того, изъять содержимое сейфа могут по решению суда. Еще в договоре может быть прописано, что ячейку вскроют, чтобы освободить сейф, если клиент перестанет платить за аренду.
Безопасность банковской ячейки
Главный плюс индивидуального сейфа — безопасность. Ячейки находятся в комнате с бронированной дверью и сигнализацией. Ограбление банка в реальной жизни — редкость, поэтому с ценностями вряд ли что-то случится, если в банке работают добросовестные сотрудники. В разных банках и разных отделениях одного банка меры безопасности могут заметно отличаться.
Что будет в случае кражи. Стандартный договор предусматривает только аренду ячейки — что лежит внутри, в банке не знают. Если банк все-таки ограбят, клиенту придется доказывать, что было в сейфе. Например, житель Твери через суд смог взыскать с банка, который ограбили, не только хранившиеся в ячейке деньги, но и неустойку и моральный ущерб. Правда, клиенту повезло — он смог доказать, что именно лежало в сейфе.
Можно заключить договор ответственного хранения ценностей — сделать опись содержимого. Если что-то случится, ущерб компенсируют. Правда, такую услугу предоставляют далеко не все банки, и стоит она дороже, чем просто аренда. Кроме того, не получится сохранить в тайне содержимое сейфа — ценности будет принимать и выдавать по описи сотрудник банка. Стоимость определит оценщик, за его работу придется заплатить отдельно. Некоторые банки принимают по договору ответственного хранения только деньги.
Содержимое ячейки можно застраховать. Если банк не предлагает такой услуги, придется обращаться в страховую компанию.
Как арендовать ячейку в банке
Чтобы арендовать сейф, надо заключить договор с банком. Если ячейку используют для передачи денег — например, во время купли-продажи недвижимости — договор будет трехсторонним. Его должны подписать продавец, покупатель и представитель банка.
После заключения договора клиенту выдадут ключ от сейфа. Некоторые банки выдают еще и специальную карточку, которая подтверждает право пользование ячейкой. Ее надо предъявить, чтобы получить доступ в комнату с сейфами.
Стоимость аренды. Чем дольше срок аренды, тем дешевле будет плата в пересчете на один день использования ячейки. Цены стартуют от 700 рублей в месяц за ячейку стандартного размера и зависят от банка, а также от города, в котором находится отделение — в небольших населенных пунктах стоимость аренды ниже. Чем больше сейф, тем дороже стоит аренда.
Кроме того, банк может попросить залог за стоимость ключа — 500—1500 рублей . Эти деньги вернут, после того как клиент освободит ячейку.
Некоторые банки предоставляют скидки на аренду ячеек своим постоянным клиентам — например, если у человека имеется депозит или банковская карта. Возможны специальные предложения для вип-клиентов .
Как правильно пользоваться ячейкой
У сейфа два замка: один ключ получает клиент, другой — находится в банке. Когда человек хочет воспользоваться ячейкой, сотрудник банка отпирает своим ключом ячейку и уходит из комнаты — чтобы не видеть, что именно будет находиться в сейфе. Так обеспечивается банковская тайна.
На всякий случай клиент может взять с собой свидетелей, чтобы те в случае пропажи содержимого могли доказать, что именно хранилось в ячейке. Правда, в банке может быть правило, что в комнату с сейфами допускают только одного клиента.
Если клиент заключил договор ответственного хранения, то служащий будет присутствовать, когда ценности закладывают в ячейку или достают из нее. Содержимое опишут — ведь в случае чего банку придется компенсировать пропажу.
Когда клиент положит или возьмет все, что ему нужно, он закрывает ячейку своим ключом. После этого сейф запирает банковский служащий.
Срок аренды. Снять ячейку можно даже на одни сутки. Максимальный срок неограничен. В договоре можно указать, чтобы банк автоматически продлил договор, когда закончится срок аренды, и снял плату со счета клиента, если он открыт в этом же банке.
Некоторые банки не предупреждают клиента об окончании срока. Если в договоре не прописано автоматическое продление аренды, служащие имеют право вскрыть сейф. Это происходит не сразу — как правило, сотрудники банка ждут еще около месяца. Конкретный срок указан в договоре.
Сначала читать, потом подписывать
Ячейку вскроют в присутствии комиссии, в которую входят служащие банка, и составят акт. Все находившиеся внутри предметы опишут и поместят в опломбированный мешок, который отправят в хранилище. Если клиент все-таки объявится, ему придется написать заявление о выдаче содержимого ячейки, а также заплатить штраф и компенсировать другие затраты банка, например, вскрытие замка.
Наследство. Если владелец ячейки умер, в течение полугода родственники должны обратиться к нотариусу, чтобы вступить в наследство. Если известно, что человек был клиентом конкретного банка, нотариус отправит туда запрос, чтобы узнать, какими услугами пользовался умерший. Некоторые нотариусы на всякий случай рассылают такие письма во все банки региона.
После получения такого запроса в банке должны вскрыть ячейку в присутствии нотариуса, свидетелей и наследников и описать содержимое сейфа. После этого наследник может прийти за этими ценными вещами. В банке надо будет предъявить паспорт и свидетельство о праве на наследство — его выписывает нотариус.
Владелец ячейки может подстраховаться и оформить завещание, указав в нем все принадлежащее ему ценное имущество — включая то, что хранится в сейфе. На всякий случай можно просто где-то записать о том, что у человека имеется ячейка — чтобы наследники узнали о ее существовании.
Расчет через банковскую ячейку при купле-продаже недвижимости
Условия сделки. Банковская ячейка используется в сделках с недвижимостью как гарантия передачи денег от покупателя продавцу.
Кто оплачивает ячейку. За ячейку обычно платит покупатель, который кладет в сейф деньги. Но стороны сделки могут договориться, например, что оплачивают услуги банка пополам.
Документы. Вместе с трехсторонним договором аренды ячейки подписывают дополнительное соглашение. Именно в нем указывают условия, по которым продавец получит доступ к деньгам в сейфе — сроки и документы, которые надо предъявить в банк. Если в течение указанного срока это не произойдет, покупатель может забрать деньги.
Договор аренды ячейки. В договоре должны быть указаны паспортные данные покупателя и продавца, условия и сроки доступа к сейфу. Кроме того, здесь же прописывают параметры банковской ячейки — ее номер, срок аренды, сумму оплаты, номер ключа, расписание доступа к хранилищу.
Также здесь может быть написано, что произойдет, если стороны передумают совершать сделку. Например, можно договориться, чтобы покупатель мог забрать деньги до истечения срока, но только в присутствии продавца.
При пересчете денег не должно быть лишних людей
До банковской ячейки деньги должен нести именно покупатель, потому что до перехода права — это его деньги. И пересчитывать деньги, когда их закладывают в ячейку, могут исключительно покупатель и продавец. Причем продавец может их только потрогать, но никак не перемещать.
Родственники, сочувствующие, а тем более риелтор не должны прикасаться к деньгам. Им лучше отойти в дальний угол и не вмешиваться. Иначе в случае недостачи тот же риелтор — если он помогал считать деньги и закладывать их в банковскую ячейку — в лучшем случае восстановит недостачу из своего кармана. В худшем он будет иметь дело с полицией и его могут побить — это реальный случай, который я знаю из практики.
Договоры, пожалуй, наиболее многочисленная категория юридических документов. Без них не обходится ни одна реально действующая компания. А раз так, то не будет преувеличением сказать, что юридическое подразделение любой компании сталкивается с вопросом: как организовать хранение договоров? От того, насколько грамотно это сделано, зависит, как быстро юрист найдет то или иное соглашение. И найдет ли его вообще. А между тем от скорости поиска может зависеть очень много. Например, результат многомиллионного судебного спора, в котором договор или допсоглашение к нему имеет ключевое значение. Выясним, как правильно организовать хранение гражданско-правовых договоров, чтобы ни один из них не потерялся, а нужный можно было найти за пару минут. В статье публикуем мнения экспертов, которые делятся своим опытом в этой сфере, приводим образцы журнала учета гражданско-правовых договоров, выдачи подлинников и копий договоров и относящихся к ним документов, а также формулировок в положение о договорно-правовой работе. Вы также найдете удобную таблицу по срокам хранения наиболее часто встречающихся на практике договоров.
Где хранить
В разных компаниях договоры 1 могут храниться в различных внутренних структурных подразделениях (до их передачи на архивное хранение). Такое хранение называют оперативным. Чаще всего выбирают один из трех вариантов (см. Схему).
Схема. Структурные подразделения, в которых обычно осуществляется оперативное хранение договоров
Каждый вариант хранения имеет свои преимущества и недостатки. Перечислим их.
1. Хранение договоров в юридическом (договорном) отделе. Самим юристам, конечно, удобнее, когда все договоры находятся у них под рукой. Тем более хранение этих документов в юротделе представляется логичным. Ведь именно юристы разрабатывают тексты договоров своих компаний и проверяют соглашения, полученные от контрагентов. Кроме того, в юротделе обычно хранятся и сопутствующие документы: деловая переписка, протоколы разногласий, претензии и пр.
Впрочем, такой выбор места хранения не идеален. Юристам придется отвлекаться и тратить время на то, чтобы выдавать копии договоров другим подразделениям. Той же бухгалтерии или отделам закупок и продаж. А, возможно, еще и представлять их в налоговую по требованиям инспекторов.
В крупных организациях обычно создается не просто юротдел, а большое подразделение со своей внутренней структурой. Например, правовой департамент может включать в себя несколько отделов по разным направлениям юридической работы, в т.ч. договорный отдел. При значительном объеме договорно-правовой работы именно на договорный отдел возлагаются задачи по организации подготовки, визирования, подписания и учета договоров, изменений и дополнений к ним, приложений и пр., а также оперативному систематизированному хранению всех этих договорных документов, мониторингу сроков их хранения и своевременной передаче их на архивное хранение, выдаче копий договоров и их подлинников по запросам как проверяющих лиц, так и сотрудников самой компании и т.д. Указанные задачи обычно фиксируются в положении о договорном отделе и более обобщенно – в положениях о вышестоящих по оргструктуре компании подразделениях, а конкретные трудовые действия работников договорного отдела расписываются в должностных инструкциях и/или трудовых договорах.
Для упорядочения работы часто принимаются и другие локальные нормативные акты, например:
- положение о договорно-правовой работе;
- регламент подготовки, согласования, подписания и учета договоров и связанных с ними документов;
- инструкция о порядке и сроках хранения договоров и пр.
Подчеркнем, что регламентация порядка хранения договоров в организации, равно как и фиксация должностных обязанностей сотрудников, которые ответственны за такое хранение, – очень важный момент независимо от того, на какое именно подразделение возлагается эта функция.
2. Хранение договоров в бухгалтерии. Этот способ тоже по-своему логичен. Ведь именно бухгалтерия хранит все первичные документы к договорам. В случае запроса от налоговой инспекции бухгалтеры имеют возможность представить полный пакет документов по каждой сделке. Минус в том, что юристам договоры, как правило, нужны гораздо чаще, чем бухгалтерам. А значит, и те, и другие могут тратить свое рабочее время не рационально. Бухгалтеры вынуждены искать и выдавать копии документов. А юристы – обращаться к ним для получения нужного соглашения.
3. Хранение документов в канцелярии (делопроизводственном отделе или ином подобном подразделении). Этот способ обычно используют в крупных компаниях, где создано внутреннее подразделение, которое занимается организацией делопроизводства и документооборота, хранением бумаг. В такой ситуации канцелярия осуществляет систематизированное оперативное хранение договоров и в соответствии с регламентом своей работы, инструкцией по делопроизводству и др. подобными локальными нормативными актами централизованно передает копии договорных документов в соответствующие подразделения или проверяющим по их запросам. Существенный минус такой организации оперативного хранения документов – дополнительные затраты на укомплектование штата канцелярии сотрудниками, которые бы хорошо разбирались в специфике договорных документов, не говоря уже о вопросах, связанных с обеспечением коммерческой и иной охраняемой законом тайны (если такой режим установлен в отношении отдельных сделок).
Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.
- правильное определение сроков и порядка хранения:
- договоров и
- документов, связанных с заключением и исполнением договоров;
И преждевременное уничтожение договоров может иметь самые негативные последствия для вашей организации. При этом заметим, что сроки хранения вызывают много вопросов, т.к. не являются однозначными для всех видов договоров по разным перечням и федеральным законам.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» 1 в соответствии с ч. 1 ст. 17:
- обязывает все организации обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности, и
- устанавливает состав нормативных правовых актов, определяющих сроки хранения архивных документов:
- федеральные законы;
- иные нормативные правовые акты Российской Федерации;
- в т.ч. перечни архивных документов.
Сначала разберем сроки хранения в привычных нам перечнях, а потом займемся анализом остальной нормативной базы.
Сроки хранения в Перечнях
Закон об архивном деле устанавливает 2 вида перечней: типовой и ведомственный. Они являются нормативными документами при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения, а значит, обязательны для применения во всех организациях.
В настоящее время всем организациям следует руководствоваться следующими типовыми перечнями:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) 2 , который вступил в силу 18.02.2020 3 .
Обратите внимание также на Инструкцию по его применению (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237) и Разъяснения Федерального архивного агентства от 12.03.2020 по внедрению этого Перечня; - Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 № 142) 4 , который вступил в силу 13.02.2022.
Ведомственные перечни имеют более узкую направленность, т.к. разрабатываются ведомствами (и согласуются с Росархивом) с учетом своей специфики для себя и подведомственных организаций. Например:
- Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, территориальных органов и организаций, входящих в его систему, с указанием сроков хранения (утв. приказом МЧС России от 10.02.2021 № 70);
- Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Федеральной налоговой службы от 02.11.2021 № ЕД-7-10/952@).
В коммерческих организациях обязанность хранить документы закреплена дополнительно еще в законах об акционерных обществах 5 и обществах с ограниченной ответственностью 6 .
Специфика АО
Применяя вышеуказанные перечни в акционерных обществах, нельзя сбрасывать со счетов следующие требования Закона об АО:
Статья 89 «Хранение документов общества» Федерального закона от 26.12.1995 № 208 «Об акционерных обществах»
1. Общество обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации.
2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены Банком России.
Но поскольку Банком России такой документ до сих пор не подготовлен, то следует руководствоваться постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ФКЦБ России) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ 7 », т.к. именно Банку России переданы ее полномочия (если выражаться точнее, то 13.03.2004 полномочия ФКЦБ России были переданы ФСФР, которая в сентябре 2013 г. была включена в состав Банка России и теперь является службой Банка России по финансовым рынкам).
Указанный нормативный правовой акт был утвержден в 2003 году и содержит в части сроков хранения договоров отсылки (п. 2.1.3 и п. 2.1.5) на Перечень хранения документов 2000 года 8 , который в настоящее время утратил свою силу. А это значит, что акционерные общества обязаны соблюдать сроки хранения документов, предусмотренные действующими Перечнем УД 2020 г. и Перечнем НТД 2022 г. (в силу ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле).
Сроки хранения в типовых Перечнях и Положении о хранении документов АО 2003 г. – нормативные. Это значит, что документы нельзя хранить меньше этого срока, но по своему усмотрению организация может их увеличивать (это сказано в Инструкции о применении Перечня УД 2020 г. и п. 2.2 Положения о хранении документов АО 2003 г.). Отметим, что это общее правило касается всех организаций, а не только АО.
Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов в Перечне УД 2020 г.
Перейдем непосредственно к рассмотрению Перечня УД 2020 г. Сразу отметим, что он не содержит отдельного раздела, касающегося только договоров, статьи с указанием сроков хранения договоров разбросаны по всем его 12 разделам. Но поскольку для постоянной работы с договорами удобно компактное представление сроков хранения, то собрали их в Таблице 1.
Информацию о сроках хранения договоров можно найти в статьях:
- которые содержат обобщенное наименование документов. В одной статье объединяются разные виды документов по одному вопросу, имеющие одинаковый срок хранения, при этом используется термин «документы», а далее по тексту или в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью, в т.ч. и интересующий нас вид документа – договор (см., например, ст. 26, 76, 85, 170, 231, 648 Перечня УД 2020 г.);
- с конкретным наименованием договора (например, ст. 96, 279);
- по отдельным видам оказываемых услуг или выполняемых работ (например, ст. 492, 550, 633);
- содержащих не только конкретное наименование договора, но и перечень документов, которые должны храниться вместе с договором (например, ст. 65, 88, 94, 98, 120, 261, 301);
- объединяющих группы договоров, при этом критерий «попадания» того или иного договора в конкретную группу определяется в самой статье (например, ст. 11, 224, 225).
Какой срок хранения у приказов об утверждении типовых форм договоров? Ответ в № 6’ 2021
- конкретные сроки хранения, указанные в годах (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), должны соблюдаться всеми организациями на территории России;
- а срок хранения «постоянно» для разных организаций означает разные вещи:
- источники комплектования государственных или муниципальных архивов такие документы передают на постоянное хранение в эти архивы;
- организации, не являющиеся источниками комплектования, сами должны хранить эти документы не менее 10 лет;
Чтобы вам было удобно ориентироваться в сроках хранения договоров, разбросанных по всему Перечню УД 2020 г., мы свели их в таблицу. За основу взяли указатель видов документов этого Перечня, где договоры представлены в алфавитном порядке 9 , в таком же порядке собрали их в Таблицу 1. Потом добавили в нее статьи Перечня, содержащие соглашения, если они не были прежде включены в нее, а также журналы регистрации и соответствующие отчеты.
Этот свод статей будет удобнее, чем их поиск по всему Перечню. Сначала посмотрите его. А уже потом мы дадим комментарии по срокам хранения отдельных договоров, на которые следует обратить внимание – где не все так просто.
Назовем основные отличия Перечня УД 2020 г. от предыдущего Перечня УД 2010 г. в части сроков хранения договоров:
- существенно изменился критерий, по которому определяется год, когда договоры закончены делопроизводством;
- уменьшены сроки хранения у значительного числа договоров;
- сроки хранения увеличились у незначительного числа договоров;
- значительное количество договоров из предыдущего Перечня не вошло в ныне действующий (заметим, что большая их часть была с постоянным сроком хранения);
- дела по отдельным видам договоров должны формироваться с включением в их состав дополнительных документов 10 ;
- появилась группа договоров, связанная с проведением закупок как в госорганах, так и отдельными юридическими лицами (закупки по 44-ФЗ 11 и 223-ФЗ 12 );
- некоторые статьи разделены, другие наоборот объединены.
Таблица 1. Статьи со сроками хранения договоров в Перечне УД 2020 г.
Вид договора не всегда однозначен
Часто специалисты по делопроизводству для определения вида договора, чтобы установить срок его хранения, смотрят только на название договора. При этом Гражданский кодекс РФ не требует указывать точное наименование договора в его заголовке, да и сам ГК РФ содержит больше 30 поименованных видов договоров, которые на практике могут быть смешанными. Более того, название договора может не соответствовать его содержанию (условиям).
Чтобы определить, к какому виду относится конкретный договор, его нужно прочитать и его существенные условия соотнести со статьями ГК РФ. Если вы затрудняетесь самостоятельно отнести договор к определенному виду, то стоит обратиться за консультацией к юристу вашей организации.
Автор статьи
Читайте также: