Какие требования предъявляет банк россии к организации хранения дэв в кредитной организации

Обновлено: 25.04.2024

В статье приводятся комментарии к Указанию Банка России "О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета".

Сегодня ни для кого не является секретом, что в нашей стране в настоящее время проводится "тихая" информационная революция, которая призвана поднять уровень жизни нашего общества на новый технологический уровень. Поэтому Указание Банка России от 25.11.2009 N 2346-У (далее - Указание N 2346-У) стало весьма последовательным и долгожданным нормативным актом, призванным "облегчить жизнь" кредитным организациям в части работы с документами, организации их хранения и представления отчетности и информации по запросам проверяющих и контролирующих организаций. Кроме того, внедрение в кредитных организациях Указания N 2346-У является значительным шагом на пути к электронному документообороту.

Согласно положениям Указания N 2346-У начиная с января 2010 г. кредитные организации в России могут (без создания на бумажном носителе аналога) хранить в электронном виде документы, связанные с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций: формы синтетического и аналитического учета (ведомость остатков по счетам кредитной организации, лицевые счета, отчет о прибылях и убытках), расчетные документы, изначально созданные в электронном виде (платежные поручения, платежные требования, инкассовые поручения, платежные ордера), мемориальные ордера, кассовые документы (приходный кассовый ордер 0402008, расходный кассовый ордер 0402009), ведомость открытых и закрытых счетов, кассовые журналы по приходу и расходу, реестр операций с наличной валютой и чеками и т.д.

Таким образом, новый нормативный документ предоставил кредитным организациям возможность хранить в электронном виде установленный перечень видов документов, при этом в нормативном акте говорится о том, что "ДЭВ хранятся в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет".

ДЭВ - документы в электронном виде.

Хотелось бы обратить Ваше внимание на то, что в настоящее время отдельного нормативного документа, регламентирующего сроки хранения документов кредитных организаций, нет. Поэтому при определении срока хранения документов банка следует ориентироваться на требования Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также на нормативные документы регулирующих и проверяющих организаций. Также необходимо отметить, что сроки хранения ДЭВ могут быть больше, но не меньше минимального срока, установленного нормативными актами, содержащими правила организации государственного архивного дела.

Ответственность за организацию хранения ДЭВ возлагается, в соответствии с требованиями Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", на руководителя кредитной организации.

Указание N 2346-У определяет порядок формирования и передачи на хранение электронных документов, порядок их использования, а также задает требования к методическому и организационному обеспечению.

Согласно требованиям нормативного документа ДЭВ, выгруженные из автоматизированной банковской системы (АБС), должны храниться на отчуждаемых носителях информации однократной записи (например, CD-, DVD-дисках), в фондах единиц хранения (ЕХ), при этом каждая ЕХ обязательно должна быть снабжена специальным ярлыком. Ярлык, размещенный (наклеенный или размещенный иным образом) на отчуждаемом носителе, должен содержать следующую идентификационную информацию:

фирменное наименование кредитной организации (достаточно сокращенного наименования);
уникальный номер ЕХ (заранее лучше предусмотреть определенное количество символов, которое может быть создано в одном году);
наименование (код) подразделения, сформировавшего ЕХ (здесь возможно применение номенклатурных индексов в целях унификации ведения кодов внутри организации) ;
срок хранения ЕХ (в соответствии с Номенклатурой дел кредитной организации);
наименование ДЭВ (в соответствии с Перечнем видов документов, приведенных в Приложении 1 к Указанию N 2346-У);
дату (период) ДЭВ;
дату записи ДЭВ на ЕХ;
тип файлов, содержащих ДЭВ (форматы: TXT, DOC, RTF, PDF, TIFF, JPG, BMP, XLS, XML);
название и версию программного обеспечения для воспроизведения ДЭВ;
16-значное число вычисления хэш-функции;
фамилию, имя, отчество (Ф.И.О.) и собственноручную подпись сотрудников, осуществивших запись ДЭВ на ЕХ.

В целях ускорения работы по оформлению ярлыка реквизиты документа могут либо извлекаться из тела документа либо формироваться из АБС.

Если на одну ЕХ производится запись файлов нескольких типов, то на ярлыке по каждому типу файла указывается его тип, название и версия программного обеспечения для воспроизведения ДЭВ. В случае неотражения информации по типам файлов на ярлыках ЕХ возрастает риск невозможности воспроизведения информации.

Кроме того, если формирование ДЭВ на ЕХ и формирование ярлыков производится разными специалистами, необходимо организовать проверку хэш-функции с целью подтверждения правильности нанесения ярлыка на ЕХ.

Указанием N 2346-У установлены следующие сроки записи ДЭВ на ЕХ (табл. 1):

Сроки записи ДЭВ на ЕХ

Также необходимо учесть, что обязательным условием организации хранения ДЭВ на ЕХ является наличие резервных копий (не менее одной), чтобы в случае повреждения или утраты основного экземпляра ЕХ всегда оставалась возможность воспроизведения документов. Для организации правильного учета все действия, связанные с созданием ЕХ и их резервных копий, в обязательном порядке должны регистрироваться.

Особое внимание необходимо обратить на то, что информационные технологии в настоящее время развиваются очень быстро и мало хранить информацию о типах файлов, в которых хранится информация. Крайне важно спустя какой-то временной период суметь открыть и воспроизвести информацию. Именно с этой целью Указание N 2346-У содержит требование о необходимости хранения программно-технических средств, необходимых для воспроизведения ДЭВ (п. 2.5). Желательно, чтобы программно-технические средства хранились обособленно, а их работоспособность контролировалась соответствующим функциональным подразделением.

Помещение ЕХ в фонд ЕХ (по сути - архив) производится в соответствии с установленными нормативными актами Банка России сроками для передачи на архивное хранение документов на бумажном носителе .

См.: Положение о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации (в действующей редакции), утвержденное Центральным банком РФ 26.03.2007 N 302-П.

Согласно требованиям п. 2.13 Указания N 2346-У "помещения для хранения фонда ЕХ и их резервных копий должны быть оборудованы средствами их сохранности, обеспечивающими уровень защиты фонда ЕХ не ниже уровня защиты, применяемого кредитной организацией при архивном хранении документов на бумажном носителе" .

Режим хранения архивных документов - совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением (ГОСТ Р 51141-98).

Ранее работа производилась с документами на бумажном носителе, сшивы документов должным образом формировались и передавались на хранение в архив кредитной организации.

Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования (ГОСТ Р 51141-98).

Как правило, за архивное хранение документов в кредитных организациях отвечает подразделение документационного обеспечения управления, в состав которого входит архивный блок.

В случае организации хранения ЕХ обязанность по организации формирования фонда ЕХ может быть возложена как на архивное подразделение, так и на иные структурные подразделения кредитной организации. Однако при организации хранения ДЭВ на ЕХ необходимо понимать, что место хранения ЕХ должно соответствовать дополнительным требованиям по предохранению ЕХ от воздействия электромагнитных полей, а значит, должно быть подобрано либо подготовлено соответствующим образом.

В любом случае вне зависимости от того, за каким структурным подразделением кредитной организации закреплена функция по организации хранения ЕХ, должны соблюдаться требования по информационной безопасности, ограничению доступа в фонд ЕХ, что позволит минимизировать риски по несанкционированному копированию информации с ЕХ, по несанкционированной замене ЕХ и резервных копий. Сейчас у компаний есть довольно большой выбор специального программного и охранного оборудования, позволяющего осуществлять контроль за доступом в помещения: это и системы контроля доступа, и камеры наружного наблюдения и т.п. Дополнительно следует уделить особое внимание личностным и профессиональным качествам подобранного для выполнения функционала по хранению ЕХ персонала.

Также необходимо обратить внимание на то, что в целях организации сохранности ЕХ оригинал ЕХ и резервные копии ЕХ (хотя бы одна) должны храниться в разных местах. Поэтому для правильной организации хранения необходимы как минимум два (по количеству экземпляров ЕХ) подготовленных должным образом помещения.

Передача ЕХ на хранение в фонд ЕХ должна производиться по описи, которая, согласно требованиям Указания N 2346-У, должна содержать:

вид отчуждаемого машинного носителя информации;

информацию, содержащуюся на ярлыках ЕХ;

Ф.И.О. и собственноручную подпись сотрудника, составившего опись;

Ф.И.О. и собственноручную подпись сотрудника, осуществившего передачу ЕХ в фонд ЕХ;

Ф.И.О. и собственноручную подпись сотрудника, принявшего ЕХ для хранения в фонде ЕХ.

Отдельно следует акцентировать внимание на проведении по указанию главного бухгалтера кредитной организации исправительных записей. В этом случае должно быть организовано хранение двух вариантов ЕХ (ЕХ, на которых хранятся ДЭВ об исправительной записи, и ЕХ, на которых хранятся ДЭВ с ошибочной записью). Кроме того, хранение должно быть организовано таким образом, чтобы возможно было установление связи между ЕХ, на которых хранятся ДЭВ об исправительной записи, и ЕХ, на которых хранятся ДЭВ с ошибочной записью.

Кроме создания ЕХ и организации их хранения, кредитная организация обязана организовать поиск и предоставление ЕХ по запросам, при этом работа по хранению ЕХ должна быть организована таким образом, чтобы у ответственного за организацию хранения подразделения всегда были в наличии описи ЕХ или был составлен реестр всех размещенных на хранение ЕХ, содержащий не только идентификационную информацию, но и топологию размещения ЕХ в фонде ЕХ. Такой подход к реализации Указания N 2346-У позволит выполнить любой запрос о предоставлении ЕХ в максимально сжатые сроки.

Несмотря на перечисленные выше меры, которые кредитная организация обязана предпринимать в целях сохранности ЕХ, при организации хранения ЕХ могут возникать проблемы, аналогичные тем, что возникают при организации хранения документов на бумажном носителе, т.е. может произойти порча или утрата ЕХ. Конечно, плесень вряд ли повредит электронные носители информации, но вполне может быть выявлен факт невозможности воспроизведения ДЭВ, размещенного на ЕХ.

В случае необнаружения ЕХ в фонде ЕХ факт утраты ЕХ должен быть документально зафиксирован (составлен соответствующий акт). Вместе с тем необходимо понимать, что фиксация факта утраты должна производиться в случае, если все возможные варианты поиска исчерпаны (в фонде ЕХ не найден, передача ЕХ не производилась). Порча ЕХ также может быть выявлена при организации проверки ответственным за организацию хранения подразделением или комиссией. Факт порчи должен документально фиксироваться (составляется акт).

В случае порчи или утраты ЕХ кредитная организация, согласно требованиям Указания N 2346-У, обязана обеспечить возможность повторного формирования (восстановления) вышедших из строя ЕХ.

В целях контроля сохранности фонда ЕХ Указанием N 2346-У предусмотрено проведение выборочных и сплошных проверок, для организации которых в регламентирующем акте предусмотрены минимальные сроки или события. Например, сплошная проверка ЕХ должна проводиться при смене лица, отвечающего за хранение фонда ЕХ (по сути, данная проверка проводится аналогично инвентаризации).

Правильно организовать проведение сплошных или выборочных проверок возможно, привлекая задействованные в процессе подразделения:

Подразделение, формирующее ДЭВ на ЕХ.
Подразделение, отвечающее за фонд ЕХ.
Подразделение, отвечающее за информационную безопасность, и пр.

Кроме того, Указание N 2346-У предполагает проведение проверки состояния ЕХ, при этом должно проверяться не менее 10% всего состава ЕХ, сданных в фонд ЕХ после предыдущей проверки. Итоги такой проверки оформляются в виде акта, подписанного участниками проверки и утвержденного руководителем кредитной организации. В акте, оформленном по результатам проведенной проверки состояния ЕХ, в обязательном порядке следует указать уникальные номера (или диапазон уникальных номеров) проверенных ЕХ.

В случае выполнения требований Указания N 2346-У сохранность фонда ЕХ будет гарантированной.

Правила ведения фонда ЕХ в кредитной организации должны быть изложены в локальном нормативном акте, который должен быть разработан и внедрен в соответствии с требованиями Указания N 2346-У и содержать информацию в соответствии с Приложением 3 к данному Указанию.

Таким образом, в данной статье изложены основные аспекты нормативного документа, призванного помочь кредитным организациям в налаживании работы с электронными документами при ведении бухгалтерского учета.

департамента организации и контроля

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

Указание Банка России от 25 ноября 2009 г. N 2346-У
"О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета"

С изменениями и дополнениями от:

2 сентября 2011 г., 8 декабря 2014 г., 8 июля 2016 г., 16 ноября 2017 г., 16 ноября 2018 г., 19 мая 2020 г.

Информация об изменениях:

Преамбула изменена с 25 декабря 2018 г. - Указание Банка России от 16 ноября 2018 г. N 4971-У

В соответствии с Федеральным законом от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 28, ст. 2790; 2003, N 2, ст. 157; N 52, ст. 5032; 2004, N 27, ст. 2711; N 31, ст. 3233; 2005, N 25, ст. 2426; N 30, ст. 3101; 2006, N 19, ст. 2061; N 25, ст. 2648; 2007, N 1, ст. 9; ст. 10; N 10, ст. 1151; N 18, ст. 2117; 2008, N 42, ст. 4696; ст. 4699; N 44, ст. 4982; N 52, ст. 6229, ст. 6231; 2009, N 1, ст. 25; N 29, ст. 3629; N 48, ст. 5731; 2010, N 45, ст. 5756; 2011, N 7, ст. 907; N 27, ст. 3873; N 43, ст. 5973; N 48, ст. 6728; 2012, N 50, ст. 6954; N 53, ст. 7591, ст. 7607; 2013, N 11, ст. 1076; N 14, ст. 1649; N 19, ст. 2329; N 27, ст. 3438, ст. 3476, ст. 3477; N 30, ст. 4084; N 49, ст. 6336; N 51, ст. 6695, ст. 6699; N 52, ст. 6975; 2014, N 19, ст. 2311, ст. 2317; N 27, ст. 3634; N 30, ст. 4219; N 40, ст. 5318; N 45, ст. 6154; N 52, ст. 7543; 2015, N 1, ст. 4, ст. 37; N 27, ст. 3958, ст. 4001; N 29, ст. 4348, ст. 4357; N 41, ст. 5639; N 48, ст. 6699; 2016, N 1, ст. 23, ст. 46, ст. 50; N 26, ст. 3891; N 27, ст. 4225, ст. 4273, ст. 4295; 2017, N 1, ст. 46; N 14, ст. 1997, N 18, ст. 2661, ст. 2669; N 27, ст. 3950; N 30, ст. 4456; N 31, ст. 4830; N 50, ст. 7562; 2018, N 1, ст. 66; N 9, ст. 1286; N 11, ст. 1584, ст. 1588; N 18, ст. 2557; N 24, ст. 3400; N 27, ст. 3950; N 31, ст. 4852) и решением Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 24 ноября 2009 года N 23) Банк России устанавливает следующий порядок хранения в кредитной организации в электронном виде в файлах, размещенных на отчуждаемых машинных носителях информации, с исключением возможности изменения или утраты ранее записанной на них информации до истечения установленного срока хранения, отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.

Председатель
Центрального Банка
Российской Федерации

Разработаны правила хранения в кредитной организации в электронном виде в файлах, размещенных на машинных носителях типа CD-, DVD-дисков однократной записи, отдельных документов, связанных с оформлением операций при ведении бухучета. Речь идет о лицевых счетах, отчетах о прибылях и убытках, мемориальных ордерах, кассовых журналах, реестрах платежей и др.

В кредитной организации создается фонд хранения носителей однократной записи. Определено содержание регламента ведения фонда. Единицы хранения (ЕХ) учитываются на основе описей. При формировании ЕХ должны быть созданы их резервные копии.

Документы в электронном виде хранятся в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (далее - срок хранения).

Кредитная организация должна хранить ЕХ не менее наибольшего из обязательных минимальных сроков хранения содержащихся в ней документов. Причем данный срок может быть увеличен. В течение периода хранения необходимо обеспечить возможность повторного формирования (восстановления) вышедших из строя ЕХ.

Указание вступает в силу с 1 января 2010 г.

Указание Банка России от 25 ноября 2009 г. N 2346-У "О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета"

Регистрационный N 15828

Настоящее Указание вступает в силу с 1 января 2010 г.

Текст Указания опубликован в "Вестнике Банка России" от 30 декабря 2009 г. N 78

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Указание Банка России от 19 мая 2020 г. N 5461-У

Изменения вступают в силу с 6 июля 2020 г.

Указание Банка России от 16 ноября 2018 г. N 4971-У

Изменения вступают в силу с 25 декабря 2018 г.

Указание Банка России от 16 ноября 2017 г. N 4607-У

Изменения вступают в силу с 5 февраля 2018 г.

Указание Банка России от 8 июля 2016 г. N 4064-У

Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного Указания

Указание Банка России от 8 декабря 2014 г. N 3472-У

Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного Указания

Указание Банка России от 2 сентября 2011 г. N 2683-У

Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного Указания в "Вестнике Банка России"

2.1. ДЭВ подлежат хранению в виде файлов на отчуждаемых машинных носителях (далее - единица хранения, ЕХ).

Фонд ЕХ представляет собой совокупность ЕХ, снабженных ярлыками, и описей на ЕХ.

При формировании ЕХ должны быть созданы и поддерживаться в актуальном состоянии их резервные копии (не менее одной), а также должна быть обеспечена регистрация действий, связанных с формированием ЕХ и их резервных копий.

В кредитной организации должно быть назначено лицо (лица), ответственное (ответственные) за организацию и проведение работ с EX.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 8 июля 2016 г. N 4064-У в пункт 2.2 внесены изменения

2.2. Запись ДЭВ на ЕХ производится в следующие сроки:

формы синтетического и аналитического учета (кроме лицевых счетов), ведомости открытых и закрытых счетов - не реже одного раза в месяц;

другие документы за каждый операционный день - не позднее рабочего дня, следующего за этим операционным днем.

Помещение ЕХ в фонд ЕХ производится после полной записи ЕХ, либо после записи ДЭВ за последний операционный день года, либо по решению кредитной организации, не противоречащему данным условиям.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 8 июля 2016 г. N 4064-У в пункт 2.3 внесены изменения

2.3. Каждая ЕХ должна быть снабжена ярлыком на бумажном носителе, который формируется по мере записи ДЭВ на ЕХ и должен включать:

полное (сокращенное) фирменное наименование кредитной организации;

уникальный номер ЕХ;

наименование (код) подразделения, формирующего (сформировавшего) ЕХ;

срок хранения ЕХ;

наименование ДЭВ (согласно приложению 1 к настоящему Указанию);

дату (период) ДЭВ;

дату (даты) записи ДЭВ на ЕХ;

тип файлов, содержащих ДЭВ;

название и версия программного обеспечения для воспроизведения ДЭВ;

результат вычисления хэш-функции для всех файлов, записанных на ЕХ за каждый операционный день, реализованной в соответствии с требованиями национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 34.11-2012 "Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функция хэширования", утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 7 августа 2012 года N 216-ст "Об утверждении национального стандарта" (М., ФГУП "Стандартинформ", 2013), который при печати в целях визуализации всех его символов преобразуется в шестнадцатеричную систему счисления (далее значение функции хэширования).

Кредитная организация вправе отражать на ярлыке и иную необходимую по ее мнению информацию.

Информация, содержащаяся на ярлыке, должна быть подписана собственноручными подписями работников, осуществивших запись ДЭВ на ЕХ (создание резервной копии), с указанием их фамилий, имен, отчеств (далее - Ф.И.О.).

В случае если на одну ЕХ записываются разные типы файлов, то тип файла, название и версия программного обеспечения для воспроизведения ДЭВ указываются на ярлыке отдельно по каждому типу файла.

Допускается формирование и хранение ярлыка в электронном виде с возможностью получения копии на бумажном носителе.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 8 декабря 2014 г. N 3472-У в пункт 2.4 внесены изменения

2.4. На ЕХ записываются ДЭВ, подготовленные программными средствами в готовом для просмотра формате - TXT, DOC, RTF, PDF, TIFF, JPG, BMP, XLS, XML, DOCX, XLSX, HTML. Также возможно использование архиваторов - ZIP, ARJ, RAR, TAR.

Информация об изменениях:

Пункт 2.5 изменен с 5 февраля 2018 г. - Указание Банка России от 16 ноября 2017 г. N 4607-У

2.5. При хранении ДЭВ на ЕХ кредитные организации должны обеспечивать:

режим хранения, исключающий утрату, несанкционированную рассылку ДЭВ, уничтожение или искажение информации;

работоспособность и проведение синхронного изменения используемых программно-технических средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи ДЭВ, контроля физического и технического состояния ЕХ;

хранение программно-технических средств, необходимых для воспроизведения ДЭВ;

перезапись ДЭВ в случаях изменения физического состояния ЕХ;

перезапись ДЭВ в новые форматы в случае преобразования программно-аппаратной среды, исключающего возможность воспроизведения ДЭВ, а также на новые ЕХ в случае ухудшения воспроизводимости ДЭВ с обеспечением полноты и неизменности информации, содержащейся в ДЭВ.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 8 июля 2016 г. N 4064-У в пункт 2.6 внесены изменения

2.6. На ЕХ, снабженные ярлыками и передаваемые в фонд ЕХ, составляются описи, которые должны включать:

вид отчуждаемого машинного носителя;

информацию, содержащуюся на ярлыках ЕХ (в том числе значение функции хэширования);

Ф.И.О. и собственноручную подпись лица, составившего опись;

Ф.И.О. и собственноручную подпись лица, осуществившего передачу ЕХ с описью в фонд ЕХ;

Ф.И.О. и собственноручную подпись работника кредитной организации, принявшего ЕХ для хранения в фонде ЕХ.

Возможно формирование описи в электронном виде. В этом случае в течение всего срока хранения описи должны обеспечиваться ее неизменность и возможность получения копии на бумажном носителе, а также идентификации составителя и работника кредитной организации, принявшего ЕХ для хранения в фонде ЕХ.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 2 сентября 2011 г. N 2683-У в пункт 2.7 внесены изменения

2.7. При выполнении по указанию главного бухгалтера кредитной организации исправительных бухгалтерских записей формируется ДЭВ, содержащий лицевой счет за день, в котором обнаружена ошибочная запись, с информацией о мемориальном исправительном ордере, которым внесено исправление (далее - ДЭВ об исправительных записях). ДЭВ об исправительных записях записываются на ЕХ не позднее рабочего дня, следующего за операционным днем выполнения исправительных бухгалтерских записей. Хранение ЕХ организуется способом, обеспечивающим возможность установления связи между ЕХ, на которых хранятся ДЭВ об исправительных записях, и ЕХ, на которых хранятся ДЭВ с ошибочной записью.

Информация об изменениях:

Пункт 2.8 изменен с 5 февраля 2018 г. - Указание Банка России от 16 ноября 2017 г. N 4607-У

2.8. Кредитная организация обязана подшивать в документы дня, в дело (сшив) с кассовыми документами либо помещать на хранение в электронном виде справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету, которые должны отвечать требованиям, указанным в приложении 2 к настоящему Указанию.

Решение о способе формирования и помещения на хранение такой справки принимается кредитной организацией.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 8 июля 2016 г. N 4064-У пункт 2.9 изложен в новой редакции

2.9. При хранении ЕХ кредитная организация должна обеспечивать:

прием ЕХ в фонд ЕХ на хранение;

поиск и предоставление ЕХ (предоставление доступа для чтения данных с ЕХ) по запросам, в том числе информирование о наличии исправительных записей о ДЭВ, содержащихся в предоставляемых EX;

уничтожение ЕХ (удаление информации с ЕХ по истечении установленного срока хранения);

информационную безопасность ЕХ;

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 8 июля 2016 г. N 4064-У в пункт 2.10 внесены изменения

2.10. Организация и проведение работ с ЕХ осуществляются в соответствии с настоящим Указанием и документом (документами), утвержденным (утвержденными) кредитной организацией, определяющим правила работы с ЕХ (далее - Регламент). Регламент (Регламенты) разрабатывается с учетом положений настоящего Указания, в нем должна быть отражена информация, предусмотренная приложением 3 к настоящему Указанию.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 8 июля 2016 г. N 4064-У пункт 2.11 изложен в новой редакции

2.11. Учет ЕХ должен обеспечивать регистрацию действий, связанных с формированием, передачей, поступлением, выдачей (предоставлением доступа для чтения данных с ЕХ) и процедурой уничтожения ЕХ (удаления информации с ЕХ по истечении установленного срока хранения).

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 8 июля 2016 г. N 4064-У в пункт 2.12 внесены изменения

2.12. Для обеспечения сохранности ЕХ, в том числе при чрезвычайных ситуациях, резервные копии ЕХ должны храниться в местах, территориально удаленных от мест хранения основных ЕХ.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 8 июля 2016 г. N 4064-У в пункт 2.13 внесены изменения

2.13. Помещения для хранения ЕХ и их резервных копий должны быть оборудованы средствами их сохранности, обеспечивающими уровень защиты ЕХ не ниже уровня защиты, применяемого кредитной организацией при архивном хранении документов на бумажном носителе.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 8 июля 2016 г. N 4064-У пункт 2.14 изложен в новой редакции

2.14. Кредитная организация должна хранить ЕХ не менее наибольшего из обязательных минимальных сроков хранения содержащихся в ней ДЭВ. В течение срока хранения ЕХ кредитная организация обязана обеспечить возможность повторного формирования (восстановления) ЕХ и (или) их резервных копий при выходе из строя (в том числе одновременно).

В случае выхода из строя ЕХ составляется акт об утрате ЕХ, который подписывается работниками, установившими факт утраты, и утверждается в порядке, установленном кредитной организацией. При утрате ЕХ в ярлыки повторно сформированных ЕХ и соответствующие описи ЕХ включаются:

реквизиты акта об утрате ЕХ;

значения функции хэширования, при их отличии от ранее включенных значений.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 8 июля 2016 г. N 4064-У пункт 2.15 изложен в новой редакции

2.15. При уничтожении ЕХ (удалении информации с ЕХ по истечении установленного срока хранения) составляется акт об уничтожении ЕХ (удалении информации с ЕХ по истечении установленного срока хранения).

Информация об изменениях:

Пункт 2.16 изменен с 5 февраля 2018 г. - Указание Банка России от 16 ноября 2017 г. N 4607-У

2.16. Для обеспечения сохранности фонда ЕХ должны выполняться проверки наличия ЕХ, проведение технического контроля физического состояния ЕХ и воспроизводимости ДЭВ (далее - проверка состояния ЕХ).

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 2 сентября 2011 г. N 2683-У в пункт 2.17 внесены изменения

2.17. Выборочная проверка наличия ЕХ должна проводиться не реже одного раза в пять лет и охватывать не менее 15% общего количества EX. Сплошная проверка наличия ЕХ проводится в следующих случаях:

при перемещении ЕХ в другое помещение;

после событий, вызвавших полную или частичную порчу ЕХ;

при смене лица, ответственного за хранение фонда ЕХ;

при реорганизации и ликвидации кредитной организации;

по решению руководства кредитной организации.

2.18. Проверка наличия ЕХ в фонде ЕХ осуществляется посредством проведения сверки ярлыков ЕХ с описями, хранящимися в фонде ЕХ.

2.19. Проверка состояния ЕХ проводится не реже одного раза в год и должна затрагивать не менее 10% общего количества ЕХ в фонде ЕХ, сформированных за период после предыдущей проверки. Проверка состояния ЕХ осуществляется посредством сверки значения функции хэширования, вычисленной на ЕХ, со значением, отраженным на ярлыке к ЕХ.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 2 сентября 2011 г. N 2683-У в пункт 2.20 внесены изменения

2.20. Итоги каждой проверки оформляются актом проверки наличия (состояния) ЕХ в фонде ЕХ, который подписывается работниками, проводившими проверку, и утверждается в порядке, установленном кредитной организацией. В акте проверки наличия (состояния) ЕХ в фонде ЕХ должны быть указаны уникальные номера (диапазон уникальных номеров) проверенных ЕХ. В случае утраты ЕХ и (или) нарушения их состояния в данном акте должны быть отражены установленные факты, и должны быть приняты меры по их восстановлению в соответствии с Регламентом.

Информация об изменениях:

Указанием Банка России от 8 июля 2016 г. N 4064-У в пункт 2.21 внесены изменения

2.21. В целях информационной безопасности ЕХ кредитная организация должна обеспечивать:

защиту от несанкционированного копирования ЕХ, несанкционированного доступа к ЕХ и их резервным копиям;

Глава 1. Общие положения

1.1. Кредитная организация вправе хранить указанные в приложении 1 к настоящему Указанию документы в электронном виде (далее - ДЭВ). Хранение указанных документов в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Указания. ДЭВ хранятся в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (далее - срок хранения).

1.2. С момента формирования ДЭВ должны обеспечиваться его неизменность и возможность предоставления на бумажном носителе по форме и содержанию, действовавшим на момент составления ДЭВ. Для ДЭВ должна обеспечиваться идентификация его составителя.

1.3. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель кредитной организации в соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 50, ст. 7344; 2013, N 26, ст. 3207; N 27, ст. 3477; N 30, ст. 4084; N 44, ст. 5631; N 51, ст. 6677; N 52, ст. 6990; 2014, N 45, ст. 6154).

Глава 2. Требования к организации хранения ДЭВ в кредитной организации

2.1. ДЭВ подлежат хранению в виде файлов на отчуждаемых машинных носителях (далее - единица хранения, ЕХ).

Фонд ЕХ представляет собой совокупность ЕХ, снабженных ярлыками, и описей на ЕХ.

В кредитной организации должно быть назначено лицо (лица), ответственное (ответственные) за организацию и проведение работ ЕХ.

2.2. Запись ДЭВ на ЕХ производится в следующие сроки:

другие документы за каждый операционный день - не позднее рабочего дня, следующего за этим операционным днем.

полное (сокращенное) фирменное наименование кредитной организации;

уникальный номер ЕХ;

наименование (код) подразделения, формирующего (сформировавшего) ЕХ;

срок хранения ЕХ;

наименование ДЭВ (согласно приложению 1 к настоящему Указанию);

дату (период) ДЭВ;

дату (даты) записи ДЭВ на ЕХ;

тип файлов, содержащих ДЭВ;

название и версия программного обеспечения для воспроизведения ДЭВ;

результат вычисления хэш-функции для всех файлов, записанных на ЕХ за каждый операционный день, реализованной в соответствии с требованиями национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 34.11-2012 "Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функция хэширования", утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 7 августа 2012 года N 216-ст "Об утверждении национального стандарта" (М., ФГУП "Стандартинформ", 2013), который при печати в целях визуализации всех его символов преобразуется в шестнадцатеричную систему счисления (далее - значение функции хэширования).

Кредитная организация вправе отражать на ярлыке и иную необходимую по ее мнению информацию.

2.5. При хранении ДЭВ на ЕХ кредитные организации должны обеспечивать:

хранение программно-технических средств, необходимых для воспроизведения ДЭВ;

перезапись ДЭВ в случаях изменения физического состояния ЕХ;

2.6. На ЕХ, снабженные ярлыками и передаваемые в фонд ЕХ, составляются описи, которые должны включать:

вид отчуждаемого машинного носителя;

информацию, содержащуюся на ярлыках ЕХ (в том числе значение функции хэширования);

Ф.И.О. и собственноручную подпись лица, составившего опись;

Ф.И.О. и собственноручную подпись лица, осуществившего передачу ЕХ с описью в фонд ЕХ;

Ф.И.О. и собственноручную подпись работника кредитной организации, принявшего ЕХ для хранения в фонде ЕХ.

2.7. При выполнении по указанию главного бухгалтера кредитной организации исправительных бухгалтерских записей формируется ДЭВ, содержащий лицевой счет за день, в котором обнаружена ошибочная запись, с информацией о мемориальном исправительном ордере, которым внесено исправление (далее - ДЭВ об исправительных записях). ДЭВ об исправительных записях записываются на EX не позднее рабочего дня, следующего за операционным днем выполнения исправительных бухгалтерских записей.

Решение о способе формирования и помещения на хранение такой справки принимается кредитной организацией.

2.9. При хранении ЕХ кредитная организация должна обеспечивать:

прием ЕХ в фонд ЕХ на хранение;

уничтожение ЕХ (удаление информации с ЕХ по истечении установленного срока хранения);

информационную безопасность ЕХ;

реквизиты акта об утрате ЕХ;

значения функции хэширования при их отличии от ранее включенных значений.

при перемещении ЕХ в другое помещение;

после событий, вызвавших полную или частичную порчу ЕХ;

при смене лица, ответственного за хранение фонда ЕХ;

при реорганизации и ликвидации кредитной организации;

по решению руководства кредитной организации.

2.20. Итоги каждой проверки оформляются актом проверки наличия (состояния) ЕХ в фонде ЕХ, который подписывается работниками, проводившими проверку, и утверждается в порядке, установленном кредитной организацией. В акте проверки наличия (состояния) ЕХ в фонде ЕХ должны быть указаны уникальные номера (диапазон уникальных номеров) проверенных ЕХ. В случае утраты EX и (или) нарушения их состояния в данном акте должны быть отражены установленные факты, и должны быть приняты меры по их восстановлению в соответствии с Регламентом.

2.21. В целях информационной безопасности ЕХ кредитная организация должна обеспечивать:

защиту от несанкционированного копирования ЕХ, несанкционированного доступа к ЕХ и их резервным копиям;

защиту от несанкционированной замены ЕХ и их резервных копий.

Глава 3. Заключительные положения

3.1. Настоящее Указание подлежит официальному опубликованию в "Вестнике Банка России" и вступает в силу с 1 января 2010 года.

Председатель Центрального банка
Российской Федерации
С.М.ИГНАТЬЕВ

Приложение 1
к Указанию Банка России
от 25 ноября 2009 г. N 2346-У
"О хранении в кредитной организации
в электронном виде отдельных
документов, связанных с оформлением
бухгалтерских, расчетных и кассовых
операций при организации работ
по ведению бухгалтерского учета"

ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ХРАНЕНИЕ КОТОРЫХ МОЖЕТ ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ
В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

1.1. Ведение бухгалтерского учета и организация документооборота

Бухгалтерские операции в кредитной организации выполняют бухгалтерские работники на основании своих должностных инструкций. В категорию бухгалтерских работников входят – работники, занятые приемом, оформлением, а также контролем кассовых, расчетных и иных документов, на основании которых они отражают все совершаемые банковские операции на счетах бухгалтерского учета.

За каждым бухгалтерским работником должностной инструкцией закреплены конкретные счета, им обслуживаемые.

В современной кредитной организации весь процесс бухгалтерского учета, а также формирование выходных форм, осуществляется с использованием компьютерных, телекоммуникационных и программно-технических средств, обеспечивающих высокий уровень автоматизации всех процессов обработки и передачи данных. Отражение банковских операций по принципу двойной записи на счетах бухгалтерского учета полностью автоматизировано. Также в электронном виде ведутся все учетные регистры, в которых систематизируется и накапливается бухгалтерская информация в хронологическом порядке.

Бухгалтерские работники обеспечивают правильность отражения операций во всех регистрах бухгалтерского учета и оформляют своей подписью все бухгалтерские документы, на основании которых операции заносятся в регистры. Исправления, вносимые в регистры, также заверяются подписью бухгалтерских работников. Содержание бухгалтерских регистров является коммерческой тайной.

В соответствии с Федеральным законом РФ «О бухгалтерском учете» и на основании Правил ЦБ РФ № 579-П, кредитная организация разрабатывает правила документооборота и технологию обработки учетной информации, которые могут предусматривать ее обработку в электронном виде.

В кредитной организации необходимо организовать рабочий день бухгалтерских работников таким образом, чтобы они имели возможность своевременно отразить в бухгалтерском учете все принятые от клиентов расчетные, кассовые и иные документы. Для этого главный бухгалтер кредитной организации устанавливает правила документооборота. Необходимо также иметь ввиду, что документооборот в кредитной организации имеет свои особенности, которые заключаются в следующем:

большой объем документов;
большой объем нормативных и регламентирующих документов;
географическая удаленность подразделений (дополнительных офисов, филиалов) кредитной организации;
специфические документы и бизнес-процессы банковской деятельности.
Правила документооборота должны предусматривать следующее:
все документы, которые поступают в кредитную организацию в течение операционного времени, в том числе в дополнительные офисы и филиалы, должны быть обработаны и проведены по счетам бухгалтерского учета в этот же день;
документы, которые поступили после операционного времени, проводятся по счетам бухгалтерского учета на следующий рабочий день.
Необходимо в правилах документооборота разграничить ответственность и исполнение обязанностей между бухгалтерскими работниками и работниками следующих служб кредитной организации:
технической поддержки и службы автоматизации операций кредитной организации, также лиц ответственных за сохранность информации в электронной форме;
проводящих непосредственно банковские, финансовые и хозяйственные операции всех видов;
обеспечивающих безопасность функционирования программных и иных средств банка на всех стадиях совершения операций, а также хранения всей информации.

Если по принятым от клиентов документам необходимо произвести оплату с их счетов, то работникам кредитной организации необходимо убедиться в достаточности средств на этих счетах.

Однако, отметим, что в современной кредитной организации оплата любых расчетных документов, как правило, производится с использование компьютерных программных систем и телекоммуникационных средств, в том числе и с помощью дистанционного банковского обслуживания. Наличие таких возможностей в кредитной организации резко снизило количество ошибок при оплате расчетных документов, но в любом случае работники банка контролируют правильность совершения операций по счетам клиентов.

Как правило, любая кредитная организация (банк), которая дорожит своими клиентами, по согласованию с ними разрабатывает, график их обслуживания, а физические лица (граждане), обслуживаются в течение всего рабочего дня.

1.2. Документация банковских операций

Все банковские документы, которые служат основанием для проведения банковских операций в балансе кредитной организации, разделяют на три основные группы:

1. Расчетные документы служат основанием для отражения на счетах баланса расчетных операций банка, т.е. списания и зачисления денежных средств на счета клиентов банка, а также самого банка. К ним относятся: платежные поручения, платежные требования, аккредитивы, инкассовые поручения, т.е. все расчетные документы, которые предусмотрены Положением ЦБ РФ № 383-П «О правилах осуществления перевода денежных средств» от 19 июня 2012 года.

2. Кассовые документы. На основании кассовых документов отражаются операции, связанные с движением наличных денег в операционной кассе банка. Положением ЦБ РФ № 630-П «О порядке ведения кассовых операций и правила хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» предусмотрены следующие виды кассовых документов:

а) объявления на взнос наличными – служат основанием для внесения наличных денежных средств (выручки) на расчетные счета клиентов – юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Данный документ состоит из следующих частей – объявления, ордера и квитанции;

б) денежный чек – документ, предназначенный для получения наличных денежных средств клиентами банка – юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями со своих расчетных счетов на определенные нужды. При открытии расчетного счета клиент приобретает чековую книжку на 25 или 50 чеков. Каждый чек уже содержит штамп банка и номер расчетного счета клиента. Работник банка, ответственный за ведение данного счета, собственноручно заполняет номер расчетного счета в каждом чеке, и только такой денежный чек может быть принят банком к исполнению;

в) приходный кассовый ордер – кассовый документ, на основании которого принимаются наличные денежные средства от физических лиц при зачислении средств на вклады и депозиты;

г) расходный кассовый ордер – кассовый документ, на основании которого выдаются и списываются со счетов наличные денежные средства по поручениям и в пользу физических лиц.

3. Мемориальные ордера используются для отражения операций в балансе банка, которые не связаны с перечислением денежных средств и движением наличных денег. Например, они используются для начисления процентов по привлеченным и размещенным средствам, для начисления заработной платы, для начисления износа (амортизации) основных средств, для учета формирования и использования фондов банка и т.д.

Для отражения операций по внебалансовым счетам используются приходные и расходные внебалансовые ордера.

Если средств на счете клиента не хватает для оплаты всех требований, которые предъявлены к клиенту, то работники банка обязаны производить оплату расчетных документов в порядке очередности, установленных законом. На данный момент (2018 год) действует следующая, установленная законом очередность:

Первая очередь – оплата исполнительных требований по решению суда в возмещение (компенсации) ущерба здоровью или жизни, а также уплата алиментов;
Вторая очередь – оплата по исполнительным поручениям и требованиям судебных органов в погашение задолженности по заработной плате, по трудовым договорам, а также по правам интеллектуальной собственности;
Третья очередь – оплата обязательств клиента банка по налогам, сборам, таможенным пошлинам и социальным страховым взносам;
Четвертая очередь – оплата исполнительных документов судебных органов по всем остальным операциям;
Пятая очередь – оплата расчетных документов по всем остальным операциям.

Клиенты банков могут предоставлять в банк расчетные документы на бумажных носителях. Но в последние годы – это становится редкостью, поскольку основная масса документов клиентов банков уже обслуживается в электронном виде, с использованием систем дистанционного банковского обслуживания. На расчетных документах, представленных в банк на бумажных носителях, обязательно ставятся собственноручные подписи директора и главного бухгалтера и оттиск печати, аналогичные ранее представленным в карточке образцов подписи и оттиска печати, которая хранится в банке. Банк также обязан обеспечить защиту и безопасность электронных аналогов подписи, используемых при дистанционном банковском обслуживании и четко регламентировать порядок совершения таких операций.

Каждый коммерческий банк по месту своего нахождения, обязан открыть в РКЦ (расчетно-кассовом центре) ЦБ РФ свой корреспондентский счет. Филиалам банка, по месту их фактического нахождения, в РКЦ могут открываться корреспондентские субсчета. Целесообразность открытия корреспондентских субсчетов своим филиалам головной банк решает самостоятельно. Если такой необходимости нет, то филиал осуществляет все свои безналичные расчеты через головной банк. Также для осуществления безналичных расчетов по поручениям своих клиентов, по своим операциям, коммерческие банки могут открывать друг у друга корреспондентские счета, минуя расчетную сеть ЦБ РФ. Между ЦБ РФ, а также между банками-корреспондентами заключается договор, в котором находят отражение следующие вопросы:

документы и формы расчетов, которые будут применяться при осуществлении операций по корреспондентскому счету;
порядок формирования и доставки документов, а также технические средства, которые будут при этом использоваться;
применение средств информационной безопасности, кодов, паролей, идентификации плательщиков и т.д.;
порядок контроля и сверки всех безналичных расчетов по этим счетам.

Документы, принимаемые от клиентов, должны быть оформлены точно в соответствии с действующими требованиями ЦБ РФ. В противном случае, они возвращаются клиентам для переоформления. Расчетные документы, а также денежные чеки, принимаемые от клиентов, действительны в течение 10 дней с момента их оформления клиентами. Документы принимаемые (поступающие) на электронных носителях, должны быть заверены аналогами собственноручной подписи клиентов (кодами, паролями). Внесение исправлений в расчетные и кассовые документы не допускается. Неправильно оформленные документы подлежат переоформлению. Все документы, принятые от клиентов подлежат тщательной проверке бухгалтерским работником, который заверяет их своей подписью и штампом банка с датой приема документа.

Банк обязан организовать документооборот по кассовым операциям таким образом, чтобы выдача документов по ним и записи на счетах по зачислению денежных средств, производились только в том случае, если наличные деньги уже поступили в кассы банка.

Все операцию по отражению банковских операций в бухгалтерском учете могут совершаться только на основании расчетных, кассовых и мемориальных документов, оформленных в соответствии с требованиям Правил бухгалтерского учета в кредитных организациях, а документы по перечислению и уплате налогов и иных обязательных платежей в государственные бюджеты с учетом требований Министерства финансов РФ и Федеральной налоговой службы России.

Каждый из этих документов, которые служат основанием для совершения бухгалтерских записей о сделанной операции, должен содержать следующие обязательные реквизиты:

номера счетов, по дебету и кредиту которых будет отражаться эта операция;
дата проведения операции;
подпись бухгалтерского работника банка, который отвечает за совершение данной операции;
по операциям, которые требуют дополнительного контроля, также должна еще быть подпись контролирующего работника банка;
по операциям самого банка, которые требуют перечисления денежных средств, должны быть подписи руководителя и главного бухгалтера.

1.3. Внутрибанковский контроль и хранение документов

Серьезные требования ЦБ РФ предъявляет к организации внутреннего контроля в коммерческих банках. Работники конкретного коммерческого банка (Банка) осуществляют внутренний контроль путем:

соблюдения действующего законодательства РФ и внутренних нормативных документов Банка при выполнении своих должностных обязанностей;
совершения банковских операций и иных действий исключительно в пределах делегированных им должностными инструкциями и другими внутренними документами Банка прав и полномочий;
обеспечения качественного и своевременного оформления и ведения первичной и отчетной документации;
осуществления логического контроля, который представляет собой соответствие той или иной операции элементарной логике;
обеспечения своевременного представления в отдел финансового мониторинга сведений об операциях клиентов, подлежащих обязательному контролю и необычных сделках;
обеспечения составления и своевременного представления руководителю структурного подразделения в установленном порядке отчетов и информации о выполненной работе;
обеспечения своевременного информирования руководителей подразделений и службы внутреннего контроля Банка о ставших им известными фактах и событиях, несущих угрозу сохранности активов и (или) имиджу Банка, а также фактов нанесения ущерба Банку и его клиентам.

Система внутреннего контроля основана на разграничении компетенции входящих в систему контроля органов и лиц, осуществляющих разработку, утверждение, применение и оценку эффективности процедур внутреннего контроля в Банке. Осуществление внутреннего контроля Банка заключается в обеспечении проведения операций только уполномоченными на то лицами и в строгом соответствии с определенными полномочиями и процедурами принятия решений по проведению операций, соблюдении требований действующего законодательства РФ и нормативных актов ЦБ РФ при проведении операций и отражении их в учете и отчетности.

Внутренний контроль в Банке осуществляется посредством следующих процедур:

разработки нормативно-методических документов, регламентирующих рабочие процессы в Банке, процесс принятия решений и контроль за их исполнением, правила и процедуры контроля, а также своевременное их доведение до работников Банка;
осуществления предварительного, текущего и последующего контроля за выполнением управленческих решений, совершением операций и сделок;
организации системы сбора, обработки и передачи финансовой и управленческой информации, в т.ч. формирование достоверных отчетов, необходимых для принятия управленческих решений;
осуществления мероприятий, направленных на повышение эффективности системы внутреннего контроля.

В целях осуществления внутреннего контроля и определения порядка осуществления контрольных функций в Банке разрабатываются и утверждаются внутренние нормативные документы, регулирующие деятельность органов управления Банка, структурных подразделений Банка, работников его подразделений, определяющие полномочия, правила, процедуры принятия решений, затрагивающих интересы Банка, его собственников (участников) и клиентов, регламентирующие порядок совершения банковских операций и других сделок, управления рисками. К внутренним документам Банка относятся регламенты, положения, инструкции, правила, процедуры, порядки, методики и другие документы. В связи с изменением законодательной и нормативной базы, технологии совершения банковских операций, организационной структуры и других условий деятельности Банка, постоянно проводится работа по их усовершенствованию, поддержанию актуальности, путем своевременного и полного внесения изменений.

Также для последующего контроля всех совершенных бухгалтерских операций, в штате Банка всегда предусматриваются отдельные работники, которые в течение следующего рабочего дня проверяют, на основании первичных документов и записей в лицевых счетах, правильность совершения всех бухгалтерских, включая кассовые, операций.

Контроль осуществляется и на этапе открытия счетов клиентам Банка – при приеме от клиентов всех видов документов, на всех стадиях документооборота, а также отражения операций в бухгалтерском учете и отчетности. Контроль в этом случае направлен на:

четкое соблюдение клиентами правил оформления документов;
своевременное выполнение Банком поручений клиентов;
сохранность денежных средств и всех видов ценностей;
зачисление всех видов платежей в точном соответствии с указанными реквизитами.

По всем операциям Банка, которые требуют дополнительного контроля, не допускается единоличного совершения их одним работником.

Руководитель Банка обязан обеспечить надежное хранение печатей, штампов и бланков Банка, учет которых ведется в отдельной книге и они выдаются под роспись работникам Банка для использования. Также коммерческие банки обязаны хранить бухгалтерские и финансовые документы в соответствии с Правилами государственного архивного дела в РФ. Ответственность за это несут руководитель Банка и главный бухгалтер Банка.

Банк может организовать хранение документов в электронном виде в виде надежно защищенных баз данных, с обеспечением возможности их распечатки на бумажных носителях по мере необходимости.

В более расширенном виде, внутрибанковский контроль выполняет следующие задачи:

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: