Сколько лет в кредитных организациях должен храниться отчет подготовленный проверяющей организацией
Обновлено: 18.04.2024
С 2022 организации должны учитывать изменения, касающиеся сроков хранения отчетности и бухгалтерских, налоговых, кадровых документов, а также использовать новые сроки, чтобы избежать штрафов. Расскажем, сколько нужно хранить бумаги, что грозит за нарушения, как себя обезопасить.
- Бухгалтерские документы: зачем хранить
- Как подготовиться к хранению документов
- Как определить начало срока хранения
- Что делать, когда истек срок хранения документов
- Срок хранения первичных документов
- Сколько хранить налоговые документы
- Срок хранения кадровых документов
- Сроки хранения отчетности в 2022 году
- Таблица сроков хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов в 2022 году
- Срок хранения статистической отчетности
- Срок хранения отчетов ПФР и ФСС
- Срок хранения отчетности ИП
- Санкции за нарушение порядка хранения документов
- Как хранятся документы в Контур.Экстерне
- Всегда доступный архив на компьютере
- Хранение рабочих документов
Сдавайте отчетность и храните документы в Контур.Экстерне.
Бухгалтерские документы: зачем хранить
Организации и предприниматели ежедневно создают множество бумаг и файлов. Их важно систематизировать и хранить в соответствии с установленными правилами, это делается не только для удобства работы, при этом бумаги имеют разные сроки хранения. Например, годовую бухгалтерскую отчетность нужно хранить постоянно, а правила трудового распорядка — 1 год.
Документы прошлых периодов, даже очень давних, могут помочь:
- защитить свои интересы в суде при разногласиях с контрагентами;
- представить информацию государственным органам о бывших сотрудниках, например, чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку;
- обосновать законность операций, если возникнут вопросы у банка или налоговой.
Если не предоставить отчет по требованию, налоговые инспекторы вправе оштрафовать, а также доначислить налоги и взносы.
Если бумаги были утрачены или испорчены, компания должна постараться их восстановить.
Как подготовиться к хранению документов
Важно определить правила, сроки хранения каждого типа бумаг, затем закрепить положения в локальных актах компании. Если в нормативных актах обозначены разные сроки хранения, безопаснее применять максимальный из них (письма Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598 и Росархива от 13.03.2020 № 7/693).
Если в Перечне Росархива срок определен как «до минования надобности», организация сама определяет срок хранения, но он не может быть меньше 12 месяцев (п. 4.6 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
Компании должны обеспечить сохранность всех документов: бумажных и электронных — независимо от способа их создания и вида носителя (ст. 5 Закона 125-ФЗ). Срок хранения не зависит от формы — электронной или бумажной (п. 4.2 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Хранить их следует в том виде, в котором они были составлены: бумажные нельзя оцифровать, а электронные распечатать.
Для бумаг компании понадобятся папки, стеллажи, площади — к помещениям есть особые требования в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Электронным файлам, подписанным цифровой подписью, тоже нужно обеспечить режим хранения, исключающий утрату или уничтожение информации и перезаписывать данные на новые носители по мере устаревания прежних.
Отправляйте и храните отчеты, первичку, кадровые и прочие документы в Контур.Экстерне.
Как определить начало срока хранения
Для разных типов бумаг и файлов будет отличаться момент, с которого начинается отсчет срока хранения. По общему правилу этот срок отсчитывается с 1 января следующего года, после того как по документам закончилось делопроизводство. Например:
- для отчетности, аудиторских заключений, регистров бухучета отсчитывать срок хранения начинают после отчетного периода (п. 1 ст. 29 402-ФЗ);
- для учетной политики, стандартов компании, других документов, связанных с организацией и ведением бухучета, а также для средств воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи срок начинает течь, после того как они в последний раз использовались для составления отчетности (п. 2 ст. 29 402-ФЗ);
- для бумаг по основным средствам, нематериальным активам (акты, ведомости, заключения об определении амортизации и пр.) срок отсчитывается с года, следующего после продажи, списания или выбытия имущества (стр. 323 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236);
- для бумаг и файлов по безнадежным долгам контрагентов (договоры, письма, платежки) отсчет идет после периода, когда долги признали безнадежными.
Что делать, когда истек срок хранения документов
Бумаги с истекшим сроком хранения уничтожают. Руководитель создает приказом экспертную комиссию из сотрудников организации, которая отбирает такие бумаги и составляет об этом протокол с повесткой и решением. Протокол подписывают все участники.
Затем составляют акт с перечисление бумаг для уничтожения. Компания может передать их для утилизации специальной организации или уничтожить самостоятельно:
- сжечь;
- обработать химическими веществами;
- измельчить с помощью шредера.
После уничтожения составляют еще один акт о фактическом уничтожении, в нем тоже указывают данные о компании и уничтоженных документах.
Храните отчеты, налоговые и бухгалтерские документы в архиве Контур.Экстерна. Архив всегда доступен, можно скачать на свой компьютер.
Срок хранения первичных документов
Срок хранения первички — 5 лет после периода, когда их последний раз использовали (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК, стр. 277 Перечня). Такой же срок установлен для оправдательных документов: банковских, кассовых документов и книг, ордеров, табелей, актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов.
После истечения 5 лет первичку можно уничтожить, но только после завершения ее проверки налоговыми и другими контролирующими органами, а также аудиторской проверки (письмо Росархива от 26.03.2020 №7/905). Экспертная комиссия организации не обладает полномочиями по проведению проверок. При разногласиях первичку хранят до разрешения спора. За ее уничтожение без выездной налоговой или аудиторской проверки компании может грозить штраф.
Сколько хранить налоговые документы
НК РФ не содержит точного перечня налоговых документов, но на практике к ним можно отнести:
- декларации, отчеты, расчеты по всем видам налогов;
- налоговые регистры;
- свидетельства об освобождении от налогов, льготах, отсрочках в уплате или отказе в них;
- книги покупок и продаж;
- сведения о доходах физических лиц;
- расчетно-платежные ведомости;
- кассовые и банковские документы;
- акты выполненных работ, оказанных услуг и др.
Любые бумаги из этого списка налоговые инспекторы могут посчитать необходимыми для расчета и уплаты налогов. А значит они вправе потребовать их при выездных, камеральных, встречных проверках и других мероприятиях налогового контроля.
Бумаги, необходимые для исчисления, удержания, перечисления и уплаты налогов, хранят 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24). Отсчет срока хранения начинается с 1 января после окончания налогового периода, в котором файл или бумагу использовали для составления отчетности и расчета налогов (письмо Минфина от 19.07.17 № 03-07-11/45829).
Документы, подтверждающие убыток организации, хранят в течение всего срока, когда они уменьшают налоговую базу (п. 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ).
Книги покупок и продаж хранят 4 года, отсчет ведут с даты последней записи (п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.11 № 1137).
Отчитывайтесь во все контролирующие органы, храните отчеты и другие документы в Контур.Экстерна.
Срок хранения кадровых документов
Понятия «кадровые документы» в законе нет, но на практике их можно разделить на бумаги по личному составу и положения или приказы, которые распространяются на всех сотрудников. Например, к ним относят:
- трудовые договоры с допсоглашениями;
- график отпусков, график сменности;
- штатное расписание, табель учета рабочего времени;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о персданных работников;
- акты и приказы о полномочиях на подписание документов;
- положение об аттестации рабочих мест;
- положение по охране труда;
- документы по воинскому учету и другие бумаги, связанные с кадровым составом.
Бумаги по личному составу (приказы о приеме на работу, увольнении, трудовые договоры, договоры ГПХ, личные карточки и пр.) хранят согласно ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Перечня:
- созданные до 2003 — не менее 75 лет;
- созданные после 2003 — не менее 50 лет.
Платежные ведомости, расчетные листки хранят 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников, а в ином случае — 50 лет.
В течение 5 лет хранят приказы о привлечении сотрудников к работе в выходные и нерабочие дни.
Если сотрудник получил образование за счет организации, свидетельства об этом хранятся по срокам налоговых документов — не менее 5 лет: чтобы списать затраты в расходы, организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (п.3 ст. 264 НК РФ).
В приказе Росархива № 236 перечислены другие бумаги, сгруппированные в зависимости от сферы применения. Например:
- правила трудового распорядка хранят 1 год;
- графики отпусков, должностные инструкции, приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года;
- отчеты о командировках, приказы об отпусках, табели учета рабочего времени — 5 лет;
- а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет и т.д.
Сдавайте отчетность по актуальным формам и без ошибок. Храните отчеты и другие документы в электронном архиве.
Сроки хранения отчетности в 2022 году
Отчетность — это вид документации, для нее установлены свои сроки хранения, которые во многом совпадают со сроками для других документов — первичных или кадровых. Сроки хранения бухгалтерской, налоговой отчетности и других бумаг мы привели в сводной таблице.
Раздел 4. Хранение документов
4.1. Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность кассовых документов, бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности. Кредитные организации обязаны хранить кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета, типовые формы аналитического и синтетического учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет.
Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель кредитной организации. Руководитель кредитной организации должен обеспечить безопасные условия хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности и их защиту от изменений. Руководитель по согласованию с главным бухгалтером должен закрепить за работниками бухгалтерской службы места для хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на бумажном носителе в шкафах и других хранилищах, установить порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.
Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном Положением Банка России N 630-П.
(в ред. Указания Банка России от 18.12.2018 N 5019-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.2. Сформированные в установленном порядке бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и типовые формы аналитического и синтетического учета за операционный день помещаются на хранение в следующем порядке.
Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение в сроки, установленные внутренними документами кредитной организации, но не реже одного раза в год. До истечения срока передачи на архивное хранение, установленного кредитной организацией во внутренних документах, сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним. До передачи на архивное хранение сохранность указанных документов обеспечивает главный бухгалтер или его заместитель.
(в ред. Указания Банка России от 19.05.2020 N 5460-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и типовых форм аналитического и синтетического учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах).
Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сформированных в электронном виде, осуществляется в порядке, установленном нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.
В случае когда законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено предоставление первичного учетного документа, хранение которого осуществляется в электронном виде, лицу, в том числе органу государственной власти, на бумажном носителе, кредитная организация обязана по требованию указанного лица, в том числе органа государственной власти, распечатать на бумажном носителе первичный учетный документ по форме и содержанию, которые действовали на момент его создания и помещения на хранение в электронном виде. Копия первичного учетного документа на бумажном носителе удостоверяется подписью уполномоченного лица кредитной организации и заверяется ее печатью (штампом).
Абзац утратил силу. - Указание Банка России от 15.02.2018 N 4722-У.
(см. текст в предыдущей редакции)
Порядок хранения документов, не учитываемых на внебалансовых счетах, обеспечивающий их сохранность, определяется руководителем кредитной организации.
4.3. Бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.
Допускается формирование бухгалтерских документов на бумажном носителе по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.
Документы на бумажном носителе, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки впереди документов по внебалансовым счетам.
В отдельные сшивы (папки) при хранении документов на бумажном носителе помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации с различными сроками хранения.
В сшивы (папки) помещаются справки о документах, хранение которых осуществляется в электронном виде в соответствии с нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета. Допускается формирование и хранение в электронном виде справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету.
(в ред. Указания Банка России от 15.02.2018 N 4722-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
Объединение документов с различными сроками хранения в общие сшивы (папки) не допускается.
Порядок хранения документов, поступивших в кредитную организацию на бумажном носителе, в случае хранения документов дня в электронном виде устанавливается кредитной организацией.
(абзац введен Указанием Банка России от 19.05.2020 N 5460-У)
4.4. Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.
Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (за исключением документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, за исключением счетов N 99998 и N 99999, N 99996 и N 99997, затем кредитуемых внебалансовых счетов, за исключением счетов N 99998 и N 99999, N 99996 и N 99997, помещаются в документы дня после бухгалтерских документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.
Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.
4.5. Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.
4.6. На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:
"Срок хранения ________________________________________________________
Архивный индекс _______________________________________________________
(полное или сокращенное фирменное наименование кредитной
организации (наименование ее филиала)
Документы за "__" ____________ ____ г.
по балансовым по внебалансовым
Сумма _________ руб. __ коп. _________ руб. __ коп.
хранятся на бумажном носителе и находятся в отдельных папках:
кассовые документы _________ руб. __ коп. _________ руб. __ коп.
по операциям с иностранной валютой:
бухгалтерские документы _________ руб. __ коп. _________ руб. __ коп.
срок хранения _________
кассовые документы _________ руб. __ коп. _________ руб. __ коп.
срок хранения _________
по операциям с драгоценными металлами:
бухгалтерские документы _________ руб. __ коп. _________ руб. __ коп.
срок хранения _________
кассовые документы _________ руб. __ коп. _________ руб. __ коп.
срок хранения _________
и так далее по документам с разными сроками хранения;
хранятся в электронном виде:
кассовые документы _________ руб. __ коп. _________ руб. __ коп.
бухгалтерские документы _________ руб. __ коп. _________ руб. __ коп.
и так далее по документам с разными сроками хранения.".
В каждой папке должна быть лента подсчета сумм документов, находящихся в ней, по балансовым и внебалансовым счетам, и делается надпись:
"документы сброшюрованы и подшиты _____________________________________
(подпись бухгалтерского работника, осуществившего сшив и проверку полноты
На лицевой стороне обложки основной папки делается надпись "С данными бухгалтерского учета сверено" и ставится подпись главного бухгалтера (его заместителя) или уполномоченного лица.
Допускается формирование и хранение в электронном виде обложки папки сброшюрованных документов.
(абзац введен Указанием Банка России от 15.02.2018 N 4722-У)
Допускается возможность подписания электронной подписью обложек папки сброшюрованных документов, а также справок о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде.
(абзац введен Указанием Банка России от 24.03.2021 N 5753-У)
4.7. Кредитная организация вправе формировать с использованием средств вычислительной техники справочно-информационные базы данных в целях оперативного получения и представления учетно-операционной информации (данных) с предоставлением доступа к этим данным в порядке, установленном руководителем кредитной организации. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России. Структура баз данных бухгалтерских документов должна позволять группировать документы в соответствии с требованиями, установленными пунктами 4.2 - 4.6 настоящей части.
4.8. Выемка бухгалтерских документов (далее - выемка документов) производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
При выемке документов присутствуют уполномоченные представители кредитной организации (главный бухгалтер или другое должностное лицо).
Уполномоченный представитель кредитной организации снимает в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, копии с изымаемых документов.
Копию протокола выемки документов получает уполномоченный представитель кредитной организации, присутствовавший при выемке документов.
На место изъятого документа уполномоченным представителем кредитной организации помещаются копия изъятого документа (при наличии) и копия протокола выемки документа. Уполномоченный представитель кредитной организации на обложке папки с документами заверяет своей подписью надпись о выемке документов с указанием даты выемки документов и количества изъятых документов.
Статья 40.1. Обеспечение хранения информации о деятельности кредитной организации
(см. текст в предыдущей редакции)
В целях хранения информации об имуществе, обязательствах кредитной организации и их движении кредитная организация обязана отражать все осуществленные операции и иные сделки в базах данных на электронных носителях, позволяющих обеспечить хранение содержащейся в них информации не менее чем пять лет с даты включения информации в базы данных, и обеспечивать возможность доступа к такой информации по состоянию на каждый операционный день. Порядок создания, ведения и хранения баз данных, содержащих такую информацию, устанавливается Банком России.
Обеспечение хранения информации, содержащейся в базах данных, ведение которых предусмотрено настоящей статьей, осуществляется также путем создания их резервных копий.
1) введение в соответствии со статьей 74 Федерального закона "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" ограничения на осуществление кредитной организацией отдельных операций и (или) запрета на осуществление отдельных банковских операций;
2) введение в соответствии со статьей 48 Федерального закона "О страховании вкладов в банках Российской Федерации" запрета на привлечение во вклады денежных средств физических лиц и на открытие и ведение банковских счетов физических лиц;
(в ред. Федерального закона от 03.08.2018 N 322-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
3) возникновение оснований для осуществления мер по предупреждению банкротства кредитной организации, установленных статьей 189.10 Федерального закона "О несостоятельности (банкротстве)";
4) принятие решения о направлении в кредитную организацию представителей Банка России и Агентства в целях проведения анализа финансового положения кредитной организации для решения вопроса о целесообразности направления в Агентство предложения Банка России об участии Агентства в осуществлении мер по предупреждению банкротства или урегулировании обязательств кредитной организации в порядке, предусмотренном статьей 189.47 Федерального закона "О несостоятельности (банкротстве)".
В случае непринятия кредитной организацией мер по обеспечению хранения информации, содержащейся в базах данных, ведение которых предусмотрено настоящей статьей, в том числе путем создания их резервных копий, руководитель кредитной организации несет ответственность в соответствии с федеральным законом.
Кредитная организация обязана вести учет денежных требований, в отношении которых она, не являясь кредитором, на основании договора исполняет обязанности по получению и переводу поступивших от должников денежных средств и (или) осуществляет иные права кредиторов по указанным денежным требованиям (обслуживание денежных требований). Такой учет осуществляется в соответствии с нормативными актами Банка России.
Формы синтетического и аналитического учета:
- ведомость остатков по счетам кредитной организации;
- отчет о финансовых результатах
Кредитные организации, осуществляющие хранение указанных документов в электронном виде
В течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет
п. 1.1 Указания Банка России от 25.11.2009 N 2346-У
Распоряжения о переводе денежных средств, изначально составленные или поступившие в электронном виде
Мемориальные ордера (мемориальные исправительные ордера)
- приходный кассовый ордер 0402008;
- расходный кассовый ордер 0402009
Ведомости открытых и закрытых счетов
Кассовый журнал по приходу
Кассовый журнал по расходу
Реестр операций с наличной валютой и чеками
Реестр переводов по приему наличных денег для осуществления операций по переводу на территории РФ денежных средств по распоряжению физических лиц без открытия банковских счетов
Электронные журналы, сформированные при совершении операций с использованием банкомата и (или) электронного терминала, реестры платежей по операциям с использованием платежных карт
Ордер по передаче ценностей
Валютный кассовый ордер
Книга регистрации открытых счетов
Справка о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету
Первичные учетные документы
Обложка папки сброшюрованных документов
Заявка на сдачу, получение наличных денег
Группировка счетов бухгалтерского учета для составления ведомости оборотов по отражению событий после отчетной даты
Группировка счетов бухгалтерского учета для составления сводной ведомости оборотов по отражению событий после отчетной даты
Все данные, которые были использованы при расчете показателя долговой нагрузки заемщика
п. 2.1.6 Указания Банка России от 20.04.2021 N 5782-У "О видах активов, характеристиках видов активов, к которым устанавливаются надбавки к коэффициентам риска, и о применении к указанным видам активов надбавок при определении кредитными организациями нормативов достаточности капитала"
Информация о всех операциях и иных сделках, отраженная в базах данных на электронных носителях
Не менее 5 лет с даты включения информации в базы данных
ст. 40.1 Федерального закона от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности"
ФЭС и УКЭП для каждого ФЭС (файлы УКЭП), направленные в уполномоченный орган в соответствии с требованиями Федерального закона от 07.08.2001 N 115-ФЗ
Кредитные организации (их филиалы)
Не менее 5 лет со дня получения квитанции уполномоченного органа о принятии (непринятии) соответствующего ФЭС или ИЭС
п. 8 Правил составления кредитными организациями в электронной форме сведений и информации, предусмотренных статьями 7, 7.5 Федерального закона "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма", утв. Банком России
Квитанции о принятии (непринятии) ФЭС и УКЭП для каждой такой квитанции, направленные уполномоченным органом в кредитную организацию
ЭС и УКЭП для каждого такого ЭС, направленные кредитной организацией в уполномоченный орган
ИЭС и УКЭП для каждого такого ИЭС, направленные уполномоченным органом в кредитную организацию
Погашенные свидетельства о праве на получение социальной выплаты в рамках ведомственной целевой программы "Оказание государственной поддержки гражданам в обеспечении жильем и оплате жилищно-коммунальных услуг"
В течение 3 лет
п. 46, п. 51 Правил предоставления молодым семьям социальных выплат на приобретение (строительство) жилья и их использования, утв. Постановлением Правительства РФ от 17.12.2010 N 1050
Государственные жилищные сертификаты, подтверждающие право переселенца на получение жилищной субсидии, находящиеся в банке
В течение 3 лет
п. 24 Правил предоставления жилищной субсидии участникам государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом, и членам их семей, утв. Постановлением Правительства РФ от 17.12.2010 N 1050
Государственные жилищные сертификаты, находящиеся в банке
В течение 3 лет
п. 65 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.03.2006 N 153
Все данные, которые используются для оценки и управления кредитным риском
абз. 5 п. 1.6, п. 12.19, п. 12.21 Положения Банка России от 06.08.2015 N 483-П
Сведения, на основании которых рассчитывались количественные параметры кредитного риска для кредитных требований к корпоративным заемщикам, суверенным заемщикам и финансовым организациям
Не менее 10 лет (хранятся в информационных системах)
Сведения, на основании которых рассчитывались компоненты кредитного риска для кредитных требований к розничным заемщикам
Не менее 10 лет (хранятся в информационных системах)
Отчеты по операционным рискам
Кредитные организации (головные кредитные организации банковских групп)
Не менее 10 лет со дня рассмотрения коллегиальным исполнительным органом кредитной организации (головной кредитной организации банковской группы)
абз. 2 п. 4.2.5 Положения Банка России от 08.04.2020 N 716-П
Уполномоченные банки (филиалы)
Не менее 5 лет со дня получения квитанции Росфинмониторинга о принятии (непринятии) соответствующего ФЭС
п. 8 Правил составления уполномоченными банками в электронной форме информации, предусмотренной частью 7 статьи 8.6 Федерального закона "О государственном оборонном заказе", утв. Банком России
Квитанции о принятии (непринятии) ФЭС и УКЭП для каждой такой квитанции, направленные Росфинмониторингом в уполномоченный банк (филиал)
Внутренние документы, разработанные в соответствии с пунктом 4.3 Положения Банка России от 07.12.2020 N 744-П, и отчеты, указанные в пункте 4.4 данного Положения
Не менее 10 лет со дня рассмотрения отчетов кредитной организацией или признания внутренних документов утратившими силу
п. 4.5 Положения Банка России от 07.12.2020 N 744-П
Экземпляр (копия, удостоверенная служащим кредитной организации) письменного или иным способом документально зафиксированного согласия субъекта кредитной истории на получение кредитного отчета
В течение 5 лет со дня обращения пользователя кредитной истории в кредитную организацию
п. 5 Указания Банка России от 11.12.2015 N 3893-У
Запись кредитной истории
Бюро кредитных историй
В течение 7 лет со дня последнего изменения информации, содержащейся в этой записи кредитной истории
Запись и (или) иные данные кредитной истории, перемещенные в архив кредитных историй
В течение 3 лет
Документы, указанные в абз. 2 - 4 п. 1.10 Положения Банка России от 18.08.2021 N 770-П
Бюро кредитных историй
Не менее 5 лет с даты их составления
п. 1.10, 1.11, 2.6.7 Положения Банка России от 18.08.2021 N 770-П "О требованиях к системе внутреннего контроля, системе управления рисками и обеспечению непрерывности деятельности бюро кредитных историй"
Формы подтверждения пользователями кредитной истории наличия согласия субъекта кредитной истории на получение его кредитного отчета со дня их получения бюро;
кредитные отчеты, предоставляемые по запросу пользователей кредитной истории (включая передаваемые сведения о среднемесячных платежах, индивидуальные рейтинги и скоринги субъектов кредитных историй) со дня их формирования;
электронные журналы (протоколы), указанные в абз. 6 - 9 п. 1.2 Положения Банка России от 18.08.2021 N 770-П, в электронном виде и в формате, определенном бюро в своих внутренних документах, со дня формирования электронного журнала (протокола) по каждому действию
В течение 3 лет
Информация о фактах возникновения рисков, риск-событий и фактах воздействия на них
Не менее 3 лет со дня их возникновения
Методика вычисления индивидуального рейтинга субъекта кредитной истории
Бюро кредитных историй
Не менее 3 лет со дня прекращения использования бюро модели, предусмотренной в методике
Указанием Центрального Банка Российской Федерации (далее – ЦБ РФ) от 08.02.2010 № 2395-У обновлен перечень сведений и документов, необходимых для осуществления государственной регистрации кредитной организации в связи с ее ликвидацией, а также порядок их представления в Банк России.
Как было и как стало
Из анализа этого документа и сравнения его с действовавшим до сих пор Указанием ЦБ РФ от 21.01.2003 № 1241-У видно, что требования к обеспечению сохранности документов кредитной организации вновь ужесточаются.
Было: Указание ЦБ РФ от 21.01.2003 № 1241-У «О перечне сведений и документов, необходимых для осуществления государственной регистрации кредитной организации в связи с ее ликвидацией, и порядке их представления в Банк России»
Стало: Указание ЦБ РФ от 08.02.2010 № 2395-У «О перечне сведений и документов, необходимых для осуществления государственной регистрации кредитной организации в связи с ее ликвидацией, а также порядке их представления в Банк России»
1. При завершении ликвидации кредитной организации ликвидатор (конкурсный управляющий, ликвидационная комиссия) (далее – орган, осуществляющий ликвидацию) обязан представить территориальному учреждению Банка России по месту своего нахождения следующие сведения и документы:
[…] 1.7. акт либо иной документ о передаче архива кредитной организации в учреждение Федеральной архивной службы Российской Федерации или о размещении архива в ином месте (у учредителей, в территориальном учреждении Банка России), либо об утрате (уничтожении) архива (части архива), если архив или часть его утрачены (уничтожены)… […]
1. Для осуществления государственной регистрации кредитной организации в связи с ее ликвидацией конкурсный управляющий (ликвидатор, ликвидационная комиссия), а в случаях, когда полномочия конкурсного управляющего (ликвидатора) исполняет государственная корпорация «Агентство по страхованию вкладов» (далее – Агентство), – представитель Агентства (далее – орган, осуществляющий ликвидацию) обязан представить территориальному учреждению Банка России по месту нахождения ликвидируемой кредитной организации следующие документы:
[…] акт либо иной документ о передаче в государственный или муниципальный архив архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности кредитной организации и включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли. В случае утраты указанных документов представляется акт о полной или частичной утрате соответствующих документов… […]
Таким образом, теперь в нормативном документе Банка России однозначно сказано, что при ликвидации кредитной организации все ее документы, даже временного срока хранения, должны быть переданы на хранение только в государственные или муниципальные архивы. Данная формулировка повторяет положения Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) (см. ч. 10 ст. 23).
При этом необходимо иметь в виду, что передача документов на архивное хранение является обязанностью конкурсного управляющего, осуществляющего процедуру банкротства кредитной организации:
Извлечение
из Федерального закона от 25.02.1999 № 40-ФЗ
«О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций»
(в ред. от 19.07.2009)
Статья 50.21. Полномочия конкурсного управляющего
3. Конкурсный управляющий обязан:
[…] 10) передать в Архивный фонд Российской Федерации документы в порядке и в соответствии с перечнем, которые утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики в сфере архивного дела, и Банком России… […]
Необоснованный монополизм
Ни у кого не вызывает сомнений правильность ужесточения требований к передаче на архивное хранение документов любой ликвидированной организации, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу.
Что же касается документов временного срока хранения, то, с моей точки зрения, требовать их сдачи на хранение исключительно в государственные и муниципальные архивы не совсем правильно.
Прежде всего, многие такие архивы просто не в состоянии принять эти документы, особенно в больших объемах, – у них нет свободного места.
Во-вторых, государственные и муниципальные архивы получают монопольное право, не опирающееся на закон, который не запрещает хранение документов временного срока хранения в специализированных коммерческих организациях, занимающихся внеофисным хранением.
Кроме того, поскольку ЦБ РФ недавно разрешил хранить часть документов временного срока хранения в электронном виде, то государственные и муниципальные архивы в ближайшее время могут столкнуться с необходимостью принимать на хранение электронные документы на съемных носителях.
Анализ судебной практики показывает, что конкурсным управляющим регулярно приходится через арбитражные суды заставлять государственные и муниципальные архивы брать на хранение те же документы по личному составу. Учитывая, что объем документации временного хранения кредитной организации обычно в десятки раз превышает среднестатистический объем аналогичной документации других организаций, данное решение Банка России может в ряде случаев создать значительные проблемы для всех сторон, участвующих в процессе ликвидации организации.
Как работать в новых условиях?
Тем, кто будет вынужден исполнять новые требования, можно посоветовать следующее.
■ При проведении процедуры банкротства провести ревизию всех бумажных «залежей», выявить и уничтожить все документы кредитной организации, сроки хранения которых уже истекли.
■ Обратить внимание на то, что в Указании ЦБ РФ от 08.02.2010 № 2395-У речь идет об архивных документах временного срока хранения. Учитывая то, что определение «архивный документ», данное в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации», весьма нечеткое, –принять решение, что документы сроком хранения до 10 лет архивными не являются, и на этом основании самостоятельно решать вопрос об организации их хранения, рассматривая в качестве одного из вариантов возможность передачи документов на внеофисное хранение в специализированные коммерческие организации (с последующим конфиденциальным уничтожением). Это тем более оправдано в том случае, когда кредитная организации в процессе своей деятельности пользовалась услугами таких специализированных организаций.
Над этим стоит задуматься
При чтении данного нормативного документа ЦБ РФ у меня сразу же возник вопрос: был ли он согласован с Росархивом? Есть подозрение, что мнение архивной службы сегодня уже никого не интересует…
С моей точки зрения, положения Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и ряда других законодательных и нормативных актов, требующие сохранять документы временного срока хранения даже после ликвидации организации, нужно уточнить. Все-таки далеко не все документы временного срока хранения имеет смысл продолжать хранить после ликвидации кредитной организации – когда процедура ликвидации завершена, и уже составлен и утвержден ликвидационный баланс. Претензии-то на их основании предъявлять будет уже некому.
Стоило бы подумать о проведении, в случае ликвидации, экспертизы ценности документов временного срока хранения и о возможности досрочного уничтожения ряда видов документов. Досрочное уничтожение тем более оправдано с учетом того, что значительная часть документации кредитной организации содержит персональные данные клиентов и другую конфиденциальную информацию.
Н.А. Храмцовская,
ведущий эксперт компании ЭОС по управлению документацией, член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
Автор статьи
Читайте также: