43 можно ли выдать наличные деньги под отчет человеку работающему по гражданско правовому договору

Обновлено: 19.04.2024

Вопрос: Организация заключила гражданско-правовой договор с физическим лицом. В рамках выполнения гражданско-правового договора исполнитель должен закупать материалы. Можно ли в данном случае выдать деньги под отчет?

Ответ: Так как физическое лицо, с которым организация заключила гражданско-правовой договор, не является работником организации, выдавать ему деньги под отчет нельзя.

Обоснование: Порядок выдачи наличных денег изложен в гл. 4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) (далее — Положение N 373-П).
Так, в п. 4.4 Положения N 373-П определено, что для выдачи наличных денег на расходы, связанные с деятельностью организации, работнику под отчет расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
В силу норм ст. 11 Трудового кодекса РФ на лиц, работающих на основании договоров гражданско-правового характера, не распространяется трудовое законодательство, а также иные акты, содержащие нормы трудового права.
В соответствии со ст. 20 ТК РФ работником является физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем.
При заключении гражданско-правового договора с физическим лицом трудовых отношений не возникает и, как следствие, физическое лицо не является работником организации.
Принимая во внимание нормы п. 4.4 Положения N 373-П, а также ст. ст. 11 и 20 ТК РФ, выдавать денежные средства можно только работнику организации.
Так как физическое лицо, с которым организация заключила гражданско-правовой договор, не является работником организации, выдавать ему деньги под отчет нельзя.

Л.Б.Чернышева
ООО «ИК Ю-Софт»
Региональный информационный центр
Сети КонсультантПлюс
03.10.2013

Указания Центробанка трактуют понятие «работник» шире, чем трудовое законодательство. Можно ли выдать деньги под отчет лицу, которое не является штатным сотрудником? Какие документы нужно оформить, чтобы у контролирующих органов не возникло претензий? Разберем подробно.

Правовая сторона вопроса

Все организации и предприниматели обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций (далее — Порядок).

Действующий Порядок утвержден указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 05.10.2020).

Порядок в частности устанавливает правила наличных расчетов с подотчетными лицами.

В п. 6.3. Порядка четко указано, что подотчетным лицом считается работник организации (ИП):

Однако п. 5 Порядка содержит расширенную трактовку понятия работник :

Свою позицию по данному вопросу Банк России подтвердил еще в 2014 году в письме № 29-Р-Р-6/7859.

Таким образом, выдавать наличные деньги под отчет юрлица и ИП вправе не только штатным сотрудникам, но и исполнителям по договорам гражданско-правового характера.

Например: выдать деньги подрядчику на закупку материалов, необходимых для выполнения работ.

Документальное оформление подотчета

В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Порядка:

Таким образом в отношении подрядчиков действует общее правило:

деньги выдаются по письменному заявлению (на основании распоряжения руководителя);
выдача наличных из кассы оформляют расходным кассовым ордером;
в установленный срок подрядчик сдает авансовый отчет и подтверждающие документы.

В заявлении подрядчика (распоряжении руководителя) нужно отразить, что аванс выдается на покупку материалов в целях исполнения договора подряда №___ от _________.

Напоминаем, что предприятия вправе разрабатывать собственные бланки первичной документации. Если компания (ИП) использует типовой бланк АО-1, заполнить его можно следующим образом:

поле «Табельный номер» оставить пустым, ведь подрядчик — не штатный сотрудник;
в поле «Должность» указать «подрядчик» или «исполнитель по договору подряда №___ от _____».

Подробно о составлении авансовых отчетов мы рассказывали в этой статье .

Включите в договор с подрядчиком пункты, в которых будет зафиксирован порядок:

выдачи денег и их возврата;
документального оформления подотчета.

Учтите, что подрядчик — не ваш штатный работник, и он не обязан подчиняться внутренним правилам предприятия. Поэтому стоит подстраховаться и включить в договор санкции за нарушение срока представления документов.

Например, укажите, что подрядчик не получит расчет за выполненные работы, пока не сдаст авансовый отчет.

Риски переквалификации договора

Трудовые инспекторы могут переквалифицировать договор подряда в трудовой, если выявят признаки, характеризующие трудовые отношения.

предмет договора содержит указание на специальность или профессию;
на исполнителя возложена материальная ответственность за недостачу вверенного им имущества;
прописаны размер тарифной ставки или оклада, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты;
исполнитель обязан подчиняться Правилам внутреннего трудового распорядка, соблюдать режим, график сменности;
за ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей исполнитель несет дисциплинарную ответственность и т. д.

Подробные разъяснения по данному вопросу можно найти в Постановлении Пленума ВС РФ от 29.05.2018 № 15.

Если признаков трудовых отношений в договоре нет, то выдача денег подрядчику под отчет не является основанием для переквалификации договора подряда в трудовой.

Что касается иных рисков, то если перечисление подотчет физлицу, заключившему ГПХ-договор с организацией, допускается, то вот выдавать подотчетные средства сотруднику другой организации точно нельзя.

Например: из компании"А" в компанию «Б» командирован работник (специалист по настройке оборудования), на месте ему нужно произвести ремонт, а для него приобрести запчасти. Неправильно — выдать командированному от другой организации деньги подотчет и принять в дальнейшем расходы по авансовому отчету. Правильно — самостоятельно закупить нужные запчасти и передать их специалисту по акту, ведомости, расходной накладной или иному документу, принятому в организации. Или увеличить сумму контракта с компанией «Б» на сумму, составляющую стоимость запчастей, а уже она выдаст своему сотрудники деньги на покупку нужных материалов.

Также существуют риски доначисления страховых взносов и НДФЛ в случае, если подотчетные средства работнику-подрядчику перечислялись, но он за них не отчитался и не вернул, а организация не предприняла шагов по их возврату: не писала претензионные письма и требования, не подавала в суд, не требовала уплаты неустойки и т.д. В этом случае налоговая инспекция может посчитать, что выданные подотчетные средства маскировали фактически выплату вознаграждения по договору.

Можно ли выдавать в подотчет не сотруднику деньги на совершение покупок, необходимых для компании? Ответ на этот вопрос дается в разъяснениях и нормативных указаниях, изданных Банком России. Изучим их подробнее.

Кто может получить деньги организации под отчет?

Согласно п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций …» от 11.03.2014 № 3210-У работнику под отчет могут быть выданы наличные на осуществление расходов, связанных с деятельностью юрлица (или ИП). Таким образом, лицо, не являющееся сотрудником фирмы, подотчетные средства получить не может.

При этом п. 5 указания 3210-У дает четкое определение понятию «работник» в целях применения порядка ведения кассовых операций: это физлицо, с которым у фирмы имеется договор трудового или гражданско-правового характера. Эту же трактовку норм п. 5 указаний 3210-У приводит Центробанк в своем письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. А это значит, что наличку под отчет может получить не только работник, выполняющий в этой фирме трудовые обязанности, но и подрядчик, например, закупающий материалы, которые будут использоваться в ее деятельности.

О правах и обязанностях работников см. в материале «Ст. 21 ТК РФ: вопросы и ответы».

Может ли подотчетное лицо передавать подотчетные суммы другому лицу? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе вы можете получить бесплатно.

Как выдать деньги под отчет подрядчику?

Для того чтобы подстраховаться от возможных рисков при выдаче денег подрядчикам, не являющимся с точки зрения ст. 20 ТК РФ вашими сотрудниками, советуем закрепить порядок выдачи им подотчетных средств в локальных внутрикорпоративных актах.

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Так, например, в локальных актах работодатель самостоятельно устанавливает срок, на который выдают подотчетные суммы. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому получателю подотетных средств.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, подробно описано в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Кроме того, в договор с подрядчиком целесообразно включить пункты, описывающие схему выдачи, возврата и документального оформления подотчета.

ВАЖНО! Подрядчик обязан соблюдать все условия, регламентирующие порядок движения выданных ему средств, оформления заявлений и авансовых отчетов, которые установлены п. 6.3 указания 3210-У.

О бухгалтерских нюансах авансовых отчетов читайте в публикации «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Кто может получить средства под отчет в безналичной форме?

Положения указания 3210-У распространяются только на наличные операции. Для безналичных подотчетных выплат нормативного документа не существует. Таким образом, порядок совершения операций по выдаче подотчетных средств в безналичной форме должен быть зафиксирован в локальных актах компании (или предпринимателя).

Важно! Рекомендация от КонсультантПлюс
Деньги можно выдавать под отчет путем их перечисления на личные банковские карты, в том числе на "зарплатные" карты работников (Письма Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, от 21.07.2017 N 09-01-07/46781).
Для этого нужно.
Подробнее смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.

Итоги

Выдавать наличные средства под отчет, согласно указанию Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, можно только работникам выдающей деньги фирмы (или ИП). При этом трактовка понятия «работник», приведенная банкирами, охватывает большее количество лиц, чем трактовка, содержащаяся в трудовом законодательстве.

Нормы указания 3210-У применимы только к подотчетным расчетам наличными. Порядок безналичных выплат подотчетникам необходимо зафиксировать в локальных актах.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Максимальный срок выдачи денег под отчет— установлен ли он в 2022 году? От ответа на этот вопрос напрямую зависит порядок выдачи и возврата отчетных средств. Разберемся, что по данному поводу говорят нормативные документы и контролирующие органы, в нашей статье.

Какие сроки по подотчетным средствам установлены законодательством?

Порядок выдачи наличных под отчет зафиксирован в п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У. С 30.11.2020 оно действует в редакции указания Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

Согласно обновленному документу срок, в течение которого подотчетное лицо обязано отчитаться, теперь устанавливает сама организация. Напомним, ранее срок был нормативно закреплан и был равен 3-м дням. Это означает, что с 30.11.2020 обязательный 3-х дневный срок для авансового отчета отменен.

Пример определения даты возврата подотчетных сумм
Деньги выданы 11 марта 2022 г. на срок до 18 марта 2022 г. включительно. Срок, установленный руководителем для представления авансового отчета, составляет три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы наличные под отчет. В соответствии с инструкцией по порядку расчетов с подотчетными лицами для возврата неизрасходованных сумм отводится пять рабочих дней с момента окончания срока представления авансового отчета.
При таких условиях подотчетное лицо должно представить отчет не позднее. и вернуть деньги в кассу не позднее.
Посмотреть пример полностью в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.

ВАЖНО! Правило о сроке подачи авансового отчета необходимо соблюдать абсолютно всем работникам фирмы, и руководитель не исключение (даже если он владелец фирмы).

Отдельно следует упомянуть о случаях направления сотрудников в командировку. При этом дни отсчитываются от даты возвращения командированного (п. 26 постановления Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749).

Оформить авансовый отчет вам поможет наша публикация «Образец заполнения авансового отчета».

Больше никаких сроков ни указание № 3210-У, ни иные нормативные источники не устанавливают. Означает ли это, что деньги, выдаваемые под отчет, можно возвращать когда угодно?

Устанавливать ли срок выдачи денег под отчет?

Любой ответ на этот вопрос имеет свои положительные и негативные последствия. Стоит понимать, что, определяя конкретный срок выдачи подотчетных денег, предприятие будет обязано его соблюдать. В противном случае велики шансы на предъявление претензий налоговиков за неоприходование денежных средств в кассу. Штраф за это нарушение составляет 4–5 тыс. руб. для должностных лиц и 40–50 тыс. руб. для юрлиц (п. 1 ст. 15 КоАП РФ).

При этом абсолютно обоснованными такие претензии признать нельзя, поскольку напрямую такое нарушение, как несвоевременный возврат подотчетных средств, в ст. 15 КоАП РФ не предусмотрено. Однако такой риск существует, и о нем необходимо помнить.

Подробнее о возможных наказаниях за нарушения при работе с наличностью читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Проверьте, правильно ли вы оформляете взаиморасчеты с подотчетными лицами в бухучете с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

В свою очередь, если срок возврата подотчетной наличности не будет нигде зафиксирован, то и у контролеров не может быть никаких претензий по ее несвоевременному возврату. Правда, и в этом случае проблемы с налоговой не исключены. Так, в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704 налоговики выразили мнение о том, что при неуказании срока выдачи наличных под отчет такой срок считается равным 1 дню. Однако никакими правовыми актами свою позицию они не аргументируют.

В связи с вышеизложенным принимать решение на уровне локальных внутрикорпоративных актов об установлении (или неустановлении) сроков выдачи под отчет стоит на основе оценки собственной хозяйственной ситуации и возможных рисков.

Как составить приказ о сроках выдачи подотчетных средств?

Обычно приказ составляется не отдельно для установления сроков, а для описания всей процедуры выдачи подотчетных сумм. В таком приказе стоит указать:

ВАЖНО! Максимальный размер подотчетных сумм к выдаче также законодательно не установлен. Его, как и срок выдачи денег под отчет, хозсубъекты определяют самостоятельно.

сроки, на которые средства выдаются подотчетникам;
перечень сотрудников, правомочных получать подотчетные деньги;
описание процедуры представления авансовых отчетов.

В каком еще документе можно отразить нюансы расчетов с подотчетными лицами, узнайте из публикации «Положение о расчетах с подотчетными лицами — образец».

Следует иметь в виду, что предельные сроки, на которые будут выдаваться средства подотчетникам, могут быть как одинаковыми для всех сотрудников компании, так и установлены для каждого из них индивидуально.

Примерный образец приказа о подотчетных лицах вы можете скачать по ссылке ниже:

ВАЖНО! Все организационные моменты, касающиеся процедуры выдачи и возврата подотчетных средств, должны закрепляться только в приказах, но не в учетной политике. Иначе изменить эту процедуру в случае необходимости будет проблематично (п. 6 ст. 8 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Можно ли выдавать деньги под отчет на длительные сроки?

Закон не запрещает выдавать деньги подотчетникам не только на несколько дней или месяцев, но и на несколько лет. При этом стоит понимать, что чрезмерно длительные сроки нахождения средств у подотчетника должны быть обоснованы производственной необходимостью, а сами средства — потрачены на целевые расходы. В противном случае возможен риск переквалификации контролирующими органами подотчетных сумм в доход или беспроцентный заем, что влечет за собой необходимость удержания с доходов (или материальной выгоды) НДФЛ.

Оспорить такую переквалификацию можно будет только в судебном порядке. При этом арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна и во многом зависит от условий, сопутствующих той или иной конкретной ситуации с участием подотчетных средств.

ВАЖНО! Обратите внимание на письмо Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5, в котором ведомство сообщает, что до момента утверждения руководством авансового отчета невозможно однозначно определить, возникнет ли у сотрудника облагаемый НДФЛ доход и какова будет сумма этого дохода.

Можно ли выдавать подотчетные суммы при отсутствии отчета по предыдущим полученным под отчет суммам, узнайте из статьи «Порядок учета расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Итоги

Ни минимальные, ни максимальные сроки выдачи денег подотчетникам законодательно не установлены. Хозсубъекты вправе определить их самостоятельно. Зафиксировать данные сроки можно в локальных актах предприятия. При этом закон не обязывает предприятие составлять такие распорядительные документы.

О законодательной базе, касающейся сферы расчетов с подотчетниками, см. статью «Расчет с подотчетными лицами - нормативные документы».

Вопрос: Можно ли выдать денежные средства под отчет лицу, не состоящему в штате организации, работающему по договору гражданско-правового характера?

Ответ: Подотчетные суммы можно выдавать не только штатным работникам, но и лицам, работающим по гражданско-правовому договору.

Обоснование: До недавнего времени выдавать денежные средства под отчет в рамках договора гражданско-правового характера было запрещено, так как лицо, оформленное по такому договору, не является штатным работником. А согласно Приказу Минфина России от 31.10.2000 N 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.
В Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание Банка России) также говорится о выдаче наличных денежных средств под отчет работнику.
Однако согласно Письму Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 в целях применения Указания Банка России под работником юридического лица понимается лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера.
Исходя из этого Письма подотчетные суммы можно выдавать не только штатным работникам, но и тем, кто работает по гражданско-правовому договору. Закрепить это правило можно в локальных нормативных актах организации, а также в договоре гражданско-правового характера.
Следует учитывать, что при выдаче подотчетных сумм лицу, работающему по договору гражданско-правового характера, действуют те же правила, утвержденные Указанием Банка России, что и для штатных работников, а именно:
— денежные средства выдаются на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя;
— денежные средства выдаются по расходному кассовому ордеру;
— расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги;
— подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами;
— выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (пп. 6.1, 6.3 п. 6 Указания Банка России).

М.Н.Черникова
Аудиторская компания
«GSL Law & Consulting»
20.02.2015

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: