Как оформить инвентаризацию расчетного счета
Обновлено: 24.04.2024
В обязанность любого кассира и иногда бухгалтера входит инвентаризация наличных денежных средств в кассе, денежных документов и БСО. И вот какими правилами нужно руководствоваться при этом.
Проверка кассы
В общих чертах проведение инвентаризации денежных средств регулирует приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49, которым утверждены Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
В отношении инвентаризации кассы он сразу отсылает к Порядку ведения кассовых операций юрлицами и упрощенному порядку ведения кассовых операций ИП и субъектами малого предпринимательства. Он утверждён указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
Согласно п. 7 этого документа ЦБ порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег юридические лица и предприниматели определяют самостоятельно (термин «инвентаризация» не употребляется).
Между тем, проведение инвентаризации денежных средств в кассе должно происходить так. Так, в конце рабочего дня кассир:
- сверяет фактическую сумму наличных в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге 0310004;
- заверяет записи в кассовой книге 0310004 подписью.
После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере 0310001, с суммой фактически принятых наличных денег.
В последний день выдачи наличных, предназначенных для зарплаты, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011):
- проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег;
- подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию;
- сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011);
- проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011);
- передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю).
На фактически выданные суммы наличных по расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) оформляют расходный кассовый ордер 0310002.
Проверка ценностей в кассе
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимают к учету:
- наличные деньги;
- ценные бумаги;
- денежные документы.
В последнем случае под инвентаризацией денежных документов подразумевают почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.
Проверка бланков
Что касается инвентаризации бланков строгой отчетности, то это проверка фактического наличия:
- бланков ценных бумаг;
- других бланков документов строгой отчетности.
Такую проверку делают:
- по видам бланков (например, акции – именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные);
- с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков;
- по каждому месту хранения;
- по материально ответственным лицам.
Проверка денег в пути
Инвентаризацию денежных средств в пути проводят путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т. п.
Проверка денег на счетах
Инвентаризацию денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, проводят путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.
Оформление результатов
Обязательный для применения акт инвентаризации денежных средств законом не установлен. Однако можно использовать унифицированную форму бланка инвентаризацию денежных средств ИНВ-15, утверждённую постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Каждая организация обязана проводить инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами перед составлением годовой отчетности. Напомним, как правильно провести процедуру, и какие документы потребуются.
Порядок проведения
Инвентаризацию расчетов проводят:
- В конце года в рамках общей инвентаризации перед составлением годовой отчетности.
- Внепланово, по состоянию на определенную дату, в случае необходимости (например: в организации меняется главный бухгалтер, предприятие готовит промежуточную отчетность для потенциального инвестора и т. д.).
Порядок проведения инвентаризации по-прежнему регламентируют Методические указания, которые были утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее — Указания).
Согласно Указаниям годовую инвентаризацию проводят с 1 октября по 31 декабря. Конкретные даты руководитель предприятия утверждает в приказе о проведении инвентаризации.
Кроме сроков проведения процедуры вышеуказанным приказом утверждается состав инвентаризационной комиссии .
В комиссию могут входить работники бухгалтерии, администрации, юридического отдела и других подразделений предприятия. Также руководство компании вправе включить в состав комиссии независимых аудиторов.
Раньше приказ об инвентаризации составляли по форме № ИНВ-22. С 2013 года применять унифицированные формы организации не обязаны, хотя на практике многие продолжают использовать привычные бланки.
После того, как будут тщательно сверены все расчеты с дебиторами и кредиторами, нужно оформить полученные результаты. Сначала составляют бухгалтерскую справку, в которую включают следующие сведения:
- наименования дебиторов и кредиторов;
- причины возникновения задолженности;
- реквизиты подтверждающих документов.
Можно использовать унифицированную справку — приложение к форме № ИНВ-17.
Затем на основе справки составляют акт инвентаризации расчетов . Организация может разработать собственную форму акта или использовать унифицированную форму ИНВ-17.
Акт составляют в двух экземплярах: один передают в бухгалтерию, а другой остается у инвентаризационной комиссии.
Если сверка расчетов проводится в рамках годовой инвентаризации, то ее результаты нужно отразить в годовой бухгалтерской отчетности. Если процедура проводится по иной причине — ее результаты отражают в учете и отчетности за тот месяц, в котором она была завершена (п. 5.5 Указаний).
Предмет проверки
В ходе инвентаризации проверяют дебетовые и кредитовые остатки по следующим счетам расчетов:
Если процедура проводится не в рамках годовой инвентаризации, то остатки по счетам могут быть проинспектированы выборочно — в зависимости от цели проверки.
Расчеты с покупателями, заказчиками, дебиторами и кредиторами
В ходе инвентаризации комиссия проверяет расчеты по каждому поставщику, покупателю, подрядчику и т. д. В качестве документов, подтверждающих наличие задолженности, выступают договоры, первичные учетные документы, банковские выписки, решения суда и т. п.
Чтобы согласовать суммы задолженности с каждым контрагентом проводится сверка взаиморасчетов . Ее результаты обычно оформляются актом сверки, который должны подписать обе стороны. Однако в роли подтверждающего документа может выступить и письмо от контрагента, в котором он признает сумму долга.
Подключите электронный документооборот с контрагентами через Такском и обменивайтесь актами сверки, письмами и прочими документами, не выходя из офиса.
Комиссии предстоит оценить размер сомнительной и просроченной задолженности, определить, есть ли у компании потребность в формировании резерва по сомнительным долгам и в каком объеме.
Выявленную в ходе процедуры безнадежную дебиторскую и кредиторскую задолженность нужно списать. О том, как это правильно сделать, читайте здесь .
Необходимо проинспектировать наличие задолженности перед банками, финансовыми учреждениями, иными заимодавцами. Проверяют договоры, графики внесения платежей, банковские выписки, бухгалтерские справки и т. д. Для корректного формирования отчетности важно оценить, какие суммы представляют собой краткосрочную, а какие — долгосрочную кредиторскую задолженность.
Проверка расчетов с учредителями включает выявление долгов:
- предприятия перед собственниками по невыплаченным дивидендам (решения о выплате дивидендов, банковские выписки);
- собственников перед организацией по оплате доли в уставном капитале (учредительные документы, банковские выписки).
Расчеты с бюджетом
Проверяется состояние расчетов по каждому налогу, взносу и прочим сборам в бюджет.
Документами, подтверждающими суммы задолженности или переплаты, выступают акты сверки расчетов или справки о состоянии расчетов с контролирующими органами: ИФНС, ФСС, ПФР.
Электронный сервис Онлайн-Спринтер — безлимитная отчетность во все контролирующие органы, сверка расчетов и обмен корреспонденцией.
Попробуйте 30 дней бесплатно!
Проводя сверку, важно выяснить причины появления не только задолженностей, но и переплат. Например, в ФСС можно просто переплатить взносы, а можно получить дебетовое сальдо по счету 69 за счет задолженности Фонда по возмещению расходов страхователю (несмотря на действующую систему прямых выплат, еще не все страхователи получили возмещение за прошлые годы).
Аналогична ситуация по НДС — у вас может быть или обычная переплата или налог к возмещению из бюджета.
Расчеты с работниками
Комиссия проверяет наличие задолженности перед персоналом организации. Выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, а также суммы и основания возникновения переплат сотрудникам.
Проверке подвергаются расчетно-платежные и платежные ведомости, кассовые ордера, больничные листы, записки-расчеты по отпускным, банковские выписки, заявления о предоставлении налоговых вычетов и т. д.
При проверке подотчетных сумм инспектируют авансовые отчеты подотчетных лиц: сроки, на которые были выданы средства, целевое использование выданных сумм, а также наличие первичных документов, подтверждающих расходы.
Касса нужна компании для приема, хранения и выдачи денежных средств, бланков строгой отчетности, финансовых документов. Когда и в каком порядке нужно проводить ее инвентаризацию, как правильно учесть результаты проверки кассы, расскажем далее в нашей статье.
Порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе
Порядок и сроки проведения инвентаризации денежных средств в кассе ООО, другая компания или индивидуальный предприниматель определяет самостоятельно (п. 7 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У).
Ревизию проводят по решению руководителя. Это могут быть плановые и внеплановые (внезапные) проверки. Существуют случаи, когда инвентаризация кассы обязательна, в частности: (п. 27 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):
- перед составлением годовой бухотчетности;
- при смене кассира;
- при обнаружении фактов хищения денежных средств, злоупотребления или порчи ценностей, хранящихся в кассе;
- если произошла авария, пожар или другая чрезвычайная ситуация;
- если компания реорганизуется или ликвидируется.
Перед началом проверки инвентаризационная комиссия должна получить от кассира (п. 2.4 указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, далее – указания):
- приходные и расходные кассовые ордера, которые еще не были переданы в бухгалтерию;
- расписку о том, что к началу проверки все расходные и приходные документы на деньги и ценности, фактическое наличие которых проверяется, сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, все денежные средства и ценности, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие — списаны.
В процессе инвентаризации, проводимой в случае реорганизации или ликвидации компании, годовой инвентаризации комиссия проверяет все ценности, хранящиеся в кассе (п. 3.40 указаний):
- наличные денежные средства;
- денежные документы (почтовые марки, карты оплаты услуг связи, топливные карты, железнодорожные и авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории);
- документарные ценные бумаги (акции, закладные, векселя и так далее);
- бланки документов строгой отчетности.
В других случаях проверяют те виды ценностей, которые указаны в приказе руководителя компании.
В ходе инвентаризации наличных денег члены комиссии поштучно пересчитывают все денежные знаки, находящиеся в кассе. После полного полистного пересчета денежной наличности результат сверяют с данными учета по кассовой книге. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги также осуществляют проверку правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Ревизии подлежат все денежные средства организации. К примеру, денежные средства, числящиеся в пути, учитываемые на счете 57 «Переводы в пути», сверяются с данными ведомостей сдачи наличной выручки инкассаторам банка, квитанций и иных документов (п. 3.42 указаний).
Денежные средства компании, находящиеся на банковских счетах, проверяют путем сопоставления остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерского учета организации, с данными выписок банков (пункт 3.43 указаний).
Порядок проведения проверки денежных документов, хранящихся в кассе, не отличается от общего порядка инвентаризации. Проверяют фактическое наличие денежных документов по их видам. Количество денежных документов, их реквизиты и стоимость сверяют с учетными данными, внесенными в акты инвентаризации (п. 3.40 указаний).
При ревизии бланков строгой отчетности, хранящихся в кассе, проверяют их фактическое наличие по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров. Фактическое количество сверяют с данными аналитического учета по забалансовому счету 006 «Бланки строгой отчетности», отраженными в описи. Стоимость бланков определять не нужно, так как их учитывают в условной оценке (п. 3.41 указаний).
При проверке наличия ценных бумаг устанавливают:
- правильность их оформления;
- реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;
- их сохранность (путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета);
- своевременность и полноту отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам.
Состав комиссии по инвентаризации денежных средств в кассе
Обычно инвентаризацию денежных средств в кассе проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 указаний). При небольшом объеме работ провести опись можно силами ревизионной комиссии, если она создана в организации.
Персональный состав комиссии определяет руководитель компании. В него обычно включают:
- работников службы внутреннего аудита;
- бухгалтеров;
- экономистов;
- юристов и так далее.
Как правило, в инвентаризационную комиссию входит не менее трех человек.
Председателем может быть любой сотрудник компании, за исключением материально ответственного лица. Обычно председателем комиссии назначают заместителя генерального директора или руководителя одного из подразделений компании.
Материально ответственные лица в состав комиссии не входят, однако они обязаны присутствовать при проведении инвентаризации (п. п. 2.8, 2.10 указаний).
Члены инвентаризационной комиссии должны непосредственно присутствовать при проведении инвентаризации (п. 2.3 указаний). Отсутствие хотя бы одного члена может послужить основанием для признания результатов проведенной проверки недействительными.
Документы при инвентаризации денежных средств в кассе
При проведении инвентаризации в кассе компании следует оформить немало документов. Для начала руководитель издает приказ о сроках проведения проверки, о составе комиссии и ценностей, подлежащих пересчету.
В ходе ревизии сведения о фактическом наличии ценностей заносят в самостоятельно разработанные формы или унифицированные, например, можно использовать:
- форму № ИНВ-15 — для оформления результатов инвентаризации денежных средств и денежных документов;
- форму № ИНВ-16 — для отражения результатов ревизии ценных бумаг и бланков строгой отчетности.
Применяемые формы документов нужно утвердить в учетной политике компании (п. 4 ПБУ 1/2008).
Приказ о проведении инвентаризации денежных средств в кассе
Перед проведением инвентаризации кассы руководитель компании издает приказ, в котором прописывает:
- дату начала и окончания проверки;
- виды имущества, подлежащие инвентаризации (например, наличные денежные средства, финансовые документы и так далее);
- причины проведения проверки (например, смена материально ответственного лица);
- персональный состав инвентаризационной комиссии;
- дату, не позднее которой материалы по инвентаризации необходимо представить в бухгалтерию.
Такой распорядительный документ можно составить в произвольном виде, либо использовать бланк формы № ИНВ-22.
Приказ необходимо внести в журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, который можно составить по форме № ИНВ-23 (п. 2.3 указаний).
Учет результатов инвентаризации денежных средств в кассе
Если в результате инвентаризации выявлены отклонения, необходимо:
- составить сличительные ведомости по таким ценностям. При использовании унифицированных форм № ИНВ-15 и ИНВ-16 внести в них данные об излишках и недостачах;
- запросить у кассира объяснение причин излишков или недостач.
По итогам проверки необходимо провести заседание инвентаризационной комиссии. В протоколе заседания следует зафиксировать, в частности:
- предложения по урегулированию выявленной недостачи или излишков на основании объяснений материально ответственного лица;
- причины, по которым недостача не была отнесена на виновных сотрудников.
На основании этих документов руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. В нем обязательно должно быть прописано решение по урегулированию выявленной недостачи денежных средств, других ценностей, хранящихся в кассе, или их излишка.
Бухгалтерские проводки при инвентаризации денежных средств в кассе
Недостача, выявленная в ходе проведения инвентаризации денежной наличности, отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса» (инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).
Сумма недостачи денежных средств, взыскиваемая с виновного работника, отражается по кредиту счета 94 в корреспонденции с дебетом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (пп. «б» п. 28 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
На суммы удержаний из заработной платы виновного работника производится запись по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с кредитом счета 73, субсчет 73-2.
Если компания приняла решение отказаться от взыскания денежных средств с виновного работника, то эта сумма признается в бухгалтерском учете в составе прочих расходов и отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы» в корреспонденции с кредитом счета 94 (п. 11 положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н).
Бухгалтерские записи будут следующими.
Операция
Кредит
Сумму выявленного излишка денежных средств учитывают в составе прочих доходов предприятия (пп. «а» п. 28 положения № 34н) следующей проводкой.
Операция
Кредит
Акт инвентаризации денежных средств в кассе
По результатам инвентаризации наличности в кассе составляют акт по форме № ИНВ-15 и по образцу, разработанному компанией. Разберем порядок заполнения документа на примере формы № ИНВ-15. В верхней части документа кассир или иное материально ответственное лицо дает расписку в том, что к началу ревизии все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию, поступившие деньги оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Далее указывают сумму наличных денег по учетным данным и сумму выявленной недостачи (излишков). Затем материально ответственное лицо пишет объяснения, излагая причины недостачи (излишков).
За недостачу денежных средств в кассе кассир несет материальную ответственность, размер которой зависит от того, заключен с ним договор о полной материальной ответственности или нет. Если заключен, то кассир обязан возместить недостачу в полном размере, а если не заключен, то ответственность ограничена размером его среднего месячного заработка (ст. 241, п. 2 ст. 243, ст. 244 ТК РФ, перечень, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85).
В конце акта руководитель организации выносит свое решение: удержать сумму недостачи из заработной платы кассира, а если вина материально ответственного лица не доказана – отнести на финансовый результат.
Акт подписывают председатель и члены комиссии, а также материально ответственное лицо. Директор компании ставит подпись под своим вердиктом. Акт оформляют в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а второй остается у кассира. Если инвентаризацию проводят в связи со сменой кассира, акт составляют в трех экземплярах – для прежнего и нового кассиров и для бухгалтерии.
На практике материально ответственное лицо нередко отказывается объяснять недостачу в кассе. В этом случае необходимо составить акт об отказе работника представить объяснения.
Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными используют акт по форме № ИНВ-16 (или документ, разработанный компанией).
До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица также берут расписку о том, что все расходные и приходные документы на ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности сданы в бухгалтерию и все ценные бумаги и бланки оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Она включена в заголовочную часть инвентаризационной описи.
На последней странице формы перед подписью председателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности во время инвентаризации.
Акт составляют в двух экземплярах, которые подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. Один экземпляр описи передают в бухгалтерию, второй — остается у материально ответственного лица.
При смене материально ответственных лиц опись составляют в трех экземплярах.
Календарный год подходит к концу, а это значит, что в бухгалтерской службе готовятся к проведению инвентаризации. Поговорим о порядке проведения инвентаризации расчетов с персоналом и бюджетом по «зарплатным» налогам.
Активы и обязательства подлежат инвентаризации (ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , далее – Закон о бухгалтерском учете). Инвентаризация в учреждениях проводится по основаниям, в сроки и порядке, которые установлены субъектом учета в рамках формирования учетной политики, а также в случаях, когда проведение инвентаризации является обязательным (п. 80 СГС «Концептуальные основы»). В частности, проведение инвентаризации обязательно (п. 81 названного стандарта):
при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, в том числе вызванных экстремальными условиями;
при смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);
при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при его выкупе, продаже;
в других случаях, предусмотренных законодательством.
В пункте 7 Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности (Приказ Минфина РФ от 28.12.2010 № 191н) сказано, что инвентаризация активов и обязательств в порядке, установленном экономическим субъектом в рамках формирования его учетной политики, проводится в целях составления годовой бюджетной отчетности.
Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности того периода, в котором была закончена инвентаризация. Результаты инвентаризации, проведенной перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, отражаются в этой отчетности (п. 82 СГС «Концептуальные основы»).
Таким образом, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проведение инвентаризации является обязательным.
Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 утверждены Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее – Методические указания).
Минфин в Письме от 01.08.2019 № 02-07-10/58207 разъяснил, что Методические указания не являются нормативным правовым документом, требования которого обязательны при проведении инвентаризации в организациях государственного сектора. Вместе с тем отдельные положения указанного документа, не противоречащие законодательству РФ, субъект учета вправе включить в документы учетной политики.
Основной же документ, регламентирующий порядок проведения инвентаризации, – учетная политика учреждения (пп. «в» п. 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»).
Инвентаризационная комиссия
Для проведения инвентаризации в учреждении должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Ее состав утверждает руководитель учреждения (издается соответствующий документ – приказ, постановление или распоряжение). В состав комиссии включаются:
представители администрации организации;
работники бухгалтерской службы;
Документальное оформление
Результаты инвентаризации должны быть оформлены документально. Сведения о реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи. В частности, при инвентаризации расчетов с персоналом и бюджетом применяется инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089), утвержденная Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
Заполнить эту форму несложно. В ней указываются:
наименование юридического лица;
единицы измерения (рубли);
номер и дата приказа о проведении инвентаризации;
даты начала и окончания инвентаризации;
место проведения инвентаризации (указывается наименование отдела, в котором проводится инвентаризация, в частности бухгалтерия, дополнительно может быть приведен номер кабинета);
наименование вида расчетов. В данном поле фиксируется конкретный вид расчетов (например, расчеты с персоналом по оплате труда, расчеты с подотчетными лицами, расчеты с бюджетом);
заключение комиссии. В этом поле отражаются результаты инвентаризации (размер имеющейся задолженности, ее характер (текущая, просроченная) и пр.).
В табличной части инвентаризационной описи указываются:
в поле «Наименование дебитора» – Ф. И. О. сотрудников (в том числе подотчетных лиц) или вид платежа (если сверяются расчеты с бюджетом). Поле «Наименование кредитора» заполняется аналогичным образом;
в поле «Номер счета» – номер проверяемого счета;
в полях «Сумма задолженности по балансу» – общая сумма задолженности, а также сумма, подтвержденная (не подтвержденная) дебиторами и кредиторами, в том числе сумма задолженности с истекшим сроком годности.
Инвентаризационную опись подписывают председатель и все члены комиссии. Приведем пример заполнения формы.
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (пример заполнения) – СКАЧАТЬ
По общим правилам, если при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных, составляется ведомость расхождения по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Обратим внимание, что эта форма предусмотрена для отражения расхождений по нефинансовым активам (в частности, в ней указываются наименование нефинансового актива, его балансовая стоимость, количество и сумма недостачи (в том числе в пределах норм естественной убыли), излишки и т. д.). Ранее при наличии расхождений подобная форма составлялась в процессе инвентаризации как нефинансовых, так и финансовых активов на основании инвентаризационных описей (сличительных ведомостей).
Таким образом, в настоящее время при инвентаризации расчетов ее составлять необязательно. В то же время учреждение может предусмотреть, что указанная форма оформляется во всех случаях выявления отклонений.
По итогам инвентаризации в обязательном порядке оформляется акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). В нем приводятся:
наименование юридического лица;
ответственные лица (при проведении инвентаризации расчетов в этом поле указываются, как правило, Ф. И. О. бухгалтера, ведущего соответствующий участок учета);
состав инвентаризационной комиссии;
реквизиты приказа о назначении членов комиссии;
период проведения инвентаризации;
наименование вида расчетов, по которым проводилась инвентаризация;
реквизиты инвентаризационных описей, на основании которых оформляется акт;
результаты инвентаризации и заключение комиссии;
если составлялась ведомость расхождений по результатам инвентаризации – ее реквизиты и объем (сколько листов содержит);
подписи председателя и членов комиссии;
дата утверждения акта.
Инвентаризация расчетов с работниками по оплате труда
Инвентаризация расчетов с работниками по оплате труда заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. То есть инвентаризационная комиссия сопоставляет суммы выплат с начисленными работникам суммами:
пособий (в том числе пособий по временной нетрудоспособности);
среднего заработка, выплачиваемого в установленных законодательством случаях, и пр.
Информацию о начислении заработной платы, пособий, отпускных и других выплат работникам инвентаризационная комиссия получает из расчетных ведомостей, трудовых договоров и дополнений к ним, приказов о выплате премий, доплат, компенсаций, листков нетрудоспособности, табелей и иных документов.
В частности, по задолженности работникам выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.
Помимо этого, проверяются суммы удержаний из заработной платы (по исполнительным листам, займы и пр.).
Оценка правильности начисления зарплаты в задачи инвентаризационной комиссии не входит.
В то же время при проведении инвентаризации особое внимание рекомендуется уделить правильности начисления пособий по временной нетрудоспособности, поскольку ошибки при их начислении могут привести к отказу в возмещении сумм пособий органами ФСС. В частности, нужно помнить, что:
законодательством установлена предельная сумма заработка при исчислении пособий;
пособия за первые три дня нетрудоспособности (в случае болезни работника) выплачиваются за счет средств работодателя, за последующие дни – за счет средств ФСС. В случае если больничный оформлен для ухода за больным ребенком, пособие выплачивается за счет средств ФСС с первого дня нетрудоспособности;
размер пособия зависит от стажа работника (60, 80, 100% среднего заработка – в случае болезни работника), а также от продолжительности нетрудоспособности (в частности, при осуществлении ухода за больным ребенком начиная с 11-го дня нетрудоспособности пособие выплачивается в размере 50% среднего заработка);
необходимо соблюдать максимальное количество оплачиваемых дней больничного по уходу за ребенком.
В ходе проведения инвентаризации расчетов с работниками по оплате труда в первую очередь проверяются следующие счета:
302 11 «Расчеты по заработной плате»;
302 12 «Расчеты по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме»;
302 13 «Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда»;
304 02 «Расчеты с депонентами»;
304 03 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда».
В случае выявления расхождений данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Так, например, если выявлены суммы излишне выплаченной заработной платы (дебиторская задолженность по заработной плате), помимо того, что это отражается в инвентаризационной описи и акте, необходимо принять меры по ее взысканию с работника (в том числе с бывшего работника).
Если задолженность признана безнадежной к взысканию, ее необходимо списать с баланса и учесть на забалансовом счете 04 «Сомнительная задолженность» в пределах срока, в течение которого можно возобновить процедуру взыскания. При отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности (например, в случае смерти бывшего работника) списанную с балансового учета задолженность к забалансовому учету принимать не следует.
Если в ходе инвентаризации были выявлены суммы заработной платы, не полученной сотрудниками в срок, такая зарплата должна быть депонирована. Депонирование суммы заработной платы отражается по дебету счета 302 11 и кредиту счета 304 02. При этом аналитический учет депонированных сумм ведется в книге (книгах) аналитического учета в разрезе получателей и видов выплат (п. 271 Инструкции № 157н).
Пример 1.
Работнику при увольнении из казенного учреждения начислена компенсация за неиспользованный отпуск. В установленный срок работник не получил причитающуюся ему сумму. Это было выявлено в результате инвентаризации.
Не полученная работником в установленный срок сумма компенсации учитывается на счете 1 304 02 000. Она отражается по дебету счета 1 302 11 837 и кредиту счета 1 304 02 737.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 208 00 согласно Инструкции № 157н. Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово-хозяйственной деятельности), по аналитическим группам синтетического учета объекта учета. Аналитический код формируется посредством детализации аналитической группы по соответствующим аналитическим видам, например:
208 21 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;
208 22 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;
208 31 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;
208 34 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов»;
208 64 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых работодателями, нанимателями бывшим работникам».
В ходе проведения инвентаризации необходимо проверить:
отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования;
суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи);
наличие задолженности по подотчетным суммам за уволенными сотрудниками или за организацией перед данными сотрудниками.
В случае выявления задолженности за бывшим работником учреждения по подотчетным суммам этот факт необходимо зафиксировать документально, а дальше предпринять действия по возврату таких сумм. Учет расчетов по суммам своевременно не возвращенной (не удержанной из заработной платы) задолженности подотчетных лиц ведется на счете 209 00 «Расчеты по ущербу и иным доходам» (п. 220 Инструкции № 157н). Следовательно, учреждению нужно перенести сумму задолженности уволившегося работника со счета 208 00 на счет 209 00.
Пример 2.
По результатам инвентаризации автономным учреждением выявлена сумма, числившаяся на счете 4 208 25 567 за уволенным сотрудником (5 000 руб.).
Сумму, учтенную на счете 4 208 25 567, следует перенести на счет 4 209 34 567. Данная операция отражается записью по дебету счета 4 209 34 567 и кредиту счета 4 208 25 667.
Инвентаризация резерва на оплату отпусков
Создание резерва на оплату отпусков отражается по кредиту счета 401 60 «Резервы предстоящих расходов». При инвентаризации резервов на оплату отпусков:
проверяются правильность и обоснованность созданного резерва;
уточняется (при необходимости – корректируется) сумма резерва исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и уплату страховых взносов.
По результатам инвентаризации по состоянию на 31 декабря осуществляется расчет уточненной величины резерва, которая должна быть отражена в балансе.
Пример 3.
В бюджетном учреждении числится резерв на оплату отпусков на счете 1 401 60 211 (по выплатам работникам), счете 1 401 60 213 (по страховым взносам). После уточнения суммы резерва по результатам инвентаризации установлено, что она должна быть больше.
На разницу в учете бюджетного учреждения будут составлены следующие проводки:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Скорректирована сумма резерва на оплату отпусков по выплатам работникам
1 401 20 211
1 109 60 2111 401 60 211
Скорректирована сумма резерва на оплату отпусков по страховым взносам
1 401 20 213
1 109 60 2131 401 60 213
Инвентаризация расчетов с бюджетом
При проведении инвентаризации расчетов с бюджетом проверяются следующие счета:
303 01 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»;
303 02 «Расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;
303 06 «Расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;
303 07 «Расчеты по страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный ФОМС»;
303 10 «Расчеты по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование на выплату страховой части трудовой пенсии».
Инвентаризация осуществляется путем сравнения данных, отраженных на счетах бухгалтерского учета, с данными из акта сверки расчетов с налоговым органом, который необходимо своевременно заказать в налоговой инспекции (форма акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам утверждена Приказом ФНС РФ от 16.12.2016 № ММВ-7-17/685@).
В части НДФЛ проверяется также наличие документов, необходимых для правильного исчисления налога, в частности заявления о предоставлении налоговых вычетов.
Условно проведение инвентаризации (в том числе инвентаризации расчетов с персоналом) можно разделить на три этапа:
1. Подготовительный. В рамках этого этапа издаются соответствующие приказы о проведении инвентаризации, утверждается состав инвентаризационной комиссии, определяются сроки проведения инвентаризации.
2. Основной. Он подразумевает непосредственно проведение инвентаризации (проверку фактического наличия обязательств, выявление расхождений между результатами инвентаризации и данными учета), а также оформление ее результатов (составление инвентаризационной описи, при необходимости – ведомости расхождения по результатам инвентаризации, а также акта о результатах инвентаризации).
3. Заключительный. В случае выявления расхождений данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации.
Унифицированная форма ИНВ-17 используется субъектами хозяйственной деятельности при проведении на предприятии инвентаризационных работ. Она помогает проанализировать состояние расчетов с дебиторами и кредиторами, выявить несоответствия с данными контрагентов и других лиц, с которыми осуществляется взаимодействие. Давайте посмотрим, как выглядит форма ИНВ-17 и как она заполняется.
Назначение формы ИНВ-17
Перед составлением бухотчетности организациям необходимо провести инвентаризацию своих активов и обязательств. Это способствует не только верному заполнению баланса, но и своевременному выявлению несоответствий между данными бухучета и сведениями, имеющимися у контрагентов.
О том, какие учетные данные нужно инвентаризировать перед началом составления годовой отчетности, читайте в материале «Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью».
Необходимость проведения инвентаризации возникает также в следующих случаях:
- при смене материально-ответственных лиц;
- хищении на предприятии и прочих нестандартных ситуациях;
- ликвидации организации.
Бланк унифицированной формы ИНВ-17 используется для оформления результатов инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности. Он был введен в действие постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» от 18.08.1998 № 88. Но к применению с 2013 года необязателен. Возможно использование вместо него разработанной самостоятельно формы аналогичного содержания. Однако форма ИНВ-17 содержит поля для заполнения всех тех сведений, которые подлежат отражению в подобном бланке, поэтому продолжает активно использоваться.
Как правильно провести инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами, узнайте в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Где скачать ИНВ-17
Бланк формы ИНВ-17 доступен для скачивания на нашем сайте.
Акт инвентаризации по форме ИНВ-17 сопровождается справкой (приложением к форме ИНВ-17), подробно (по контрагентам) расшифровывающей данные о существующей задолженности и отражающей информацию о наличии подтверждающих ее сумму документов. В саму форму ИНВ-17 при существенном числе контрагентов могут вноситься сводные итоговые данные по счетам бухучета без разбивки по контрагентам. А если контрагентов немного, то ИНВ-17 может содержать также их наименования.
Образец заполнения акта по форме ИНВ-17 доступен для скачивания на нашем сайте.
Как проводится инвентаризация задолженности
Началу инвентаризационного процесса предшествует предъявление актов сверок контрагентам, и эти документы служат основным (хотя и не единственным) источником данных для проведения инвентаризации задолженности. Затем руководством издается приказ и назначается инвентаризационная комиссия. Этот орган на основании документальных проверок должен проверить достоверность следующих сведений:
- расчетов с поставщиками и покупателями;
- расчетов с контролирующими органами, в том числе с ФНС, ФСС;
- расчетов по оплате за труд;
- расчетов с подотчетниками;
- прочих расчетов организации.
В акте формы ИНВ-17 отражаются подтвержденные и неподтвержденные контрагентами данные, а также суммы с истекшим сроком давности.
Целью инвентаризации является выявление возможных несоответствий и подтверждение достоверности учетных сведений. Последнее является одним из важнейших условий составления достоверной бухотчетности.
О сроках, установленных для представления в ИФНС основной формы бухотчетности, читайте в статье «Когда сдается бухгалтерский баланс (сроки, нюансы)?».
По итогам инвентаризации задолженность, для которой есть основания для списания, например, вы выяснили, что контрагент ликвидирован и задолженность безнадежна, нужно списать. Как правильно это сделать, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Списать кредиторку вам поможет это Готовое решение. Если выявлена дебиторка, правильно отразить списание поможет этот материал. Полный и бесплатный пробный доступ к системе К+ можно получить бесплатно.
Итоги
Для оформления результатов инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности можно использовать самостоятельно разработанный бланк, а можно воспользоваться унифицированной формой ИНВ-17. Заполнить ее не сложно, что мы и показали в нашей статье.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Автор статьи
Читайте также: