Отменили командировку на невозвратный билет как вернуть деньги

Обновлено: 28.04.2024

Стоимость (ее часть) возвращенного авиабилета в целях налога на прибыль не учитывается. Суммы уплаченных сборов и неустойки организация, по нашему мнению, вправе учесть во внереализационных расходах.

Необходимость командировки определяет работодатель. При направлении в командировку работнику возмещаются, в частности, расходы по проезду (ст. ст. 166, 168 ТК РФ).

Заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом (п. 2 ст. 786 ГК РФ, п. 2 ст. 105 ВК РФ).

По договору воздушной перевозки пассажира перевозчик обязуется перевезти пассажира воздушного судна в пункт назначения с предоставлением ему места на воздушном судне, совершающем рейс, указанный в билете (п. 1 ст. 103 ВК РФ).

При этом договор может предусматривать условие о невозврате провозной платы при расторжении договора воздушной перевозки пассажира (п. 1.1 ст. 103 ВК РФ).

Прекращение договора перевозки возможно как по инициативе перевозчика, так и по инициативе пассажира (ст. ст. 107, 108 ВК РФ).

В случае отказа пассажира от воздушной перевозки при угрозе возникновения и (или) возникновении отдельных ЧС, введении режима повышенной готовности или ЧС уплаченная за воздушную перевозку провозная плата подлежит возврату в порядке и сроки, которые установлены Правительством РФ (ст. 107.2 ВК РФ). Указанные положения применяются к договорам перевозки пассажиров, подлежащим исполнению с 1 февраля 2020 г. (п. 3 ст. 24 Федерального закона от 08.06.2020 N 166-ФЗ).

Если пассажиром заключен договор воздушной перевозки пассажира, предусматривающий условие о возврате провозной платы при расторжении договора воздушной перевозки пассажира, пассажиру возвращается уплаченная за воздушную перевозку провозная плата (за исключением суммы расходов перевозчика, фактически понесенных им и связанных с исполнением обязательств по договору воздушной перевозки пассажира) при условии, что пассажир уведомил перевозчика об отказе от воздушной перевозки не позднее чем за 24 часа до окончания времени регистрации пассажиров на указанный в билете рейс (пп. 1 п. 1 ст. 108 ВК РФ).

Если пассажир уведомил перевозчика об отказе от воздушной перевозки с нарушением указанных сроков, до окончания времени регистрации пассажиров на указанный в билете рейс, пассажиру возвращается уплаченная за воздушную перевозку провозная плата с взысканием неустойки в размере 25% уплаченной провозной платы и суммы расходов перевозчика, фактически понесенных им и связанных с исполнением обязательств по договору воздушной перевозки пассажира. Перевозчик вправе уменьшить размер указанной неустойки (пп. 2 п. 1 ст. 108 ВК РФ).

Если пассажир уведомил перевозчика об отказе от воздушной перевозки после окончания времени регистрации пассажиров на указанный в билете рейс, пассажиру не возвращается уплаченная за воздушную перевозку провозная плата (пп. 3 п. 1 ст. 108 ВК РФ).

Если пассажиром заключен договор воздушной перевозки пассажира, предусматривающий условие о невозврате провозной платы при расторжении договора воздушной перевозки пассажира, уплаченная провозная плата не возвращается, за исключением неиспользованных сумм, взимаемых перевозчиком в пользу иных организаций в соответствии с законодательством иностранных государств, с территорий, на территории или через территории которых осуществляется воздушная перевозка пассажира (пп. 4 п. 1 ст. 108 ВК РФ).

В случае прекращения действия договора воздушной перевозки пассажира, предусматривающего условие о возврате провозной платы при расторжении договора воздушной перевозки пассажира, в связи с добровольным отказом пассажира от всей перевозки и уведомления об этом перевозчика до окончания времени регистрации на указанный в билете рейс сбор за предоставление услуг автоматизированных систем бронирования, сбор за оформление билета не возвращаются (абз. 3 п. 93 Правил формирования и применения тарифов на регулярные воздушные перевозки пассажиров и багажа, взимания сборов в области гражданской авиации, утв. Приказом Минтранса России от 25.09.2008 N 155).

Налоговый учет стоимости возвращенного авиабилета, а также суммы сборов, неустойки в связи с возвратом авиабилета

Расходы на командировки учитываются в целях налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Возврат стоимости (ее части) ранее оплаченного авиабилета ввиду расторжения договора перевозки, по нашему мнению, следует рассматривать как возврат предоплаты. Поскольку доход в таком случае не возникает, возвращенная сумма предоплаты не учитывается в целях налогообложения (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ).

Налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходы при этом должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В состав внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией, включаются обоснованные расходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также расходы на возмещение причиненного ущерба (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Датой осуществления расходов в виде неустойки (штрафа, пени) признается дата признания их должником либо дата вступления в законную силу решения суда (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Невозвращаемые сборы и неустойки за возврат билета, по нашему мнению, можно рассматривать как неустойку за расторжение договора перевозки.

Такие суммы можно учесть в составе затрат при исчислении налога на прибыль (см. также Письма Минфина России от 08.09.2017 N 03-03-06/1/57890, от 18.05.2018 N 03-03-07/33766). Учет расходов на невозвратный билет также, по нашему мнению, возможен при соблюдении условий, установленных в п. 1 ст. 252 НК РФ (см. Письмо Минфина России от 10.10.2016 N 03-03-06/1/58742).

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Подборка наиболее важных документов по запросу Сбор за возврат билета при отмене командировки (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Сбор за возврат билета при отмене командировки

Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировки В случае обмена или возврата авиабилетов или железнодорожных билетов перевозчик, как правило, взимает сервисный (комиссионный) сбор. Полагаем, работодатель должен возместить уплаченный работником сбор, если обмен (возврат) билета вызван уважительными причинами, а не виновными действиями работника. Ведь при направлении работника в командировку ему возмещаются расходы на проезд, а также иные расходы, связанные с командировкой и произведенные с разрешения работодателя (ч. 1 ст. 167, ст. 168 ТК РФ, п. п. 11, 24 Положения о служебных командировках). К уважительным причинам можно отнести отмену или перенос командировки, производственную необходимость задержаться в месте командировки, заболевание работника и т.д.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: Как отразить в бухгалтерском учете приобретение авиабилета для командированного работника?
(Консультация эксперта, 2022) Как отразить в бухгалтерском учете расходы на сервисный сбор при приобретении авиа- или железнодорожного билета?

Нормативные акты: Сбор за возврат билета при отмене командировки

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
"Отраслевые особенности бюджетного учета в системе здравоохранения Российской Федерации"
(утв. Минздравсоцразвития РФ) В случае отмены командировки по решению руководителя учреждения здравоохранения сумма удержанного сбора за сданные проездные документы при наличии подтверждающего документа о возврате билета включается в расходы учреждения.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
"Отраслевые особенности бюджетного учета в социально-трудовой сфере в части корреспонденции счетов по типовым отраслевым операциям"
(утв. Минздравсоцразвития РФ 19.02.2008)
(вместе с "Методическими рекомендациями по бюджетному учету для учреждений социально-трудовой сферы") В случае отмены командировки по решению руководителя учреждения социального обслуживания населения сумма удержанного сбора за сданные проездные документы при наличии подтверждающего документа о возврате билета включается в расходы учреждения.

Невозможно все просчитать и предугадать со стопроцентной уверенностью. Запланированная служебная поездка может отмениться по разным причинам. Были куплены билеты, оплачена гостиница, получены визы и так далее. Но если командировка не состоялась, значит все перечисленные расходы уже не являются командировочными. Как их учесть?

В бухгалтерском учете затраты по несостоявшейся командировке можно отразить в составе расходов по обычным видам деятельности или включить в состав прочих расходов в зависимости от того, какой вариант утвержден в учетной политике (п. 5, 7, 16 ПБУ 10/99).

Для учета в налоговом учете любые расходы должны быть экономически обоснованными и направленными на получение дохода с учетом содержания предпринимательских целей и задач организации. При этом речь идет именно о намерениях и целях (направленности) этой деятельности, а не о ее результате.

Это означает, что так как служебная поездка была запланирована в интересах компании и ее производственной деятельности, но по каким-то причинам организация отказалась от этой поездки , то понесенные расходы могут быть учтены для целей налогообложения. Но при этом важно запастись документами, подтверждающими производственную цели, задачи командировки и причины ее отмены ( ст. 252 НК ).

Таким документами могут быть:

Если же командировка не состоялась по причинам, которые необъективны и которые сложно признать обоснованными, например, сотрудник отказался ехать в командировку без объяснения причины, то принять такие расходы нельзя .

Хранение кадровых документов безопасно и по законодательству РФ. Подготовка к архивному хранению, выдача сотрудникам справок и выписок. Своевременное уничтожение документов. Все это умеют специалисты компании Делис Архив , которая имеет аккредитацию оператора персональных данных.

Оставьте заявку на консультацию и узнайте, какие услуги мы бесплатно можем предложить нашим новым клиентам.

Оставить заявку

Расходы на приобретение билетов

Если проездные билеты были приобретены организацией с расчетного счета, то в случае отмены командировки можно вернуть потраченные денежные средства. Здесь все просто: оплата билетов по возвратным тарифам рассматривается как аванс (п. 3,16 ПБУ 10/99). А при возврате аванса никаких дополнительных налоговых обязательств не возникает ( п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК ).

А что делать, если приобретен невозвратный билет ? Можно ли эти расходы учесть в налоговом учете? Можно.

Дело в том, что сам факт приобретения невозвратных билетов не отменяет производственный характер запланированной командировки и намерение ее совершить. А «налоговыми» расходами признаются расходы, которые произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. И к таким расходам относятся, в том числе и полученные налогоплательщиком убытки ( п. 2 ст. 265 НК ).

И, так как расходы на приобретение невозвратных билетов прямо не поименованы в ст. 270 НК , то при документальном подтверждении данные затраты можно учесть в составе внереализационных расходов на основании п. п. 13 п. 1 ст. 265 НК.

Это следует из разъяснений Минфина в письмах от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890. Документальным подтверждением будет являться билет с указанием тарифа, а также приказ о командировке и документы, в которых будет изложена причина ее отмены.

Если же отмену командировки нечем подтвердить, то, соответственно, расходы на невозвратный билет для целей налогообложения не получится.

С суммой НДС по невозвратному билету не все так однозначно, так как одним из условий для применения налогового вычета по НДС является использование приобретенных услуг в облагаемых НДС операциях. То есть, несмотря на то, что покупка невозвратного билета имеет производственную направленность, но, поскольку самой услугой сотрудник не воспользовался, то сумму «входного» НДС по нему принять к вычету нельзя (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК, письмо ФНС от 25.04.2014 № ГД-4-3/8194, письмо Минфина от 03.12.2013 № 03-07-11/52565).

В бухгалтерском учете это следует отразить так:

Дебет 76 (60) — Кредит 51 — оплачены билеты перевозчику;
Дебет 50-3 — Кредит 76 (60) — отражена стоимость приобретенного билета с учетом НДС;
Дебет 91.2 — Кредит 50-3 — стоимость невозвратного билета учтена в составе прочих расходов, учитываемых при налогообложении (если причины отмены командировки объективны и документально подтверждены);
Дебет 91.2 — Кредит 50-3 — сумма «входного» НДС по невозвратному билету отражена в составе прочих расходов, не учитываемых при налогообложении.

Следует отметить, что если невозвратный билет был приобретен сотрудником самостоятельно, то организация обязана возместить ему стоимость билета, так как данные расходы сотрудник осуществил с ведома и в интересах работодателя, издавшего приказ о направлении его в командировку ( ст. 168 ТК ).

Работодатель может подстраховать себя от таких расходов, если в положении о командировках укажет, что при приобретении билетов сотрудник должен отдавать предпочтение возвратным билетам. Если уже таких билетов нет, то тогда можно покупать невозвратные.

В бухгалтерском учете следует сделать такие проводки:

Дебет 71 — Кредит 50 (51) — работнику выдан аванс на приобретение билетов в командировку;
Дебет 91.2 — Кредит 71 — стоимость невозвратного билета без НДС учтена в составе прочих расходов, учитываемых при налогообложении (если причины отмены командировки объективны и документально подтверждены);
Дебет 91.2 — Кредит 71 — сумма «входного» НДС по невозвратному билету отражена в составе прочих расходов, не учитываемых при налогообложении.

Расходы на оплату гостиницы

Поскольку услуги не будут оказаны, гостиница вернет сумму предоплаты, но за минусом своих комиссий в виде платы за отмену брони . Также отель может предъявить штраф за позднюю отмену брони, даже если аванс не вносился.

Сервисные сборы и штрафы за отмену брони учитываются в расходах на основании документа о подтверждении брони отеля и платежного документа об удержании суммы штрафа. Можно также подстраховаться, распечатав условия бронирования ( сделав скрин экрана ) с сайта гостиницы, как дополнительное доказательство. Если компания заключала договор, то условия отмены бронирования, выплаты неустойки, штрафа, комиссии за бронирование должны быть указаны в нем.

Если сотрудник самостоятельно бронировал отель и затем отменил бронь, то сумма компенсации платы за отмену брони, а также иные штрафные санкции, не являются его доходом и, соответветственно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217 НК, ст. 422 НК ).

Электронный архив для бухгалтерии. Массовая обработка документов, распознавание, быстрый доступ, удаленная работа, поиск документов по различным параметрам. Разработка прототипа система — в подарок. Оставьте заявку, чтобы узнать больше.

Оставить заявку

Расходы на оформление виз

Как и по другим расходам здесь также нужно ориентироваться на причины отмены служебной поездки. Если такие причины не объективны, то затраты на оформление виз учитываются в расходах, которые не уменьшают налоговую базу.

При возмещении работнику стоимости визы начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ не нужно все по той же причине: данные расходы сотрудник понес не в своих личных интересах, а в интересах организации ( письмо Минфина от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134 ).

Если сотрудник отказался ехать в командировку без объяснения причины, то работодатель вправе не возмещать ему расходы на оформление визы.

Расходы по заграничной командировке

Как правило, при направлении сотрудника в заграничную командировку, аванс ему выдается в рублях, которые сотрудник обменивает на иностранную валюту. И если поездка отменилась, то вернуть аванс работник должен в рублях . В таком случае у организации отсутствуют операции в иностранной валюте и, соответственно, не возникают курсовые разницы по причине колебания курса валюты ( ПБУ 3/2006 ).

Расходы, связанные с обменом валюты , учитываются в размере потраченных рублей на основании документов обменного пункта банка ( п. 5, 6 ПБУ 3/2006 ). Если же работник не предоставит такие документы, то данные расходы нельзя учесть для целей налогообложения, так как они не отвечают критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК .

Оформление расходов на несостоявшуюся командировку

Если сотруднику был выдан аванс на командировочные расходы, то в случае отмены поездки сотрудник должен отчитаться о произведенных расходах и вернуть часть аванса, если была израсходована не вся сумма.

Для этого составляется авансовый отчет, к которому прикладываются подтверждающие расходы документы. Такой авансовый отчет утверждается руководителем на основании приказа об отмене командировки.

Чтобы учесть расходы по несостоявшейся поездке, важно все правильно оформить. В статье — образцы документов и ответ на вопрос: как бухгалтеру учесть расходы в такой ситуации.

В каком случае можно учесть расходы на отмененную командировку

Для отмены командировки нужно издать приказ руководителя, отменить брони и сдать билеты, утвердить авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими расходы.

Оформляем приказ об отмене командировки

Закон не устанавливает, в каком порядке отменять командировку, какие оформлять документы. Поэтому работодатели могут предусмотреть порядок отмены поездок в локальном нормативном акте организации, например в положении о командировках.

Руководитель оформляет отмену командировки приказом в произвольной форме. Он должен отменять или переносить на другую дату прошлое распоряжение о служебной поездке. В приказе укажите:

причины отмены командировки;
фамилию, имя и отчество командированного сотрудника;
место назначения командировки, которая была отменена;
реквизиты отмененного приказа о направлении работника в командировку;
порядок возврата неизрасходованных средств, а также порядок отмены брони гостиниц, возврата билетов.

В приказе перечислите все документы, которые стали основанием для отмены командировки. Например, если из организации, куда направлялся сотрудник, пришло письмо о том, что в его приезде нет необходимости, — приведите реквизиты этого письма. Еще примеры — листок нетрудоспособности сотрудника, если поездку отменили по причине его болезни, свидетельство о смерти родственника и т.д. Копии документов должны быть приложены к приказу.

Подписать приказ об отмене командировки должен руководитель организации. Ознакомьте с ним всех сотрудников, которые перечислены в приказе.

Если сотрудник работает дистанционно или уже находится в месте командировки, можно:

Оригинал он подпишет, как только это будет возможно.

Отменяем бронь отеля и покупку билета

Отменять бронь и сдавать билеты должен тот, кто их покупал. Это может быть компания или командированный сотрудник.

Если сотрудник покупал билеты и бронировал отель на свои деньги, нужно компенсировать ему неустойки и невозвратные тарифы (ст. 168 ТК РФ). НДФЛ и взносы на эту сумму не начисляются (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Если сотрудники не воспользовались билетами, не жили в гостинице, входной НДС со стоимости проезда и проживания к вычету не принимайте. Услуги фактически не оказаны, расходы на учет не приняты. Право на вычет НДС не возникает (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ, письмо ФНС РФ от 25.04.2014 № ГД-4-3/8194).

Автоматизируйте оформление командировок: быстрый поиск недорогих билетов, отелей и квартир. Закрывающие документы с автозагрузкой в 1С

Сбор посредника. Сбор посредника при отмене брони может быть уменьшен или отменен по условиям договора. На разницу между первоначальной и скорректированной суммами сбора посредник выставит организации корректировочный счет-фактуру (п. 3 ст. 168 НК РФ). Когда получите корректировочный счет-фактуру, восстановите принятый ранее к вычету НДС по сбору в бухучете и зарегистрируйте корректировочный счет-фактуру в книге продаж (пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ, п. 14 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Дополнительный сервисный сбор за возврат. Бывает, что за отмену брони удерживают дополнительный сервисный сбор. Например, при возврате билета, который куплен через электронные сервисы. Примите к вычету НДС с дополнительного сервисного сбора на общих основаниях (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Дальнейшие действия зависят от тарифа, по которому сделана бронь или приобретен билет.

Отмена по возвратному тарифу

Стоимость билета или отеля с возвратным тарифом рассматривайте как предоплату. Когда сдадите билет и заберете деньги, у компании не возникнет доход. Поэтому цену возвращенного билета не нужно учитывать в целях налогообложения (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ).

Отмена по невозвратному тарифу и штрафы

Деньги за билет могут не вернуть совсем или удержать штраф. Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документами и связаны с деятельностью компании (письма Минфина РФ от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).

Расход на невозвратный билет можно подтвердить билетом, в котором прописан тариф. Подтверждение брони отеля вы получите на почту, там тоже указан тариф. Штраф за возврат подтверждается чеком с суммой удержания.

Учитываем расходы на визу — для заграничных поездок

Минфин рекомендует ориентироваться на причины отмены командировки. Они должны быть объективны и связаны с деятельностью компании: болезнь сотрудника, письменная просьба о переносе от принимающих лиц, пандемия и т.п. Тогда расходы можно учесть в составе внереализационных.

Стоимость визы не нужно облагать НДФЛ и взносами (письма Минфина РФ от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, Минтруда РФ от 27.11.2014 № 17-3/В-572).

Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных

Утверждаем авансовый отчет и учитываем расходы на командировку

В случае отмены командировки сотрудник должен вернуть аванс на служебную поездку, если деньги он уже получил. Возврат подотчетной суммы оформляют в зависимости от того, были ли расходы до приказа об отмене командировки.

Расходов не было. Сотрудник просто сдает деньги по приходному кассовому ордеру в кассу или перечисляет на расчетный счет работодателя в банке. В ордере в качестве основания укажите приказ об отмене командировки.

Сотрудник израсходовал часть аванса. Сотрудник закупил что-то для командировки, например планшет для презентации. В этом случае поменяйте назначение произведенных расходов. Сделать это можно в приказе об отмене командировки или в отдельном документе. Надо зафиксировать, что планшет для презентации будут использовать в организации, а не в командировке.

Затем сотрудник составляет авансовый отчет, к которому прикладывает документы. Срок сдачи отчета и возврата неизрасходованных подотчетных средств определите в приказе об отмене командировки.

С Контур.Тревел сотрудники сами заполнят авансовые отчеты, а дальше они автоматически появятся в 1С вместе с билетами

Остаток не потраченных денег сдает в кассу или перечисляет на расчетный счет. Бухгалтер отразит расход сотрудника уже не как командировочные расходы, а по назначению согласно новому приказу.

Если сотрудник в установленный срок не вернет выданную под отчет сумму, то работодатель имеет право удержать эту сумму из его зарплаты. Такое решение работодатель принимает не позднее одного месяца со дня окончания срока, который установлен для возврата задолженности. Но при одном условии: если сотрудник не оспаривает основание и размер удержаний (ст. 137 ТК РФ).

Расходы по налогу на прибыль можно признать только после издания приказа руководителя об отмене командировки, возврата билетов (отмены броней) и сдачи авансового отчета (п. 1, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

В бухучете расходы отразите проводками:

Пример. ООО «Альфа» запланировало командировку своего сотрудника Петрова в Сербию. Заранее были куплены авиабилеты — 20 000 рублей. Их компания оплатила с расчетного счета.

На командировочные расходы Петрову было выдано из кассы 18 000 рублей.
Бухгалтер сделал проводки:

Проводка	Операция
Дт 76 (60) Кт 51	20 000 рублей — оплачена стоимость билетов
Дебет 50-3 Кредит 76 (60)	20 000 рублей — получены авиабилеты
Дебет 71 Кредит 50-1	18 000 рублей — выданы деньги сотруднику

В день вылета клиент отказывается от сделки. Командировка отменяется. Петров возвращает деньги. Авиабилеты сданы, агентство вернуло их стоимость — 17 000 рублей и удержало неустойку — 3 000 рублей.

Проводка	Операция
Дт 50-1 Кт 71	20 000 рублей — возвращена неизрасходованная подотчетная сумма
Дебет 76(60) Кредит 50-3	17 000 рублей — возвращены билеты
Дебет 51 Кредит 76 (60)	17 000 рублей — получена стоимость билетов
Дебет 91-2 Кредит 76	3 000 рублей — сумма неустойки за возврат билетов отнесена на прочие расходы

В налоговом учете удержанная неустойка — 3 000 рублей — была принята для целей налогообложения прибыли.

Если сотрудник задержался в командировке

Если сотрудник находится в командировке, но вовремя не может вернуться из нее по объективным причинам — нелетная погода, наводнение, карантин, компания должна возместить работнику:

Эти затраты будут уменьшать налогооблагаемую прибыль (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). В бухгалтерском учете их отражают как прочие расходы (п. 13 ПБУ 10/99). Задержка командированного сотрудника в пути может быть подтверждена справкой перевозчика (авиакомпании, железной дороги и т.п.), справкой МЧС и т.п.

Иногда сложно получить документы, подтверждающие факт чрезвычайного обстоятельства. Проще издать приказ о продлении командировки. Тогда можно списать затраты как обычные командировочные расходы.

Советуем попросить партнера, к которому направлен сотрудник, поставить в командировочном удостоверении отметки о выбытии тем днем, когда работник реально будет выезжать из места командировки. То есть в дни командировки будут включены и дни форс-мажора. Если по каким-либо причинам отметку поставить нельзя, можно обосновать расходы только приказом о продлении и билетами. Однако в этом случае возможны разногласия при проверке с налоговой инспекцией.

Елена Галичевская, эксперт по бухучету и налогообложению Норматива

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

При отмене командировки сумма денежных средств, полученная при возврате билета, подлежит отражению по дебету счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», а невозвратные суммы — по дебету субсчета 91-2 «Прочие расходы». Отмена командировки по инициативе работодателя дает возможность учесть затраты в расходах. Отмена командировки по вине работника позволяет учесть данные затраты в расходах, а также взыскать с работника данные затраты при отсутствии у работника уважительных причин.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, на субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Таким образом, приобретенные авиа- и железнодорожные билеты отражаются и учитываются по дебету субсчета 50-3 в сумме фактических затрат на приобретение.

При выдаче билета под отчет работнику производится проводка по кредиту субсчета 50-3 в корреспонденции с дебетом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В случае если командировка отменена и билет не использован, то возможны несколько вариантов отражения в бухгалтерском учете данной операции, поскольку билет может быть выдан работнику под отчет либо отмена командировки может произойти до выдачи билета подотчетному лицу.

Кроме того, билет может быть возвратным либо невозвратным, соответственно, при возврате билета можно получить полную/частичную его стоимость либо, в случае если билет невозвратный, не получить ничего. При возврате работником билета и получении полной или частичной стоимости билета полученные денежные средства подлежат возврату работником в кассу организации, что должно быть отражено по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 71. При этом работник должен также представить авансовый отчет, к которому необходимо приложить соответствующие документы, подтверждающие возврат билета и получение денежных средств в полной/частичной сумме.

В случае если билет не был выдан работнику под отчет, получение денежных средств от продавца в случае возврата билета отражается проводкой по дебету счета 50 (51) в корреспонденции с кредитом счета 60 (76).

Полная либо частичная невозвратная часть стоимости билетов без учета НДС подлежит списанию по дебету субсчета 91-2 «Прочие расходы» в корреспонденции с кредитом счета 71, если возврат осуществлялся подотчетным лицом, либо по кредиту счета 60 (76), если возврат осуществлялся самой организацией.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: