Сколько хранятся лицевые счета
Обновлено: 28.04.2024
Сроки хранения кассовых документов и ответственность за их нарушение закреплены в нормативных документах. Несоблюдение этих требований — основание для штрафов и доначисления налогов.
Какие документы относятся к кассовым
Кассовые операции оформляют кассовыми документами, среди которых в 2020 году обязательны к применению:
- приходный кассовый ордер (КО-1),
- расходный кассовый ордер (КО-2),
- кассовая книга (КО-4),
- расчетно-платежная ведомость (Т-49),
- платежная ведомость (Т-53).
Эти документы можно вести и на бумаге, и на электронных носителях.
Из перечисленного выше списка непосредственно к кассовым документам относят лишь приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Другие документы кассовыми по закону не являются, однако все же используются при оформлении кассовых операций.
Сколько хранить кассовые документы в 2020 году
Сроки хранения кассовых документов прописаны в перечне, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25.08.2010, и зависят от типа документа. Информация о сроках хранения представлена в таблице:
Название документа
Основание
- 5 лет — при наличии лицевых счетов;
- 75 лет — если лицевые счета отсутствуют (50 лет — для документов, созданных после 1 января 2003 года)
- Кассовая книга (КО-4);
- приходный кассовый ордер (КО-1) ;
- расходный кассовый ордер (КО-2)
Пример
Кассовая книга сшита, скреплена печатью и подписью руководителя 31 декабря 2019 года. Срок хранения книги начинается с 1 января 2020 года и заканчивается 31 декабря 2025 года.
Сроки хранения кассовых чеков и фискального накопителя в 2020 году
С введением онлайн касс у продавца нет необходимости сохранять бумажные чеки, однако он обязан хранить ФН (фискальный накопитель) в течение 5 лет с момента, когда закончено его использование (п. 2 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники…»).
В связи с тем, что вся информация о покупках записывается на накопитель, необходимость в ведении и хранении книги кассира-операциониста пропала.
Совсем иная ситуация, когда организация выступает не продавцом, а покупателем — приобретая что-то для своих нужд и получив чек об оплате, выпущенный онлайн-кассой поставщика. В этом случае покупатель хранит чек в качестве первичного документа, подтверждающего совершение операции, в течение 5 лет после окончания отчетного года.
Бумажные чеки быстро выцветают, поэтому для исполнения обязанности по их хранению можно:
Данные, указанные в чеке или БСО, должны быть читаемы в течение не менее, чем 6 месяцев после проведения хозоперации (п. 8 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).
Что грозит нарушение сроков хранения кассовых документов
Если избавиться от кассового документа, подтверждающего хозяйственную операцию, раньше срока, налоговики при проверках могут снять соответствующие расходы. Результат — доначисление налогов, пени и штраф.
Кроме того, за отсутствие первичных документов инспекторы могут оштрафовать налогоплательщика на 10 000 руб. (при первичном нарушении) или 30 000 руб. (при повторном) — в соответствии со ст. 120 НК РФ.
Существует также административное наказание для должностных лиц за нарушение сроков хранения документов:
- штраф по ст. 15.11 КоАП в сумме 5 000-10 000 руб. (за первичный проступок), 10 000-20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (за повторное нарушение);
- штраф по ст. 13.20 КоАП в сумме 300-500 руб.
Как уничтожить просроченные документы
Если у кассовых документов истек срок хранения, их нужно уничтожить. Необходимо не только избавиться от документов, но и правильно это оформить. Для этого составляется акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Его подписывает экспертная комиссия, состав которой должен утвердить руководитель организации.
Если уничтожаемых документов очень много, можно не указывать полный перечень, а только их вид. Например: авансовые отчеты за ____ год.
Избавиться от документов можно двумя способами:
- своими силами (если объем бумаг небольшой);
- с помощью нанятой организации.
Если вы самостоятельно уничтожаете бумаги, можно воспользоваться шредером — это быстро и удобно.
В деятельности любой компании документы образуются ежедневно. Это документы бухгалтерские, кадровые, налоговые, организационные. Сколько времени нужно их хранить?Ответ можно найти в Законе о бухгалтерском учете, Законе об архивном деле, Налоговом кодексе и в некоторых ведомственных документах.
Также есть специальный Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Все основные сроки мы собрали в одну таблицу.
Бухгалтерские документы
- Первичные учетные документы
- Кассовые документы и книги
- Банковские документы
- Корешки чековых книжек
- Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств
- Авансовые отчеты
- Переписка
Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу
Пункт 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Статья 29 Закона N 402-ФЗ
Кассовый чек и бланк строгой отчетности
6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе
Пункт 8 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ
Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями
Часть 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ
Документы учетной политики
Пункт 267 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним
Промежуточная — 5 лет
Пункт 268 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Расчет и уплата налогов и взносов
Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ
Пункты 310, 311 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом
Пункты 305, 312, 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ
Документы, необходимые для исчисления налогов, и документы, подтверждающие расходы
Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.
Статья 29 Закона N 402-ФЗ
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка
Весь период, по которому уменьшен налог
Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы
Документы, использованные при подготовке жалобы по результатам выездной или камеральной проверки
Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронных подписей, которыми завизированы документы
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные):
Пункт 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Стр. 395 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
— если делопроизводство закончено до конца 2002 года;
5 лет (75 лет — если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)
— если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года
Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов
Пункт 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Пункт 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137
Книги покупок, продаж и дополнительные листы к ним
4 года с момента последней записи
Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137
Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов
Пункт 3 ст. 89.2 НК РФ
Документы по зарплате
Положения об оплате труда и премировании работников
Пункт 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов
Пункт 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Реестры сведений о доходах физлиц
Пункт 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Лицевые счета работников: для документов, по которым:
Пункт 296 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— делопроизводство закончено до конца 2002 года;
— делопроизводство закончено после 1 января 2003 года
Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат
В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет — то 50 (75) лет
Пункт 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Пункт 299 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Табели учета рабочего времени
Пункт 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи
Пункты 401, 405, 406 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов
Подпункт 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников
Пункты 618, 633 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки
Пункт 636 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Кадровые документы
Приказы и распоряжения по основной деятельности: о вступлении в должность, возложении на руководителя обязанностей главбуха, досрочном сложении полномочий, назначении ответственных
Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок
Пункт 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Положения или инструкции по обработке персональных данных
Пункт 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Согласие на обработку персональных данных
3 года после того, как истечет срок действия согласия, или после отзыва
Пункт 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Пункт 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы о дисциплинарных взысканиях
Пункт 383 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Заявки о потребности в иностранцах
Пункт 377 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда
Пункт 409 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий
Пункт 424 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам
Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Приказы о направлении в командировку
Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков
Пункты 300, 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей
Пункты 279, 281, 282 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров
Пункт 635 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним
Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет
Пункт 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы. А также докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу
Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении
Пункт 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним
Пункт 301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Личные дела и личные карточки работников
Пункты 444, 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Приказы об изменении анкетно-биографических данных
Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Уведомления, предупреждения работников
Пункт 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии
Пункт 451 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)
Пункт 423 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы, относящиеся к работе во вредных и опасных условиях труда, — табели учета рабочего времени и приказы на командировки
Пункты 410, 411, 414 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Основные средства
Документы о переоценке основных фондов и амортизации
5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов
Пункт 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы о списании основных средств
5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов
Пункт 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т.е. при передаче с баланса на баланс
5 лет после выбытия имущества
Пункт 325 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
УСН
Книги учета доходов и расходов на УСН
Пункт 318 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Экспертно-аналитические документы
Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов
Пункт 142 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
План финансово-хозяйственной деятельности
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету
— по месту утверждения
Пункт 243 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
— по месту разработки
Отчеты о выполнении планов ФХД
Пункт 272 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Пункт 262 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договоры и соглашения
Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества
По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и 5 лет
Пункт 94 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договор дарения (пожертвования) имущества
До ликвидации организации
Пункт 90 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу
Пункт 96 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы по залогу недвижимости
10 лет с момента истечения срока действия договора
В случае спора документы хранят до принятия решения по делу
Пункт 98 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договор мены недвижимости; движимого имущества
До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнении обязательств
Пункт 99 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу
Пункт 101 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества
Пункт 261 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
«Клерк.Разборы» - эксклюзивные и полезные статьи от редакции
Эксклюзивные статьи про изменения в учете и налогах. Вышел новый закон или письмо ФНС? Не ищите в инете, мы все разберем для вас.
Подборка наиболее важных документов по запросу Хранение лицевых счетов сотрудников (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Хранение лицевых счетов сотрудников
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Электронные документы в номенклатуре дел
(Афанасьева Л.П., Муравьева Н.А.)
("Делопроизводство", 2020, N 1) Выбор формы хранения документов в организации. Учитывая сложности поддержания жизненного цикла электронного документа с течением времени и долговременного удостоверения юридической силы, лучше при вариативном указании сроков хранения в Типовом перечне выбрать один вид документов долговременного хранения, который будет храниться на бумаге, другие же целесообразно хранить в электронной форме. Например, имеет смысл оставить хранить на бумаге лицевые счета сотрудников (ст. 413 Типового перечня, срок хранения 75 лет), а ведомости на выдачу зарплаты и первичные учетные документы бухучета и приложения к ним (ст. 362 и 412 Типового перечня, срок - 5 лет при условии проведения проверки) - хранить в электронной форме.
Нормативные акты: Хранение лицевых счетов сотрудников
Постановление Правления ПФ РФ от 30.01.2002 N 11п
"Об утверждении Методических рекомендаций по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования" В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 года (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации от 07.02.2002 N 07/1110-ЮД в государственной регистрации не нуждается), лицевые счета, расчетные (расчетно - платежные) ведомости (при отсутствии лицевых счетов) хранятся 75 лет.
В текущей работе организации составляют различные документы. Ими обосновываются хозяйственные операции, сделки или расходы. При этом налоговики в любой момент могут истребовать информацию, даже если она связана с деятельностью вашего партнера по бизнесу. Вот почему важно хранить все документы. О том, что нужно учесть, организуя хранение документов, расскажем далее.
Как организовать хранение документов
Порядок хранения документации состоит:
- из организации хранения документов;
- обеспечения сохранности документов.
За хранение документов в организации отвечает руководитель (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Эти полномочия своим приказом он может передать другому сотруднику, например, главному бухгалтеру. В крупной компании за организацию хранения бумаг может отвечать архивариус.
Нормативные документы, регламентирующие хранение
Порядок и сроки хранения документов установлены:
- Налоговым кодексом;
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденный приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н;
- перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;
- правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденными приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526;
- методическими рекомендациями Росархива от 19.07.2018 № б/н.
В последнее время в организациях расширяется электронный документооборот. Электронные документы также нужно хранить.
В этом случае обратим внимание на документ, который необязателен, но рекомендован для добровольного применения — ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005, утвержденный приказом Росстандарта от 17.09.2012 № 325-ст. Он устанавливает правила обеспечения долговременной сохранности электронных документов.
Организация хранения документов
Все документы условно можно подразделить на текущие и архивные.
Текущие — это документы, с которыми вы работаете в настоящий момент или которые имеют временный срок хранения.
Архивные — это документы, по которым делопроизводство закончено.
Правила хранения текущих документов законодательно не регламентированы. Как правило, бумаги, используемые сотрудниками в работе, хранятся в столах или стеллажах, расположенных в кабинетах.
Исключение — конфиденциальные документы. Их документооборот надо организовать отдельно, определив в локальном нормативном акте, какие документы относятся к конфиденциальным, каким сотрудникам предоставлено право с ними работать, как они получают доступ к такой информации. Кроме того, потребуется отделить конфиденциальные бумаги от обычных и отвести под их хранение специальную площадь.
Текущие документы можно хранить и в архиве. Но, как правило, там хранят документы, по которым делопроизводство окончено либо которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения.
Перед передачей дел на архивное хранение требуется провести подготовительную работу.
В связи с расширением электронного документооборота организации нужно наладить порядок хранения и таких документов. Их можно держать в электронном виде, а распечатывать по запросу, например, налоговой инспекции.
Только оцифровать все документы с целью уничтожения бумажных копий нельзя. Законодательно это запрещено. Если документы сразу оформлены на бумаге, хранить их нужно в бумажном виде в течение всего срока хранения.
Хранение бухгалтерских документов
С первого января 2022 года обязательно надо применять ФСБУ 27/2021. Он установил следующие правила хранения документов бухгалтерского учета:
- хранить нужно подлинники документов;
- хранить нужно документы в том виде, в котором они составлены. Если документ составлен на бумаге, уничтожить его, предварительно переведя в цифровой вид для хранения, нельзя;
- документы и данные, содержащиеся в них, нужно хранить в РФ. Здесь же должны размещаться и базы данных бухгалтерского учета.
Обратите внимание: требование ФСБУ 27/2021 о хранении документов бухучета, содержащихся в них данных, а также о размещении баз данных на территории РФ, станет обязательным только с 1 января 2024 года (Приказ Минфина от 23.12.2021 № 224н).
Порядок предоставления доступа к документам определяет организация или ИП. При этом чтобы получить доступ к документам, об этом нужно проинформировать главного бухгалтера или другое ответственное лицо.
Хранение кадровых документов
За хранение кадровых документов отвечает кадровая служба. К кадровой относится документация по личному составу организации, а также локальные акты и иные документы, которые обязательны для исполнения всеми сотрудниками.
К документации по личному составу относятся документы:
- о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
- по учету кадров;
- по расчетам заработной платы и других выплат;
- по охране труда.
Хранить кадровую документацию нужно в течение сроков, установленных типовым перечнем документов.
Сроки хранения документов
Документы бухучета, бухгалтерскую, финансовую отчетность хранят не менее пяти лет после истечения отчетного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ).
С 17 марта 2021 года сроки хранения регистров налогового учета, а также документов для исчисления, удержания и уплаты налогов составляют пять лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК).
Другие сроки хранения предусмотрены типовым перечнем документов. Он предусматривает, что документы можно хранить:
- постоянно. Так хранят бухгалтерскую отчетность, передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы и пояснительные записки к ним;
- если документы по личному составу закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, их хранят 50 лет, если после этой даты — 75 лет;
- 10 лет нужно хранить документы о недостачах, присвоениях, растратах — например, справки, акты, переписку.
Кроме того, предусмотрены и специальные сроки хранения документов:
- в течение 6 лет нужно хранить документы по страховым взносам (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК);
- 10 лет установлены для хранения документов по убыткам, которые переносят на будущее.
Сроки хранения документов зависят от их видов. Типовые сроки хранения документов смотрите в таблице ниже.
Банковские и кассовые документы
Документы на открытие, закрытие, переоформление расчетных счетов
Договоры банковского счета
5 лет после окончания срока действия договора
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы — кассовые документы и книги, банковские документы
5 лет при условии проведения проверки
Кредитные и заемные договоры,
документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств
5 лет — после полного исполнения обязательств и проверки экспертной комиссией;
10 лет — с условием о залоге имущества
Документы по бухгалтерскому учету
Бухгалтерская отчетность: сводная годовая (консолидированная), годовая;
Постоянно, но не менее 10 лет
Если нет годовых, постоянно, но не менее 10 лет
5 лет после отчетного года;
По годовой бухотчетности — постоянно, но не менее 10 лет
Документы учетной политики
5 лет после замены новыми
Первичные документы и приложения к ним — корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка
5 лет при условии проведения проверки
Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты
если нет лицевых счетов — 50 / 75 лет
Положения об оплате труда и премировании работников по месту утверждения
Постоянно, но не менее 10 лет
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности
5 лет после погашения долга
5 лет при условии проведения проверки
Документы о недостачах, растратах, хищениях
10 лет (после возмещения ущерба, в случае возбуждения уголовных дел храните до принятия решения по делу)
Акты выполненных работ, оказанных услуг
Акты сверки дебиторской и кредиторской задолженности
5 лет при условии погашения дебиторской или кредиторской задолженности
5 лет после истечения срока действия
Инвентаризационные описи, акты и ведомости
5 лет при условии проведения проверки
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов
5 лет после замены новыми
Налоговые документы
Документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним
5 лет после снятия задолженности
Декларации (расчеты) организаций по всем видам налогов
Сведения о доходах физических лиц
если нет лицевых счетов — 50/75 лет
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемые налоговыми агентами
Книги учета доходов и расходов по УСН
Страховые взносы и пособия
Расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении
Личные карточки и личные дела работников, в том числе руководителей
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате
О приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы
О направлении в командировку работников
О дисциплинарных взысканиях
Табели, графики, журналы учета рабочего времени
при вредных и опасных условиях труда — 50 / 75 лет
Правила трудового распорядка
1 год после замены их новыми
Штатные расписания и изменения к ним:
- по месту разработки или утверждения;
- в других организациях
Постоянно, но не менее 10 лет
3 года после замены новыми
Отчеты работников о командировках
5 лет при условии проверки экспертно-проверочной комиссией
Согласие на обработку персональных данных
3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором
Корпоративные документы
Протоколы, постановления, решения общих собраний акционеров и пайщиков
Постоянно, но не менее 10 лет
Реестры владельцев ценных бумаг
Постоянно, но не менее 10 лет
Выписки из реестров владельцев ценных бумаг
Переписка о начислении дивидендов
Ведомости на выдачу дивидендов
Начало срока хранения документации нужно считать с 1 января года, следующего за годом, в котором по ней закончено делопроизводство (ч. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ). По некоторым документам это правило уточнено.
Например, по счетам-фактурам годом окончания делопроизводства является год, в течение которого их в последний раз использовали при расчете НДС и при составлении отчетности (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).
При переносе убытков на будущее нужно хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу (письмо Минфина от 28.01.2022 № 03-03-06/3/5632). Следовательно, срок хранения документов по убыткам составляет 15 лет. Его рассчитывают после истечения 10 лет, установленных для переноса убытков на будущее.
Срок хранения первичных документов, которые подтверждают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, нужно исчислять с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (письмо Минфина от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62257).
Архивное хранение документов
Для передачи дел в архив документы надо правильно подготовить. Если под архив специально отведено помещение, к нему предъявляют особые требования (п. 2.16 правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).
Архивное помещение должно быть удалено от остальных помещений организации — лабораторных, производственных, бытовых и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. От соседних помещений архив должен быть отделен несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.
Через архивохранилище не могут проходить трубы водоснабжения и канализации, технологического или бытового вывода воды.
Архивное помещение должно быть достаточно освещенным и хорошо проветриваемым, чтобы обеспечить рециркуляцию воздуха, стабильный температурно-влажностный режим, очистку воздуха от пыли и посторонних примесей. Кроме того, архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам.
Но отводить для документов специальное помещение необязательно. Главное — хранить их в запирающихся шкафах или сейфах, которые обеспечивают сохранность документов и предохраняют от пыли и света.
Документы перед сдачей на архивное хранение надо отобрать и правильно подготовить.
Из всего массива имеющихся документов нужно выделить те, которые относятся к личному составу, имеют постоянные или временные сроки хранения. Именно эти документы подлежат архивному хранению (раздел 1.1.2 методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018 № б/н).
Перед передачей дел в архив требуется экспертиза, которая определит ценность документа и срок его хранения. Для проведения экспертизы нужно создать экспертную комиссию. В небольших фирмах ее создают по приказу руководителя, в крупных она действует на основании специально утвержденного положения.
Дела в архив передают по описи. В результате экспертизы нужно составить отдельные описи дел по документам:
- постоянного срока хранения;
- временных сроков хранения свыше 10 лет;
- по личному составу;
- по электронным документам постоянного хранения.
Основой для составления описи дел, документов постоянного или временного срока хранения является номенклатура дел. Ее составляют на предстоящий календарный год, вводят в действие с 1 января и впоследствии корректируют.
Передачу документов в архив организации надо оформить актом приема-передачи. Его подписывают председатель и члены комиссии, а утверждает руководитель организации.
Далее необходимо организовать правильное хранение дел в архиве. Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает выполнение следующих действий:
- подшивку или переплет документов дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа — заверителя дела;
- составление внутренней описи документов дела;
- оформление обложки дела.
Если на хранение сдают электронные дела, для их передачи тоже нужна опись.
В локальном нормативном акте организации должно быть указано лицо, ответственное за хранение архивных документов. Например, бухгалтер, секретарь или кадровик. Поручите им завести специальный журнал выдачи архивных документов. В нем нужно указывать Ф.И.О. сотрудника, который получил дело из архива, дату его выдачи и возврата. Все эти операции работник должен подтвердить подписями в журнале.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
Документы с истекшими сроками хранения уничтожают. Для утилизации отбирают документы, срок хранения которых истек к 1 января того года, в котором их ликвидируют.
За уничтожение документов на фирме также должна отвечать экспертная комиссия. Она нужна, чтобы отобрать дела для уничтожения и для дальнейшего хранения.
Комиссия утверждает и согласует описи дел, документы описи и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Все эти документы нужно утвердить у руководителя. После этого дела, выделенные по акту к уничтожению, можно утилизировать.
Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на утилизацию по акту о выделении к уничтожению документов, а также на основании иных документов, подтверждающих факт их сдачи на уничтожение.
Электронные дела с истекшими сроками хранения выделяют в общем порядке. После этого их ликвидируют физически или с помощью программно-технических средств, например, перезаписывают информацию на диске.
Федеральное архивное агентство наделено правом определять сроки хранения документов. Приказом от 20.12.2019 № 236 ведомство вводит новые сроки для зарплатных документов.
Кого и когда коснутся новые правила
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 вступил в силу 18 февраля 2020 года. С этого момента пересмотреть сроки хранения документации обязаны:
- государственные органы;
- органы местного самоуправления;
- организации.
Как изменились сроки хранения документов по зарплате
Нововведения определены п. 4.2 Приказа № 236, среди них:
- при наличии лицевых счетов платежные ведомости, расчетные листы и другие документы о выдаче заработной платы и иных выплатах хранятся 6 лет (вместо 5 лет);
- при отсутствии лицевых счетов документы о выплатах, по которым:
- делопроизводство окончено до 31.12.2002 — хранятся 75 лет;
- делопроизводство окончено с 01.01.2003 — хранятся 50 лет;
О том, каков срок хранения графика отпусков, читайте в статье.
Сроки хранения зарплатных документов: таблица
Для удобства Приказ № 236 приводит Указатель видов документов, с помощью которого легко находятся нужные строки перечня.
Приведем все зарплатные документы со сроками их хранения и комментариями Росархива:
Вид документов
Пункт Приказа № 236
* ЭПК — экспертно-проверочная комиссия принимает решение о хранении документов по окончании установленного срока: некоторые могут быть отобраны на постоянное хранение.
О новых сроках хранения других документов читайте статьи:
Подводим итоги
- С 18 февраля 2020 года введены новые сроки хранения документов.
- Работодатели обязаны учесть обновленные сроки хранения документации по заработной плате.
Публикации
Блог для кадровика: трудовое законодательство, образцы кадровых документов, оформление и прекращение трудовых отношений, выплаты в пользу работников и многие другие кадровые вопросы На сайте представлен бесплатный профессиональный контент. Также мы оказываем платные услуги в сфере трудового права.
Privacy Overview
Автор статьи
Читайте также: