Сколько лет хранятся лицевые счета получателей пенсии и государственных пособий
Обновлено: 16.05.2024
В 2022 году действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. В частности, он установил новые сроки хранения кадровых документов в 2022 году. В таблицах приводим все документы по кадрам и срок хранения по каждому, а также объясняем, что конкретно изменилось.
Что изменилось
Обязательные сроки хранения кадровых документов в организации в 2022 году регламентирует п. 8 «Кадровое обеспечение» раздела II упомянутого приказа Росархива. Он включает следующие группы документов:
- пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
- пункт 8.2 – противодействие коррупции;
- пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
- пункт 8.4 – награждение.
Вот для каких документов по кадрам увеличили срок хранения с 2020 года. Например:
- график отпусков – 3 года, а не год;
- книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – 5 лет вместо трех.
А вот по каким документам уменьшили срок хранения с 2020 года:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
- заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
- книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.
- если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
- если после – 50 лет.
А вот для каких документов установили специальный срок хранения (раньше не было):
- уведомления, предупреждения работников – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1год;
- журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.
Соответствующий приказ Минтруда России от 22 декабря 2020 г. № 936н 1 вступит в силу с 1 апреля 2021 года. Так, согласно приказу установлена следующая продолжительность сроков хранения:
- выплатных дел получателей страховой пенсии по старости, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению – 20 лет начиная с даты прекращения выплаты соответствующей пенсии (ранее – 40 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты соответствующей пенсии;
- выплатных дел получателей страховой пенсий по инвалидности и пенсий по государственному пенсионному обеспечению по инвалидности – до даты назначения страховой пенсии по старости или пенсии по государственному пенсионному обеспечению по старости, а в случае смерти получателя – 5 лет с даты прекращения выплаты соответствующей пенсии (ранее выплатных дел по инвалидности – 50 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты пенсии);
- выплатных дел получателей страховых пенсий по случаю потери кормильца и пенсий по государственному пенсионному обеспечению по случаю потери кормильца – 10 лет начиная с даты прекращения выплаты пенсии (ранее – 30 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты соответствующей пенсии;
- выплатных дел получателей пенсий из числа детей-инвалидов и инвалидов с детства (независимо от вида получаемой пенсии) – 40 лет начиная с даты прекращения выплаты пенсии (ранее – 40 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты пенсии).
Кроме того, в окончательном варианте приказа в отличие от проекта документа, о котором мы писали ранее, появилось положение о сокращении срока хранения дел об отказе в назначении следующих видов пенсий: страховой, накопительной пенсий и пенсии по государственному пенсионному обеспечению. Такие дела ранее хранились 10 лет, теперь срок их хранения сокращен до 5 лет.
1 С текстом приказа Минтруда России от 22 декабря 2020 г. № 936н "О внесении изменений в Положение о сроках хранения выплатных дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению, утвержденное приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 3 сентября 2014 г. № 602н" можно ознакомиться на официальном интернет-портале правовой информации (номер опубликования: 0001202101290036).
Ответ: Данные Сведения (форма СЗИ-6) служат исключительно для целей информирования застрахованных лиц об их пенсионных правах (в том числе, о наличии соответствующих сведений на индивидуальном лицевом счете).
У лиц, уже являющихся получателями пенсий, при формировании Сведений по форме СЗИ-6 в Разделе 2 «Сведения (пенсионные права застрахованного лица), на основании которых рассчитана величина индивидуального пенсионного коэффициента за периоды до 2015 года» не заполняются.
В Разделе 1 «Сведения о величине индивидуального пенсионного коэффициента (ИПК) и его составляющих» Сведений по форме СЗИ-6 указываются только сведения о страховых взносах, не включенных в ИПК при назначении пенсии или при последнем перерасчете страховой пенсии (при наличии таких сведений). Информация о стаже и страховых взносах за 2017 год отсутствует, поскольку эти данные уже учтены при исчислении ИПК для расчета размера пенсии по состоянию на 01.08.2018.
Получить информацию о периодах и величине стажа, заработной плате, страховых взносах, учтенных при исчислении размера страховой пенсии, можно обратившись в территориальное Управление ПФР по месту нахождения выплатного (пенсионного) дела с соответствующим заявлением.
Вопрос: В сведениях о состоянии индивидуального лицевого счета отсутствует информация о стаже за 2018 год (указана только сумма страховых взносов).
Ответ: Сведения о периодах деятельности в течение отчетного периода на каждого работающего у него застрахованного лица страхователь представляет в органы Пенсионного фонда Российской Федерации по месту регистрации не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом.
Таким образом, сведения о продолжительности периода работы в 2018 году будут отражены на индивидуальном лицевом счете после 01.03.2019 года.
Вопрос: Запросил Сведения о состоянии индивидуального лицевого счета. Почему уменьшились ИПК и стаж работы?
Ответ: Пенсионным фондом Российской Федерации в программно-техническом комплексе могут проводиться технологические работы, что приводит к некорректному отображению данных в «Сведениях о состоянии индивидуального лицевого счета» по форме СЗИ-6.
Рекомендуем Вам сформировать Сведения по форме СЗИ-6 позже.
Обращаем Ваше внимание, что Сведения по форме СЗИ-6 служат исключительно для целей информирования застрахованных лиц. Оценка пенсионных прав граждан при назначении и расчете застрахованному лицу пенсии производится территориальным Управлением ПФР на основе всестороннего, полного и объективного рассмотрения всех документов, имеющихся в его распоряжении, а также сведений, содержащихся на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица на момент назначения пенсии.
Вопрос: В Сведениях о состоянии индивидуального лицевого счета нет данных о работе (службе в армии), учебе. Как занести эти сведения?
Ответ: Для дополнения (уточнения) сведений индивидуального (персонифицированного) учета за периоды до даты регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, Вам необходимо обратиться в территориальное (районное) Управление ПФР по месту жительства (или работы), представив лично или через своего работодателя паспорт, СНИЛС и подтверждающие стаж документы (трудовую книжку и другие документы о стаже, документы об учебе, документы о службе в армии, свидетельства о рождении детей).
При отсутствии сведений о каких-либо периодах работы после даты регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (дата оформления СНИЛС) и по вопросу отсутствия страховых взносов за периоды после 01.01.2002 гражданам необходимо обращаться к работодателю.
Обращаем Ваше внимание, что в Сведениях о состоянии индивидуального лицевого счета застрахованного лица (форма СЗИ-6) периоды обучения не отражаются. Данная форма служит исключительно для целей информирования застрахованных лиц об их пенсионных правах. Оценка пенсионных прав граждан при назначении и расчете пенсии производится территориальным Управлением ПФР на основе всестороннего, полного и объективного рассмотрения всех документов, имеющихся в его распоряжении (в том числе дополнительно представленных гражданином документов личного хранения), а также сведений, содержащихся на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица на момент назначения пенсии.
Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 3 сентября 2014 г. N 602н
"Об утверждении Положения о сроках хранения выплатных дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению"
С изменениями и дополнениями от:
22 декабря 2020 г.
В соответствии с подпунктом 5.2.73.1 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 26, ст. 3528; 2013, N 22, ст. 2809; N 36, ст. 4578; N 37, ст. 4703; N 45, ст. 5822; N 46, ст. 5952; 2014, N 21, ст. 2710; N 26, ст. 3577; N 29, ст. 4160; N 32, ст. 4499) приказываю:
1. Утвердить Положение о сроках хранения выплатных дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению согласно приложению.
2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2015 года.
Установлены сроки хранения выплатных дел, документов о выплате и доставке страховой, накопительной пенсий и пенсий по государственному пенсионному обеспечению и дел об отказе в назначении соответствующих сумм.
Материалы хранятся в территориальных органах ПФР на бумажных носителях или в электронной форме.
Так, выплатные дела получателей страховой пенсии по старости, накопительной и пенсий по государственному пенсионному обеспечению хранятся 40 лет начиная с года, следующего за тем, в котором прекращено предоставление сумм.
Выплатные дела получателей страховой пенсии по инвалидности хранятся 50 лет.
Дела об отказе в назначении сумм хранятся 10 лет начиная с года, следующего за тем, в котором вынесено соответствующее решение.
Документы о выплате и доставке пенсий хранятся 10 лет.
Приказ вступает в силу с 1 января 2015 г.
Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 3 сентября 2014 г. N 602н "Об утверждении Положения о сроках хранения выплатных дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению"
Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2015 г.
Текст приказа опубликован в "Российской газете" от 14 ноября 2014 г. N 260
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 22 декабря 2020 г. N 936н
* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
Срок хранения документа*
3.1. Финансирование, кредитование
Бюджетное послание Президента Российской Федерации:
а) по месту разработки и утверждения
До минования надобности
Бюджетная классификация Российской Федерации:
а) по месту разработки и утверждения
До замены новой
Сводная бюджетная роспись (бюджетная роспись) на текущий финансовый год и плановый период:
а) по месту разработки и утверждения
До замены новой
Бюджетная смета бюджетного учреждения:
а) по месту разработки и утверждения
До замены новой
Лимиты бюджетных обязательств:
а) по месту разработки и утверждения
До замены новыми
Справки об изменении сводной бюджетной росписи и лимитов бюджетных обязательств:
а) по месту разработки и утверждения
До замены новыми
Справки о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств, предельных объемах финансирования, доведенных получателю бюджетных средств, администратору источников финансирования дефицита бюджета, участвующему во внутриведомственной реорганизации:
а) по месту разработки и утверждения
До замены новыми
Финансовые планы перспективные:
а) по месту разработки и/или утверждения
До минования надобности
-
финансовый (баланс доходов и расходов);
(1) В других организациях – до минования надобности
(2) При отсутствии годовых – пост.
(3) При отсутствии годовых и квартальных – пост.
Проекты планов (бюджетов) организации
Выписки из соответствующих лицевых счетов, приложения к выпискам из лицевых счетов, отчеты о состоянии лицевых счетов с приложением платежных документов
Документы (уведомления, справки, реестры, заявки, извещения и др.) по поступлениям в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации
(1) При условии проведения проверки (ревизии)
Документы (данные, сведения, отчеты) мониторинга качества финансового менеджмента:
(1) При отсутствии годовых – пост.
Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов)
Документы (ходатайства, экономические расчеты, инвестиционные проекты, гранты, таблицы, заключения) о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности
Казначейские уведомления, расходные расписания; реестры расходных расписаний
Экономические нормативы финансового обеспечения и их распределения; расчеты к ним
Переписка об экономических нормативах
Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры:
а) по месту разработки и/или утверждения
До минования надобности
Сметы (доходов и расходов) организации, бюджетного учреждения, по приносящей доход деятельности; сведения о сметных назначениях:
(1) Административно-хозяйственных расходов – 5 л.
Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансовом обеспечении всех направлений деятельности
Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов (исполнения бюджетов) организации:
Автор статьи
Читайте также: