Сколько лет необходимо хранить счета фактуры и другие налоговые документы

Обновлено: 02.05.2024

В деятельности любой компании документы образуются ежедневно. Это документы бухгалтерские, кадровые, налоговые, организационные. Сколько времени нужно их хранить?Ответ можно найти в Законе о бухгалтерском учете, Законе об архивном деле, Налоговом кодексе и в некоторых ведомственных документах.

Также есть специальный Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Все основные сроки мы собрали в одну таблицу.

Бухгалтерские документы

Первичные учетные документы
Кассовые документы и книги
Банковские документы
Корешки чековых книжек
Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денежных средств
Авансовые отчеты
Переписка

Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу

Пункт 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Статья 29 Закона N 402-ФЗ

Кассовый чек и бланк строгой отчетности

6 месяцев со дня их выдачи на бумажном носителе

Пункт 8 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ

Книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями

Часть 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ

Документы учетной политики

Пункт 267 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, отчет о целевом использовании средств, приложения к ним

Промежуточная — 5 лет

Пункт 268 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Расчет и уплата налогов и взносов

Налоговые декларации и расчеты, кроме РСВ

Пункты 310, 311 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом

Пункты 305, 312, 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ

Документы, необходимые для исчисления налогов, и документы, подтверждающие расходы

Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Статья 29 Закона N 402-ФЗ

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка

Весь период, по которому уменьшен налог

Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы

Документы, использованные при подготовке жалобы по результатам выездной или камеральной проверки

Электронные документы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронных подписей, которыми завизированы документы

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные):

Пункт 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Стр. 395 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

— если делопроизводство закончено до конца 2002 года;

5 лет (75 лет — если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

— если делопроизводство закончено после 1 января 2003 года

Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов

Пункт 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Пункт 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137

Книги покупок, продаж и дополнительные листы к ним

4 года с момента последней записи

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137

Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов

Пункт 3 ст. 89.2 НК РФ

Документы по зарплате

Положения об оплате труда и премировании работников

Пункт 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов

Пункт 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Реестры сведений о доходах физлиц

Пункт 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Лицевые счета работников: для документов, по которым:

Пункт 296 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

— делопроизводство закончено до конца 2002 года;

— делопроизводство закончено после 1 января 2003 года

Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат

В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет — то 50 (75) лет

Пункт 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Пункт 299 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Табели учета рабочего времени

Пункт 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи

Пункты 401, 405, 406 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов

Подпункт 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ

Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников

Пункты 618, 633 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Расходные ордера на санаторно-курортные путевки

Пункт 636 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Кадровые документы

Приказы и распоряжения по основной деятельности: о вступлении в должность, возложении на руководителя обязанностей главбуха, досрочном сложении полномочий, назначении ответственных

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок

Пункт 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Положения или инструкции по обработке персональных данных

Пункт 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Согласие на обработку персональных данных

3 года после того, как истечет срок действия согласия, или после отзыва

Пункт 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Пункт 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы о дисциплинарных взысканиях

Пункт 383 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Заявки о потребности в иностранцах

Пункт 377 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда

Пункт 409 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий

Пункт 424 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Приказы о направлении в командировку

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков

Пункты 300, 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей

Пункты 279, 281, 282 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров

Пункт 635 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним

Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет

Пункт 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы. А также докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении

Пункт 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним

Пункт 301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Личные дела и личные карточки работников

Пункты 444, 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Приказы об изменении анкетно-биографических данных

Пункт 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Уведомления, предупреждения работников

Пункт 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии

Пункт 451 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)

Пункт 423 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы, относящиеся к работе во вредных и опасных условиях труда, — табели учета рабочего времени и приказы на командировки

Пункты 410, 411, 414 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Основные средства

Документы о переоценке основных фондов и амортизации

5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов

Пункт 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы о списании основных средств

5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов

Пункт 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т.е. при передаче с баланса на баланс

5 лет после выбытия имущества

Пункт 325 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

УСН

Книги учета доходов и расходов на УСН

Пункт 318 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Экспертно-аналитические документы

Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов

Пункт 142 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

План финансово-хозяйственной деятельности

План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету

— по месту утверждения

Пункт 243 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

— по месту разработки

Отчеты о выполнении планов ФХД

Пункт 272 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Пункт 262 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договоры и соглашения

Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества

По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и 5 лет

Пункт 94 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договор дарения (пожертвования) имущества

До ликвидации организации

Пункт 90 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу

Пункт 96 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Документы по залогу недвижимости

10 лет с момента истечения срока действия договора

В случае спора документы хранят до принятия решения по делу

Пункт 98 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договор мены недвижимости; движимого имущества

До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнении обязательств

Пункт 99 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу

Пункт 101 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Договор кредита или займа с условием о залоге имущества

Пункт 261 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

«Клерк.Разборы» - эксклюзивные и полезные статьи от редакции

Эксклюзивные статьи про изменения в учете и налогах. Вышел новый закон или письмо ФНС? Не ищите в инете, мы все разберем для вас.

С 18 февраля 2020 года изменились сроки жизни большинства типовых документов компании. Часть изменений продляет срок хранения налоговых, кадровых и иных документов компании, часть их сокращает. Новые сроки обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушения срока хранения документов компании грозят серьезные штрафы, а также доначисление налогов.

Приказом Росархива РФ от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» утвержден новый перечень со сроками хранения документов (далее по тексту — Перечень).

В каком порядке применять новые сроки?

К документам, полученным либо составленным, начиная с 18 февраля 2020 г., применяются обновленные сроки хранения. Никаких переходных положений приказ Росархива РФ не содержит. Поэтому по «старым» документам действуют сроки хранения, установленные приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.

Документы бухгалтерского учета

Согласно ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон № 402-ФЗ) общий срок хранения документов составляет не менее 5 лет.

В Перечне отдельно (ч.4.1 Перечня) выделены сроки хранения для бухгалтерского учета и отчетности.

Систематизируем сроки хранения отдельных популярных видов бухгалтерских документов:

Важно!

Ранее документы о недостачах и хищениях компания должна была хранить не менее 5 лет (п.410 «старого» Перечня).

То есть существенных изменений в части обеспечения сохранности бухгалтерской отчетности в Перечне нет. Общий срок хранения документов бухгалтерского учета установлен 5 лет (ст.29 Закона № 402-ФЗ) при условии проведения ревизии по этим документам. Однако из этого правила есть исключения — саму годовую бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения по ней, полученные по годовой отчетности, хранятся постоянно.

В обновленном Перечне увеличились сроки хранения документов, касающиеся учета оплаты труда работников (ч.4.2 Перечня):

Важно!

Ранее документы о получении зарплаты и других выплат при наличии лицевых счетов должны были храниться не менее 5 лет (п.412 «старого» Перечня).

Важно!

Ранее декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование должны были храниться не менее 5 лет (п.395 «старого» Перечня).

Документы налогового учета

По общим правилам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (сборов) должны храниться не менее четырех лет. Причем это касается также данных бухгалтерского учета и документов, подтверждающих уплату (удержание) налогов (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст. 24 НК РФ).

Однако НК РФ установлены исключения из общего правила. Особые сроки хранения документов для подтверждения расходов, принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, предусмотрены гл. 25 НК РФ. Так, налогоплательщик обязан хранить первичные документы, которые подтверждают размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды), в течение всего срока переноса убытка (п.4 ст. 283 НК РФ, п.7 ст. 346.18 НК РФ).

В обновленном Перечне изменились сроки хранения документов, касающихся налогового учета (ч.4.3 и ч.4.4 Перечня):

Важно!

Ранее реестры сведений о доходах физических лиц лет должны были храниться не менее 75 лет (п.397 «старого» Перечня).

Важно!

Ранее такие документы по реструктуризации компании должны были хранить не менее 5 лет (п.399 «старого» Перечня).

Важно!

Ранее счета-фактуры компании должны были хранить не менее 4 лет (п. 368"старого" Перечня). Теперь срок хранения счетов-фактур соответствует сроку хранения первичных документов учета.

Важно!

Ранее книгу учета доходов и расходов «упрощенцы» должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.401 «старого» Перечня).

Важно!

Ранее документы по основным средствам и НМА компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.429 «старого» Перечня).

Важно!

Ранее акты приема-передачи недвижимости компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.432 «старого» Перечня).

Как мы видим, срок хранения налоговых деклараций остался прежним — 5 лет, но изменились сроки хранения некоторых налоговых документов.

Росархив утвердил новый перечень типовых управленческих документов и сроков их хранения. Приказ от 20.12.2019 № 236 действует с 18.02.2020. Прежний перечень, утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, с этой даты утратил силу.

В числе изменений — в том числе новые сроки хранения бухгалтерской и кадровой документации. Так:

книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков — 5 лет вместо 3;
документы о дисциплинарных взысканиях — 3 года вместо 5 лет;
документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — 5 лет, а не постоянно;
книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет, а не постоянно.

Кроме этого, установлены сроки хранения для таких документов, как:

заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий — 1 год;
уведомления, предупреждения работников(ам) работодателем — 3 года;
журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) — 45 лет.

Инструкция по применению нового перечня утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. В частности, в ней установлено, что:

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.
Соблюдать эти сроки должны все организации независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения (от 1 года до 75 лет) документы подлежат уничтожению. До истечения сроков уничтожение запрещается и влечет за собой ответственность. Также в Инструкции разъясняется применение сроков, установленных как «постоянно», «до ликвидации», «до минования надобности», «до замены новыми».
Организации могут продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов, но сокращать их запрещается.

ВАЖНО! Ни сам перечень, ни инструкция по его применению не содержат переходных положений об обратной силе данного документа. Каких-то официальных разъяснений по вопросу о том, применяются ли измененные сроки к документам, созданным до вступления нового перечня в силу, пока нет. Поэтому в отношении ранее изданных документов, по которым такие изменения произошли, рекомендуем выбирать (между перечнем Росархива № 236 и перечнем Минкультуры № 558) тот срок хранения, который больше.

Подробнее о сроках хранения документов читайте в этой статье.

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Из нашей статьи вы узнаете о продолжительности периода их хранения, а также об особенностях определения сроков хранения отдельных документов в различных ситуациях.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и утвержденным перечнем сроков хранения.

О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Обратите внимание! Госдума внесла поправки в ст. 23 и 24 НК РФ, которые увеличиают сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их потребуется в течение 5 лет вместо четырех.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»

Срок хранения согласно перечню

Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности

В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор

Договоры и дополнительные соглашения к ним

В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в конкретных статьях перечня)

Доверенности на получение денег и ТМЦ

Не менее 5 лет после истечения срока действия доверенности или ее отзыва

Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат

Не менее 6 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 5 лет)

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Реестр сведений о доходах физлиц

Не менее 5 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 75 лет)

Трудовые договоры и личные карточки работников

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Табели, журналы учета рабочего времени

Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)

Сведения о доходах физлиц

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность

Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов

Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.

Карточки учета основных средств

Не менее 5 лет после выбытия объекта

Декларации (расчеты) по всем видам налогов

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)

Сведения, представляемые в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета

Не менее 5 лет, в электронной форме — 75 лет

Отчетность в статистику:
– годовая и с большей периодичностью, единовременная;
– полугодовая и квартальная;

– Постоянно*.
– 5 лет или постоянно* при отсутствии годовых.
– 3 года или постоянно* при отсутствии годовых, полугодовы, квартальных.

Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Более подробно о сроках хранения налоговой документации, документов по страховым взносам, в том числе по взносам от несчастных случаев, смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2021 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2035 года.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2021 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2026 года.

Итоги

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).

Приказом Росархива от 20.12.19 № 236 утвержден новый перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. В частности, приказом установлено, что счета-фактуры придется хранить 5 лет вместо 4-х. А книги учета доходов и расходов при УСН нужно будет хранить всего 5 лет (а не постоянно, как сейчас). Новые правила начнут действовать с 18 февраля. С этой же даты утратит силу действующий перечень документов, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.

Помимо прочего, комментируемым приказом изменен срок хранения расчетно-платежных и платежных ведомостей. Напомним, что сейчас срок хранения этих документов при наличии лицевых счетов составляет 5 лет, при отсутствии лицевых счетов — 75 лет.

По новым правилам расчетно-платежные и платежные ведомости при наличии лицевых счетов нужно будет хранить 6 лет, а в случае отсутствия лицевых счетов — 50/75 лет (п. 295 Перечня).

Срок хранения «50/75 лет» означает следующее:

документы, созданные до 1 января 2003 года, нужно хранить 75 лет;
документы, созданные после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Как уже было сказано выше, организации и ИП, применяющие УСН, должны будут хранить КУДиР на протяжении 5 лет, а не постоянно (п.318 Перечня). Срок хранения счетов-фактур увеличится с четырех до пяти лет (п. 317 Перечня).

Обратите внимание: юридически значимые электронные документы можно хранить не распечатывая (см. "Минфин разъяснил, как хранить электронные счета-фактуры").

Также в новом Перечне появились сроки хранения следующих документов:

годовых и квартальных расчетов по страховым взносам — 50/75 лет (п. 308 Перечня);
справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени и налоговых санкций, справки о состоянии расчетов с бюджетом — 5 лет (п. 305 Перечня).
карточек индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов — 6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 50/75 лет; п. 309 Перечня).

Кроме этого, скорректированы сроки хранения некоторых кадровых документов:

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: