Срок хранения денег в кассе

Обновлено: 28.03.2024

Срок хранения кассовых документов в организации — минимум 5 лет. Этот период начинается со следующего года после создания расчетных бумаг.

Какие документы относят к кассовым

Документация по кассе используется для проведения расчетов с контрагентами и внутри организации. К ним относятся:

  • приходный ордер (ПКО): его выдают при поступлении денег;
  • расходный ордер (РКО): формируют при выбытии денежных средств;
  • журнал регистрации ПКО и РКО: в нем ведется учет приходных и расходных ордеров;
  • авансовые отчеты: применяют для учета подотчетных средств;
  • объявление на взнос наличными: заполняют при внесении денег в банк для пополнения расчетного счета;
  • кассовая книга: используется для отражения всех приходно-расходных операций и остатков денежных средств;
  • книга учета принятых и выданных денежных средств: ведется, если в компании есть несколько кассиров и старший кассир, в ней регистрируют операции по выдаче и поступлению денег между ними;
  • журнал кассира-операциониста: в него заносятся операции по приходу и расходу наличных денег по каждой ККМ на предприятии.

Документацию по кассе ведут и в бумажной, и в электронной форме. Руководитель назначает ответственного сотрудника по проведению операций и формированию документов по кассе отдельным приказом:


В бухгалтерских и налоговых нормативах указано, какой срок должны храниться документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями и осуществление финансовых операций по кассе. Период хранения такой документации содержат:

  • 402-ФЗ от 06.12.2011 (ст. 29); НК РФ (п. 8 ч. 1 ст. 23);
  • Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 (п. 277).

Кроме того, срок хранения кассовых чеков в организации и других банковских регистров прописаны в Указаниях ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014. По нормам Центробанка, все платежные регистры по банку и кассе хранятся в течение 5 лет.

Каков период их хранения

Порядок сохранности регистров по кассе регулируется и бухгалтерским, и налоговым законодательством. В ст. 23 НК РФ разъясняется, каков срок хранения денежных документов по кассовым операциям: организации обязаны сохранять документацию со сведениями бухгалтерского и налогового учета в течение 5 лет. Доходные и расходные регистры по требованию налоговиков хранятся столько же.

Определяет период, сколько хранятся документы по кассе в организации, и 402-ФЗ. В ст. 29 закона о бухгалтерском учете установлен минимальный срок сохранности первичных учетных регистров. Он составляет 5 лет после окончания отчетного года, что совпадает с требованиями НК РФ.

Предприятие самостоятельно организовывает хранение и обеспечивает условия, требуемые для сохранности документации. При необходимости в компании создают архив и переводят туда все регистры прошлых лет (п. 2 ст. 13 125-ФЗ от 22.10.2004).

Если компания проводит ревизию кассы, составляется специальный ревизионный акт. В 402-ФЗ нет отдельного положения, сколько времени хранится акт ревизии главной кассы и как его хранить. Но в законе о бухучете четко прописан период хранения кассовых документов. Все регистры, связанные с дисциплиной по кассе, хранятся в компании в течение 5 лет.

Подтверждает минимальные сроки хранения кассовой книги в организации (и других документов кассы) и приказ Росархива № 236. В п. 277 приказа № 236 приводятся сроки хранения банковских регистров и документов кассы, корешков денежных чековых книжек, ордеров, табелей и других бланков.

В соответствии с п. 277 перечня № 236, сроки хранения приходного кассового ордера составляют 5 лет. РКО, кассовая книга, журналы кассира и чеки хранятся в течение аналогичного периода.

Есть ли штрафы за несоблюдение сроков хранения

За нарушение сохранности первичной операционной документации предусмотрены налоговая и административная ответственность. В законодательных нормативах прописано, сколько хранить кассовые документы ООО, НКО и бюджетных учреждений. Срок хранения составляет 5 лет. Если компания нарушит установленный законом период, ей придется заплатить:

  • от 5000 до 10 000 рублей на должностное лицо — за первое нарушение (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ);
  • от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо или дисквалификация на период от 1 до 2 лет — за повторное нарушение (ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ).

За нарушение правил хранения и комплектования архивных документов штраф составляет (ст. 13.20 КоАП РФ):

  • от 1000 до 3000 рублей — для физических лиц;
  • от 3000 до 5000 рублей — для должностных лиц;
  • от 5000 до 10 000 рублей — для организаций.

Предусмотрена и налоговая ответственность. За грубое нарушение правил учета доходов и расходов компания заплатит от 10 000 до 30 000 рублей (п. 1, 2 ст. 120 НК РФ).

В указаниях ЦБ РФ № 3210-У отдельно поясняется, сколько хранить кассовые документы ИП, — в течение 5 лет, но только если предприниматели решили вести кассовую документацию (пп. 4.1, 4.6 указаний № 3210-У). ИП вправе не вести бухгалтерский учет, не оформлять кассовую книгу и приходно-расходную документацию.

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения денежных средств в кассе (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Срок хранения денежных средств в кассе

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.08.2021 N 14АП-5388/2021 по делу N А13-8523/2018
Требование: О признании недействительным решения налогового органа о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения в части доначисления НДС, начисления пеней и штрафных санкций по НДС.
Решение: В удовлетворении требования отказано. Ивановой С.И. на счет ООО "ПродТорг" внесены денежные средства для осуществления уставной деятельности, обоснованно не принята судом, поскольку в отсутствие приходных кассовых ордеров (уничтожены банком по истечении срока хранения) данные записи не свидетельствуют о реальном участии Ивановой в деятельности ООО "ПродТорг". Кроме того, инспекцией представлены сводные данные налоговой отчетности о доходах Ивановой С.И. за период с 2005 по 2017 годы (том 27, листы дела 56-57), из которых следует, что финансовой возможности внесения указанных в выписке банка средств на счет ООО "ПродТорг" у Ивановой С.И. не имелось.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения денежных средств в кассе

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
"Денежные расчеты"
(6-е издание, переработанное и дополненное)
(Семенихин В.В.)
("ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2020) В отношении расчетов по оплате труда существует один очень важный момент. Непосредственная выдача наличных денежных средств на руки сотрудникам организации законодательно запрещена до тех пор, пока руководитель организации или иное уполномоченное лицо на платежной ведомости (расчетно-платежной ведомости) не поставит разрешительную подпись и не укажет срок хранения наличных денег в кассе на выдачу заработной платы.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: Для получения имущественного вычета по приобретенной в 2013 г. квартире физическое лицо представило приходно-кассовый ордер и заявление с отметкой банка о переводе денежных средств. Налоговый орган отказал в предоставлении вычета, сославшись на отсутствие выписки банка. Правомерен ли отказ налогового органа?
(Консультация эксперта, 2020) Вопрос: Для получения имущественного вычета по приобретенной в 2013 г. квартире физическое лицо вместе с декларацией 3-НДФЛ в 2020 г. представило в качестве подтверждающих документов приходно-кассовый ордер о внесении денежных средств на счет и заявление с отметкой банка о переводе денежных средств по договору участия в долевом строительстве. Налоговый орган отказал в предоставлении вычета, сославшись на отсутствие выписки банка. При обращении в банк за выпиской от 2013 г. был получен отказ в связи с истечением сроков хранения. Правомерен ли отказ налогового органа в предоставлении имущественного вычета?

Подборка наиболее важных документов по запросу Сколько можно хранить деньги в кассе (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Сколько можно хранить деньги в кассе

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
"Годовой отчет - 2021"
(под ред. В.И. Мещерякова)
("Агентство бухгалтерской информации", 2021) К денежным документам относятся оформленные векселя или облигации вашей фирмы, предназначенные к выдаче. В кассах часто хранят и документарные ценные бумаги третьих лиц (векселя, облигации), но денежными документами они не являются. Что касается акций, то эти ценные бумаги документарной формы не имеют.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
"Годовой отчет - 2020"
(под ред. В.И. Мещерякова)
("Агентство бухгалтерской информации", 2020) К денежным документам относятся оформленные векселя или облигации вашей фирмы, предназначенные к выдаче. В кассах часто хранят и документарные ценные бумаги третьих лиц (векселя, облигации), но денежными документами они не являются. Что касается акций, то эти ценные бумаги документарной формы не имеют.

Нормативные акты: Сколько можно хранить деньги в кассе

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Постановление СНК СССР от 31.01.1939 N 147
"Об учете и счетоводстве в колхозах"
(вместе с "Инструкцией Наркомзема СССР и ЦУНХУ при Госплане СССР для составления документов и ведения книг по сокращенному колхозному счетоводству", "Инструкцией Наркомзема СССР и ЦУНХУ при Госплане СССР для составления документов и ведения книг по простой системе счетоводства в колхозах") Приходный кассовый ордер составляется счетоводом для оформления приема денег в кассу колхоза и подписывается председателем и счетоводом колхоза. При приеме денег казначей расписывается в приходном ордере и в квитанции, которая отрывается и выдается лицу, внесшему деньги. Приходные ордера служат основанием для записи на приход денежных средств в книгу казначея. После записи приходные ордера сдаются казначеем счетоводу под расписку. Получать деньги без кассового ордера казначей не имеет права. Все приходные ордера должны быть заранее пронумерованы счетоводом колхоза и должны храниться наравне с ценными документами.

Бюджетное учреждение получило в кассу денежные средства для выдачи их под отчет на хозяйственные нужды. Сумма денег, хранимая в кассе, не превышает установленного лимита. Какое время денежные средства могут находиться в кассе учреждения?

При оформлении и учете кассовых операций, в том числе и выдачи денежных средств под отчет, следует руководствоваться порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Указание № 3210-У).

Указание № 3210-У предусматривает, в частности, следующие случаи выдачи наличных денег из кассы организации:
– выплата заработной платы, стипендий и другие выплаты работникам;
– выдача под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица.

При этом Указания № 3210-У регламентируют только срок выдачи заработной платы, стипендий и других подобных выплат. Данный срок определяется руководителем и не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты) (п. 6.5 Указаний № 3210-У).

Относительно срока хранения денежных средств в кассе учреждения для последующей выдачи под отчет в Указаниях № 3210-У информации не содержится.

Нормативные документы, регламентирующие бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях (Данный остаток указывается в Сведениях об остатках денежных средств учреждения (форма 0503779).), допускают наличие остатка в кассе учреждения, в том числе на конец года (Инструкция, утвержденная приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, Инструкция, утвержденная приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н, Инструкция, утвержденная приказом Минфина России от 25.03.2011 № 33н.).

В силу п. 2 Указания № 3210-У юридическое лицо самостоятельно устанавливает лимит остатка наличных денег в кассе, издавая при этом соответствующий распорядительный документ. Размер лимита определяется в соответствии с приложением к Указанию № 3210-У.

Согласно Указанию № 3210-У не допускается только накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита (абзац девятый п. 2 Указания № 3210-У). Исключения перечислены в абзаце восьмом п. 2 Указания № 3210-У, однако хранение денежных средств для последующей выдачи под отчет в данном перечне не поименовано.

Согласно ч. 1 ст. 23.5 КоАП РФ дела о нарушении порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1 КоАП РФ) рассматриваются налоговыми органами (Дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 15.1 КоАП РФ, рассматривают также органы, осуществляющие функции по контролю и надзору в финансово-бюджетной сфере, в пределах своих бюджетных полномочий (статьи 23.7, 23.7.1 КоАП РФ).).

Согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей. К таким нарушениям относятся:
– осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
– неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
– несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
– накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Следовательно, нахождение денежных средств в кассе учреждения в пределах установленного лимита для последующей выдачи под отчет нарушением кассовой дисциплины не является.

Вопрос срока хранения в кассе учреждения денежных средств, предназначенных для последующей выдачи под отчет, при необходимости может быть установлен руководителем учреждения и закреплен локальным нормативным актом.


Необходимо передавать фискальные данные в ИФНС?
Компания Электронный Экспресс является оператором фискальных данных и входит в реестр ОФД ФНС России.
Подключить кассу к ОФД >>

«Электронный экспресс» - это электронные услуги в составе информационно-правового обеспечения ГАРАНТ. Компания "Гарант" основана в 1990 году.

Лимит остатка кассы обязаны устанавливать все организации, которым приходится работать с наличными денежными средствами. Ранее эта обязанность возникала и у индивидуальных предпринимателей, однако в настоящее время требования к ним менее строги. Как установить лимит остатка наличных денег в кассе, т. е. как его рассчитать и каким документом ввести в действие, расскажем в нашем материале.

Лимит остатка кассы на 2020-2021 годы — утверждение и изменение

Лимит остатка денежных средств в кассе устанавливается в соответствии с нормами, прописанными Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций. ». Этот законодательный акт регулирует все основные вопросы, касающиеся данной процедуры.

Лимит остатка денежных средств в кассе — эта та сумма денежных средств, которая может остаться в кассе предприятия на конец рабочего дня. Его вводят распорядительным документом. Чаще всего в роли такового выступает приказ руководителя. Сумму сверх лимита необходимо сдавать банк.

Часто приказ утверждается ежегодно, однако законодательство не выдвигает жестких требований на этот счет, поэтому лимит можно утвердить единожды и продолжать применять его до тех пор, пока в работе предприятия не произойдут изменения, влияющие на остатки наличности в кассе.

Как только меняется объем поступлений налички, ее выдачи из кассы либо периодичность сдачи в банк, компании следует сразу же позаботиться об издании нового приказа об установлении лимита остатка кассы. То есть поменять лимит можно в любой момент, необязательно ждать окончания года.

Отсутствие установленного лимита означает, что в кассе на конец дня не должно оставаться ни одной копейки.

Как рассчитать лимит остатка кассы — формулы

На предприятиях по-разному организуется процесс, связанный с движением наличных денег. Одни постоянно приходуют наличную выручку в кассу, но совершенно не тратят ее. Кто-то напротив расходует большой объем налички, например на погашение задолженности перед поставщиками, но не имеет наличной выручки. Исходя из особенностей конкретного предприятия, ответственный работник выберет соответствующую формулу для расчета лимита остатка кассы.

1. Формула, основанная на объеме поступлений, имеет следующий вид:

Лимит остатка денежных средств в кассе


При использовании этой формулы нужно иметь в виду, что:

  • Расчетный период, за который учитывается объем поступлений, не может превышать 92 рабочих дня.
  • Период между днями сдачи наличной выручки в банковское учреждение не должен превышать 7 рабочих дней. Исключение сделано лишь для компаний, расположенных в местности, где нет пункта сдачи налички. В этом случае максимальный период — 14 рабочих дней.

2. Формула, учитывающая объем выдачи наличных средств:

Лимит остатка денежных средств в кассе

При применении этой формулы следует учесть следующие моменты:

  • В объем выдачи наличности не входят суммы выплачиваемой заработной платы, отпускных и прочих вознаграждений работникам.
  • Расчетный период не должен превышать 92 дня.
  • Период между днями получения наличных денег в банковском учреждении не должен превышать 7 рабочих дней. Если в месте расположения организации указанное учреждение отсутствует, то максимальный период берется как 14 рабочих дней.

Как устанавливается лимит остатка кассы у отдельных категорий хозяйствующих субъектов

Как видно из формул, компании необходимо в течение какого-то времени осуществлять деятельность, чтобы рассчитать лимит кассового остатка. А что делать вновь созданным организациям? Для них указанием 3210-У предусмотрено установление лимита исходя из предполагаемых, а не фактических объемов поступлений или выдач.

Значительное послабление предоставлено представителям малого бизнеса, в том числе индивидуальным предпринимателям. Они вовсе могут отказаться от установления лимита кассы и накапливать наличку без ограничений.

Но есть одно «но». Если приказ об утверждении лимита всё же будет издан, то его придется соблюдать. Несоблюдение утвержденного лимита грозит административной ответственностью.

Какая существует ответственность за превышение лимита по кассе

После того как лимит будет рассчитан и по нему издадут приказ, необходимо всё время отслеживать, чтобы на конец дня остаток по кассе не превышал установленную величину. Подобное превышение, за исключением отдельных случаев, о которых мы скажем ниже, чревато наказанием со стороны налоговых органов в виде:

  • Штрафа от 4 до 5 тысяч рублей на должностное лицо и от 40 до 50 тысяч на организацию. Причем кассир никогда не будет выступать в качестве оштрафованного лица по предписанию налоговой. Таковым может оказаться либо директор, либо главный бухгалтер.
  • Предупреждения при условии, что нарушение было допущено впервые, а сам нарушитель является представителем малого предпринимательства.

В соответствии с КоАП РФ наказать можно только в течение двух месяцев с момента, когда лимит был превышен. Если проверка пройдет позднее, то хозяйствующий субъект обойдется без штрафа. Связано это с узаконенными сроками давности за данное нарушение.

Указание 3210-У допускает возможность превышения лимита:

  • в «зарплатные» дни — когда с расчетного счета снимается наличка для выдачи аванса или итоговой части зарплаты;
  • в выходные и праздники, если хозяйствующий субъект проводит кассовые операции.

Одним из требований законодательства к порядку осуществления кассовых операций является установление лимита остатка кассы, т. е. той величины наличных денежных средств, которую допустимо хранить в кассе. Суммы сверх установленной необходимо сдавать в банк.

Расчет лимита остатка наличных денег в кассе производится исходя либо из объема получаемой наличной выручки, либо из размера расходования налички. Для каждого случая утверждены специальные формулы, которые мы привели в нашей статье.

Превышение лимита наказывается штрафами и в некоторых случаях предупреждениями. Занимаются данными нарушениями налоговые органы.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: