Сэодо сбербанк что это
Обновлено: 25.04.2024
ПАО «Сбербанк» – крупнейший российский банк, филиалы которого расположены в 83 регионах страны и более чем в 20 странах. Услугами банка пользуются около 150 миллионов клиентов по всему миру. На долю Сбербанка приходится более 30% совокупных банковских активов и более 40% вкладов физических лиц. Помимо банковской деятельности, Сбербанк активно развивает инновации: внедряет новые сервисы для своих клиентов и современные информационные системы сотрудников.
Внедрение системы велось поэтапно. При этом осуществлялось итерационное наращивание количества пользователей системы и автоматизируемых процессов.
1. На первом этапе внедрения были автоматизированы базовые процессы регистрации входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов, а также доведения документов до уровня структурных подразделений.
2. Затем к работе в СЭОДО подключили секретарей структурных подразделений (около 100 человек). В системе начали регистрировать служебную переписку, вносить резолюции за подписью руководителей структурных подразделений.
3. Следующим шагом необходимо было подключить к работе в системе руководителей и исполнителей структурных подразделений. Была выбрана пилотная зона, на которой апробировали регламенты работы с СЭОДО.
4. После необходимой настройки системы под уточненные регламенты предстояло растиражировать решение на все остальные подразделения Центрального аппарата. Подключение подразделений выполнялось по блокам. Каждая итерация включала от 400 до 800 сотрудников. Одновременно с тиражированием по подразделениям выполнялось подключение к СЭОДО руководителей высшего звена (Президента и вице-президентов Банка).
Для обучения персонала были разработаны учебные видеокурсы, подробно рассказывающие обо всех сценариях работы в системе, а также подготовлен комплект материалов, включавший пользовательские инструкции и памятки. Кроме того, от каждого подразделения был назначен сотрудник, ответственный за делопроизводство, который проходил очное обучение и мог при необходимости консультировать остальных сотрудников своего подразделения.
Единая система документооборота ОАО «Сбербанк России» представляет собой территориально распределенное решение с серверными комплексами, расположенными в Центральном аппарате и аппарате каждого территориального банка (далее «тербанк»). Серверные комплексы функционируют независимо друг от друга, обеспечивая автоматизацию документооборота внутри Центрального аппарата или конкретного тербанка. Прикладное взаимодействие между тербанками и Центральным аппаратом осуществляется посредством Модуля межфилиального взаимодействия, который реализует функции обмена документами и поручениями, синхронизацию справочных данных и пр. Такая распределенная архитектура позволяет снизить нагрузку на каждый серверный комплекс, а также на каналы связи между Центральным аппаратом и тербанками.
Архитектура СЭОДО включает несколько типов клиентских рабочих мест:
- Стандартный клиент – полнофункциональное клиентское приложение, которое представляет собой набор ActiveX компонент, работающих в контексте Internet Explorer. Данный клиент предназначен для работы всех групп пользователей (от регистраторов до исполнителей в структурных подразделениях) и реализует все операции по работе с документами и поручениями.
- Web-доступ для удаленного просмотра документов и поручений – легкий клиент, обеспечивающий возможность поиска и просмотра документов и поручений. Может применяться с целью оперативного доведения документов и поручений до ОСБ и ГОСБ, которые не входили в контур автоматизации в рамках текущего проекта.
- Приложение Рабочее место руководителя (АРМ руководителя) – Windows-приложение с упрощенным интерфейсом и минимальным набором действий для работы менеджеров среднего и высшего звена с документами и поручениями. Отличительная особенность данного типа клиентского места СЭОДО – возможность работы в условиях отсутствия подключения к серверу системы (в offline режиме), что обусловлено спецификой деятельности менеджеров Банка. Учитывая активное использования руководством Банка планшетов iPad, данное приложение было также выпущено в модификации для планшетов.
Классическая трехзвенная архитектура СЭОДО обеспечивает отказоустойчивость и масштабирование системы. Учитывая объемы нагрузок на систему (до 3000 одновременно работающих пользователей в ЦА и отдельных тербанках), были сконфигурированы и развернуты соответствующие серверные комплексы, самые крупные из которых установлены для Центрального аппарата и Московского территориального банка и включают по 7 серверов приложений, объединенных через аппаратные балансировщики нагрузки в NLB-кластер, и по 2 сервера баз данных в отказоустойчивом кластере. Такая архитектура обеспечивает необходимый уровень быстродействия системы и соответствие требованиям времени отклика СЭОДО при выполнении всех основных операций.
СЭОДО функционирует во внутренней сети Банка. Для руководства Банка и руководителей самостоятельных структурных подразделений обеспечена возможность работы с документами через АРМ руководителя из внешней сети, в том числе посредством wi-fi доступа. Взаимодействие клиентского приложения АРМ руководителя и сервера СЭОДО в данном случае осуществляется посредством прокси-сервисов СЭОДО и корпоративной защищенной транспортной системы на базе IBM WebSphere MQ.
Аутентификация пользователей СЭОДО внутри корпоративной сети осуществляется на основе пароля и учетной записи LDAP-каталога. Для пользователей АРМ руководителя, работающих через внешнюю сеть, аутентификация выполняется на основе персональных сертификатов безопасности.
СЭОДО включена в корпоративную ИТ-инфраструктуру сопровождения автоматизированных систем Банка – подключена к системе резервного копирования, к системе мониторинга работоспособности серверов. Кроме того, СЭОДО интегрирована с корпоративным почтовым сервером, через который осуществляется рассылка уведомлений и напоминаний пользователям, и с LDAP-каталогом доменных учетных записей, с использованием которого осуществляется идентификация и аутентификация пользователей СЭОДО.
В рамках внедрения системы были проведены реинжиниринг и оптимизация процессов документооборота Банка. Основные изменений коснулись порядка регистрации документов: децентрализованная регистрация была заменена на централизованную (для чего был создан Единый центр обработки входящих документов), была исключена дублирующая регистрация внутренней служебной переписки, которая стала регистрироваться только в подразделении отправителя. Кроме того, вся работа с внутренней служебной перепиской была переведена только в электронный вид, чему способствовало наличие в СЭОДО специализированного функционала, в том числе функций по работе с электронной подписью. Вся работа с документами внутри подразделений (рассмотрение и расписание поступившей корреспонденции, подготовка и согласование проектов документов) также стали выполняться в электронном виде в СЭОДО.
Параллельно с тиражированием системы в Центральном аппарате началось внедрение СЭОДО в территориальных банках. Принцип внедрения решения в тербанках был аналогичен тиражированию системы в подразделениях Центрального аппарата: сначала решение было внедрено на пилотной зоне (ею стали Северо-Западный, Московский и Среднерусский банки), а затем началось тиражирование СЭОДО в остальные тербанки. При этом тиражирование выполнялось в несколько очередей. Каждая очередь в среднем включала 3 тербанка, в которых внедрение шло параллельно. Такая схема внедрения позволила существенно сократить сроки подключения к СЭОДО тербанков.
Автоматизация документооборота на базе СЭОДО позволила существенно повысить качество и эффективность работы с документами в Банке. Например, только на регистрации и отправке документов удалось освободить более 15% рабочего времени секретарей структурных подразделений. Сокращение времени на поиск документов, получение справок о прохождении документов, организация собственной работы с переданными на исполнение документами и собственными проектами документов по экспертным оценкам позволяют экономить до 5% рабочего времени сотрудников Банка. Также повысились и качественные показатели документооборота:
- прозрачность процессов работы с документами и исполнения документов в подразделениях;
- полнота и скорость доступа к информации по документам и их исполнению;
- качество подготовки документов (полнота информации, оформление и пр.).
Существенно повысилась исполнительская дисциплина. Сократилось количество задержек согласования и рассмотрения документов, случаев несвоевременной подачи информации о ходе исполнения контрольных поручений и повысилось ее качество. В совокупности все эти факторы позволяют повысить эффективность управления Банком и качество работы Банка в целом.
В Центральном аппарате установлено более 10 тыс. клиентских рабочих мест, количество одновременно работающих пользователей достигает 3 тыс. В день в системе регистрируется до 6 тыс. документов, создается до 14 тыс. заданий. С системой работают пользователи всех уровней от рядовых сотрудников до топ-менеджеров Банка. Только в электронном виде осуществляется передача документов на рассмотрение руководителям, расписание корреспонденции руководителями, доведение документов до исполнителей в системе, создание и согласование проектов документов, ведется внутренняя переписка подразделений. Кроме того, в системе осуществляется ведение отчетности и контролируется исполнение поручений.
После завершения подключения всех территориальных банков общая численность пользователей СЭОДО будет составлять более 50 тыс., а суммарный документооборот будет достигать 200 тыс. документов в день.
ПО ЗАКОНУ
7 МИН
Как устроен электронный документооборот
Создавать, подписывать, отправлять и хранить документы можно в электронном виде. Это экономит не только бумагу и время, но и деньги на доставку корреспонденции и содержание архива. Разбираемся, как работает современный электронный документооборот.
Зачем нужна система ЭДО
Электронный документооборот позволяет перевести в «цифру» делопроизводство внутри компании, а также переписку и обмен документами с контрагентами и госорганами. Перейти на ЭДО может любая компания, необходимо лишь получить электронную цифровую подпись (ЭЦП).
Вопросы, связанные с ЭДО, законодательство не регулирует, только в законе «Об электронной подписи» говорится, что документы с цифровой подписью имеют такую же юридическую силу, как и документы, подписанные от руки.
Как перейти на ЭДО
Переход на электронный документооборот необходимо зафиксировать в учётной политике: это требование закона «О бухгалтерском учёте».
Ст. 8 402-ФЗ
П. 6, ст. 8 402-ФЗ
Cт. 5 63-ФЗ
Далее нужно выбрать электронную подпись. Они бывают трёх видов:
1
Простая электронная подпись используется на сайтах и в приложениях. Она выглядит или как цифровой код, который пользователь получает в смс и вводит для подтверждения операции, или как логин и пароль для входа в личный кабинет.
2
Усиленная неквалифицированная подпись (УНП) зашифрована и имеет закрытый и открытый ключи. При помощи первого создаётся подпись, второй помогает адресату проверить её подлинность и обнаружить изменения в документе после подписания. Ключи хранятся на флешке или USB-токене. Такой подписью обычно заверяют документы, не требующие печати, например некоторые виды договоров, бухгалтерскую отчётность и налоговые декларации. Получить УНП и подтверждающий сертификат можно в электронном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или в удостоверяющем центре в своём городе.
3
Усиленная квалифицированная подпись (УКП) защищена шифром, одобренным ФСБ. Подпись и сертификат ключа выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи РФ. Список есть на сайте ведомства. УКП подходит для работы с порталом госуслуг, Системой межведомственного электронного взаимодействия, сдачи отчётности в налоговую и другие госорганы, отправки банковских документов и т. д.
Одной ЭЦП можно подписать несколько связанных между собой электронных документов. Это правило не действует, если сделка многосторонняя и в пакете есть документы других организаций или ИП. В этом случае каждая бумага заверяется отдельно.
Создать электронный документ можно в любом привычном формате, например DOC или PDF.
С августа 2010 г. в «Сбербанке» внедряется система электронного офисного документооборота (СЭОДО). Проект стартовал в Центральном аппарате, затем началось внедрение в 17 территориальных банках по всей России.
В Центральном аппарате СЭОДО переведена в промышленную эксплуатацию, рассказали CNews в пресс-службе банка. К ней подключено 8444 пользователей, обрабатывается более 10 тысяч документов в день.
Также в промышленную эксплуатацию введены СЭОДО в Северо-Западном, Московском, Среднерусском, Поволжском, Уральском и Юго-Западном банках, еще в трех она находится в опытной эксплуатации. До конца 2012 г. к ним присоединятся оставшиеся территориальные банки. Когда проект будет закончен, в системе смогут работать более 40 тысяч сотрудников.
В 2011 г. «Сбербанк» заключил контракт с компанией Digital Design, которая на базе СЭОДО занялась созданием автоматизированных рабочих мест руководителей.
«АРМ руководителя предоставляет единую точку доступа ко всей необходимой информации. Оно учитывает такие особенности деятельности топ-менеджеров банка, как отсутствие свободного времени, напряженный график, частые командировки и выездные мероприятия, и позволяет работать как в режиме реального времени, так и автономно без подключения к сети», - говорит Сергей Гайдамаков, директор департамента автоматизации государственных структур компании Digital Design.
Главной «изюминкой» проекта является реализация рабочего места не только на рабочих станциях и ноутбуках под управлением Windows, но и на планшетах iPad, добавляет Гайдамаков. Сейчас, по его словам, с этим приложением на планшетах работают руководители департаментов и все члены правления «Сбербанка».
Руководители «Сбербанка» получают настроенный планшет, который позволяет выполнять операции рассмотрения электронного документа, подготовки и утверждения поручений, согласования проектов документов, а также получать отчеты о ходе исполнения и осуществлять контроль исполнения поручений. Специально для этого в банке была проведена работа по составлению регламентов электронного документооборота. Решение интегрируется с другими информационными системами, уже работающими в «Сбербанке», в том числе с системой управления сертификатами пользователей для обеспечения использования электронной цифровой подписи.
Ранее в рамках проекта СЭОДО не подразумевалось внедрение системы на планшеты, говорят в «Сбербанке»: «Договорные отношения с компанией Digital Design на использование СЭОДО на iPad возникли в апреле 2011 г.».
В планах «Сбербанка» - тиражирование системы на планшеты по всем руководителям территориальных банков. Эти планы проекта находятся на утверждении.
СЭОДО может работать на iPad первого и второго поколений, но существует инициатива доработки системы с целью возможности использования на третьем поколении устройства. «Планируемое количество пользователей в центральном аппарате банка до конца 2012 г. будет составлять около 200 человек, а при внедрении технологии в территориальные банки количество пользователей будет составлять около 100 человек в каждом», - рассказывают в «Сбербанке».
Таким образом, в системе электронного документооборота «Сбербанка» могут появиться порядка 1900 пользователей iPad. Каким образом руководители банка получат планшеты, в пресс-службе сообщить затруднились, сославшись на то, что план тиражирования находится на утверждении.
Внедрение системы электронного офисного документооборота (СЭОДО) в Центральном аппарате «Сбербанка» началось в августе 2010 года. Подрядчиком по проекту была выбрана компания Digital Design, а в качестве основы системы использовалась платформа DocsVision.
На момент принятия решения о внедрении единой СЭД в «Сбербанке» для автоматизации офисного документооборота использовались несколько систем: система для регистрации и учета входящих и исходящих документов (переписки с внешними контрагентами), система для регистрации внутренней служебной переписки между подразделениями, система обмена пересылки документов между Центральным аппаратом и территориальными банками. Наряду с этим формировались бумажные реестры приема-передачи документов.
Параллельно с тиражированием системы в Центральном аппарате, СЭОДО была внедрена на пилотном участке в Северо-Западном банке. В рамках этих работ решение было модифицировано с учетом специфики работы территориальных банков, после чего началось тиражирование решения и в них. Тиражирование выполнялось в несколько очередей. Каждая очередь в среднем включала 3 территориальных банка, в которых внедрение шло параллельно.
По данным Digital Design, после завершения подключения всех 17 территориальных банков общая численность пользователей СЭОДО должна составить порядка 50 тыс., а суммарный документооборот - достигать 200 тыс. документов в день.
Как устроена система
Единая система документооборота «Сбербанка» представляет собой территориально распределенное решение с серверными комплексами, расположенными в Центральном аппарате и аппарате каждого территориального банка. При этом серверные комплексы функционируют независимо друг от друга. Прикладное взаимодействия между территориальными банками и Центральным аппаратом осуществляется посредством модуля межфилиального взаимодействия, который реализует функции обмена документами и поручениями, синхронизацию справочных данных и пр.
Технически СЭОДО поддерживает несколько вариантов решения проблем территориальной распределенности: подключение напрямую к серверу системы (как это сделано для пользователей всех территорий Центрального аппарата), подключение удаленных пользователей через терминальный сервер, доступ к документам посредством «тонкого» веб-клиента.
Действия пользователей в СЭОДО организованы при помощи специальных АРМ, созданных с учетом специфики деятельности различных категорий сотрудников. Они обеспечивают упрощенный доступ к тем функциям, которые востребованы в наибольшей степени для той или иной категории. Созданы, например, АРМ регистратора, делопроизводителя, исполнителя и руководителя.
АРМ руководителя предоставляет единую точку доступа ко всей необходимой информации. Оно учитывает такие особенности деятельности топ-менеджеров банка, как отсутствие свободного времени, напряженный график, частые командировки и выездные мероприятия и позволяет работать как в онлайн, так и в оффлайн режиме. При этом рабочие места реализованы не только на рабочих станциях и ноутбуках, но и на планшетах iPad.
Эффекты от внедрения СЭД и отказа от бумаги
В 2013 году в «Сбербанке», а также в некоторых его дочерних компаниях было завершено внедрение СЭД, следует из отчета о корпоративной социальной ответственности за прошедший год, опубликованного в июне. За один год число пользователей этой системы возросло на 25% и достигло 100 тыс. человек. По подсчетам «Сбербанка», данная мера уже позволила сэкономить около 40 тонн офисной бумаги, что эквивалентно одному гектару живого леса.
В подразделениях «дочки» «Сбербанка» - «ДенизБанка» - в 2013 году также проходила кампания, направленная на радикальное сокращение использования бумаги для повседневных офисных нужд. В ее рамках во всех отделениях дочернего банка на принтерах по умолчанию была установлена двусторонняя печать, а для сотрудников введен запрет на ксерокопирование документов. Сотрудники «ДенизБанка» на всех совещаниях и рабочих встречах вместо печатных материалов стали пользоваться планшетными и портативными компьютерами.
Кроме того, в 2013 году был завершен переход на цифровой архив. «Сбербанк Страхование» внедрил централизованную систему управления печатью и сканированием документов. Благодаря отказу от бумажных носителей при пересылке, обработке и хранении страховой документации удалось значительно сократить расход бумаги. Каждый сотрудник теперь имеет возможность подсчитать в своем личном кабинете количество спасенных деревьев.
«Сетелем Банк», в свою очередь, поддерживает стандарт экологического менеджмента ISO 14000, в соответствии с которым бумажные отходы уничтожаются на промышленном шредере и затем направляются на вторичную переработку.
По данным «Сбербанка», благодаря этой инициативе количество переработанных бумажных отходов составило 4,3 тонны, что эквивалентно 74 спасенным деревьям. Вторичная переработка бумаги также позволила сэкономить 129 000 литров пресной воды и 8 600 кВт электроэнергии.
Обмениваться электронными документами гораздо проще, чем бумажными!
Вы и ваши сотрудники сможете подписывать и отправлять партнерам договоры, счета-фактуры, акты за секунду! Результат: вы экономите время и деньги на доставку документов.
1. Войдите в «Сбербанк Бизнес Онлайн» и выберите сервис «Документооборот» в меню слева
2. Базовая версия сервиса подключится автоматически. Теперь вы можете принимать документы от контрагентов.
3. Если вам необходимо не только принимать, но и отправлять документы в сервисе, перейдите в раздел «Тарифы» в левом меню и выберите «Дополнительный». Подключив этот тариф, вы также сможете сдавать отчётность в госорганы.
* Обмениваться документами вы можете с теми партнерами, которые являются клиентами Сбербанк Бизнес Онлайн (более 2 миллионов юридических лиц).
Для того, чтобы подписывать электронные документы понадобится электронная цифровая подпись (ЭЦП).
Выпустить ЭЦП для работы в сервисе можно бесплатно и быстро:
1. В личном кабинете сервиса «Документооборот» в разделе «Электронная подпись» нажмите «Выпустить» и заполните необходимые данные
2. Уведомление о выпуске подписи поступит вам на e-mail в течение 10 минут
1. Перейдите в раздел «Контрагенты» и откройте вкладку «Запросы» в левом меню и нажмите кнопку «Добавить»
3. Ваши контрагенты получат уведомления о вашем запросе в сервисе «Документооборот» и на e-mail
4. Как только контрагент подтвердит ваше приглашение, вы получите уведомление об этом на e-mail
Загружайте готовый документ (договор, акт и пр.) из вашей учётной системы или создайте его прямо в сервисе (счёт, УПД и пр.).
Интересно:
Если вы сформировали счет или счет-фактуру в сервисе, Ваш контрагент в один клик создаст черновик платежного поручения, в котором будут указаны все реквизиты счета. Это очень удобно!
Во вкладке «Пользователи» вы можете добавить в сервис сразу нескольких сотрудников без доступа в «Сбербанк Бизнес Онлайн». Ваши бухгалтера, юристы и менеджеры смогут подписывать, принимать и отправлять документы, даже вне офиса.
Важно:
Если сотрудник имеет доступ в «Сбербанк Бизнес Онлайн», он может выпустить электронную подпись для работы с документами прямо в сервисе. Если у сотрудника нет доступа в ваш личный кабинет, он может загрузить уже существующую электронную подпись.
Если в вашей компании есть необходимость согласования документов несколькими сотрудниками, вы можете добавить маршруты для обмена документами.
Пример:
Вы определяете маршрут, при котором юрист добавляет в сервис договор, менеджер согласует документ, а генеральный директор подписывает его и отправляет.
Автор статьи
Читайте также: