Директор снимает деньги с корпоративной карты и не отчитывается
Обновлено: 25.04.2024
В России снижается объем обналичивания денежных средств, но появляются новые более сложные способы. Серьезный риск Росфинмониторинг и ЦБ видят в использовании для этих целей корпоративных банковских карт. Выпущенные прошлым летом рекомендации ЦБ для банков, направленные на снижение рисков использования этого инструмента, пока недостаточно эффективны. При этом число корпоративных карт стремительно растет, увеличиваясь почти вдвое ежегодно.
На встрече ЦБ с финансистами в Бору 1 февраля зампред ЦБ Дмитрий Скобелкин сообщил о падении объемов обналичивания денежных средств в 2017 году более чем в 1,5 раза, до 324 млрд руб. Подтвердила позитивную динамику и заместитель руководителя Росфинмониторинга Галина Бобрышева. В то же время она обратила внимание, что характер системы обналичивания изменился — «на первый план выходят наиболее сложные с точки зрения выявления схемы с использованием корпоративных карт». Дмитрий Скобелкин добавил, что активизировалось использования для проведения сомнительных сделок операций малого и микробизнеса.
Корпоративные карты — дебетовые банковские карты, выдаваемые юрлицам. Они предназначены для расчетов подотчетных сотрудников организаций с поставщиками, в командировках, снятия наличных средств. Сотрудник, получивший такую карту, не вправе расходовать деньги на личные нужды и за каждую потраченную сумму обязан отчитаться перед бухгалтерией компании, в том числе и по снятым с карты наличным.
Однако перед банками в расходовании средств по корпоративным картам компания отчитываться не обязана, что и создает риски обналичивания. При этом число корпоративных карт постоянно растет. По данным ЦБ, на конец третьего квартала 2017 года в России их было выпущено 2,2 млн штук, а объем операций составил 661,7 млрд руб. Годом ранее корпоративных карт было почти вдвое меньше — 1,4 млн штук.
В ЦБ уверяют, что делают все для решения проблемы. «В 2017 году мы отмечали тенденцию увеличения объемов сомнительных наличных операций по корпоративным платежным картам, особенно весной,— отметили в пресс-службе ЦБ.— С учетом негативной динамики мы обратили внимание кредитных организаций на указанные операции и выпустили соответствующие методические рекомендации (19-МР от 21 июля 2017 года)». Они касались проявления особой бдительности банков к держателям корпоративных карт.
Кредитные организации серьезно восприняли рекомендации, но проблема остается, так как на ее решение требуется более длительное время, чем то, что прошло после выхода рекомендаций, заверили в ЦБ. Однако в Рофинмониторинге считают, что для решения проблемы необходимы более действенные меры. Галина Бобрышева порекомендовала банкам «контролировать количество карт на одно юрлицо» и при установлении лимитов на снятие наличных исходить из риск-ориентированного подхода.
Банковское сообщество признает рост обналичивания денежных средств через корпоративные карты, но считает, что бороться с этим явлением следует иначе. «Росту обналички через корпоративные карты способствуют два фактора: фактически перекрытый канал проведения таких операций через карты физлиц и активные продажи карт самими банками,— отмечает сопредседатель комитета Ассоциации российских банков по вопросам ПОД/ФТ и комплаенс-рискам Алексей Тимошкин.— Такие карты приносят неплохой комиссионный доход, для банков они локомотивный продукт, который активно продвигается». Но увеличивать продажи без оглядки на риски нельзя, уверен предправления банка топ-50.
«Обычно обнальные конторы активно работают в первые три месяца после открытия счета в банке,— отмечает он.— И если банк предлагает корпоративные карты клиентам вместе с открытием счета, то риски появления у него недобросовестных клиентов резко возрастают». Если же банк к подобным картам относится столь же внимательно, как к выдаче наличных, то риски будут существенно меньше, резюмировал предправления банка топ-50.
Однако таким подходом руководствуются далеко не все кредитные организации. По словам главного экономиста «ПФ Капитал» Евгения Надоршина, в настоящее время у банков не так много способов для заработка — корпоративное кредитование им явно неинтересно, кредитование физлиц, судя по просрочке в ряде сегментов, достаточно рискованное мероприятие, тогда как комиссии за снятие наличных с корпоративных карт — это законный безрисковый заработок. «Есть банки, у которых установлен запрет на снятие наличных с подобных карт, там нет рисков обнала, но большинство банков предпочитают запрет не вводить»,— добавляет Алексей Тимошкин.
По словам заместителя руководителя НП «Национальный совет финансового рынка» Александра Наумова, решить проблему обнала с корпоративных карт могло бы указание ЦБ с разрешением переводить средства компании на личные карты подотчетным сотрудникам при запрете снятия наличных с карт самой компании. «У банков отработан механизм выявления операций по обналу по картам физлиц, по корпоративным — выявить такие операции затруднительно»,— поясняет он.
Впрочем, любые запреты бьют не только по злоумышленникам, но и по добросовестным клиентам. Компании ждут ясности от ЦБ и Росфинмониторинга. «В антиотмывочном законе нет четких правил, банки разрабатывают собственные методы, отчего постоянно возникают перегибы,— говорит управляющий партнер юридической компании ФОСБИ Алексей Заикин.— Если бы закон содержал четкие критерии, что можно и что нельзя, то у банков бы не возникало сомнений в отношении добросовестных игроков, а у самих клиентов — проблем с корпоративными картами».
Корпоративные карты – удобный инструмент, позволяющий и снабдить сотрудника деньгами, и оперативно проконтролировать его расходы. Но все это хорошо до того момента, пока сотрудник подотчетен бухгалтеру. А как быть, если директор пользуется картой компании как своей собственной? Попробуем разобраться вместе.
О чем нужно помнить, оформляя расходы по корпоративной карте
Чтобы учесть траты сотрудника с корпоративной карты (далее будем сокращать — КК), одной банковской выписки по ней недостаточно.
Пока деньги на карте, пусть и выданной сотруднику, они продолжают оставаться деньгами компании. В тот момент, когда сотрудник произвел оплату чего-либо картой или снял наличные – деньги становятся подотчетными суммами, выданными работнику.
В бухучете это отразится так:
ДТ 55 КТ 51 – зачислены деньги на КК (обычно, если учет ведется в программе, используется счет 55.04)
ДТ 71 КТ 55 – потрачены (сняты) деньги с КК
Сама карта как физический объект по балансовым счетам не проводится. Ее учитывают за балансом, обычно на счете 002, где фиксируется и информация об ответственном лице – сотруднике, которому выдана карта.
Таким образом, с траты денег для работника и бухгалтерии все только начинается. Потому что далее нужно закрыть дебиторку по счету 71 и постараться учесть траты с пользой для дела – в уменьшение налога прибыль или УСН, если это возможно. Есть и еще один важный налоговый момент. О нем далее.
Итак, чтобы закрыть долг перед компанией, сотрудник должен предоставить авансовый отчет по подотчетным суммам и приложить к нему документы, подтверждающие его расходы и их целевую направленность на нужды компании.
Только после этого бухгалтер может со спокойной душой сделать проводки:
ДТ 20 (26, 44, 91, прочие счета учета расходов) КТ 71
Напоминаем, что по таким документам как чеки ККТ, БСО, но без счета-фактуры, нельзя поставить к вычету НДС, даже если он выделен в документе отдельной строкой.
Так же такой НДС нельзя учесть в составе расходов, уменьшающих налог на прибыль.
А как быть, если авансового отчета и документов нет? Или если траты с корпоративной карты не связаны с нуждами компании?
Последствия неподтверждения расходов по корпоративной карте
Если сотрудник получил под отчет деньги от компании, в срок по ним не отчитался и не вернул обратно, то эти подотчетные суммы следует признавать доходом работника, полученным от компании. При этом компания становится налоговым агентом по НДФЛ, то есть обязана удержать налог и перечислить его в бюджет.
На эту тему прошло уже немало судов. Были несколько прецедентов, когда судьи решили, что такие подотчетные деньги не являются доходом работника, но в тех случаях всегда были специфические обстоятельства. Например, не было доказательств, что работник успел потратить эти деньги на себя. В случае же с корпоративной картой траты по ней обычно сразу видны в выписке.
Да и большая часть судебных дел все же в пользу налоговой, доначислявшей на не отчитанные суммы НДФЛ и страховые взносы. А страховыми взносами данные средства облагаются ровно по тем же основаниям, что и НДФЛ: доход, полученный в рамках трудовых отношений.
Если сумма недоплаченных налогов и сборов превысит 15 000 000 рублей за три года подряд, то должностному лицу организации грозит уголовная ответственность по ст. 199 УК РФ.
Еще важный момент – получается, что сотрудник-«физик» распоряжается деньгами юрлица по своему усмотрению. В такой ситуации могут последовать претензии по закону «Об отмывании и легализации доходов» от 07.08.2001 № 115-ФЗ. Банк идентифицирует подобные операции как подозрительные и:
- Приостановит взаимодействие с компанией как с клиентом: заблокирует Банк-Клиент, заблокирует в расходной части все счета (в том числе не пройдут и налоговые платежи);
- Внесет компанию в «черный список» для других банков. И тогда разрулить ситуацию не получится даже попытавшись использовать для деятельности счета в других банках.
Ну и, наконец, есть уголовная статья по факту растраты (статья 160 УК РФ). Она вполне применима к «простым» работникам. А как быть с директором?
Что делать бухгалтеру
Прежде, чем давать практические рекомендации, разделим ситуации с директором, орудующим корпоративной картой, на две группы:
- директор – только наемный сотрудник, хоть и занимающий руководящую должность;
- директор собственник (учредитель).
Директор – наемный сотрудник
В данном случае к директору может быть применимо все, что применимо к нижестоящим работникам. Только сначала нужно уведомить о фактах растрат собственников бизнеса. Желательно подкрепить эти факты документами. Например, выпиской банка, оставленными без ответа служебными записками директору с просьбой отчитаться по произведенным расходам и так далее.
Далее нужно ждать указаний от владельцев компании и действовать в соответствии с ними. Захотят ли они привлекать директора к ответственности (это уже больше в компетенции юристов) или предпочтут уладить дело, «не вынося сор из избы»?
Например, во втором случае израсходованные с КК средства могут быть оформлены как заем, который директор обязуется погасить, в том числе после увольнения. С директором подписывается договор займа от компании, сумма долга директора переводится в учете на соответствующий счет и далее отражается ее погашение.
Подобным образом можно поступить и в случае, если директор не единственный или не мажоритарный собственник (если его доля в компании не больше, чем доли всех прочих участников).
Директор – главный собственник
Это, пожалуй, самая сложная для бухгалтера ситуация. Очень много у нас директоров-учредителей, которые считают: «Ну, так и сделай что-нибудь. Ты в этом разбираешься, я тебе за это деньги плачу».
А что может сделать бухгалтер? Заплатить НДФЛ и взносы со всех не отчитанных директором сумм? Заблокировать с помощью банка КК директора, ссылаясь на 115-ФЗ? Так самому же директору это явно не понравится.
Поэтому в данной ситуации бухгалтер может только максимально снять ответственность с себя. На практике используются такие действия:
- Информирование директора о налоговых и правовых последствиях безотчетных трат с КК. Делается это письменно, на бумаге. Информация готовится в двух экземплярах. На втором, остающемся у бухгалтера, нужно получить отметку, что директор свой экземпляр получил. Информировать можно сколько угодно раз. Хоть по каждому новому случаю расхода по КК;
- Составление ЛНА по использованию корпоративной карты. В этом документе нужно указать, на какие цели можно расходовать деньги, максимальную величину трат (например, не более 200 000 рублей в месяц), необходимость отчитаться по каждому расходу и в какой срок. Отметим, что в случае с директором утверждать такой документ должен не он. Чтобы понять кто – надо заглянуть в учредительные документы. Там должно быть написано, кто может утверждать ЛНА в случае конфликта интересов. Директор под роспись знакомится с этим ЛНА при получении карты;
- Согласование с директором платежей в бюджет по суммам, которые уже явно стали его доходом (прошли установленные сроки отчетов, нет подтвержденной экономической целесообразности расходов). Если директор отказывается оплачивать НДФЛ и взносы с сумм своего дохода по КК, пусть подтверждает это письменно, например, отказной визой на заявлении об оплате.
Помните, что ответственным за неуплату налогов является должностное лицо, ответственное за ведение учета в организации. Если эти обязанности возложены на главбуха (или бухгалтера в единственном лице) – при разбирательствах с налоговой потребуется доказать, что инициатива не платить налоги и взносы исходила именно от директора, в приказном порядке.
Также на практике бухгалтеры часто занимаются тем, что подбирают документы для составления фиктивных отчетов от лица директора. А на суммы, которые вообще никуда «не лезут», уговаривают директора оформлять договора займа. Разумеется, возврата этих займов никогда не происходит.
Эксперты так делать не рекомендуют. Обычно, это всего лишь отсрочка проблемы. С очень высокой долей вероятности первая же проверка обнаружит все ухищрения и поставит перед бухгалтером еще и кучу дополнительных вопросов, например:
- Почему до сих пор не возвращены займы директором? Вы их ему «простили»? Тогда это все равно его доход!;
- Откуда вы взяли наличные деньги для оплаты расходов, которые якобы произвел ваш директор?
Поэтому самым разумным выходом будет все же настойчивое разъяснение директору последствий его вольного обращения с КК.
Ну и, конечно, остается еще вариант сменить работу. Но в наше время он подойдет далеко не всем.
Бухгалтер – это волшебник, который всегда найдет способ списать на расходы фирмы то, что к этим расходам никакого отношения не имеет. Именно так думают некоторые руководители.
А бухгалтеры негодуют по этому поводу, так как в действительности даром волшебства, увы, не обладают. Накануне обсуждению этого вопроса были посвящены сразу несколько тем на нашем форуме.
В одной из них бухгалтер просит совета у коллег, как избавиться от зависшего на 71 счете сальдо.
Есть Дир, путающий свою шерсть с государственной. Снимал в течении года деньги по корпоративной карте, вначале благо был безпроцентный займ от дира ООО, закрывала его, потом займ кончился, стала вешать под отчет под честное слово скоро все вернуть.
Про разъяснительные беседы и прочее прошу не писать, и тапками прошу не кидать.
Поделитесь пожалуйста как вы выходите из таких ситуаций,
- stam-anna
В другой теме форума свое мнение относительно траты директором денег, принадлежащих ООО, высказал наш читатель от лица руководителя компании.
Зачем отчитываться? Снял и снял. Бухгалтер "спишет".
- dmitrijj-simanvskijj
Наш читатель предлагает, не долго думая, списывать в дебет 91 счета все кредитовые обороты по 51 счету по корпоративной карте, находящейся в распоряжении гендиректора. По его мнению, на налоговом учете это не отразится, а бухгалтерский учет все стерпит.
Я понимаю, что Вы разделяете расходы фирмы и расходы личные. Но зачем это делать, если это никому не нужно? Только для того, чтобы сказать: вот я какой правильный, налоги не плачу, но расходы директора с расходами фирмы не путаю? Давайте вспомним про принцип, что если затраты на учет какого либо имущества превышают выгоду от такого учета, то учет делать не нужно. Здесь, мне кажется, именно такая ситуация: разделение расходов директора и фирмы никому не нужно.
- dmitrijj-simanvskijj
Однако участники обсуждения в корне не согласны с таким мнением.
«Остер до такого совета не допёр бы», - иронично заметил один из наших постоянных читателей с ником Свечков.
Напомним, по мнению ФНС, не израсходованные на нужды организации и невозвращенные подотчетные средства, оставшиеся в распоряжении физического лица, являются его доходом и подлежат обложению НДФЛ.
Директор использует корпоративную карту в личных целях — покупки в магазинах, рестораны. Общая задолженность под 400 тысяч. Бухгалтер беспокоится, что с этим делать.
«Генеральный директор, он же единственный учредитель расплачивается корпоративной бизнес-картой в ресторанах, магазинах продуктов. Долг по 71 сч. 400 000р. Что с этим делать? 400 тыс. руб. это не только рестораны конечно, но они имеют место быть».
Автор пишет что их нет. И заодно спрашивает, что так можно было, «сделать документы и кушать в ресторанах»?.
На это отвечают, что можно. Еще и продукты можно покупать.
«Конечно, можно. Не только есть в ресторанах (хотя, это самая „правильная“ трата), но и закупать продукты. У нас была такая практика, поскольку в гости прилетали партнеры/клиенты/поставщики. Некоторые из них селились в гостевом доме владельца компании, соответственно, там же обедали. Еще продукты закупались в офис для обедов сотрудникам (был свой повар). К сожалению, сейчас у меня нет связи с бухом, не могу попросить образцы документов, по которым проводилось все, но проблем не было ни разу за много лет. Все проводилось именно как расходы. Единственное, чего я не спросила- как проводилась покупка всяких глистоклещегонок для уличного кота, который приходил поесть на крыльцо. Вот правда, не знаю 😂».
«Ничего, кроме как готовится к 115-ФЗ, но это не факт. И быть морально готовым к начисления НДФЛ и пр. Некоторые банки всучивая карту настойчиво убеждают, что за это ничего не будет».
Вот что советуют делать: часть расходов закрыть подтверждающими документами, а часть — в доход директора с начислением НДФЛ.
«Бизнес-карта выдаётся для оплаты расходов компании. Как вы отслеживаете расходы по банку, также следите и за расходами по этой карте. Доведите до сведения директора, какие риски могут быть, если тратить деньги с карты как свои собственные. А в вашем случае, либо он возвращает 400 тыс. руб. на карту. Либо часть расходов вы закрываете документами — представительские, плюс документы на покупки (которые относятся к предприятию). Часть расходов в доход гендира и облагаете НДФЛ и страховыми».
В компании работникам, часто выезжающим в командировки, выдаются корпоративные банковские карты для оплаты командировочных расходов, за которые работники должны отчитываться в установленном законом порядке. Но бывают отдельные случаи, когда работники не отчитываются об израсходованных суммах и увольняются, не возместив компании потраченные средства. Работодателем установлено, что работник осуществил растрату денежных средств, переданных ему в качестве аванса на командировочные расходы. Применима ли в данном случае полная материальная ответственность в силу п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ как за недостачу ценностей, полученных по разовому документу?
Согласно ст. 241 ТК РФ за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами.
Трудовой Кодекс содержит, среди прочего, такое основание для привлечения работника к полной материальной ответственности, как недостача ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу (п. 2 части первой ст. 243 ТК РФ).
В трудовом законодательстве разовые документы, свидетельствующие о получении работником имущества, не перечислены. На практике к таким документам относят расходный кассовый ордер, доверенность на получение материальных ценностей, накладную и др. (определение Свердловского областного суда от 23.08.2012 N 33-10143/2012, определение Санкт-Петербургского городского суда от 06.11.2013 N 33-10974/2013, определение Ростовского областного суда от 28.11.2011 N 33-15791, определение Красноярского краевого суда от 12.10.2011 N 33-9768, определение Псковского областного суда от 30.07.2013 N 33-1067/2013).
Не устанавливает закон и перечень случаев, когда передача работнику ценностей по разовому документу с условием о полной материальной ответственности за их недостачу является правомерной. В судебной практике прослеживается тенденция, в соответствии с которой полная материальная ответственность в связи с получением ценностей по разовым документам может быть возложена на работника только при соблюдении определенных условий.
Так, например, многие суды отмечают, что полная материальная ответственность за недостачу ценностей, полученных по разовым документам, имеет место тогда, когда работник привлекается для срочного получения, доставки, передачи имущественных ценностей, необходимых или направляемых работодателю, и если отсутствует возможность поручить эту функцию тем, кто занят этим постоянно, в чьи трудовые обязанности это входит. Выдача разовой доверенности означает разовую операцию и не должна превращаться в систему (смотрите, например, Обзор судебной практики по спорам о материальной ответственности сторон трудового договора, утвержденный постановлением Президиума Саратовского областного суда от 15.04.2013, определение Тюменского областного суда от 14.11.2011 N 33-5720/2011, определение Амурского областного суда от 08.02.2012 N 33-418/12, постановление Президиума Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 27.04.2012 N 44г-10/2012). Также отмечается, что при поручении работнику материальных ценностей по разовому документу работник должен выразить согласие на выполнение поручения работодателя, связанного с использованием материальных ценностей. Получение работодателем от работника согласия на выполнение действий, связанных с использованием материальных ценностей, обусловлено тем, что работа по использованию материальных ценностей не входит в круг должностных обязанностей работника (Обзор судебной практики по гражданским делам Белгородского областного суда за май 2013 года, определение Челябинского областного суда от 02.09.2013 N 11-9212/2013, определение Тюменского областного суда от 14.11.2011 N 33-5720/2011).
Учитывая сказанное, привлечение работника к полной материальной ответственности на основании п. 2 части первой ст. 243 ТК РФ в связи с растратой выданного ему аванса на командировочные расходы представляется не бесспорным. Ведь в данном случае работник выполняет поручение работодателя в пределах своих трудовых обязанностей. Как следует из вопроса, предоставление работникам корпоративных карт для использования в командировках осуществляется систематически. При этом специального согласия у работников не испрашивается.
Тем не менее необходимо отметить, что в судебной практике имеются примеры, когда суды признавали привлечение работника к полной материальной ответственности за растрату аванса на командировку как средств, выданных по разовому документу, правомерным (смотрите, например, определение Свердловского областного суда от 01.03.2012 N 33-2440/2012, определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 02.12.2014 N 33-5388/2014, определение Верховного Суда Удмуртской Республики от 26.12.2016 N 33-5847/2016).
Автор статьи
Читайте также: