Где хранятся наличные деньги и бланки строгой отчетности

Обновлено: 27.04.2024

Прежде чем открывать ИП или регистрировать ООО, Вы должны прояснить для себя все вопросы, относящиеся к налогообложению и текущей деятельности. Следует в первую очередь определиться с налоговым режимом, выбрать оптимальный для своего бизнеса.

Выясните все нюансы, связанные с открытием расчётного счёта (обязательно ли его открывать с учётом выбранного вида деятельности и организационно-правовой формы, либо же это Ваше право), применением печати (строго говоря, сегодня ООО и ИП могут работать без неё, но есть «подводные камни»), а также привлечением инвестиций для расширения бизнеса.

Полностью онлайн без посещения налоговой
Без оплаты госпошлины
Подберем ОКВЭД и систему налогообложения
Откроем расчетный счёт

Изучая особенности регистрации ООО или ИП, необходимо учитывать последствия нарушения законодательства, которые зависят от организационно-правовой формы Вашего бизнеса.

Если кассовый аппарат применять в своей деятельности Вы не намерены, либо ещё не приняли окончательного решения по этому вопросу, то обязательно ознакомьтесь с альтернативным вариантом – использованием бланков строгой отчётности (БСО).

Необходимо знать, в каких случаях они могут применяться и каким образом их можно заказать. Ещё одним важным моментом является информация о применении и учёте БСО. Об этом и пойдёт речь в данной статье.

Применение БСО

Формы БСО могут быть, что называется, типовыми, либо же разработанными Вами в рамках применяемого вида деятельности. В то же время необходимо учитывать, что некоторые виды деятельности изначально предполагают применение форм, утверждённых государством. В таком случае у Вас нет права на применение бланков строгой отчётности собственной разработки.

Речь, к примеру, идёт о:

реализации транспортных билетов в сферах железнодорожного, авиационного, общественного транспорта;
квитанциях за услуги парковки;
путёвках в туристической и экскурсионной деятельности.
Это правило также действует в отношении абонементов и квитанций при оплате ветеринарных услуг;
оформлении залоговых билетов и сохранных квитанций при обращении в ломбард.

Учёт БСО

В рамках использования бланков строгой отчётности необходимо обеспечивать их сохранность и осуществлять правильный учёт. Учёт бланков зависит от того, каким способом они были изготовлены: в типографии или посредством автоматизированной системы.

Порядок учёта бланков при изготовлении в типографии

Прежде всего, следует отметить, что оприходование бланков строгой отчётности должно осуществляться работником, который несёт ответственность за обеспечение их хранения, учёта и выдачи. К слову, эти функции может осуществлять и руководитель организации (индивидуальный предприниматель).

Ответственный работник должен действовать на основании заключённого с ним договора о материальной ответственности. В процессе оприходования бланков строгой отчётности необходимо обязательно проверить, чтобы их фактическое количество, серия, номера соответствовали данным, которые содержат сопроводительные документы.

Следующий шаг – составление акта приёмки бланков строгой отчётности. Подписать акт должен руководитель организации (индивидуальный предприниматель), а также члены комиссии по приёмке БСО. Комиссия формируется на основании соответствующего приказа.

Для хранения бланков строгой отчётности применяются металлические шкафы, сейфы или специально оборудованные помещения, которые исключают возможность порчи и хищения БСО.

Для учёта бланков используется книга учёта БСО. Необходимо отметить: в настоящее время нет утверждённой формы книги учёта бланков строгой отчётности, поэтому Вы имеете право на разработку собственного варианта.

Книга должна быть пронумерована, прошнурована и подписана руководителем организации и главным бухгалтером (или индивидуальным предпринимателем), а также заверена печатью (в случае её применения).

При получении денежных средств от покупателя уполномоченным работником производится заполнение бланка строгой отчётности. При этом основная часть бланка передаётся покупателю с сохранением отрывного корешка (либо копии) у продавца. На сумму полученных от клиента средств производится оформление приходного кассового ордера. Корешки или копии БСО являются документами, подтверждающими факт поступления денег.

Далее производится упаковывание корешков (копий) бланков в мешки, их опечатывание с последующим хранением в течение 5-летнего периода. Как только этот срок истёк, документы следует утилизировать и составить акт о списании бланков строгой отчётности (к слову, с использованием аналогичного акта производится утилизация испорченных и бракованных бланков).

Порядок учёта бланков при их изготовлении посредством автоматизированной системы

В этом случае всё гораздо проще. Учёт бланков строгой отчётности, которые изготавливаются посредством автоматизированной системы, производит сама система.

В устройстве реализован алгоритм фиксации и сохранения в памяти сведений о каждом напечатанном бланке строгой отчётности. Таким образом, нет никакой необходимости вести книгу учёта БСО.

Что касается порядка выдачи БСО, а также процедур, связанных с хранением и утилизацией корешков (копий) бланков, то они абсолютно идентичны тем, что указаны выше в случае с изготовлением БСО в типографии.

Меры контроля при использовании БСО

Функции контроля правильности применения БСО осуществляются работниками Федеральной налоговой службы. Если Вы стали объектом подобной проверки, представьте инспектору для проверки книгу учёта бланков строгой отчётности или данные о выпущенных бланках, которые содержит автоматизированная система.

При получении этих сведений проверяющий сначала сверит по количеству бланки строгой отчётности, которые содержит книга учёта (автоматизированная система), с корешками (копиями) бланков. Далее последует проверка суммы по корешкам (копиям) бланков с общим итогом, отражённым через кассу организации или индивидуального предпринимателя. Выявление расхождений при подобных процедурах – это всегда подозрение в нарушении правил использования БСО. В этом случае будьте готовы представить объяснения.

Штраф за возможные нарушения

Любой эпизод выявленного нарушения, связанного с порядком использования БСО или невыдачей бланка строгой отчётности клиенту, – это основание для наказания Вас посредством штрафных санкций на основании ст.14.5 КоАП РФ.

В подобных случаях индивидуальный предприниматель, либо руководитель и должностные лица организации могут быть оштрафованы в размере от 3 тыс. рублей до 4 тыс. рублей. Юридическим лицам грозит штраф в размере от 30 тыс. рублей до 40 тыс. рублей.

Кроме того, при выявлении нарушений, связанных с несоблюдением порядка и сроков хранения БСО, индивидуальный предприниматель, либо руководитель и должностные лица организации могут быть оштрафованы в размере от 2 тыс. рублей до 3 тыс. рублей на основании ст.15.11 КоАП РФ.

Если в ходе проверки выявлено отсутствие бланков строгой отчётности, это может быть приравнено к грубому нарушению учёта доходов и расходов. В этом случае виновное лицо несёт ответственность по ст.120 Налогового кодекса РФ. Предусмотренное наказание: штраф в размере от 10 тыс. рублей до 20% от размера выявленных нарушений, но не меньше чем 40 тыс. рублей.

Итак, Вы только что узнали о порядке применения и учёта бланков строгой отчётности, а также возможных штрафах в случае нарушения правил использования БСО.

Если Вы также выяснили для себя остальные вопросы, включая обозначенные в данной статье, то можно приступать к открытию своего дела. Первый шаг, который необходимо сделать в рамках реализации этой задачи, - сформировать регистрационный пакет. Что он собой представляет? Это документы, которые Вы должны подать в ИНФС для того, чтобы зарегистрировать свой бизнес.

Существует два варианта подготовки регистрационного пакета: самостоятельно и силами специализированных компаний, которые занимаются этим на профессиональной основе. Рассмотрим подробнее оба этих способа.

Первый способ:

Самостоятельная подготовка документов означает, что Вы сами выясняете, какие документы нужны для регистрации, консультируетесь по поводу правильности заполнения и собственноручно их составляете.

При таком подходе Вы экономите средства на платных услугах по формированию регистрационных документов, снижая тем самым общие затраты на открытие своего дела.

Еще одним плюсом является то обстоятельство, что Вы в курсе тонкостей и нюансов всей регистрационной процедуры. Вы активно оцениваете плюсы и минусы каждой системы налогообложения и можете выбрать оптимальный вариант для своего бизнеса.

Вы точно указываете все виды деятельности, которыми будете заниматься в настоящее время или можете заниматься в будущем, и корректно указываете основной вид деятельности. Подобные действия являются мощным фундаментом для Вашей стабильной работы в дальнейшем.

Однако рассматриваемый способ имеет и недостатки. Это, прежде всего, время. Процедура подготовки документов, в ходе которой Вы параллельно выясняете для себя какие-то вопросы, передумываете, на что-то обращаете отдельное внимание и снова бросаетесь на поиски информации и квалифицированных советов, может сильно растянуть общий регистрационный период.

Кроме того, самостоятельная подготовка документов серьёзно увеличивает риск появления ошибок и опечаток, которые легко могут привести к отказу в регистрации.

В этом случае Вы снова теряете время, ведь всю процедуру нужно начинать заново, а также деньги, поскольку понесённые расходы в виде госпошлины за услуги регистрации Вам никто не вернёт.

Второй способ:

Подготовить документы для регистрации Вам помогут специальные фирмы, профессионально этим занимающиеся. В этом случае какие-либо ошибки и опечатки практически исключены. Вы получаете документы, подготовленные согласно всем нормам и правилам, содержащие необходимую информацию в полном объёме.

Сделайте документы для регистрации ИП или ООО в бесплатном сервисе от «Моё Дело»

Ещё один плюс: регистрационный пакет будет подготовлен для Вас в максимально короткий срок и не нарушит таким образом Ваши планы по открытию бизнеса.

Необходимо отметить, что и этот способ не является идеальным. Почему? Потому что Вы несёте дополнительные расходы, которые увеличивают общие затраты в рамках открытия своего дела.

Кроме того, предоставляя право подготовить регистрационный пакет специализированной компании, Вы рискуете слабо разбираться в тонкостях полученных документов. В дальнейшем может выясниться, то даже при отсутствии формальных ошибок документы подготовлены не идеально.

К примеру, окажется, что выбран нерациональный налоговый режим: Вы применяете упрощённую систему налогообложения (УСН) с объектом налогообложения «доходы минус расходы», в то время как рациональнее работать на УСН 6%; либо же оптимальный вариант – использование патентной системы налогообложения (ПСН), но Вы применяете единый налог на вменённый доход (ЕНВД).

Кроме того, может оказаться, что перечисление видов деятельности произведено в урезанном объёме, при этом в качестве основного выбран совсем не целевой вид деятельности.

Итак, оба способа имеют очевидные недостатки. Конечно, идеальный вариант – это третий способ, который лишён минусов и сочетает в себе достоинства обоих вариантов. Другими словами, великолепно было бы подготовить документы своими силами, то есть бесплатно, но при этом быстро и со 100%-й гарантией их правильности. Но разве он есть? Это покажется удивительным, но такой вариант существует!

Вы формируете регистрационный пакет своими силами, максимально быстро и не тратя ни копейки денег, если пользуетесь интернет-бухгалтерией «Моё дело»!

Интернет-бухгалтерия «Моё дело» для регистрации и ведения Вашего бизнеса

Сервис «Моё дело» - это мощный бухгалтерский комплекс, который, наравне с другими задачами, обеспечивает возможность быстро, правильно и при этом совершенно бесплатно сформировать документы, позволяющие открыть ИП или зарегистрировать ООО.

Процедура формирования регистрационного пакета состоит из простых и коротких шагов, тщательно контролируемых электронным помощником. В процессе составления Вы получаете исчерпывающие профессиональные подсказки. Совсем немного времени – и Вы уже с документами, гарантирующими регистрацию с первой попытки! Вы всё сделали быстро, правильно и абсолютно бесплатно!

Интернет-бухгалтерия «Моё дело» гарантирует формирование документов согласно действующим правилам и нормам. Всё именно так, ведь система содержит полную базу актуальных бланков, а также утверждённых нормативных и законодательных актов по налогообложению, трудовым отношениям, бухгалтерскому учёту.

Вся база обновляется в круглосуточном режиме. Таким образом, в любой момент времени к Вашим услугам только актуальные формы и только действующие законы, указы, положения, приказы и распоряжения!

Оперативное, корректное и бесплатное составление документов для открытия ИП или регистрации ООО – это лишь малая часть огромных функциональных возможностей интернет-бухгалтерии «Моё дело».

В сервисе можно вести полноценный учёт на общей системе налогообложения (ОСНО) и налоговых спецрежимах: УСН, ЕНВД.

Интернет-бухгалтерия «Моё дело» обеспечивает лёгкое и абсолютно корректное формирование любой отчётности (бухгалтерской, налоговой, статистической) на УСН, ЕНВД, ОСНО. Заполнение большинства форм в системе производится в автоматическом режиме, что сводит к нулю вероятность появления опечатки или ошибки.

Все готовые документы Вы тут же отправляете в ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат в электронном виде. Ваша работа стала проще, а Вы обрели уверенность и спокойствие!

Вы заблаговременно знаете обо всех сроках уплаты налогов и представления отчётности. Всё дело в том, что в Вашем Личном кабинете в сервисе «Моё дело» установлен персональный налоговый календарь, заблаговременно информирующий о приближающихся датах. Для Вашего удобства вся информация дополнительно дублируется на телефон и электронную почту!

Зарегистрируйтесь прямо сейчас в интернет-бухгалтерии «Моё дело» и оцените все возможности системы в течение бесплатного пробного периода.

В работе мы часто сталкиваемся с трудностями, для решения которых нужна оперативная и квалифицированная консультация. Теперь это не проблема! В интернет-бухгалтерии «Моё дело» Вам гарантирована круглосуточная экспертная поддержка по всем вопросам в сфере бухучёта, налогообложения, расчётов с персоналом!

Вы хотите максимально оперативно, правильно и без каких-либо финансовых затрат подготовить документы для открытия своего дела? Вы хотите точно рассчитывать и вовремя уплачивать налоги? Вы хотите легко и в полном объёме формировать отчётность и своевременно её подавать?

Тогда пройдите простую регистрацию в интернет-бухгалтерии «Моё дело» прямо сейчас и оцените все возможности системы абсолютно бесплатно!

Учет бланков строгой отчетности и организация их хранения — процедуры, которые предприятия обязаны проводить согласно требованиям законодательства. Какие нормы права могут использоваться при организации учета бланков строгой отчетности и обеспечении сохранности БСО?

В 2021 году материал не актуален в связи с завершением перехода на онлайн-ККТ. Кто и как должен применять БСО в 2021 году, читайте в это статье.

Основные правила хранения бланков строгой отчетности

Традиционный способ изготовления БСО — обращение в типографию. Законодательство РФ требует выпуск бланков при задействовании автоматизированных систем .

Согласно звкону «О применении контрольно-кассовой техники» все ИП и ООО обязаны производить запись сведений о расчетах через фискальный накопитель (в том числе в виде кассового чека либо БСО), передачу таких сведений в налоговый орган (в том числе через оператора фискальных данных) и последующее хранение фискального накопителя. Иных обязанностей в 2021 году, например, по хранению кассовых чеков или БСО (в том числе корешков) на бумажном носителе, ведению журнала учета БСО либо правил по их уничтожению по аналогии с документами, подтверждающими расчет в труднодоступных местностях (п. 4 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 15.03.2017 № 296), законодательство РФ о применении контрольно-кассовой техники, по нашему мнению, не устанавливает.

До 01.07.2021 типографские БСО вправе применять только ИП без наемных сотрудников. После этой даты все ИП обязаны применять онлайн-ККМ, в т.ч. для оформления БСО.

Рассмотрим правила, по которым российские налогоплательщики обязаны были хранить БСО ранее, до вступления в силу положений об обязательном применении ККМ.

Что касается БСО, изготовленных типографскими методами, их следовало размещать в сейфах либо в специальных помещениях предприятия, в котором гарантируется сохранность бланков. Каждый день место, где хранятся БСО, подлежало опечатыванию или опломбированию (п. 16 Положения).

Функции по обеспечению сохранности бланков строгой отчетности обязано выполнять материально ответственное лицо (далее — МОЛ) — сотрудник организации, с которым работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности (п. 14 Положения).

Свои функции МОЛ начинает исполнять с момента поступления БСО в распоряжение организации (например, из типографии). Его задачи в момент получения бланков сводятся к тому, чтобы:

сверить количество бланков, их серии и номера с данными, указанными в сопроводительных документах;
оформить акт приемки бланков;
внести информацию о принятых бланках в книгу учета бланков строгой отчетности.

Все три действия МОЛ должен осуществить в присутствии комиссии, которая создается на основании приказа руководителя фирмы (п. 15 Положения).

В качестве книги учета БСО (либо основы для ее создания) коммерческими компаниями может быть использована форма, соответствующая номеру 0504045 по ОКУД. Для государственных и муниципальных организаций ее использование обязательно (приказ Минфина РФ № 52н от 30.03.2015).

Акт приемки (чуть позже мы рассмотрим, на основе какой формы он должен составляться) подлежит подписанию всеми членами комиссии. Он также должен быть утвержден руководителем. Книгу учета бланков строгой отчетности следует прошить и пронумеровать. Она должна быть подписана руководителем фирмы, главным бухгалтером, а также скреплена печатью.

Хранение бланков с помощью автоматизированных систем

«Инновационный» сценарий изготовления БСО — с помощью автоматизированных систем (АС) — значительно упрощает руководству фирмы задачу по организации хранения бланков. Если соответствующая система удовлетворяет критериям, содержащимся в п. 11 Положения (обладает защищенностью от несанкционированного доступа, идентифицирует и фиксирует операции с БСО в течение пяти лет и более, сохраняет в памяти данные о бланке), то необходимости в осуществлении отмеченных выше процедур не возникает, так как:

приемка БСО от сторонней организации не осуществляется;
копии БСО остаются в памяти компьютера и иных устройств в составе АС;
поставщики современных АС для организации оборота БСО, как правило, включают в комплект ПО решения, позволяющие вести книгу учета бланков строгой отчетности в электронном виде.

Вместе с тем однажды распечатанные с помощью АС, но по тем или иным причинам испорченные БСО должны, как и те, что созданы типографским способом, храниться в сейфах организации либо в иных надежных местах.

Функции МОЛ в случае использования АС возлагаются чаще всего на бухгалтера, обученного работе с соответствующим ПО, реже — на системного администратора, управляющего автоматизированной системой.

Внимание! В связи с переходом на онлайн-кассы налогоплательщик обязан с 01.07.2018, а в некоторых ситуациях с 01.07.2019 формировать БСО с помощью автоматизированных систем для бланков строгой отчетности, способных передавать сведения о взаиморасчетах в ФНС в режиме онлайн. Подробнее см. в материале «Закон об онлайн-кассах - как применять БСО (нюансы)». БСО выдается покупателю на бумажном носителе или отправляется по электронной почте или на телефонный номер клиента.

Контроль за полнотой учета выручки осуществляют налоговики. Какие права они имеют при проверке остатка денежных средств в кассе, аппарата для БСО и формируемых бланков, узнайте из материалов экспертов «КонсультантПлюс», получив пробный доступ. Это бесплатно.

Передача бланков в распоряжение сотрудников организации

Если расчеты, при которых используется БСО, осуществляет не МОЛ, а другой работник фирмы, то передача в его распоряжение соответствующих бланков осуществляется материально ответственным лицом на основании письменной заявки. Данные о выданных БСО заносятся МОЛ в книгу учета бланков строгой отчетности.

Копии БСО, выданных клиентам организации, либо корешки бланков (в зависимости от того, какая конкретная форма БСО используется) передаются работниками материально ответственному лицу. Данные об этом также фиксируются в книге учета БСО. Если какой-либо из ранее выданных бланков оказался испорченным, то он перечеркивается, после чего прилагается к книге учета.

Имеют ли юридическую силу протоколы ГМЭК?

Некоторые положения законодательства, регулирующие оборот БСО, содержатся в протоколе заседания Государственной межведомственной экспертной комиссии (ГМЭК) № 4/63-2001 от 29.06.2001. Имеют ли они юридическую силу, распространяющуюся на все российские организации?

Так, в том, что касается формы акта приемки БСО, следует использовать ту форму, которая соответствует номеру 070000 по ОКУД. Предписание задействовать данную форму включает п. 18 протокола ГМЭК № 4/63-2001.

Аналогично сохраняют юридическую силу и иные положения протокола ГМЭК № 4/63-2001. В частности, те, что регулируют бухгалтерский учет БСО.

Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности

Оборот БСО фиксируется на забалансовом счете 006, который называется «Бланки строгой отчетности». Бухучет БСО осуществляется посредством проводок, отражающих суммы затрат на изготовление бланков (п. 22 протокола заседания ГМЭК № 4/63-2001). Как правило, это проводки:

Дт счета 26 «Общехозяйственные расходы»;
Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В некоторых случаях бухучет БСО предполагает создание субсчетов для счета 006. Это возможно, если бланки, оприходованные бухгалтерией, впоследствии выдаются другим сотрудникам, фактически распоряжающимся БСО (выше мы рассмотрели подобный сценарий). В этом случае может быть сформирован субсчет 006-1 «БСО в бухгалтерии», а также субсчет 006-2 «БСО у исполнителей».

Как правильно списать БСО в бухгалтерском учете и какие документы подготовить? Ответ на данный вопрос дал советник государственной гражданской службы 2-го класса И. О. Горчилина. Получите бесплатный пробный доступ к системе «КонсультантПлюс» и ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.

Критерии корректной нумерации бланков строгой отчетности

Важный критерий, характеризующий учет и хранение БСО, — корректная нумерация соответствующих бланков.

Главное требование к БСО — наличие уникального 6-значного порядкового номера и серии, состоящей из 2 букв. На уровне федерального законодательства отмеченные критерии не закреплены, однако они регулярно встречаются в ведомственных правовых актах, регулирующих изготовление БСО (например, в письме Минкультуры РФ № 2344-01-39/03-Е4 от 13.04.2009). Данные положения могут быть применены субъектами правоотношений в иных отраслях по принципу правовой аналогии.

Соответствующие реквизиты бланков — серия, номер — необходимо будет фиксировать в отмеченных формах (акт приемки БСО, книга учета БСО).

Как мы отметили в начале статьи, БСО подлежат изготовлению типографским методом либо при задействовании автоматизированных систем. В первом случае организация, как правило, заказывает изготовление бланков у стороннего подрядчика, обладающего необходимым типографским оборудованием. Если подобный заказ осуществляется впервые, то можно начать выпуск БСО с серии АА и номера 000001. Но в последующих заказах распечатанные бланки должны начинаться с номера, следующего за тем, что присутствовал на последнем БСО предыдущего тиража.

Задействование автоматизированных систем выпуска бланков предполагает, что корректная нумерация БСО (в корреляции с занесением необходимых сведений в реестры системы) будет осуществляться соответствующим ПО автоматически.

Инвентаризация и списание БСО

В число задач, которые включает в себя процесс хранения бланков строгой отчетности, входит инвентаризация. Данная процедура предполагает сверку имеющихся копий БСО, а также их корешков с данными, содержащимися в книге учета бланков строгой отчетности. Инвентаризация БСО должна проводиться одновременно с аналогичной процедурой, установленной в отношении наличных денежных средств в кассе (п. 17 Положения).

По истечении пяти лет хранения бланков (включая испорченные либо некомплектные) в организации необходимо осуществлять списание БСО. Эта процедура осуществляется посредством составления отдельного акта (можно использовать форму, соответствующую номеру 0504816 по ОКУД, а для государственных и муниципальных структур ее задействование обязательно). Данный документ составляется при участии комиссии, создаваемой на основании приказа руководителя фирмы.

В структуре современных автоматизированных систем, как правило, присутствуют решения, позволяющие издавать необходимые акты об инвентаризации и списании БСО в электронном виде. Также в соответствующих системах предусмотрены алгоритмы исключения списанных цифровых БСО из аппаратных регистров.

Подробнее о других видах инвентаризации, предусмотренных законодательством РФ, читайте в статье «Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью».

Итоги

БСО приравнены к кассовым чекам и должны формироваться с использованием автоматизированных систем, способных передавать сведения в ФНС в режиме онлайн. Учет бланков в таком случае ведется также с использованием таких систем. Некоторым налогоплательщикам законодательно разрешено перейти на использование онлайн устройств с 01.07.2019, а ИП без наемных в ряде случаев - с 01.07.2021. До этого они вправе применять типографские бланки. Приобретение таких бланков ведется на счетах учета затрат (25, 26, 44 — в зависимости от подразделения), а последующий учет с использованием звабалансового счета 006.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Подборка наиболее важных документов по запросу Где хранятся бланки строгой отчетности (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Где хранятся бланки строгой отчетности

Судебная практика: Где хранятся бланки строгой отчетности

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2019 год: Статья 15 "Порядок осуществления обязательного страхования" Федерального закона "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств"
(ООО юридическая фирма "ЮРИНФОРМ ВМ") Учитывая, что из копии постановления об отказе в возбуждении уголовного дела следует, что при сдаче на хранение бланков строгой отчетности при вскрытии коробок, опечатанных пломбами Гознака, было обнаружено, что в 12 из 14 коробок вместо полисов ОСАГО находилась белая бумага формата А4, а также то, что до даты наступления страхового случая страховщик обратился в уполномоченные органы с заявлением о хищении бланков спорного полиса ОСАГО, суд пришел к правильному выводу о том, что гражданская ответственность виновника ДТП не может быть признана застрахованной в установленном статьей 15 Федерального закона от 25.04.2002 N 40-ФЗ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств" порядке, что является основанием для отказа в возложении на РСА обязательств по производству компенсационной выплаты, а также взыскания штрафных санкций и сопутствующих расходов, в связи с чем в удовлетворении исковых требований о взыскании компенсационной выплаты правомерно отказано.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2019 год: Статья 6 "Страховщики" Закона РФ "Об организации страхового дела в Российской Федерации"
(ООО юридическая фирма "ЮРИНФОРМ ВМ") Частично взыскивая страховое возмещение по договору добровольного страхования имущества, суд в порядке пункта 2.1 статьи 6 Закона РФ от 27.11.1992 N 4015-1 "Об организации страхового дела в Российской Федерации" установил, что факт неправомерного завладения бланком квитанции об оплате страховой премии ответчиком не доказан, тогда как истцом представлены достоверные доказательства заключения между сторонами дополнительного соглашения к договору страхования, которым дополнен перечень застрахованного имущества, при этом ненадлежащая организация ответчиком хранения, контроля, выдачи и учета бланков строгой отчетности не может являться основанием для отказа в выплате страхового возмещения и нарушения прав истца, который добросовестно исполнил обязательства по договору, а взаимоотношения между страховщиком и его агентами (брокерами) не могут влечь негативных последствий для выгодоприобретателя по договору страхования.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Где хранятся бланки строгой отчетности

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: Каков порядок применения БСО?
(Консультация эксперта, ФНС России, 2022) Порядок и срок хранения БСО

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: Следует ли продолжать хранение копий БСО (корешков) после 01.01.2021?
(Консультация эксперта, ФНС России, 2020) Вопрос: Следует ли продолжать хранение копий БСО (корешков) после 01.01.2021?

Физическая ликвидация бланков строгой отчетности (БСО) считается важным аспектом их применения и учета в организации или у индивидуального предпринимателя.

Процедура уничтожения таких документов регламентируется нормами специального положения, утвержденного правительственным постановлением №359 от 06.05.2008. Речь идет о девятнадцатом пункте данного нормативного акта.

Как и многие другие моменты, связанные с эксплуатацией БСО, физическая ликвидация этих бланков должна проводиться с соблюдением определенного порядка, сроков и правил документального оформления.

Особенности осуществления этой процедуры хозяйствующим субъектом следует изучить более подробно.

В каких случаях уничтожаются БСО?

Хозяйствующий субъект – как юридическое лицо, так и частный предприниматель – вправе уничтожить любой расчетный документ, относящийся к бланкам строгой отчетности, только в том случае, если для такой бумаги уже завершился минимальный пятилетний срок, на протяжении которого её следовало хранить. О порядке и сроке хранения.

Еще один важный нюанс – ревизия БСО, подлежащих списанию и ликвидации, должна была проводиться не менее чем за 30 (тридцать) дней до даты предполагаемого уничтожения.

На практике факт выполнения инвентаризационной проверки бланков, пятилетний срок хранения которых уже завершился, считается своеобразной отправной точкой при их списании и последующем уничтожении.

Вышеперечисленные требования относятся не только к корешкам и копиям бланков, использованных по назначению, но и к испорченным формам документов, подлежащих строгому учету.

Речь идет о некомплектных БСО, о расчетных документах, при заполнении которых были допущены ошибки, а также о корректно заполненных бланках, по которым указанные суммы денежных средств не были получены от клиентов в силу тех или иных причин.

Таким образом, установленный порядок хранения, списания и последующего уничтожения БСО распространяется на использованные, испорченные и некомплектные бланки, подлежащие в организации строгому учету.

Как проводится процедура?

Физическая ликвидация БСО осуществляется хозяйствующим субъектом в строгом соответствии со следующим порядком:

Необходимо дождаться, когда для бланки строгой отчетности, подлежащих списанию и дальнейшему уничтожению, истечет минимальный пятилетний период хранения.
Руководитель хозяйствующего субъекта издает приказ о проведении ревизии (проверки) бланков, для которых завершился пятилетний срок хранения. Этим распорядительным актом утверждаются состав и полномочия ревизионной комиссии, причины проводимой инвентаризации, сроки её выполнения.
Инвентаризационная комиссия выявляет бланки, подлежащие списанию и дальнейшей ликвидации, проверяет их комплектность (состав) и фактическое количество. Реальные сведения вносятся в инвентаризационную опись и сопоставляются с имеющимися учетными данными. Если обнаруживаются какие-либо несоответствия между фактом и учетом (по комплектности или количеству), составляется сверочная (сличительная) ведомость, в которой отражаются излишки/недостача.
Если при инвентаризации обнаруживается излишек/недостача бланков строгой отчетности, подлежащих списанию и последующему уничтожению, ревизионная комиссия получает письменные объяснения у материально ответственного сотрудника (МОЛ), проводит внутреннее расследование, определяет виновных лиц с целью последующего наложения на них необходимого взыскания (такие санкции накладываются на основании приказа руководства).
Итоги проведенной ревизии БСО оформляются актом инвентаризации, в котором расписываются ответственные сотрудники и все участники комиссии.
По истечении тридцатидневного периода, прошедшего с момента проведения последней инвентаризации БСО, подлежащих списанию и ликвидации, допускается уничтожение бланков, пятилетний срок хранения которых уже завершился. Приказом руководителя хозяйствующего субъекта назначается особая комиссия, предназначенная для проведения процедур списания и последующего уничтожения. Приказ регламентирует состав, полномочия, задачи, срок деятельности такой комиссии.
Комиссия составляет акт на списание бланков, который имеет строгую форму для бюджетных организаций и свободную форму для любых других хозяйствующих субъектов. Однако такой документ (акт) должен содержать обязательные сведения, без которых его оформление не будет считаться корректным. Речь идет о наименовании организации, её главных реквизитах, данных о МОЛ (должность, ФИО), данных об уполномоченной комиссии (состав, регламентирующий приказ), перечне списываемых/уничтожаемых бланков, дате заполнения акта. В документе должны расписаться все участники этой процедуры. Здесь же указываются сведения о сериях/номерах БСО, причинах списания, датах ликвидации.
Руководство хозяйствующего субъекта документально регламентирует и оформляет ликвидацию документов строгой отчетности. Речь идет о составлении приказа об уничтожении соответствующих бланков. В назначенное время БСО уничтожаются любым доступным способом. Это может быть измельчение, сожжение, уничтожение специализированной организацией. Факт физической ликвидации оформляется соответствующим документом – актом об уничтожении.

Как составить приказ?

Приказ об уничтожении БСО издается руководством хозяйствующего субъекта в отношении списанных бланков, подлежащих строгому учету.

Такой приказ составляется в свободной форме и включает следующие сведения:

основания для уничтожения (к примеру, проведенная инвентаризация, списание по факту завершения обязательного срока хранения);
перечень документов строгой отчетности, подлежащих физической ликвидации;
методы уничтожения;
ответственные исполнители (комиссия);
дата издания, подпись руководителя.

Как оформить акт?

Актом об уничтожении БСО оформляется факт физической ликвидации списанных бланков, подлежащих строгому учету. Составляется такая бумага в свободной форме.

Акт содержит следующую информацию:

наименование хозяйствующего субъекта с указанием его основных реквизитов;
дата и место заполнения бумаги;
сведения о МОЛ (ФИО, должность);
ссылка на приказ об уничтожении БСО (дата, номер);
сведения об уполномоченной комиссии (поименный состав с указанием должностей);
перечень уничтоженных бланков с указанием по каждой позиции серии/номера, единицы измерения, фактического количества, условной стоимости за единицу, общей стоимости, причины списания;
общее количество и совокупная стоимость всех уничтоженных бланков;
дата ликвидации (утилизации), метод уничтожения;
факт присутствия комиссии при этой процедуре;
подписи участников уполномоченной комиссии и ответственного сотрудника.

Пример

Так выглядит образец:

Выводы

Физическая ликвидация (уничтожение, утилизация) выполняется для документов БСО, у которых уже завершился пятилетний период обязательного хранения.

Данная процедура совершается хозяйствующим субъектом в строгом порядке, предусмотренном общеобязательными нормативными актами.

Факт уничтожения списанных бланков подлежит корректному документальному оформлению.

С 01.07.2019 БСО могут быть изготовлены только с применением ККТ и должны содержать реквизиты, аналогичные кассовому чеку. БСО, изготовленные в соответствии с ранее установленным порядком, могут продолжать выдаваться: с 01.07.2019 - при условии одновременной выдачи кассового чека или БСО, соответствующих Федеральному закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ; с 01.07.2019 до 01.07.2021 - при условии выполнения работ (оказания услуг) индивидуальными предпринимателями без наемных работников.

Порядок применения БСО

БСО - первичный учетный документ, приравненный к кассовому чеку, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением автоматизированной системы для БСО в момент расчета между пользователем и клиентом за оказанные услуги, содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства Российской Федерации о применении ККТ (абз. 6 ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ).

Автоматизированная система для БСО - это ККТ, используемая для формирования в электронной форме БСО, а также их печати на бумажных носителях (абз. 2 ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ).

Автоматизированные системы для БСО применяются при осуществлении расчетов наличными и (или) электронными средствами платежа за оказанные услуги (п. 1 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ).

Таким образом, БСО приравнивается к кассовому чеку и содержит тот же набор реквизитов, который предусмотрен для кассового чека ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ. Кроме этого, БСО, равно как и кассовые чеки, могут иметь электронный вид и направляться клиенту на абонентский номер или адрес электронной почты.

После истечения 01.07.2019 срока действия переходных положений, установленных ч. 8 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ, БСО можно сформировать только с помощью ККТ (в том числе с помощью автоматизированной системы для БСО).

По нашему мнению, с вышеуказанной даты фактически прекратило свое действие Положение, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее - Постановление N 359), поскольку оформление БСО с 01.07.2019 без применения контрольно-кассовой техники более не является условием освобождения от применения последней, как это было указано в Постановлении N 359. Указанное Постановление утрачивает силу с 01.01.2021 в связи с принятием Постановления Правительства РФ от 18.06.2020 N 875.

Перечень бланков строгой отчетности

Законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники предусмотрены три варианта применения БСО:

1) оформление БСО с применением ККТ с указанием в нем дополнительных реквизитов с учетом особенностей сферы деятельности, в которой осуществляются расчеты (п. 7 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ), как подтвержденных фискальным признаком (например, при использовании тега 1192 "Дополнительный реквизит чека (БСО)" (Приложение N 2 к Приказу ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@), так и не защищенных фискальным признаком (простая текстовая информация);

2) оформление БСО в соответствии с Постановлением N 359 с одновременной выдачей (направлением) кассового чека.

В данном случае в целях соблюдения требований Закона N 54-ФЗ порядок выдачи, хранения БСО не имеет значения, поскольку обязанность по применению ККТ организация или ИП исполнили путем оформления кассового чека.

Следовательно, организации и ИП вправе продолжать неограниченное количество времени применять в своей деятельности типографские БСО (например, в целях внутреннего учета), однако в целях соблюдения законодательства РФ о применении ККТ такое применение должно сопровождаться выдачей (направлением) кассового чека в момент соответствующего расчета.

Поскольку в указанном случае выдача типографского БСО не оказывает влияния на обязанность применения ККТ, по нашему мнению, такие БСО не являются предметом контроля налоговых органов (в том числе реализация билетов, абонементов и экскурсионных путевок (в том числе электронных билетов, электронных абонементов и электронных экскурсионных путевок) по форме, утв. Приказом Минкультуры России от 17.12.2008 N 257 "Об утверждении бланков строгой отчетности", до 01.07.2022 в соответствии с п. 4 Приказа Минкультуры России от 29.06.2020 N 702);

3) оформление БСО путем нанесения на утвержденную форму бланка документа QR-кода, сформированного ККТ.

В соответствии с п. 5.8 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, в случае если в соответствии с законодательством РФ федеральные органы исполнительной власти наделены полномочиями по утверждению форм бланков документов, используемых при оказании услуг населению, и (или) законодательство РФ предусматривает использование соответствующих бланков документов при оказании услуг населению, обязанность пользователя по выдаче (направлению) клиенту кассового чека (бланка строгой отчетности) помимо способов, указанных в п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, может быть исполнена пользователем путем передачи клиенту указанного документа на бумажном носителе с содержащимися на нем реквизитами кассового чека (бланка строгой отчетности), позволяющими идентифицировать этот кассовый чек (бланк строгой отчетности) (QR-код и (или) дату и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумму расчета, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа).

Иными словами, если, например, в соответствии с законодательством РФ федеральные органы исполнительной власти наделены полномочиями по утверждению форм бланков документов, используемых при оказании услуг населению (например, Приказы Минтранса России от 24.06.2014 N 166, Минкультуры России N N 702, 257 (данный Приказ утратил силу с 18.09.2020, однако билеты, абонементы и путевки (в том числе электронные) по форме, утвержденной данным документом, могут быть реализованы до 01.07.2022) и др.), БСО может использоваться с нанесением на него QR-кода, сформированного ККТ.

Таким образом, после 01.07.2019 все изготавливаемые БСО (включая БСО, формируемые на основании приказов федеральных органов исполнительной власти, например в соответствии с Приказом Минтранса России N 166) должны соответствовать Закону N 54-ФЗ, то есть формироваться ККТ (п. п. 2, 5, 5.3 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, Письмо ФНС России от 13.06.2019 N ЕД-4-20/11437@) и иметь реквизитный состав согласно ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, либо выдаваться одновременно с кассовым чеком, либо в случае, указанном в п. 5.8 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ, на старые БСО может наноситься QR-код, сформированный ККТ.

Стоит отметить, что фактически Постановление N 359 прекратило свое действие с 01.07.2019 в связи с тем, что законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники была исключена с указанной даты возможность неприменения ККТ при условии выдачи БСО, предусмотренных Постановлением N 359.

При этом индивидуальные предприниматели, не имеющие работников по трудовым договорам, при выполнении работ, оказании услуг вправе не применять ККТ при расчетах за такие работы, услуги до 01.07.2021. В данном случае индивидуальные предприниматели могут по своему желанию в указанный период выдавать БСО, соответствующие требованиям Постановления N 359, так как законодательством о применении контрольно-кассовой техники не установлено требований по выдаче документов в указанном случае (ст. 2 Федерального закона от 06.06.2019 N 129-ФЗ, Письмо Минфина России от 17.02.2020 N 03-01-15/10844, Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 13.04.2020 N Ф01-9344/2020 по делу N А43-28340/2019).

Порядок и срок хранения БСО

Фискальный накопитель обеспечивает некорректируемую запись в своей памяти установленного перечня фискальных данных и энергонезависимое хранение этих фискальных данных в течение установленных сроков (абз. 11 п. 1 ст. 4.1 Закона N 54-ФЗ).

Пользователи обязаны обеспечивать сохранность фискальных накопителей в течение пяти лет с даты окончания их использования в составе контрольно-кассовой техники (абз. 6 п. 2 ст. 5 Закона N 54-ФЗ).

Законодательство Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники состоит из Закона N 54-ФЗ и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов (п. 1 ст. 1 Закона N 54-ФЗ).

Постановление N 359 не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Законом N 54-ФЗ, оно не относится к законодательству Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники и, следовательно, не подлежит обязательному применению.

Таким образом, законодательство РФ о применении контрольно-кассовой техники устанавливает обязанность производить запись сведений о расчетах через фискальный накопитель (в том числе в виде кассового чека либо БСО), передачу таких сведений в налоговый орган (в том числе через оператора фискальных данных) и последующее хранение фискального накопителя.

Иных обязанностей, например по хранению кассовых чеков или БСО (в том числе корешков) на бумажном носителе, ведению журнала учета БСО либо правил по их уничтожению по аналогии с документами, подтверждающими расчет в труднодоступных местностях (п. 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 15.03.2017 N 296), законодательство РФ о применении контрольно-кассовой техники, по нашему мнению, не устанавливает.

Автор статьи

Куприянов Денис Юрьевич

Юрист частного права

Страница автора

Читайте также: