Как отозвать с отпуска сотрудника без возврата денег
Обновлено: 13.05.2024
В некоторых случаях работодатели вынуждены вызывать на работу сотрудников, которые ушли в отпуск. Может ли отказ в этом случае расцениваться как нарушение трудовой дисциплины? Каких сотрудников нельзя отзывать из отпуска? И как правильно оформить процедуру, чтобы дело не закончилось судом?
Просто так отозвать работника из отпуска нельзя. Чтобы это сделать, у работодателя должны быть обоснованные причины.
Кроме того, нельзя забывать о ч. 2 ст. 125 ТК РФ, где говорится о том, что отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Если согласия нет, то отзыв невозможен. Если же с работником удается договориться, то неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. В этом случае важную роль играет график отпусков. Если этот документ ведется в компании добросовестно, то при отзыве сотрудника из отпуска необходимо сделать в графике пометку, на какой период вы переносите отпуск. Для этого есть соответствующая графа 10 «Примечание».
В вопросе самостоятельного выбора работником периода в течение рабочего года, когда он будет догуливать свой отпуск, важно помнить еще об одной детали: рабочий год не равен календарному году. Рабочий год отчитывается с даты оформления трудового договора с работником. Так, если вы приняли работника на работу 1 сентября 2019 года, то с этого дня будет вестись отчет рабочего года (с 1 сентября 2019 года по 31 августа 2020 года).
Ошибки работодателя при отзыве работника из отпуска
Нередки ситуации, когда работодатель с целью «не усложнять себе жизнь» не оформляет процедуру документально, а договаривается с сотрудником устно. У такой ошибки могут быть неблагоприятные последствия прежде всего для самого работника.
Один из показательных примеров — Решение Нальчикского городского суда Кабардино-Балкарской Республики от 26.12.2017 № 2-4278/17. В нем как раз приводится ситуация с увольнением работницы за прогул, потому что она, по мнению работодателя, отсутствовала на рабочем месте без уважительных причин. Женщина обратилась в суд, где объяснила, что эти отгулы работодатель ей предоставил по устной договоренности за то, что ранее она была отозвана из отпуска. Но в суде доказать это она не смогла, поскольку никаких документов, свидетельствующих об отзыве работника из отпуска и предоставлении отгула, оформлено не было. Суд не принял даже свидетельские показания других работников.
Суд пришел к следующему выводу: «Устные договоренности нельзя считать доказательством, поскольку они не подтверждаются документально».
Согласие оформляется так, как удобно работодателю, главное — чтобы оно было письменное, а не устное.
Например, работодатель может оформить приказ на отзыв из отпуска, а сотрудник письменно указать свое согласие на приказе. Другой вариант: работодатель готовит уведомление об отзыве из отпуска, и работник в письменной форме пишет согласие на перенос отпуска с указанием конкретных дат.
Иногда работодатели наказывают работников за то, что они по их просьбе не выходят на работу из отпуска. Однако согласно п. 37 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2, «отказ работника (независимо от причины) от выполнения распоряжения руководителя о выходе на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины».
Даже если работодатель применит какие-то меры дисциплинарного взыскания, он нарушит Трудовой кодекс.
- Отзыв работников, которых запрещает отзывать из отпуска трудовое законодательство
В ч. 3 ст. 125 ТК РФ указаны категории работников, которых нельзя вызывать из отпуска даже в том случае, если они готовы дать на это письменное согласие. К ним относятся беременные женщины, работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда, а также работники до 18 лет.
- Неправильный пересчет отпускных, НДФЛ и страховых взносов
Допустим, работник ушел в отпуск на 28 календарных дней с 1 по 28 число. Работодатель выпустил соответствующий приказ, выплатил работнику отпускные. Через 20 дней он отзывает сотрудника из отпуска, и возникает проблема — что делать с оставшимися 8 календарными днями?
Если человек работает, то он должен получать зарплату. И с этой точки зрения важно вести табель учета рабочего времени. При отзыве работника из отпуска работодатель неизбежно сталкивается с пересчетом отпускных, поскольку платить зарплату и средний заработок одновременно нельзя.
В Апелляционном определении Забайкальского краевого суда от 08.04.2015 № 33-1263/2015 описывается ситуация, когда работник обратился в суд и просил взыскать с работодателя невыплаченные ему деньги за выход на работу в нерабочие праздничные дни. Работодатель, как оказалось, просто выплатил ему отпускные.
Суд постановил, что «ответчик нарушил трудовые права истца, поскольку отзывал из отпуска работника без надлежащего оформления и без оплаты отработанных им дней». Устные договоренности привели к негативным последствиям. Спора бы не возникло, если бы работодатель оформил отзыв из отпуска на бумаге.
Алгоритм действий работодателя при отзыве работника из отпуска
1. Оформление письменного уведомления об отзыве из отпуска.
Этот документ должен быть оформлен с учетом того, что человек, которого работодатель собирается отозвать из отпуска, может находиться, например, за пределами страны, и ему нужно успеть добраться до рабочего места.
2. Получение письменного согласия сотрудника в произвольной форме.
Организация может самостоятельно разработать для себя такую форму. Но есть и другой вариант — просить сотрудника ставить отметку в приказе об отзыве из отпуска.
«Ознакомившись с запросом от ______ (указать дату), я, ________ (укажите ФИО), согласен на отзыв с « » ______20__г. из ___________(конкретизируйте вид) отпуска, предоставленного мне за _____(укажите период) по приказу от_____(укажите реквизиты).
В соответствии с ч. 2 ст. 125 ТК РФ неиспользованную часть отпуска в количестве_______ (укажите количество) календарных дней прошу предоставить мне с_____ (укажите дату)».
3. Издание приказа об отзыве из отпуска.
Документ издается к моменту выхода работника. В нем обязательно нужно указать причину отзыва, дату выхода на работу, а также количество дней отпуска, которые работник «отгулял», и остаток неиспользованных дней. Ознакомившись с приказом, работник ставит под ним подпись.
Обязательно нужно внести изменения в график отпусков. Если организация применяет унифицированную форму Т-7, то изменение вносится в графу 10 «Примечание».
4. Корректировка табеля учета рабочего времени.
С того дня, как работник вышел из отпуска, коды «ОТ» (ежегодный основной отпуск) необходимо заменить на другие коды: если работа осуществляется по графику работника, то нужно проставить «Я», если работник привлекается в выходной день, то «РВ».
5. Внимательный пересчет отпускных.
Если работодатель выплатил сотруднику отпускные за 28 календарных дней, а через 20 дней отзывает его из отпуска, он должен за те дни, которые сотрудник работает, заплатить ему зарплату. То есть работодателю придется пересчитать отпускные, так как возникнет ситуация с переплатой отпускных. Ему нужно удержать ранее выплаченные отпускные за те дни, которые работник не находился в отпуске, а также пересчитать НДФЛ, страховые взносы.
Рассчитывайте отпускные автоматически и без ошибок
Однако просто так удержать деньги работодатель не имеет право — это ему не позволяет сделать Трудовой кодекс. В ст. 137 ТК РФ установлен перечень оснований для удержаний из заработной платы работника, но такого основания, как отзыв из отпуска, в этой статье нет. Расширительному толкованию данный перечень не подлежит, предупреждает Роструд. Таким образом, возврат отпускных сумм может быть осуществлен работодателем только с письменного согласия работника.
Если работник не согласен вернуть излишне выплаченные отпускные, сделать перерасчет не получится. Эту проблему можно постараться решить только в судебном порядке. Важно при этом, чтобы всё было оформлено документально, а для этого нужно делать соответствующие отметки в графике отпусков, табеле рабочего времени.
Несогласие работника вернуть излишне выплаченные отпускные чревато тем, что одновременно работодатель будет платить сотруднику и зарплату, и отпускные, в результате чего может возникнуть спор с налоговой инспекцией, в частности на тему исчисления налога на прибыль, так как расходы компании будут уменьшены на сумму доходов в двойном размере, что недопустимо.
Есть судебные решения, касающиеся этого вопроса. Так, например, в Постановлении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20.04.2014 № А27-784/2014 уточняется, что «в соответствии с положениями ч. 2 ст. 125 ТК РФ трудовое законодательство разрешает работодателю отозвать работника из отпуска в силу производственной необходимости, но только если работник дал свое согласие прервать отдых; Налоговый кодекс не содержит каких-либо ограничений для учета расходов по выплате отпускных в месяце их начисления в случае отзыва работника из отпуска».
Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа также напоминает о том, что ни ст. 125, ни ст. 137 ТК РФ не предусматривают право работодателя на удержание из заработной платы работника денежных средств при отзыве последнего из отпуска. Учитывая это, «суды пришли к верному выводу о том, что отпускные, выплаченные работнику, должны учитываться в расходах в месяце их начисления независимо от того, отзывался работник из отпуска или нет, следовательно, у налогового органа отсутствовали правовые основания для доначисления налога на прибыль организации по данному эпизоду».
Со стороны налоговой возникли претензии в связи с «задвоением» отпускных и зарплаты (работодатель выплатил сотруднику зарплату, но отпускные удержать с него не смог, так как не получил на это согласие работника). Налоговая посчитала, что работодатель был не прав, доначислила налог на прибыль, и тогда компания обратилась в суд. Однако суд встал на сторону работодателя, мотивируя свое решение тем, что работодатель не имел право удержать отпускные без согласия работника. Поэтому в расходы были включены и отпускные, и зарплата, которую работнику выплатили за период с того дня, когда он был отозван из отпуска.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Ситуации, когда неожиданно нужно отозвать работника из законно полученного и честно заработанного отпуска случаются нередко.
В связи с этим у руководителей предприятий возникает немало вопросов. Один из них: возможен ли отзыв из отпуска без перерасчета отпускных – звучит наиболее часто.
Это связанно с тем, что с начисленных и полученных отпускных снимаются налоги и социальные отчисления.
Возврат средств и перерасчёт связан со многими бухгалтерскими перипетиями. В данном случае их сложность может привести к ошибкам и, как следствие, штрафам, наложенным проверяющими органами.
Законные основания для отзыва из отпуска
Как правило, отзыв отдыхающего согласно приказу предприятия сотрудника, происходит по веским, обоснованным причинам. Наиболее частыми являются:
- в компании осуществляется проверка, организованная налоговыми органами;
- инвентаризация, требующая присутствия конкретного работника;
- неполадки компьютерной системы (вызывают системного администратора);
- возникновение форс-мажорных ситуаций;
- ограбление, пожар и т.д.
Некоторые категории работников не могут быть вызваны из отпуска на рабочее место ни при каких обстоятельствах. Нарушением будет считаться даже факт их добровольного выхода. К таковым относятся несовершеннолетние граждане, беременные женщины, работники участков с вредными условиями труда.
Руководитель должен чётко осознавать, что отзывая их с отдыха, нарушает трудовое законодательство.
Нарушением закона также будет отзыв сотрудников при отсутствии их согласия. По закону РФ, если отозванный руководителем подчинённый не явился на рабочее место, никто не вправе наказать его.
Отзывать из отпуска сотрудника нужно только с его согласия, предварительно удостоверившись, что он не входит в категорию лиц, вызов которых из отпуска является незаконным.
Как поступить с отпускными
Что делать с отпускными при отзыве работника из отпуска?
Самой большой проблемой является финансовая сторона.
За три дня до законного отправления на отдых, сотруднику были выплачены отпускные. С них были сделаны все необходимые вычеты.
Работник вернулся на рабочее место согласно приказу. Соответственно, с обозначенного в документе дня он больше не является отпускником.
Человек работает, ему начисляется заработная плата. То есть, получается, что в один и тот же день сотрудник получил двойную выплату.
В большинстве случаев бухгалтерия делает перерасчёт отпускных по отработанной схеме.
Есть ли возможность не делать перерасчёта?
Одним из путей является добровольный возврат сотрудником денег в кассу предприятия.
Согласно законодательству без согласия сотрудника изымать у него сумму отпускных предприятие не в праве.
Вторым путём может стать оформление выплаченных средств в качестве аванса будущей заработной платы.
Как и в первом случае, процедура осуществляется исключительно с согласия работника.
Какие бы действия не предприняли руководитель и подчинённый в данном направлении, они должны быть прописаны в приказе об отзыве.
Некоторые организации утверждают такой пункт в нормативных актах предприятия.
Любая форма возврата отпускных при отзыве сотрудника из отпуска должна производиться с его согласия.
Правила отзыва сотрудника из отпуска
Если возникла острая необходимость в работнике, находящемся на отдыхе, первое, что обязан сделать его руководитель, это связаться с подчинённым и согласовать с ним вопрос.
Получив отказ, руководитель не вправе предпринимать какие-либо действия.
Если коллега согласен прервать свой отпуск, на предприятии немедленно издаётся приказ.
Юристы рекомендуют руководителям оформлять согласие работника в письменном виде. Это не предусмотрено законодательством, однако, так предприятие обезопасит себя от трудовых споров, которые могут возникнуть в дальнейшем.
Согласие может быть оформлено одним из двух способов:
- работник пишет заявление-согласие в вольной форме;
- сотрудник делает в приказе отметку, например «согласен на досрочный отзыв из отпуска».
Сам приказ также оформляется в произвольной форме. Все изменения должны найти отражение как в штатном расписании, так и графике отпусков.
Нередко на практике случается, что руководство по обоюдной договорённости с работником осуществляет процедуру условно.
То есть, работник выходит на работу, что никак не отражается в документах, а затем «забирает» не использованные отпускные дни. Это, опять же, делается негласно.
Юристы остерегают от таких действий. Отзыв из отпуска должен быть отражён в документах предприятия.
Как обезопасить предприятие и сотрудника
Перерасчет отпускных: а нужно ли?
Даже если у работника и руководства сложились отличные отношения, не следует забывать, что это не исключает возможность возникновения трудовых споров, которые зачастую оборачиваются судом.
Как в интересах сотрудника, так и в интересах предприятия, каждое действие закрепить документом.
Даже для того, чтобы вызвать сотрудника на рабочее место, юристы рекомендуют написать служебную записку. Это документ, составляемый в произвольной форме. Желательно, чтобы в нём указывалась причина отзыва и были ссылки на законодательные акты.
В записке следует указать дату, с которой сотрудник должен приступить к выполнению своих обязанностей.
В документе должны быть заверения, что отпуск можно будет догулять в удобное время и указания на то, что будет сделано с отпускными.
Работник, согласившийся на выход на работу, должен внизу документа написать, что согласен. Он также может высказать свои пожелания насчёт возврата отпускных дней и полученной суммы.
Следует знать, что день отзыва должен считаться рабочим и оплачиваться как рабочий.
Ни в коем случае нельзя отпускные засчитывать в счёт будущих дней отпуска, которые возьмёт работник.
Оставшиеся дни работник сможет взять согласно приказу. Как и установлено законом, ему оплатят их соответственно новому рабочему периоду.
Перерасчёт отпускных – правильный законный путь, который выбирает большинство предприятий.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Иногда обстоятельства требуют присутствия на рабочем месте сотрудника, который находится в очередном отпуске. Может ли работодатель принудительно прервать этот отпуск и заставить человека приступить к исполнению трудовых обязанностей? Как правильно отозвать сотрудника из отпуска? И что делать, если он не хочет досрочно выходить на работу? Эти и другие вопросы рассмотрим в статье.
По каким законным основаниям можно отозвать работника из очередного отпуска?
Отзыв работника из отпуска регулируется ст. 125 ТК РФ. В соответствии с нею такой отзыв допускается только с согласия работника. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Ситуации, когда неожиданно нужно отозвать работника из законно полученного и честно заработанного отпуска, встречаются нередко. Причины у работодателя могут быть разными, но они должны быть вескими и обоснованными. Наиболее частыми причинами являются:
- болезнь работника, если его некем заменить;
- проверка в учреждении, организованная налоговыми органами, трудовой инспекцией;
- проведение инвентаризации имущества, которая требует присутствия конкретного работника;
- неполадки компьютерной системы (нужен системный администратор);
- возникновение форс-мажорных ситуаций (ограбление, пожар и т. д.).
Какие процедуры нужно соблюсти работодателю при отзыве работника из отпуска, чтобы выполнить все требования ТК РФ?
Предлагаем форму уведомления работника об отзыве его из отпуска с его согласия.
Государственное бюджетное образовательное учреждение города Москвы «Школа № 7»
Учителю начальных классов
Уважаемый Семен Семенович!
В связи с производственной необходимостью и в соответствии с ч. 2 ст. 125 ТК РФ просим Вас дать согласие на отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска с 15.07.2019.
Не использованная в связи с отзывом часть отпуска будет предоставлена Вам по выбору в удобное для Вас время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Антонов С. Н. Антонов
Согласен на отзыв из оплачиваемого ежегодного отпуска с 15.07.2019.
Неиспользованную часть отпуска в количестве 5 дней прошу предоставить мне
Хохлов, С. С. Хохлов
4. Вносим изменения в график отпусков и личную карточку работника.
5. Пересчитываем отпускные, корректируем налоги и страховые взносы.
В связи с производственной необходимостью беременная работница была отозвана из очередного отпуска. Письменное согласие от нее получено. Правомерно ли действия учреждения?
Согласно ч. 2, 3 ст. 125 ТК РФ не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и лиц, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Таким образом, даже при наличии письменного согласия сотрудницы по результатам проверки трудовой инспекцией учреждение будет привлечено к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а в случае совершения аналогичного нарушения повторно — по ч. 2 ст. 5.27. Отзывать работников данных категорий из отпуска нельзя, даже при наличии их согласия.
В связи с производственной необходимостью работнику было направлено уведомление с просьбой прервать очередной отпуск и заменить заболевшего сотрудника. Однако работник отказался выйти из отпуска. Можно ли расценить его действия как нарушение трудовой дисциплины?
Правовую оценку данной ситуации дал суд: с учетом того, что законом предусмотрено право работодателя досрочно отозвать работника из отпуска на работу только с его согласия (ч. 2 ст. 125 ТК РФ), отказ работника (независимо от причины) от выполнения распоряжения работодателя о выходе на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины (п. 37 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).
Таким образом, отказ работника, законно находящегося в очередном отпуске, выйти на работу не может быть расценен как неисполнение или ненадлежащее исполнение по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, за которое работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание на основании ст. 192 ТК РФ. Следовательно, применить к работнику дисциплинарное взыскание в виде замечания, выговора, увольнения по данному основанию нельзя.
А вот если работника принудительно заставили прервать отпуск и выйти на работу, не получив его согласия на это, действия работодателя могут быть расценены как нарушение трудовой дисциплины — с соответствующими последствиями.
В качестве примера рассмотрим Апелляционное определение Московского городского суда от 16.09.2013 по делу № 11-26575/2013. Было принято решение об увольнении руководителя организации. На момент принятия решения руководитель находился в отпуске. Когда вернулся, он был вынужден ознакомиться с приказом об увольнении. Работодатель не смог предоставить суду доказательств получения согласия сотрудника на выход из отпуска. Судебная коллегия пришла к выводу о том, что увольнение незаконно и в соответствии с ч. 1 ст. 394 ТК РФ истец должен быть восстановлен на работе в ранее занимаемой должности с даты незаконного увольнения.
Обратите внимание: даже если досрочный выход на работу обусловлен чрезвычайными обстоятельствами, это не дает работодателю права требовать, чтобы сотрудник прервал отдых. Еще раз подчеркнем, что он имеет право отгулять свой отпуск полностью. В связи с этим показательно Постановление Президиума Московского городского суда от 24.04.2018 по делу № 44г-93/2018.Высокопоставленный работник банка попал под следствие, когда находился в очередном отпуске. Он был приглашен работодателем в здание банка для рассмотрения вопроса об его отзыве из отпуска и предоставления пояснения. Сотрудник явился на свое рабочее место для соответствующей беседы, но отказался дать согласие на отзыв из отпуска. Несмотря на это, трудовой договор с ним расторгли.
Суды нижестоящих инстанций поддержали работодателя, поскольку основания для увольнения имелись. К тому же работодатель предпринимал неоднократные попытки отозвать истца из отпуска. Работодатель полагал, что раз сотрудник имеет возможность явиться на свое рабочее место в период отпуска, значит, он может и выйти на работу. На период отпуска истец нес полную ответственность за вверенные ему денежные ценности, имел свободный доступ к имуществу. Увольнением работодатель пытался пресечь возможные попытки причинения ущерба организации, ее вкладчикам и кредиторам.
Однако президиум суда счел данную позицию ошибочной, указав, что утверждения о необходимости пресечь возможные попытки причинить ущерб по своей правовой природе носят характер общего субъективного предположения, на котором решение суда согласно ст. 196, 198 ГПК РФ основано быть не может. В то же время, согласно нормам трудового права, увольнение работника в период нахождения его в очередном отпуске недопустимо.
В БУ внеплановая проверка со стороны трудовой инспекции. Может ли руководитель учреждения прервать отпуск и возвратиться на работу? Нужен ли приказ, если да, то какой формы?
Как правило, руководитель, находящийся в отпуске, при возникновении ситуаций, требующих его личного участия, самостоятельно принимает решение о прерывании отпуска и возвращении на работу. В таком случае руководитель оформляет приказ о своем досрочном выходе из отпуска. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому составлять его можно в произвольной форме. В приказе отражаются Ф. И. О., должность, дата выхода на работу и причина прерывания отпуска. На основании данного документа работник кадровой службы вносит в личную карточку руководителя организации и в график отпусков сведения о количестве дней неиспользованного отпуска.
Подчеркнем, что, как и любой другой работник, директор должен дать свое письменное согласие досрочно выйти из отпуска (ст. 125 ТК РФ). Приведем примерную форму приказа об отзыве директора из очередного отпуска.
Государственное бюджетное образовательное учреждение города Москвы «Школа № 7»
Об отзыве из отпуска
В связи с производственной необходимостью (проведением внеплановой проверки трудовой инспекцией) досрочно прекращаю отпуск и приступаю к выполнению своих должностных обязанностей с 17.07.2019.
Директор Антонов С. Н. Антонов
Таким образом, при отзыве сотрудника из очередного отпуска на работу независимо от занимаемой им должности оформляется приказ. Форму приказа БУ может разработать самостоятельно, ее утверждает руководитель учреждения.
В связи с производственной необходимостью работник был отозван из отпуска по приказу руководителя учреждения. Может ли работодатель удержать отпускные из заработной платы в части неиспользованных дней отпуска?
ТК РФ не содержит положений, регулирующих вопросы перерасчета суммы излишне выплаченных отпускных. По нашему мнению, поскольку после отзыва работника из отпуска ему будет начисляться зарплата, часть отпускных за неиспользованные дни отпуска является излишне выплаченной суммой. Однако удержать ее с работника по инициативе учреждения не получится.
Удержания из зарплаты работника производятся только в случаях, предусмотренных ст. 137 ТК РФ и иными федеральными законами. Данный случай удержания Трудовым кодексом не предусмотрен.
В нашей ситуации работник может добровольно перечислить излишне выплаченную сумму отпускных на счет учреждения, внести в кассу либо написать заявление об удержании данной суммы из заработной платы.
ФНС в Письме от 24.10.2013 № БС-4-11/190790 указала, что при отзыве работника из отпуска организация (налоговый агент) производит перерасчет суммы отпускных и, соответственно, удержанной ранее суммы НДФЛ. Начисленные ранее суммы отпускных и соответствующие суммы налога сторнируются, а за фактически отработанные дни начисляется заработная плата и исчисляется налог.
Итак, работодатель может отозвать сотрудника из очередного отпуска, предложив ему выйти на работу — но не потребовав: согласие сотрудника в данном случае необходимо. Если оно получено, то работодатель должен соблюсти все процедуры, предусмотренные трудовым законодательством.
Если процедура «вывода» из отпуска нарушена (например, имеется только устное соглашение или не издан соответствующий приказ), а работник-«досрочник» совершил проступок, то он может оспорить примененные к нему работодателем меры, поскольку официально находится в отпуске.
А вот желание сотрудника отдыхать дальше, даже несмотря на различные обстоятельства, требующие его нахождения на рабочем месте, не может быть расценено как нарушение трудовой дисциплины
Про кадровое оформление отзыва из отпуска я рассказывала в предыдущей статье. Сейчас поговорим с вами о перерасчёте суммы отпускных и дальнейших ваших действиях с этими суммами.
Напомню вам, что расчёт суммы неиспользованной части отпуска сотруднику нужно будет осуществлять, исходя уже из другого расчётного периода (ст. 139 ТК РФ).
Сотрудник отозван из отпуска и приступил к выполнению своих обязанностей. Ему начисляется заработная плата за эти дни, которые ему уже оплатили ранее в качестве отпуска. Выходит, что возникает переплата отпускных, а значит, требуется перерасчёт. Произвести возврат переплаченных отпускных работодателю в одностороннем порядке не получится.
Существует два варианта развития дальнейших событий:
1. Сотрудник согласился вернуть часть отпускных или разрешил зачесть этот остаток в счёт заработной платы. При любом варианте бухгалтеру нужно получить письменное согласие от работника на добровольный возврат суммы отпускных за неиспользованные дни отпуска в кассу или на зачёт отпускных в счёт заработной платы.
Вот пример такого заявления:
Но! Обращаю ваше внимание, что такие действия могут привести к спорной ситуации. Так как такой пересчёт и выплату разницы можно приравнять к удержанию в одностороннем порядке. Получается, что любыми путями лучше договариваться с сотрудником на добровольный возврат денежных средств.
Далее привожу пример, как не надо делать. Работодатель не считает нужным выполнять перерасчёт отпускных (в случае отзыва из отпуска), а просто отправляет сотрудника в отпуск за свой счёт. Ни в коем случае не делайте так! Такое ведение дел неправомерно! В случае обнаружения этого, на вас могут наложить штраф за нарушение трудового законодательства.
Важно! Работодатель не имеет права отправлять подчинённого в отпуск за свой счёт на те дни, которые образовались из-за отзыва.
Оплата сотруднику проезда из отпуска на работу
Смело можно предположить, что в случае отзыва сотрудника на работу руководством по своей инициативе, оно должно оплатить ему стоимость проезда (либо компенсировать эти затраты). При этом у сотрудника не возникает никакой экономической выгоды и дохода.
Но, увы, Минфин придерживается другого мнения. Ни в ТК РФ, ни где-либо ещё нет положений, которые обязывают работодателя возмещать сотруднику стоимость проезда от места проведения отпуска до места работы и обратно в случае отзыва из отпуска. Из чего следует, что оплату проезда из прерванного отпуска надо обложить НДФЛ (Письмо Минфина от 20.10.2017 № 03-04-06/68852). Скорее всего, проверяющие также потребуют начислить взносы на эту сумму выплаты.
О взносах здесь тоже речи не может быть, так как это командировочные расходы (2 ст. 422 НК РФ).
НДФЛ и взносы
Дата фактического получения дохода в виде отпускных – это день выплаты этих отпускных, в том числе их перечисления на счёт работника в банке (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Какого-то особого порядка расчёта НДФЛ в случае отзыва из отпуска нет. Но есть рекомендации от ФНС. Например, если выплата отпускных и отзыв работника из отпуска пришлись на два отчётных периода, то налоговый агент пересчитывает сумму отпускных и, соответственно, удержанную ранее сумму НДФЛ (письма ФНС России от 24.10.2013 № БС-4-11/190790, от 09.04.2012 № ЕД-4-3/5888@, от 09.07.2008 № 3-5-04/238@).
Бухгалтер уменьшает сумму к выплате на сумму отпускных, выплаченных ранее за дни отпуска, которые сотрудник не догулял (в случае, если он согласен на удержание). Поскольку уменьшится сумма выплат, значит и база для начисления НДФЛ и взносов станет меньше. При этом организация уплатит налог и взносы в меньшем размере.
Начисленные ранее суммы отпускных и соответствующие суммы налога сторнируются, а за фактически отработанные дни начисляется заработная плата и исчисляются налоги и взносы.
Ответственность работодателя
Работодателя однозначно привлекут к административной ответственности, если будут выявлены случаи несоблюдения норм трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ.
Привлечь могут как за нарушение оформления отзыва работника из отпуска, так и за нарушение трудовых прав подчинённого.
И ещё наказать могут, если не предоставите сотруднику неиспользованную часть отпуска в удобное для него время в течение текущего рабочего года или не присоедините к отпуску за следующий рабочий период (ст. 125 ТК РФ).
Удержание в одностороннем порядке излишне выплаченных сумм отпускных может привести работодателя в суд, так как сотрудник может подать иск.
Соблюдайте нормы законодательства и договаривайтесь с вашими сотрудниками, дабы избежать возникновения конфликтов и споров. Только ни в коем случае не используйте договорённости «на словах». Всё должно быть документально подтверждено.
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.
Отзыв из отпуска — процедура, строго регламентированная трудовым законодательством. Когда работника можно отозвать из отпуска, а когда нет? Как это грамотно оформить документально? Что делать с выплаченными отпускными? Ответы на эти и другие вопросы о правилах отзыва из отпуска вы найдете в нашей статье.
Приказ об отзыве работника из отпуска
Приказ об отзыве из отпуска составляется в произвольном виде. Специальной формы для этого документа законодательством не установлено. Каждая фирма определяет его содержание самостоятельно исходя из требований трудового законодательства к процедуре прерывания отдыха работника с учетом внутрифирменного трудового распорядка.
Про унифицированные формы «отпускных» приказов и формы иных «отпускных» документов читайте в статьях, размещенных на нашем сайте. См., например, статьи:
- «Унифицированная форма № Т-60 - бланк и образец»;
- «Приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск - образец и бланк»;
- «Заявление на очередной отпуск - образец и бланк (2022)».
Отзыв из отпуска: как учесть требования трудового законодательства
Требования к оформлению отзыва из отпуска изложены в ст. 125 ТК РФ.
Важно учесть! Рекомендация от "КонсультантПлюс":
Не все работники могут быть отозваны из отпуска. Часть 3 ст. 125 ТК РФ устанавливает запрет на отзыв из отпуска работников. (посмотрите, не входит ли работник в этот список, в К+). Пробный онлайн доступ к системе бесплатен.
Если вызываемый отпускник не входит в указанный список, только желания работодателя для прерывания его отдыха недостаточно. Отпускник вправе отказаться от прерывания своего отдыха и не опасаться наказания за это (п. 37 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2).
Кроме того, отзыв из отпуска работника оборачивается для работодателя следующими дополнительными обязанностями:
- учесть желание сотрудника догулять отпускные дни в любое удобное для него время;
- по выбору сотрудника присоединить неиспользованную часть отдыха к его ежегодному отпуску за следующий рабочий год.
Подробнее о нюансах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков узнайте из этой публикации.
Соблюдение внутрикорпоративных правил
Процедура отзыва из отпуска может быть прописана в локальных стандартах фирмы — в этом случае необходимо придерживаться установленного порядка. К примеру, в положении об отпусках или правилах внутреннего трудового распорядка указывается, что для оформления отзыва из отпуска требуется:
- служебная записка руководителя подразделения, работник которого подлежит отзыву (завизированная директором фирмы служебная записка служит основанием для оформления письменного уведомления об отзыве из отпуска, направляемого сотруднику);
- собственноручно оформленное сотрудником согласие на прерывание отпуска;
- внесение информации об оставшихся днях отдыха в график отпусков и личную карточку сотрудника.
В таком случае отзыв из отпуска придется оформить с помощью всех указанных бумаг в полном объеме.
Порядок оформления графика отпусков (форма Т-7) и личной карточки сотрудника (форма Т-2) узнайте из статей на нашем сайте:
Если никаких нюансов внутрифирменными стандартами не предусмотрено, сообщить сотруднику о внезапном прерывании его отдыха можно любыми возможными способами: по телефону, электронной почте и др. Но без письменного приказа все равно не обойтись. Как его оформить, смотрите далее.
Как оформить отзыв из отпуска по производственной необходимости (образец)?
Перечень обстоятельств, при которых допускается отзыв из отпуска, законодательно не установлен, поэтому работодатель вправе определить их самостоятельно.
Например, отзыв из отпуска по производственной необходимости возможен в случае:
- проведения инвентаризации, присутствие материально ответственного лица на которой обязательно;
- проведения выездной налоговой проверки, в течение которой главному бухгалтеру придется быть на рабочем месте;
- возникновения неполадок в компьютерных сетях, которые может устранить только системный администратор.
Отпуск из отпуска по производственной необходимости может быть оформлен и для других сотрудников компании.
Как оформить отзыв из отпуска? Отзыв из отпуска оформляется приказом, в содержании которого должно быть предусмотрено следующее:
- причина, по которой сотруднику придется оторваться от отдыха;
- информация о дате прерывания отпуска и Ф. И. О. вызываемого отпускника;
- число дней неиспользованного отпуска и дата, когда сотрудник готов его догулять;
- распоряжение бухгалтерии о перерасчете отпускной суммы и кадровикам о внесении информации о днях отпуска, подлежащих использованию в будущем, в график отпусков и личную карточку сотрудника.
В приказе на отзыв из отпуска в качестве основания указываются реквизиты письменного заявления сотрудника о согласии прервать свой отдых.
Образец приказа об отзыве из отпуска смотрите на нашем сайте.
Возможен ли отзыв из отпуска без перерасчета отпускных?
Бухгалтеры нередко задаются вопросом: возможен ли отзыв из отпуска без перерасчета отпускных? К сожалению, нет. Дело в том, что при переносе отпуска рассчитать средний заработок для расчета отпускных нужно будет исходя из нового расчетного периода (ст. 139 ТК РФ), поэтому часть отпускных за неиспользованные дни отпуска сотрудник должен вернуть.
Удержать их без согласия работника организация не может, так как в ст. 137 ТК РФ установлены ограничения для удержания из заработной платы работника. Для удержания излишне выплаченных отпускных при отзыве из отпуска организации нужно либо договориться с работником о том, что он вернет деньги в кассу, либо получить от работника заявление на удержание, либо оформить излишне выплаченные отпускные как аванс под будущую зарплату.
В любом случае, чтобы не нарушать ТК РФ, нужно оформить согласие работника на удержание отпускных за то количество дней, на которые работник был отозван из отпуска.
В каких еще случаях письменное согласие работника обязательно, см. в статьях:
Итоги
Отзывать работника из отпуска работодателя вынуждают различные обстоятельства: внезапная налоговая проверка, вышедшая из строя компьютерная сеть и др. Чтобы процедура отзыва из отпуска носила официальный и законный характер, необходимо оформить отдельный приказ, согласие работника на отзыв из отпуска, а также согласие на удержание отпускных за дни отзыва из отпуска.
Не будет считаться нарушением трудовой дисциплины отказ работника раньше времени прерывать свой отпуск. В этом случае приказ оформлять не понадобится.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Автор статьи
Читайте также: