Сроки хранения документов в кредитном кооперативе
Обновлено: 28.04.2024
6 февраля 2020 года,
регистрационный N 57449
УТВЕРЖДЕН
приказом Федерального
архивного агентства
от 20 декабря 2019 года N 236
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения
I. Общие положения
1.1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее - Перечень) подготовлен в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2018, N 1, ст.19), с подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034; 2018, N 52, ст.8239) с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, состав и сроки хранения архивных документов.
1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее - организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.
1.3. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения
Срок хранения документа
Срок хранения "Постоянно" означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Срок хранения "До минования надобности" не может быть менее одного года.
Срок хранения с отметкой "ЭПК" означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.
В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.
К указанным перечням документов относятся:
1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время - Росархив, ранее - Минкультуры России):
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (до 18 февраля 2020 года - Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558);
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Росархива от 28.12.2021 N 142 (до 13 февраля 2022 года - Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182).
Также см. Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Кроме того, до 17 декабря 2020 года для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е - первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применялся Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР 15.08.1988.
2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (см. также Методические рекомендации по подготовке указанных перечней);
3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.
Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.
В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
О методике работы по организации хранения и учета документов по личному составу см. Методические рекомендации, разработанные ВНИИДАД.
Внимание! С 1 января 2021 года действует механизм "регуляторной гильотины". По общему правилу в рамках государственного контроля (надзора) не допускается оценка соблюдения обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти, вступивших в силу до 1 января 2020 года, а также в правовых актах исполнительных и распорядительных органов государственной власти РСФСР и СССР. Несоблюдение таких требований не может являться основанием для привлечения к административной ответственности (см. Федеральный закон от 31.07.2020 N 247-ФЗ).
Необходимо учитывать, что Правительством РФ определен перечень нормативных правовых актов и их групп, а также отдельных положений, на которые не распространяется механизм "регуляторной гильотины". При этом в отношении некоторых актов и положений установлен ограниченный срок нахождения в перечне (см. Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 N 2467).
Формы синтетического и аналитического учета:
- ведомость остатков по счетам кредитной организации;
- отчет о финансовых результатах
Кредитные организации, осуществляющие хранение указанных документов в электронном виде
В течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет
п. 1.1 Указания Банка России от 25.11.2009 N 2346-У
Распоряжения о переводе денежных средств, изначально составленные или поступившие в электронном виде
Мемориальные ордера (мемориальные исправительные ордера)
- приходный кассовый ордер 0402008;
- расходный кассовый ордер 0402009
Ведомости открытых и закрытых счетов
Кассовый журнал по приходу
Кассовый журнал по расходу
Реестр операций с наличной валютой и чеками
Реестр переводов по приему наличных денег для осуществления операций по переводу на территории РФ денежных средств по распоряжению физических лиц без открытия банковских счетов
Электронные журналы, сформированные при совершении операций с использованием банкомата и (или) электронного терминала, реестры платежей по операциям с использованием платежных карт
Ордер по передаче ценностей
Валютный кассовый ордер
Книга регистрации открытых счетов
Справка о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету
Первичные учетные документы
Обложка папки сброшюрованных документов
Заявка на сдачу, получение наличных денег
Группировка счетов бухгалтерского учета для составления ведомости оборотов по отражению событий после отчетной даты
Группировка счетов бухгалтерского учета для составления сводной ведомости оборотов по отражению событий после отчетной даты
Все данные, которые были использованы при расчете показателя долговой нагрузки заемщика
п. 2.1.6 Указания Банка России от 20.04.2021 N 5782-У "О видах активов, характеристиках видов активов, к которым устанавливаются надбавки к коэффициентам риска, и о применении к указанным видам активов надбавок при определении кредитными организациями нормативов достаточности капитала"
Информация о всех операциях и иных сделках, отраженная в базах данных на электронных носителях
Не менее 5 лет с даты включения информации в базы данных
ст. 40.1 Федерального закона от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности"
ФЭС и УКЭП для каждого ФЭС (файлы УКЭП), направленные в уполномоченный орган в соответствии с требованиями Федерального закона от 07.08.2001 N 115-ФЗ
Кредитные организации (их филиалы)
Не менее 5 лет со дня получения квитанции уполномоченного органа о принятии (непринятии) соответствующего ФЭС или ИЭС
п. 8 Правил составления кредитными организациями в электронной форме сведений и информации, предусмотренных статьями 7, 7.5 Федерального закона "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма", утв. Банком России
Квитанции о принятии (непринятии) ФЭС и УКЭП для каждой такой квитанции, направленные уполномоченным органом в кредитную организацию
ЭС и УКЭП для каждого такого ЭС, направленные кредитной организацией в уполномоченный орган
ИЭС и УКЭП для каждого такого ИЭС, направленные уполномоченным органом в кредитную организацию
Погашенные свидетельства о праве на получение социальной выплаты в рамках ведомственной целевой программы "Оказание государственной поддержки гражданам в обеспечении жильем и оплате жилищно-коммунальных услуг"
В течение 3 лет
п. 46, п. 51 Правил предоставления молодым семьям социальных выплат на приобретение (строительство) жилья и их использования, утв. Постановлением Правительства РФ от 17.12.2010 N 1050
Государственные жилищные сертификаты, подтверждающие право переселенца на получение жилищной субсидии, находящиеся в банке
В течение 3 лет
п. 24 Правил предоставления жилищной субсидии участникам государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом, и членам их семей, утв. Постановлением Правительства РФ от 17.12.2010 N 1050
Государственные жилищные сертификаты, находящиеся в банке
В течение 3 лет
п. 65 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.03.2006 N 153
Все данные, которые используются для оценки и управления кредитным риском
абз. 5 п. 1.6, п. 12.19, п. 12.21 Положения Банка России от 06.08.2015 N 483-П
Сведения, на основании которых рассчитывались количественные параметры кредитного риска для кредитных требований к корпоративным заемщикам, суверенным заемщикам и финансовым организациям
Не менее 10 лет (хранятся в информационных системах)
Сведения, на основании которых рассчитывались компоненты кредитного риска для кредитных требований к розничным заемщикам
Не менее 10 лет (хранятся в информационных системах)
Отчеты по операционным рискам
Кредитные организации (головные кредитные организации банковских групп)
Не менее 10 лет со дня рассмотрения коллегиальным исполнительным органом кредитной организации (головной кредитной организации банковской группы)
абз. 2 п. 4.2.5 Положения Банка России от 08.04.2020 N 716-П
Уполномоченные банки (филиалы)
Не менее 5 лет со дня получения квитанции Росфинмониторинга о принятии (непринятии) соответствующего ФЭС
п. 8 Правил составления уполномоченными банками в электронной форме информации, предусмотренной частью 7 статьи 8.6 Федерального закона "О государственном оборонном заказе", утв. Банком России
Квитанции о принятии (непринятии) ФЭС и УКЭП для каждой такой квитанции, направленные Росфинмониторингом в уполномоченный банк (филиал)
Внутренние документы, разработанные в соответствии с пунктом 4.3 Положения Банка России от 07.12.2020 N 744-П, и отчеты, указанные в пункте 4.4 данного Положения
Не менее 10 лет со дня рассмотрения отчетов кредитной организацией или признания внутренних документов утратившими силу
п. 4.5 Положения Банка России от 07.12.2020 N 744-П
Экземпляр (копия, удостоверенная служащим кредитной организации) письменного или иным способом документально зафиксированного согласия субъекта кредитной истории на получение кредитного отчета
В течение 5 лет со дня обращения пользователя кредитной истории в кредитную организацию
п. 5 Указания Банка России от 11.12.2015 N 3893-У
Запись кредитной истории
Бюро кредитных историй
В течение 7 лет со дня последнего изменения информации, содержащейся в этой записи кредитной истории
Запись и (или) иные данные кредитной истории, перемещенные в архив кредитных историй
В течение 3 лет
Документы, указанные в абз. 2 - 4 п. 1.10 Положения Банка России от 18.08.2021 N 770-П
Бюро кредитных историй
Не менее 5 лет с даты их составления
п. 1.10, 1.11, 2.6.7 Положения Банка России от 18.08.2021 N 770-П "О требованиях к системе внутреннего контроля, системе управления рисками и обеспечению непрерывности деятельности бюро кредитных историй"
Формы подтверждения пользователями кредитной истории наличия согласия субъекта кредитной истории на получение его кредитного отчета со дня их получения бюро;
кредитные отчеты, предоставляемые по запросу пользователей кредитной истории (включая передаваемые сведения о среднемесячных платежах, индивидуальные рейтинги и скоринги субъектов кредитных историй) со дня их формирования;
электронные журналы (протоколы), указанные в абз. 6 - 9 п. 1.2 Положения Банка России от 18.08.2021 N 770-П, в электронном виде и в формате, определенном бюро в своих внутренних документах, со дня формирования электронного журнала (протокола) по каждому действию
В течение 3 лет
Информация о фактах возникновения рисков, риск-событий и фактах воздействия на них
Не менее 3 лет со дня их возникновения
Методика вычисления индивидуального рейтинга субъекта кредитной истории
Бюро кредитных историй
Не менее 3 лет со дня прекращения использования бюро модели, предусмотренной в методике
1. Подчиняются ли кредитные потребительские кооперативы закону о защите прав потребителей.
2. На какие нормативные акты, законы, положения при данном вопросе можно ссылаться, если НЕ подчиняются данному закону, также просим указать правовую сторону.
3. Какую сторону деятельности кооператива может проверить Роспотребнадзор.
Хранение документов
В Законе 190-ФЗ написано в ст.Статья 29. Хранение документов кредитного кооператива:
Кредитный кооператив хранит документы, предусмотренные частью 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены законодательством Российской Федерации.
Сколько лет нужно хранить эти документы?
Отчетность в ФЭС по займам
Вопрос 1.
Вопрос 2.
По всей видимости, я ошибочно понимал фразу «не реже чем один раз в три месяца» буквально, т.е. один раз в каждые три месяца, установил трехмесячным периодом квартал и сдавал отчеты в первой декаде каждого квартала. Здесь, наверное, придется признать свою неправоту.
О порядке расчета размера резервного фонда кооператива
Убедительно просим официально разъяснить порядок расчета размера резервного фонда кооператива в связи с нижеизложенным:
Согласно пп.16 ч.3 ст.1 Федерального закона от 18.07.2009 №190-ФЗ «О кредитной кооперации», резервный фонд - фонд, формируемый из части доходов кредитного кооператива, в том числе из взносов членов кредитного кооператива (пайщиков), используемый для покрытия убытков и непредвиденных расходов кредитного кооператива.
Согласно п.1 Указания Банка России от 28.12.2015г. №3916-У, для кредитных кооперативов устанавливается финансовый норматив соотношения величины резервного фонда кредитного кооператива и общего размера задолженности по сумме основного долга, образовавшейся в связи с привлечением кредитным кооперативом денежных средств от членов кредитного кооператива (пайщиков) (ФН1). Минимальное допустимое числовое значение ФН1 устанавливается в размере пяти процентов
Соответственно, размер резервного фонда должен быть не менее 5% от общего размера задолженности по сумме основного долга, образовавшейся в связи с привлечением кредитным кооперативом денежных средств от пайщиков по договорам займа и передачи личных сбережений.
Таким образом, имеется правовая неопределённость между нормами закона и Указанием ЦБ РФ.
Вопрос по коду обязательного контроля 9002
Об исполнении Федеральных законов
В связи с неоднозначностью и противоречивостью норм, в процессе толкования, законодательства РФ, КПК «Оберег» просит разъяснить позицию СРО по указанным ниже вопросам (вероятно позиция подкреплена разъяснениями надзорного органа).
Вопросы по указанию ЦБ №3805-У о размещении резервных фондов
Норматив ликвидности
Указание Банка России 3916-У от 28.12.2015 г. п. 1.13 не можем понять данный пункт, неужели мы должны в кассе держать 70 процентов сбережений и только 30 % выдавать в займы. А как же теперь норматив, где в займы должно быть не менее 50 процентов от суммы сбережений?
Сохранение поручительства при банкротстве заемщика
Один пайщик - заемщик подал заявление на банкротство. Сумма около 15000р. Есть поручитель. Возможно ли взыскать сумму с поручителя? Как происходит процедура взыскания при банкротстве физлица?
Обязательный контроль при выдаче ипотечного займа
Если кредитный кооператив выдает заем, например на 1 млн. руб. на покупку квартиры и в деле лежит договор купли продажи квартиры, где указано что стоимость квартиры составляет
3 млн. руб. подлежит ли сделка по купле продаже квартиры подаче в Росфинмониторинг?
Обязанность кооперативов взаимодействовать с БКИ
Обязаны ли кредитные кооперативы сообщать о выданных займах пайщикам в Бюро кредитных историй (БКИ)? Или это носит рекомендательный характер?
Специальное должностное лицо (СДЛ) в штате кредитного кооператива
В кредитном кооперативе приказом директора назначено специальное должностное лицо (СДЛ), совмещающее функции бухгалтера (вернее сказать наоборот, бухгалтер совмещающий функции СДЛ, т.к. в штатном расписании -должности СДЛ нет , а есть бухгалтер; в трудовой книжке запись - бухгалтера).
Учитывая последние запросы Банка России , необходимо ли включить должность СДЛ в штатное расписание и сделать запись в трудовой?
Требование банка о предоставлении реестра пайщиков кредитного кооператива
Мы получили письмо из банка с требованием предоставить им реестр наших клиентов.
Свои требования Банк обосновывает тем, что "выявлены систематические перечисления денежных средств на счета физ.лиц, с назначением "выдача займа".
Просят предоставить сведения в назначенный срок и ссылаются на п. 11 ст. 7 ФЗ-115. (т.е. говорят о том, что могут отказать нам в обслуживании).
У меня есть сомнения по поводу правомерности их требования.
Во-первых, мы совершаем операции напрямую связанные с нашей уставной деятельностью.
Во-вторых, даже если они вправе получать такие сведения, то не в виде реестра, а, возможно, в виде выписки из реестра по перечню конкретных лиц.
И как же быть с персональными данными?
Меня интересует Ваше мнение, и желательно с обоснованием (указание норм права). Возможно, этот вопрос поставить на обсуждение с юристами КПК.
По этому закону много вопросов. На мой взгляд он не согласован с другими законами, и трактуется всеми кому ни лень по своему усмотрению. Пора бы поставить точки над "и".
В наш кредитный кооператив на наш счет пайщик внес единовременно более 600000 рублей наличными, должны ли мы по нему отчитываться в Росфинмониторинг?
Вопросы о внутреннем контроле в кредитном кооперативе
1. Ранее в банковской сфере к Правилам внутреннего контроля полагалось иметь Инструкцию к Правилам? Есть ли сейчас такая практика в кредитных кооперативах?
2. Программы, которые содержатся внутри Правил должны быть в кооперативе в виде отдельно созданных документов?
2. Проверка проверке знаний проводится один раз в год. А Проверка соблюдения Правил и осуществления контрольных процедур - дважды в год. Я правильно понимаю, что по результатам проведенной проверки знаний пишется расписка о том, что данный сотрудник прошел обучение с результатами этого обучения? Она же подшивается в личное дело сотрудника либо в специальную папку СДЛ. А по результатам проверки контрольных процедур пишется отчет СДЛ. Вопрос: при проведении дополнительных инструктажей я беру подпись о прохождении инструктажа (вводного или дополнительного) в специальном журнале по проведению инструктажа. Необходимо ли брать еще и расписку?
Периодичность обучения специального должностного лица кредитного кооператива
На семинаре вы сказали, что спец. должностное лицо кредитного кооператива должно проходить целевой инструктаж 1 раз в три года.
Может я что-то не так поняла, хотела еще раз убедиться, т.к. до сих пор проходила инструктаж ежегодно.
В приказе №203 от 03.08.10
"Повышение уровня знаний не реже одного раза в три года проходят сотрудники организаций, обозначенные в подпунктах "а", "б" и "в" пункта 10 настоящего Положения". В пп. "а", "б" и "в" пункта 10 нет спец. долж. лица, соответственно для него "не реже одного раза в год - специальное должностное лицо организации, осуществляющей деятельность на финансовом рынке (ее филиала), в том числе специальное должностное лицо профессионального участника рынка ценных бумаг, являющегося кредитной организацией. " и это распространяется на КПК тоже, т.к. КПК- орг-ия , осущ-ая деят-ть на финансовом рынке?
Нераспространение на кредитный кооператив режима банковской тайны
Вчера получили требование из ФНС о предоставлении документов по сделкам проверяемого лица. Данное лицо является нашим пайщиком и передавала личные сбережения в доверительное управление как наличным путем, так и через свой расчетный счет.
Пайщик выражает свое несогласие на предоставление данной информации. Правомерно ли данное требование ФНС и как же соблюдение Банковской тайны?
Санкции за нарушение сроков отчетности в Росфинмониторинг
ФСФР прислало предписание о предоставлении информации по операциям подлежащих обязательному контролю на сумму более 600 000 рублей.
Всего 12 операций по требованию. По всем операция была незначительная задержка предоставления информации по срокам от 4 до 12 дней.
Мы представили письменное объяснение. На 20 февраля назначено составление протокола.
Сегодня поступило другое предписание по другим операциям, где тоже есть нарушение сроков.
Случалось ли Вам сталкиваться с этими вопросами и как Вы видите разрешение ситуации.
Проверка прокураторой кредитного кооператива
Меня, как директора кредитного кооператива, вызывают в районную прокуратуру.
Просят предоставить документы по кооперативу (впервые)
Мы занимаемся выдачей займов под материнский капитал.
Подскажите какие необходимо предоставить документы и как себя вести я очень волнуюсь.
Какие возможны вопросы и ответы, если у вас есть время, помогите.
Претензии Федеральной антимонопольной службы к кредитному кооперативу
ФАС признаёт рекламу не соответствующей в части 7 статьи 5 и части 2 ст.28 ФЗ " О рекламе". Ведь они вынесут решение и предписание (выполнять предписание?), а потом направят на рассмотрение о привлечении к административной ответственности. Или попытаться оспорить в Арбитражный суд, тем самым разозлив их нарваться на ещё более серьёзную административную ответственность, а там от 100000 до 500000 штраф. Или выполнить предписание и ждать минимума 100000.Как им поступить?
В соответствии с Федеральным законом от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 28, ст. 2790; 2003, N 2, ст. 157; N 52, ст. 5032; 2004, N 27, ст. 2711; N 31, ст. 3233; 2005, N 25, ст. 2426; N 30, ст. 3101; 2006, N 19, ст. 2061; N 25, ст. 2648; 2007, N 1, ст. 9; ст. 10; N 10, ст. 1151; N 18, ст. 2117; 2008, N 42, ст. 4696; ст. 4699; N 44, ст. 4982; N 52, ст. 6229, ст. 6231; 2009, N 1, ст. 25; N 29, ст. 3629; N 48, ст. 5731; 2010, N 45, ст. 5756; 2011, N 7, ст. 907; N 27, ст. 3873; N 43, ст. 5973; N 48, ст. 6728; 2012, N 50, ст. 6954; N 53, ст. 7591, ст. 7607; 2013, N 11, ст. 1076; N 14, ст. 1649; N 19, ст. 2329; N 27, ст. 3438, ст. 3476, ст. 3477; N 30, ст. 4084; N 49, ст. 6336; N 51, ст. 6695, ст. 6699; N 52, ст. 6975; 2014, N 19, ст. 2311, ст. 2317; N 27, ст. 3634; N 30, ст. 4219; N 40, ст. 5318; N 45, ст. 6154; N 52, ст. 7543; 2015, N 1, ст. 4, ст. 37; N 27, ст. 3958, ст. 4001; N 29, ст. 4348, ст. 4357; N 41, ст. 5639; N 48, ст. 6699; 2016, N 1, ст. 23, ст. 46, ст. 50; N 26, ст. 3891; N 27, ст. 4225, ст. 4273, ст. 4295; 2017, N 1, ст. 46; N 14, ст. 1997, N 18, ст. 2661, ст. 2669; N 27, ст. 3950; N 30, ст. 4456; N 31, ст. 4830; N 50, ст. 7562; 2018, N 1, ст. 66; N 9, ст. 1286; N 11, ст. 1584, ст. 1588; N 18, ст. 2557; N 24, ст. 3400; N 27, ст. 3950; N 31, ст. 4852) и решением Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 24 ноября 2009 года N 23) Банк России устанавливает следующий порядок хранения в кредитной организации в электронном виде в файлах, размещенных на отчуждаемых машинных носителях информации, с исключением возможности изменения или утраты ранее записанной на них информации до истечения установленного срока хранения, отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.
Глава 1. Общие положения
1.1. Кредитная организация вправе хранить указанные в приложении 1 к настоящему Указанию документы в электронном виде (далее - ДЭВ). Хранение указанных документов в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Указания. ДЭВ хранятся в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (далее - срок хранения).
1.2. С момента формирования ДЭВ должны обеспечиваться его неизменность и возможность предоставления на бумажном носителе по форме и содержанию, действовавшим на момент составления ДЭВ. Для ДЭВ должна обеспечиваться идентификация его составителя.
1.3. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель кредитной организации в соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 50, ст. 7344; 2013, N 26, ст. 3207; N 27, ст. 3477; N 30, ст. 4084; N 44, ст. 5631; N 51, ст. 6677; N 52, ст. 6990; 2014, N 45, ст. 6154).
Глава 2. Требования к организации хранения ДЭВ в кредитной организации
2.1. ДЭВ подлежат хранению в виде файлов на отчуждаемых машинных носителях (далее - единица хранения, ЕХ).
Фонд ЕХ представляет собой совокупность ЕХ, снабженных ярлыками, и описей на ЕХ.
При формировании ЕХ должны быть созданы и поддерживаться в актуальном состоянии их резервные копии (не менее одной), а также должна быть обеспечена регистрация действий, связанных с формированием ЕХ и их резервных копий.
В кредитной организации должно быть назначено лицо (лица), ответственное (ответственные) за организацию и проведение работ ЕХ.
2.2. Запись ДЭВ на ЕХ производится в следующие сроки:
формы синтетического и аналитического учета (кроме лицевых счетов), ведомости открытых и закрытых счетов - не реже одного раза в месяц;
другие документы за каждый операционный день - не позднее рабочего дня, следующего за этим операционным днем.
Помещение ЕХ в фонд ЕХ производится после полной записи ЕХ, либо после записи ДЭВ за последний операционный день года, либо по решению кредитной организации, не противоречащему данным условиям.
2.3. Каждая ЕХ должна быть снабжена ярлыком на бумажном носителе, который формируется по мере записи ДЭВ на ЕХ и должен включать:
полное (сокращенное) фирменное наименование кредитной организации;
уникальный номер ЕХ;
наименование (код) подразделения, формирующего (сформировавшего) ЕХ;
срок хранения ЕХ;
наименование ДЭВ (согласно приложению 1 к настоящему Указанию);
дату (период) ДЭВ;
дату (даты) записи ДЭВ на ЕХ;
тип файлов, содержащих ДЭВ;
название и версия программного обеспечения для воспроизведения ДЭВ;
результат вычисления хэш-функции для всех файлов, записанных на ЕХ за каждый операционный день, реализованной в соответствии с требованиями национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 34.11-2012 "Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функция хэширования", утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 7 августа 2012 года N 216-ст "Об утверждении национального стандарта" (М., ФГУП "Стандартинформ", 2013), который при печати в целях визуализации всех его символов преобразуется в шестнадцатеричную систему счисления (далее - значение функции хэширования).
Кредитная организация вправе отражать на ярлыке и иную необходимую по ее мнению информацию.
Информация, содержащаяся на ярлыке, должна быть подписана собственноручными подписями работников, осуществивших запись ДЭВ на ЕХ (создание резервной копии), с указанием их фамилий, имен, отчеств (далее - Ф.И.О.).
В случае если на одну ЕХ записываются разные типы файлов, то тип файла, название и версия программного обеспечения для воспроизведения ДЭВ указываются на ярлыке отдельно по каждому типу файла;
Допускается формирование и хранение ярлыка в электронном виде с возможностью получения копии на бумажном носителе.
2.4. На ЕХ записываются ДЭВ, подготовленные программными средствами в готовом для просмотра формате - TXT, DOC, RTF, PDF, TIFF, JPG, BMP, XLS, XML, DOCX, XLSX, HTML. Также возможно использование архиваторов - ZIP, ARJ, RAR, TAR.
2.5. При хранении ДЭВ на ЕХ кредитные организации должны обеспечивать:
режим хранения, исключающий утрату, несанкционированную рассылку ДЭВ, уничтожение или искажение информации;
работоспособность и проведение синхронного изменения используемых программно-технических средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи ДЭВ, контроля физического и технического состояния ЕХ;
хранение программно-технических средств, необходимых для воспроизведения ДЭВ;
перезапись ДЭВ в случаях изменения физического состояния ЕХ;
перезапись ДЭВ в новые форматы в случае преобразования программно-аппаратной среды, исключающего возможность воспроизведения ДЭВ, а также на новые ЕХ в случае ухудшения воспроизводимости ДЭВ с обеспечением полноты и неизменности информации, содержащейся в ДЭВ.
2.6. На ЕХ, снабженные ярлыками и передаваемые в фонд ЕХ, составляются описи, которые должны включать:
вид отчуждаемого машинного носителя;
информацию, содержащуюся на ярлыках ЕХ (в том числе значение функции хэширования);
Ф.И.О. и собственноручную подпись лица, составившего опись;
Ф.И.О. и собственноручную подпись лица, осуществившего передачу ЕХ с описью в фонд ЕХ;
Ф.И.О. и собственноручную подпись работника кредитной организации, принявшего ЕХ для хранения в фонде ЕХ.
Возможно формирование описи в электронном виде. В этом случае в течение всего срока хранения описи должны обеспечиваться ее неизменность и возможность получения копии на бумажном носителе, а также идентификации составителя и работника кредитной организации, принявшего ЕХ для хранения в фонде ЕХ.
2.7. При выполнении по указанию главного бухгалтера кредитной организации исправительных бухгалтерских записей формируется ДЭВ, содержащий лицевой счет за день, в котором обнаружена ошибочная запись, с информацией о мемориальном исправительном ордере, которым внесено исправление (далее - ДЭВ об исправительных записях). ДЭВ об исправительных записях записываются на EX не позднее рабочего дня, следующего за операционным днем выполнения исправительных бухгалтерских записей.
2.8. Кредитная организация обязана подшивать в документы дня, в дело (сшив) с кассовыми документами либо помещать на хранение в электронном виде справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету, которые должны отвечать требованиям, указанным в приложении 2 к настоящему Указанию.
Решение о способе формирования и помещения на хранение такой справки принимается кредитной организацией.
2.9. При хранении ЕХ кредитная организация должна обеспечивать:
прием ЕХ в фонд ЕХ на хранение;
поиск и предоставление ЕХ (предоставление доступа для чтения данных с ЕХ) по запросам, в том числе информирование о наличии исправительных записей о ДЭВ, содержащихся в предоставляемых ЕХ;
уничтожение ЕХ (удаление информации с ЕХ по истечении установленного срока хранения);
информационную безопасность ЕХ;
2.10. Организация и проведение работ с ЕХ осуществляются в соответствии с настоящим Указанием и документом (документами), утвержденным (утвержденными) кредитной организацией, определяющим правила работы с ЕХ (далее - Регламент). Регламент (Регламенты) разрабатывается с учетом положений настоящего Указания, в нем должна быть отражена информация, предусмотренная приложением 3 к настоящему Указанию.
2.11. Учет ЕХ должен обеспечивать регистрацию действий, связанных с формированием, передачей, поступлением, выдачей (предоставлением доступа для чтения данных с ЕХ) и процедурой уничтожения ЕХ (удаления информации с ЕХ по истечении установленного срока хранения).
2.12. Для обеспечения сохранности ЕХ, в том числе при чрезвычайных ситуациях, резервные копии ЕХ должны храниться в местах, территориально удаленных от мест хранения основных ЕХ.
2.13. Помещения для хранения ЕХ и их резервных копий должны быть оборудованы средствами их сохранности, обеспечивающими уровень защиты ЕХ не ниже уровня защиты, применяемого кредитной организацией при архивном хранении документов на бумажном носителе.
2.14. Кредитная организация должна хранить ЕХ не менее наибольшего из обязательных минимальных сроков хранения содержащихся в ней ДЭВ. В течение срока хранения ЕХ кредитная организация обязана обеспечить возможность повторного формирования (восстановления) ЕХ и (или) их резервных копий при выходе из строя (в том числе одновременно).
В случае выхода из строя ЕХ составляется акт об утрате ЕХ, который подписывается работниками, установившими факт утраты, и утверждается в порядке, установленном кредитной организацией. При утрате ЕХ в ярлыки повторно сформированных ЕХ и соответствующие описи ЕХ включаются:
реквизиты акта об утрате ЕХ;
значения функции хэширования при их отличии от ранее включенных значений.
2.15. При уничтожении ЕХ (удалении информации с ЕХ по истечении установленного срока хранения) составляется акт об уничтожении ЕХ (удалении информации с ЕХ по истечении установленного срока хранения).
2.16. Для обеспечения сохранности фонда ЕХ должны выполняться проверки наличия ЕХ, проведение технического контроля физического состояния ЕХ и воспроизводимости ДЭВ (далее - проверка состояния ЕХ).
2.17. Выборочная проверка наличия ЕХ должна проводиться не реже одного раза в пять лет и охватывать не менее 15% общего количества EX. Сплошная проверка наличия ЕХ проводится в следующих случаях:
при перемещении ЕХ в другое помещение;
после событий, вызвавших полную или частичную порчу ЕХ;
при смене лица, ответственного за хранение фонда ЕХ;
при реорганизации и ликвидации кредитной организации;
по решению руководства кредитной организации.
2.18. Проверка наличия ЕХ в фонде ЕХ осуществляется посредством проведения сверки ярлыков ЕХ с описями, хранящимися в фонде ЕХ.
2.19. Проверка состояния ЕХ проводится не реже одного раза в год и должна затрагивать не менее 10% общего количества ЕХ в фонде ЕХ, сформированных за период после предыдущей проверки. Проверка состояния ЕХ осуществляется посредством сверки значения функции хэширования, вычисленной на ЕХ, со значением, отраженным на ярлыке к ЕХ.
2.20. Итоги каждой проверки оформляются актом проверки наличия (состояния) ЕХ в фонде ЕХ, который подписывается работниками, проводившими проверку, и утверждается в порядке, установленном кредитной организацией. В акте проверки наличия (состояния) ЕХ в фонде ЕХ должны быть указаны уникальные номера (диапазон уникальных номеров) проверенных ЕХ. В случае утраты EX и (или) нарушения их состояния в данном акте должны быть отражены установленные факты, и должны быть приняты меры по их восстановлению в соответствии с Регламентом.
2.21. В целях информационной безопасности ЕХ кредитная организация должна обеспечивать:
защиту от несанкционированного копирования ЕХ, несанкционированного доступа к ЕХ и их резервным копиям;
защиту от несанкционированной замены ЕХ и их резервных копий.
Глава 3. Заключительные положения
3.1. Настоящее Указание подлежит официальному опубликованию в "Вестнике Банка России" и вступает в силу с 1 января 2010 года.
Председатель Центрального банка
к Указанию Банка России
от 25 ноября 2009 г. N 2346-У
"О хранении в кредитной организации
в электронном виде отдельных
документов, связанных с оформлением
бухгалтерских, расчетных и кассовых
операций при организации работ
по ведению бухгалтерского учета"
ДОКУМЕНТОВ, ХРАНЕНИЕ КОТОРЫХ МОЖЕТ ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ
В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ
Формы синтетического и аналитического учета:
Ведомость остатков по счетам кредитной организации
Отчет о финансовых результатах
Распоряжения о переводе денежных средств, изначально составленные или поступившие в электронном виде
Исключены. - Указание Банка России от 02.09.2011 N 2683-У
Мемориальные ордера (мемориальные исправительные ордера)
Приходный кассовый ордер 0402008
Расходный кассовый ордер 0402009
Ведомости открытых и закрытых счетов
Кассовый журнал по приходу
Кассовый журнал по расходу
Реестр операций с наличной валютой и чеками
Реестр переводов по приему наличных денег для осуществления операций по переводу на территории Российской Федерации денежных средств по распоряжению физических лиц без открытия банковских счетов
Исключен. - Указание Банка России от 08.07.2016 N 4064-У
Электронные журналы, сформированные при совершении операций с использованием банкомата и (или) электронного терминала, реестры платежей по операциям с использованием платежных карт
Автор статьи
Читайте также: